【Apps調査隊】新しいGoogleカレンダーリソースについて調査せよ

Apps調査隊の周です。

組織内のユーザーは、Google カレンダーで予定のスケジュールを設定するほかに、他のユーザーが共有しているリソースを予約することができます。例えば、会議室、プロジェクターや社用車、来客用オフィス、娯楽設備など、ユーザーが利用時間を予約するリソースにはさまざまなものがあります。管理者様は事前にリソースを登録しておけば、ユーザーが便利に予約できます。

最近、Googleカレンダーのリソース作成画面が一新し、いくつか新機能も追加されておりますので、今回はこれについて紹介させて頂きたいと思います。

新しくなりましたリソース作成画面は以下の通りです。

以前作成されたリソースはそのまま表示されますが、今後は、まず建物の登録をお勧め致します。
建物を作成して建物名、階数、収容人数を設定できます。 建物名、階数、収容人数といったリソース情報を設定しますと、自動生成されるリソース名や会議室の検索に影響します。

左側の「建物を追加」をクリックし、建物を登録します。
*階層が複数ある場合は、カンマ( , )で区切ります。

建物を追加後、新しいリソースを追加する際に、会議室の情報は自動的に入力されます。

リソースのカテゴリが「会議室」の場合は、建物の入力が必須となっております。

カテゴリは以下の通りです。
会議室: 1 人以上のユーザーが会議に利用できる予約可能な会議室や会議スペース。建物、階数、収容人数を割り当てる必要あります。
その他: 車両、プロジェクター、設備などの予約可能なリソース。建物を割り当てる必要ありません。
不明なカテゴリ: 名前、種類、説明の欄に限定されている予約可能な以前のリソース(2017 年 10 月 17 日より前まで標準)。

また、リソースの機能を追加できるようになりました。
作成画面の右上の「リソース機能を管理」をクリックします。

新しい機能を登録できます。例えば、音声機能や動画機能がある会議室はビデオ会議の設備を備えているとのことです。

リソースの登録はCSVファイルを使用し、一括の登録もできますので、まずはリソースの命名規則を確認しましょう。

リソースの命名規則 – Google管理者ヘルプ
https://support.google.com/a/answer/1033941

今回は、新しいGoogleカレンダーのリソースを紹介致しました。リソースの共有権限を設定しておけば、簡単に会議室や備品などを管理できますので、是非ご利用ください。

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【Apps調査隊】Googleスライドの新機能について調査せよ

Apps調査隊の周です。

便利なプレゼンテーション ツールである Google スライドには、リアルタイム共同編集機能がすでに用意されています。より素晴らしいプレゼンテーションを作成するために、今回新しく追加されました新機能を使用すれば、無駄な時間をかけずに、納得できるプレゼンテーションを完成できるでしょう。

1.Google Keepとの統合
GoogleドキュメントとKeepは統合されましたが、この度、GoogleスライドにでもKeepが使えるようになりました。
ドキュメントと同じくドラッグ&ドロップ操作でKeepからメモを追加しますと、自動的にタイトルと説明もスライドに追加されます。
統計情報を保存するためにメールや文書を掘り起こす代わりに、Keepに保存してスライドにドラッグしチームに共有するのもいいかもしれませんね。

2.手動で更新するのではなく、リンクされたスライドを利用
複数のプレゼンテーションを準備する場合も、データを最新の状態に保つ場合も、プレゼンテーション間でスライドを何度もコピーするとかなりの時間を費やします。そこで、ワンクリックで複数のプレゼンテーションのスライドをリンクして同期できるようになりました。これにより、四半期ビジネス レビューや会社説明など、正確な資料を 1 つ維持しておけば、リンクされたスライドをこれに合わせて簡単に更新できます。

3.グリッド表示で簡単に一気変更
スライド一覧の下にあるグリッド表示を使用してすべてのスライドをサムネイルで一度に確認ができ、複数のスライドの並べ替えや書式変更、レイアウト変更も簡単に行えます。

4.図の挿入がより簡単に
スライドの画像挿入がより簡単にできるようになりました。
スライドメニューの[挿入] > [画像] を選択したり、[画像] ボタンをクリックしたりすると、パソコンからアップロード、ウェブを検索、ドライブ、フォト、URL オプションが表示されます。

また、Googleスライドにはアドオンも導入されておりますので、新機能と使い合わせてより素敵で効果的なプレゼンテーションが作成できるではないでしょうか。

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【Apps調査隊】2段階認証オプションについて調査せよ

Apps調査隊の周です。

この度、Google アカウントへのログインをより安全にするための 2 段階認証プロセスに、SMS テキスト メッセージをご利用頂く代わりに、Google からのメッセージをご利用頂く方法が推奨されております。

Google の 2 段階認証については下記ページからご確認頂ければと思います。
Google 2 段階認証プロセス

以前、「Google からのメッセージ」についてこちらで紹介しております。
【Apps調査隊】2段階認証プロセスに新しい設定が増えました。

「スマートフォンは社員に配布していないから2段階認証が利用できないでは?」と思われる方がいらっしゃるかもしれませんが、2段階認証プロセスには、SMS テキスト メッセージやバックアップ コードなど携帯電話用の認証方法があります。

まずは管理コンソールから、ユーザーが利用できるように2段階認証を有効にしましょう。
1.管理コンソールにログインします。
2.セキュリティ→基本設定→2段階認証プロセス の順でアクセスします。
3.2段階認証を有効にし、保存します。

これで、ユーザー各自に2段階認証をオンにして、認証要素を設定できます。
設定はユーザーのアカウント情報ページから行えます。
https://myaccount.google.com/security

もちろん、管理者としては「誰が登録しているのか?」「二段階認証が無効になっていないか?」を確認することもできます。
詳しくはは下記の記事をご参考頂ければと思います。
【Apps調査隊】GoogleApps管理画面に追加された「レポート」機能を調査せよ!

スマートフォンがなくても、音声またはテキスト メッセージをデフォルト第一要素にしておけば、同じく2段階認証をご利用できます。

推奨の「Google からのメッセージ」を利用すれば、第一認証要素(デフォルト)となります。

今回Google社の推奨から、2 段階認証プロセスを有効にした時には、Google からのメッセージが第一のオプションになりました(以前は SMS が第一のオプションでした)。
2 段階認証プロセスを有効にした後に、SMS、Google 認証システム アプリやバックアップ コードのいずれかを第二要素として利用するよう変更することも可能です。

アカウントの安全を守るため、是非 2 段階認証をご利用ください!

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【Apps調査隊】新Googleカレンダーについて調査せよ

Apps調査隊の周です。

皆様が既にご存知かもしれませんが、ウェブ版 Google カレンダーに新しいユーザー インターフェース(UI)が導入されることになりました。デザインが新しくなり、新機能も追加されます。予定の説明を詳細に設定したり、ビューを並べて表示したり、適切な時間帯を提案してくれたりできるようになります。今回は新カレンダーをご利用することにあたり、管理者側の操作とユーザー側のいくつかの新機能について紹介させて頂きたいと思います。

■管理コンソールより利用を許可する
新しい UI に移行するにあたり、以下の 2 つの展開方法が用意されています。

自動: デフォルトの展開方法です。即時リリース ドメインの場合は 2017 年 11 月 14 から、計画的リリース ドメインの場合は 2017 年 11 月 28 日から、新しい UI への段階的な移行が開始されます。自動の展開では、管理者やユーザーによる操作は必要ありません。

手動:こちらの方法では、ユーザーが新しい UI に移行するタイミングを、Google 管理コンソールから手動で管理できます。手順は以下となります。
1.管理コンソールにログインします。
2.「アプリ」→「G Suite」→「カレンダー」→「新しいカレンダー」の順でアクセスします。
3.組織部門ごとに新しいカレンダーにアクセスできる時期を設定します。
4.変更を保存します。反映されるのに少々時間がかかる場合があります。

管理コンソール上の変更が完了後、ユーザー側で「新カレンダーを試す」ボタンが表示され、「今すぐアップグレード」をクリックしますと新カレンダーに移ります。

■ユーザー側の新機能
1.密度と色の調整
新カレンダーはオシャレになりましたが、字が見づらくなった?と思ったら「密度と色」を調整してみてはいかがでしょうか。設定の歯車マークをクリックし、「密度と色」を選択します。

2.予定詳細の確認
予定をワンクリックで詳細を確認できます。ダブルクリックで編集画面に入ります。いちいち「詳細」ボタンをクリックする必要がなくなりました。

3.「日」ビューで複数のカレンダーを確認
以前、他のユーザーカレンダーを確認する際、画面が小さくて見づらいでしたが、今は「日」ビューを選択すれば、予定はユーザーカレンダーごとに並べるようになり、確認しやすくなりました。複数のカレンダーを管理するアシスタントなどがチームの会議スケジュールを決めるのに非常に便利な機能です。

4.おすすめの時間
予定を作成する際に、ゲストを追加してから「おすすめの時間」を選べるようになります。Googleの機械学習を利用し、一番適切な時間帯を提案してくれます。「時間を探す」機能とあわせて予定も立てやすくなります。

*新カレンダーにて一部のガジェットが利用できない可能性がございます。
Labs機能の「世界時計」は新カレンダーに総合されましたが、他のLabs機能はしばらくご利用できません。

面白くかつより便利になった新しいGoogleカレンダーを、是非お試してみてはいかがでしょうか。

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【Apps調査隊】Googleドライブのホワイトリストについて調査せよ

Apps調査隊の周です。

セキュリティ上、基本的にGoogleドライブの共有は社内に限定されていると思いますね。社外へのデータ共有はメールを通じることが多いですが、会社や学校内のユーザーが外部のユーザーと特定の Google サービスを使って共同作業ができたら便利ですね。
実は、Googleドライブの外部共有をオンにしなくても外部ユーザーと共有する方法があります。信頼する組織のドメインをGoogleドライブのホワイトリストに登録して共有アクセス権を付与することで、その組織内のユーザーと Google ドライブを使ってファイルを共有できるようになります。

信頼するドメインをホワイトリストに登録するのも簡単です。
*本機能は G Suite Business 以上ご利用頂けます。

1.管理コンソールから [ドメイン] にアクセスします。

2.[ホワイトリスト登録済み外部ドメイン] をクリックします。
ホワイトリストに登録したい信頼するドメインの名前を入力し、[追加] をクリックします。

3.[アプリ]→[G Suite]→[ドライブとドキュメント の設定]で[ホワイトリスト登録済みドメイン]を選択します。

また、サブドメインやドメイン エイリアスはドメインのホワイトリスト登録時に含まれないため、必要に応じてそれらを個々に追加する必要がございます。

このGoogleドライブのホワイトリストを利用すれば、しっかりとしたポリシーを持った上で、社外公開や一般公開にしなくても社外のユーザーと共有ができます。

ご注意頂きたいのは、本機能はIPアドレスを登録するGmailのホワイトリストとは別物になりますので、Gmailには影響しません。

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【Apps調査隊】メール配信後のステータスについて調査せよ

Apps調査隊の周です。

G Suiteの管理者様は、管理コンソールのメールログ検索機能を使用して、ドメイン内のユーザーが送受信したメッセージの配信状況を追跡できます。
今まで、管理者様はエンドユーザーに直接連絡を取り、メールを検索してメッセージが配信された後の状況を確認しなければなりませんでしたが、この度、メッセージ配信後のステータスがメールログ検索結果に表示されるようになったため、ユーザーへの確認はもう不要です。

今後、メールの現在の場所、読み取り済みか削除済みか、割り当てられたラベルを確認するには、管理コンソールのメールログ検索結果の「受信者の詳細」の下にある「配信後のメッセージの詳細」を展開するだけです。

メールは未読なのか既読なのかも一目瞭然です。
この情報を使用しますと、管理者様は状態不明なメッセージを見つけやすくなります。

*画像上のメールは未読となります。既読のメールは「読み取り」と表示されます。

◎30日以上経過したメッセージに関するご注意
メールログ検索のメッセージ配信ログの日付範囲オプションは、30日間に制限されていましたが、今回のリリースでは、「30日以上」という新しい日付範囲が導入されました。
この新しい検索範囲では、30日以上前に受信したメッセージの「配信後メッセージの詳細」を取得できますが、他の情報は取得できませんのでご注意ください。

メール配信エラーや受信拒否などメールに関するトラブルが起こる際に、メールログ検索は大変お役に立ちますので、今回新しくリリースしたオプションと合わせてご利用頂ければ幸いです。

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【Apps調査隊】Active Directory と Google ドライブの違いについて調査せよ

Apps調査隊の周です。

皆様がGoogleドライブをご利用される前に、Active Directory(以下はADと略称)でファイルサーバーのアクセス権限を管理されていたと思いますが、今回は、Active Directory と Google ドライブのフォルダ構成及びアクセス権限管理などについて、どのような違いがあるのか、簡単に紹介させて頂けたらと思います。

1.ユーザーグループ作成
◎AD
ADのアカウントは、ユーザーやコンピュータという実体と直接結びつきます。
同じ属性を持ったアカウントをまとめて管理するために「グループ」を使います。通常、社内の部署ごとにグループを作成し、ユーザーを登録します。
◎ドライブ
管理者は Google グループを作成し、ユーザーをグループに登録します。
データ共有以外、グループメールアドレスとしても利用できます。

2.フォルダ構成
◎AD
管理者は事前に共有フォルダを作成し、ユーザーをフォルダに割り当てます。

◎ドライブ
データはすべてクラウド上にあるため、ユーザーは自分自身でファイルやフォルダを作成し、メンバーと共有します。
マイドライブで共有されたファイルやフォルダを整理することもできます。

3.アクセス権限
◎AD
ユーザーはファイルに対し、「変更(読み取り+書き込み)」と「読み取り」のアクセス権限があります。
アクセス権限の変更は管理者のみ行えます。
◎ドライブ
ユーザーはファイルに対し、「編集」と「閲覧」のアクセス権限以外、共同作業をよりスムーズに行うため、「コメント」と「提案」の権限も設定できます。
また、ファイルやフォルダのオーナーと共同編集者は、いつでもアクセス権限を変更することができます。

4.共有権限の継承
◎AD
上位フォルダのアクセス権限は下位フォルダに継承されます。継承されないように設定することもできます。
◎ドライブ
同じく上位フォルダのアクセス権限は下位フォルダに継承されますが、事前強制的に継承されないように設定することはできません。
その後下位フォルダやファイルの権限を外す必要があります。

また、Googleへのサーバー移行を考えられている方がいらっしゃいましたら、Google Cloud Directory Sync(GCDS)を使用しますと、Google ドメインのデータをActive Directoryまたは LDAP サーバーと同期できます。Google ユーザー、グループ、共有の連絡先が、LDAP サーバーの情報と一致するように同期されます。
詳しくは Google ヘルプ記事をご参照ください。

Google Cloud Directory Sync について
https://support.google.com/a/answer/106368?hl=ja

皆様の必要に合わせて Active Directory と Google ドライブをご利用頂けたら幸いです。

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【Apps調査隊】G Suite 共同作業の新機能について調査せよ

Apps調査隊の周です。

チームで一つのプロジェクトを着手する時、こんな悩みはございませんか。
「誰がいつその資料を編集したか分からない」、「資料を何回も編集する必要があるから、今はどのバージョンなのか分からなくなってきた」、「編集されたところが見づらくて分からない」など。
悩みを解決するには、意見と提案を管理する必要があります。Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドをサポートする強力なリアルタイム編集ツールを利用すれば、チームが最新バージョンの資料を使用し共同作業ができます。

G Suite の最新のアップデートで、GoogleドキュメントとGoogleスライドの「バージョン管理」がより強力になり、チームが必要な時に情報を見つけやすくなっています。今回はこれらの新機能について紹介させて頂きたいと思いますので、是非ご活用頂けたら幸いです。

1.バージョンに名前を付ける
ドキュメントのバージョンにカスタム名を割り当てることができるため、チームの進捗状況の履歴を保持することができます。
版管理を開きますと、クリックして名前を変更できます。同時に、名前付きの版のみを表示することができるようになります。「一回目XX編集」や「最終確認版」などの名前をつけて、チームの変更を1か所で整理し追跡することができ、ドキュメントのバージョン管理がより簡単に行えます。

2.クリーンバージョン
「ツール」>「編集の提案を確認」より、ドキュメントの「クリーンバージョン」をプレビューして、コメントや提案された編集内容がなくてもドキュメントを確認できます。

3.編集候補を一度受け入れる/拒否する
「ツール」>「編集の提案を確認」より、ドキュメント内で一度にすべての編集候補を受け入れるか拒否するかを選択できますので、チームはすべての句読記号や書式設定の更新を確認する必要がありません。

4.統合されたCloud Search
Google Cloud Searchはデータ探索機能を介してGoogleドキュメントとスライドに統合されます。Cloud SearchはGmail、ドライブ、カレンダー、サイトなどのG Suiteアプリ全体にわたる重要な情報を表示し、一流のドキュメントやプレゼンテーションを作成するのに役立ちます。
*Google Cloud Search は G Suite Business以上のエディションでご利用頂けます。

是非これらの新機能をご活用し、より効率よく共同作業して頂けたら幸いです。

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【Apps調査隊】Googleの「バックアップと同期」ツールについて調査せよ

Apps調査隊の周です。

PCローカルデータのバックアップは大事なことだと思いますが、自動的にGoogleドライブに同期できたら便利ですね。これを実現するために、この夏にGoogle社は「バックアップと同期」ツールの提供を開始しました。
このツールはGoogleドライブへの自動アップロードを強化するソフトで、Windows/Macに対応しております。最大の特徴は、任意のフォルダを指定し、Googleドライブへアップロードできることです。
今回はWindows 7 のPCを例として本ツールの使い方を紹介させて頂きたいと思います。

■バックアップと同期のダウンロード
本ツールのダウンロード方法は2つございます。

1.Googleドライブのダウンロードページよりダウンロード

2.Googleフォトのメインメニューから、「アプリのダウンロード」ページよりダウンロード

■バックアップと同期の初期設定
バックアップと同期をダウンロードしインストールしたら、バックアップの設定を行います。

1.ログイン
まずはGoogleアカウントでログインします。

2.マイPC
バックアップおよび同期したいフォルダを選択し、Googleフォトにデータをアップロードするかを決めます。

3.Googleドライブ
マイドライブをPCに同期するかを決めます。

■Googleドライブにアクセス

1.ファイルのアップロード状況を確認
ファイルのアップロード状況はいつでもツールバーより確認できます。

2.Googleドライブで同期データを確認
マイドライブの「パソコン」タブからデータを確認できます。

このツールがあれば、MacやWindows PC上ではGoogleフォトのデスクトップアプリケーションやGoogleドライブのクライアントアプリケーションが必要なくなりますね。大事なデータをGoogleドライブに預けましょう。

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【Apps調査隊】Google ドライブ ファイルの公開設定変更について調査せよ

正式にApps調査隊隊員となりました周です。
引き続き、宜しくお願い致します。

組織内のファイル利用状況を確認するのに管理コンソールの Google ドライブ監査ログが便利です。
管理者はドメイン内のユーザーがドライブで行っている、ファイルの作成、共有、ダウンロード、削除などの操作を詳しく把握できます。
この度、Google ドライブ監査ログのアップデートにより、監査ログの情報、とりわけファイルの公開設定に関するデータを簡単に整理できるようになりました。今回は紹介させて頂きたいと思います。

Google ドライブ監査ログにて新しく次のカテゴリのフィルタが表示されるようになりました。

1.以前の公開設定
過去のある時点でファイルやフォルダが外部と共有されていた、ウェブ上で公開されていた、などの公開設定の条件を選択し、それに一致する項目をフィルタリングできるようになりました。
この条件をレポートの列として追加しますと下記のようなイメージです。

2.公開設定
現時点でドメイン内の誰でも閲覧できるファイルやフォルダ、リンクを知っている全員がアクセスできるドキュメントなどが確認できます。この条件をレポートの列として追加しますと下記のようなイメージです。

3.アイテムタイプ
先日、ドライブ監査ログに、JPEG 画像、PDF、MP4 動画、Microsoft Word など、いくつかの新しい「アイテムタイプ」が追加されました。組織内で行われているファイル操作についてさらに詳しい情報を得られるようになります。
この条件をレポートの列として追加しますと下記のようなイメージです。

4.項目の公開設定の変更
ファイルの公開設定が内部から外部に変更された、または外部から内部に変更された、などのカテゴリの項目をフィルタリングできるようになりました。
この条件をレポートの列として追加できませんが、左側のフィルタ入力欄からご利用できます。

これらの新機能により、組織で行われているGoogle ドライブのアクティビティをより深く理解し、アクセス権の変更をファイルの種類や共有方法から迅速に特定できるようになり、管理者の皆様にお役立ちます。

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