【Apps調査隊】カスタムテンプレートを管理できる新しい管理者権限が追加されました!

Apps調査隊の横溝です。

以前、ドライブのテンプレート機能について調査しましたが、新しい機能としてテンプレートを管理できる新しい管理者権限が追加されるようになりました。テンプレートの管理を「G Suite 管理者」だけでなく、「ユーザー」にも付与できるようになりましたので、組織ごとにテンプレートを管理するユーザーを設定したり、全社でテンプレートの管理をユーザーにまかせたりなど、組織の状況に応じてテンプレートの管理を自由に設定できるようになります。

最初に管理者権限を追加するところから見ていきたいと思います。
「管理コンソール」→「管理者の役割」から権限を設定します。

「管理者の役割」からカスタマイズして権限を作成していきます。最初に「新しい役割を作成」してから、管理者権限の付与とユーザーの設定を行ないます。

「権限」タブの中に新しく「ドライブとドキュメント」の管理権限が追加されていますので、こちらを選択してから、「管理者」タブでユーザーを設定すれば、テンプレートを管理する新しい管理者の完成です。

実際に管理権限を割り当てられたユーザーからログインしてみると、管理コンソールが表示されてテンプレートが管理できるようになりました!

次にテンプレート権限の変更点について見ていきたいと思います。いままではテンプレートは誰でも送信することができていました(「公開」)。これに加えて新しく「管理対象」と「制限付き」という設定方法が増えています。

「制限付き」は、テンプレート管理者だけがテンプレートを追加できるというものになります。テンプレート管理者が一元的にテンプレートの管理や作成を行うのに向いています。ユーザーはドキュメントからテンプレートの送信ができなくなりますので、あらかじめ用意されたテンプレートを使用していくことになります。

「管理対象」は、ユーザーは誰でもテンプレートを追加することができますが、テンプレート管理者の承認が必要になります。こちらは、テンプレートの作成と管理を分けることができ役割が明確になりそうですので、作業効率がよさそうです。

承認依頼はメールで教えてくれます。ユーザーがドキュメントから「テンプレートの送信」を行うと、テンプレート管理者にメールで通知してくれますので、メールからテンプレートのチェックを行ない「承認」か「拒否」を選ぶことができます。承認依頼のメールはテンプレート管理者だけでなく「G Suite 管理者」にも通知されます。複数人の管理者が居た場合は、承認作業は早い者勝ちになります。

どちらを選んでも、ユーザーには承認結果のメールが届きますので、こちらで確認することができます。「拒否」の場合でも結果のみの通知となりますので、拒否理由などに関しては、別の方法で知らせてあげる必要はありそうです。

管理者の役割にはカスタムテンプレートだけでなく、いろいろな管理権限をユーザーに割り当てることができます。組織の運用にあった管理の役割をユーザーに上手に割り振れば、日々の運用が効率よく回っていくのではないかと思いました。

(この機能は、G Suite Bussiness、G Suite for Education、G Suite Enterprise で使用可能です。)

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