【Apps調査隊】ユーザープロフィール情報が表示される新しいカードについて調査せよ

App調査隊の小林です。

ウェブ上の G Suite アプリ(Google+ やカレンダーなど)に、関連するユーザー情報が

記載されたカードが表示されるようにしました。また、この表示されるカードから直接、Meetやカレンダー、チャット、メールなどにアクセスする事ができます。

予定を設定する際や、メールを確認する際に対象のユーザー情報を簡単に確認できるようになり、そのままコンタクトを取る事もでき、業務の迅速化に繋がります。
是非、活用したいですね。

プロフィールカード

例えば、カレンダー上の予定で表示れているユーザーや名前にカーソルを合わせると、ユーザー情報が表示されます。Gmailのユーザー情報にカーソルをあわせても同様に表示されます。(新しいGmailと以前のGmailでは、表示されるカードの情報が異なります。)

<カード上でのユーザー情報>

  • 役職
  • デスクの場所
  • 部門(部署)
  • 連絡先情報(メールアドレス、電話番号など)
  • 内部ディレクトリ、ソーシャル メディアのプロフィールなどへのカスタム外部リンク


ユーザー情報の登録方法

▶個別に登録する場合、

管理者コンソール > ユーザー > 各ユーザー > アカウント > ユーザー情報の「連絡先情報」と「社員上情報」の鉛筆アイコンをクリックし編集 > 「保存」をクリックして完了する

以下、ヘルプページもご参考下さい。
https://support.google.com/a/answer/6191788?hl=ja


▶一括でユーザー情報を登録する場合、
CSV のアップロードで一括ユーザー情報を登録することも可能です。

以下、ヘルプページをご参考下さい。

「複数のユーザーをまとめて追加する」
https://support.google.com/a/answer/40057?hl=ja

<メモ>

chrome OSで、編集された CSV ファイルの保存方法について
1. CSV ファイルをダウンロードする
2. ダウンロードした CSV ファイルの [ ファイル ] タブをクリックし、「Google スプレッドシートとして保存」をクリックする
3. スプレッドシートに変換されたファイル上で、ユーザー情報を更新 ( 入力 )
4. 編集したスプレッドシート上の [ ファイル ] タブをクリックし、「形式を指定してダウンロード」> 「カンマ区切りの値 ( .csv、現在のシート)」の順にクリックする
5. 4. の手順で保存された CSV ファイルを管理コンソール上にアップロードする

(注意)
以下ユーザー情報は、CSV のアップロードで一括での登録はできません。
・メールエイリアス
・ディレクトリ共有(有効)
・Google+プロフィール
▶編集権限をエンドユーザーに委任することもできます。
管理コンソール >  アプリ >  G Suite  >  ディレクトリで、プロフィールの一部の項目の委任されたユーザーは、各自のプロフィールを aboutme.google.com から編集できます。また、将来、他の項目([マネージャ]、[役職] など)についても、編集権限を委任できるようになる予定です。

ディレクトリをオンにして共有オプションを設定する

組織の利用者同士がお互いのプロフィール情報を確認できるようにGoogle Cloud Search から設定済みの情報を記載したプロフィール カードが検索結果に表示されるようにも設定可能です。
(※Cloud Search は、G Suite Business および G Suite Enterprise をお使いのお客様にご利用いただけます。
cloudsearch画面

プロフィールを自動的に検索結果に表示させる為には

  • 組織のグローバル ディレクトリをオンにする必要があります
    https://support.google.com/a/answer/60218
  • ユーザー アカウントにユーザー情報が登録されている必要があります。

以下、Google Cloud Search上での、表示情報になります。

【メモ】
ユーザー情報が記載されたカードは、「カレンダーの予定」「連絡先」「Google Cloud Search」「Google+」それぞれで表示される内容が異なります。

ユーザー情報 表示一覧

また、「Google+」では、管理コンソールで設定した個人情報と利用者が個人で設定できる情報とは、共に表示されます。(それぞれ別のカードで表示されます。)

プロフィール データ入力のメリット
今後、カレンダーではユーザーのデスクの場所をもとにして、ゲストに適した会議室がインテリジェントに提案されるようになるそうです。
ユーザーの利便性向上のため、また業務の迅速化の為、ユーザー プロフィールを活用していきたいですね。

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