【Apps 調査隊】新Gmailのオフライン機能について調査せよ

App調査隊の小林です。

現在、皆さまは新しいGmailのEAPに参加しており、新しいGmailの機能を利用されているかと思います。
今回はこの新しいGmailに追加された機能:「オフライン機能」についての設定方法、利用手順と注意事項を紹介いたします。

はじめに

来月2018年7月よりこの新しいGmail「正規版(GA)」がリリースされます。

新しいGmailに移行するための導入スケジュール(原文)
https://gsuiteupdates.googleblog.com/2018/06/new-gmail-timeline.html

(要約)
-7月の正規版の発表から約8週間後、まだ新しいGmailに移行されていないユーザーは自動的に新しい環境に移行されるが、さらに4週間保留でき、従来のGmail環境に戻る選択もできる。

-7月の正規版の発表から約12週間後に、新しいGmailに参加していないユーザーは自動的に新しい環境に移行され、従来のGmail環境に戻る選択肢は選べなくなる。

-今回紹介する「オフライン機能」や次回紹介予定の「機密モード(後日開始)」などの管理コンソールで設定した機能は、新しいGmailが正規版に移行する際に、現在のEAPでの設定を優先します。

組織がEAPに参加していない場合、新しいGmailの正規版に移行すると、これらの設定はデフォルトでオフになります。

オフライン機能でできること

オフラインの場合でも、以下の作業が可能です。
・メールの閲覧
・作成
・検索
・削除
・ラベル付け

注意事項

・Chrome ブラウザ(バージョン 61 以降)で新しい Gmail の機能です。従来のGmailでは機能しません。バージョンの確認が必要です。

・オフライン機能を正常に機能させるには、Gmail を 1 つのタブで開いたままにする必要があります。

・Chrome のオフライン Gmail アプリは今後終了するので、利用の場合はできるだけ早くアンインストールして今回有効化される新Gmailのオフライン機能の使用を開始することを推奨しています。

・オフラインで送信したメールは、オフラインでは、「送信トレイ」に保管され、オンラインに状態になると直ぐに「送信」され、「送信済み」に表示される。

・オフラインでメール作成時、宛先候補の予測(オートコンプリート)はできません。

・オフラインでメール作成時、絵文字の挿入、ドライブからの添付はできません。
ローカルに保存されたファイルは添付可能です。

・オフラインでは、メール本文内のロゴ、アイコンなどは、表示されません。
(Gmail オフラインについて、必要最小限の情報をブラウザに保存している為。)

管理者設定

管理者コンソールにて、オフラインGmailの設定を行います。

①Google 管理コンソールにて、
アプリ> G Suite > Gmail > ユーザー設定 > 組織を選択

②Gmail ウェブ オフラインまでスクロール>
[Gmail ウェブ オフラインを有効にする] チェックボックスをオンにします。

③[保存] をクリックします。

管理人設定オフラインGmail
※変更がすべてのユーザーに反映されるまでに最長で 1 時間ほどかかる場合があります。

ユーザーの設定

管理者コンソールにて、オフラインGmailが有効になると、ユーザーはその設定が可能になります。

①歯車アイコン「設定」>オンラインタブ>「オフラインメールを有効にする」のチェックボックにチェック。
※デフォルトでは「オフ」の状態
チェックを入れると、詳細が表示されます。

ユーザー設定オフラインGmail.png
②詳細を設定します。

ユーザー設定詳細オフラインGmails

③オフラインデータをパソコンに保存、もしくは削除のどちらかを選択します。

パソコンに保存する場合>>
オフラインGmail警告
パソコンから削除する場合>>

オフラインGmail確認

オフラインGmailを利用する

①オフラインにする前に、Chrome で Gmail を開いて、Gmail が読み込まれた状態にする。

利用
②オフラインにして、作業を継続します。
・メールの閲覧、作成、検索、削除、ラベル付けができます。
・メールの下書きも行えます。
※絵文字、ドライブからのアップロード、画像挿入のプロセスは、クラウドベースになっており ネットワーク環境が必須の為、(ローカルのファイル以外に)アップロードはできません。

【Chrome Book】
ファイルの添付や画像の挿入は、上述と同様にクラウドベースになっているため、ネットワーク環境が必要になり添付はできません。

【Widows/Mac】
ローカルのファイルは添付が可能。オンラインにした後は自動的に添付ファイルがアップロードされ、受信側に届く。
※オフライン状態では、アップロードができないため、添付されていないように見受けられる。

表示

【Chrome Book】
添付画像挿入は、上述と同様にクラウドベースになっているため、ネットワーク環境が必要になり添付不可。
【Widows/Mac】
ローカルのファイルは添付が可能。オンラインにした後は自動的に添付ファイルがアップロードされ、受信側に届く。
※オフライン状態では、アップロードができないため、添付されていないように見受けられる。

②詳細の設定を行えます。
ユーザー設定詳細オフラインGmails

オフラインデータの削除方法

オフラインデータを削除したいときは、
①パソコンで、Google Chrome を開きます。
右上のその他アイコン その他 次へ [設定] をクリックします。

②下部にある [詳細設定] をクリックします。

③[プライバシーとセキュリティ] で、[コンテンツの設定] をクリックします。
[Cookie] をクリックします。

④[すべての Cookie とサイトデータ] で、[すべて削除] をクリックします。

⑤[すべてクリア] をクリックして確定します。

まとめ

オフラインでもGmailを使用することができるので、地下鉄などインターネットに接続できない環境でも、これまでに受信したメールを確認したり、下書きや、スターやラベル、アーカイブといった操作も行えます。

ノートパソコンを外で頻繁に利用する方なら有効にしておいてもよいのですが、ポケットwifiなどお持ちの場合は同期の際にかかるデータ通信量の超過に注意が必要となります。

逆に、外出先ではスマートフォンしか使わない方は、デフォルト状態(オフラインGmailを無効にした設定)のままでよいかと思います。

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