桃山学院大学様 Google Apps for Education によるメールサービスのクラウド化を実現

桃山学院大学様 Google Apps for Education 導入事例

全学生・教職員向けメールサービスをコストや運用面を考慮してGoogle Apps へリプレース。綿密な事前準備や充実した利用者向けサービスによってスムーズな移行を実現しました。

導入の背景・経営上の課題

サービス充実やコスト削減をめざしてクラウド化を検討。

桃山学院大学様では、長年にわたって学生・教職員のメールシステムを学内で構築・運用していました。しかし、このシステムには、製品ライセンス費用をはじめ、十数台のサーバ機器およびスパムメール対策機器のリース・構築費用、およびこれらの保守などに多額のコストがかかっており、運用上の大きな課題となっていました。

加えて、少子化の進展にともない大学間の競争が激化するなか、コストを削減しながらも学生サービスの向上を図ることが重要な経営テーマとなっていました。こうした背景のもと、桃山学院大学様が2009年頃から検討を始めたのが「クラウドを活用した無償のメールサービス」でした。

NJCを選択した理由

トライアル環境・事前周知・テストを十分に重ね本番へ。

桃山学院大学様では、教育機関を対象とした無償のクラウド・メールサービスについて数社から提案を募りました。

その中の1社であったNJCは、2009年当時、Google Appsの自社導入(1,500アカウント)を控えた最終の検証作業を進めており、これに基づいたGoogle Appsの技術情報や構築サービスを桃山学院大学様に提供したほか、選定作業を支援するためにトライアル環境の構築を支援しました。トライアル環境は、情報システム部門と検討委員会を合わせた少人数で構築。数カ月検討が重ねられた結果、Google Appsが選定されました。

それから約3カ月をかけて、学内全体のコンセンサス形成や運用方法の策定、本稼動環境の構築やアカウント登録、本稼働環境への切り替えテストなど、多くの作業を経て2010年11月に本稼働がスタートしました。

こうした移行作業においては、多様な技術問い合わせに素早く的確に対応することが求められます。そこで、NJCは専門スタッフによる「アドバイザリサービス」を提供。これは、Google Appsの操作に関するお問い合わせから、新機能に関する情報提供、管理者作業の代行に至るまで、トータルに対応するサポート窓口を設けるというサービスです。

Google Appsの導入を担当した情報センター事務課長の山中一雄様は、「サポート体制が充実していたため、スムーズにメールサービスを開始することができました。本稼働前後も、当課への問い合わせ件数は思いのほか少ないですね」と語ります。

NJCの提案を選んだ理由について、山中様のもとでGoogle Appsへの移行を推進した岩田瑞穂様は、次のように話します。

自社でのGoogle Apps環境構築を通じて多くの技術情報を蓄積していること、またトライアル環境での検証時からタイムリーに情報を提供してくれたことで、ベンダーとして信頼できるという印象をもちました」

加えて、NJCは教育研究系・事務系など大学向け各種ソリューションの実績とノウハウをもっていることから、「関連ソリューションやシステムとの連携が期待できたことも大きな評価ポイントでした」(山中様)

導入時の工夫や苦労など

クラウド化への不安意見に、粘り強く調整・説明を繰り返し合意へ。

導入にあたって、山中様がもっとも苦労されたのは「学内のコンセンサス形成」でした。一部には無償クラウドサービスへの切り替えや運用に不安を唱える声もあったからです。

そこで、山中様と岩田様はNJCとともに、学内での調整や説明を何度も繰り返しました。そのなかで、Google Appsは教育機関向けだけで全世界数百万人のユーザがあり安定稼働していること、高いセキュリティが確保されていること、費用対効果が高いことなど、多くの実績やメリットを訴えることで、合意形成に至りました。また、「本稼働前後のNJCの支援や利用者向け教育サービスを通じて、教員や経営者層に信頼感・安心感が浸透したことも大きかった」と山中様は説明します。

たとえば、本稼働前後の数日間には、NJCの担当者による講習会を開催。希望する学生・教職員全員を対象に、実機を使って操作方法などを説明しました。事前に十分な周知を図ったこともあり、合計数百名が参加されました。

今後の展開

メール利用に加え、カレンダー・サイトなど多様な機能の活用へ。

本稼動後の状況について、情報センターシステム担当の吉岡省吾様は「現時点ではまだ本稼働から日数が経っていませんが、本稼働にともなう問い合わせや混乱はなく、スムーズな移行を実現しています」と評価します。

最後に、今後の展望について山中様に伺いました。「これからは、予定どおり進めばコストも事前のシミュレーションどおり大きく削減できる見通しですし、Google Appsの多彩な機能をもっと活用していきたいと考えています。というのも、コストを抑えると同時に、学生サービスの充実を図っていくことも大学にとっては必要不可欠だからです。現在使っているのはメール機能だけですが、近い将来、カレンダー、サイト、ドキュメントなどの活用も検討するつもりです。そのためにも、NJCには参考になるような提案を期待しています」

Google Appsが無事開通したことを記念し、情報センター事務課の皆様で記念撮影(2010年末)

プロフィール

桃山学院大学様

所在地 大阪府和泉市まなび野1-1
開学 1959年
学部・学科 国際教養学部 国際教養学科
社会学部 社会学科・社会福祉学科
法学部 法律学科
経済学部 経済学科・中国ビジネスキャリアコース
経営学部 経営学科
大学院 文学研究科・社会学研究科
経済学研究科・経営学研究科
学生数 学部学生数 7,030名
大学院生数 124名 (2010年5月1日現在)
ホームページ http://www.andrew.ac.jp

開学以来「キリスト教精神に基づく人格の陶冶」と「世界の市民として活躍しうる国際人の養成」を建学の精神とし、 教育理念”「世界の市民」を養成する”に基づいた、世界に、そして時代に求められる人材育成をめざしています。

情報センター事務課 課長
山中 一雄(やまなか かずお)氏

情報センター事務課
岩田 瑞穂(いわた みずほ)氏

TISシステムサービス株式会社大阪本部
ビジネス運用第1部
吉岡 省吾(よしおか しょうご)氏(常駐)

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日本事務器株式会社
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