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2016年7月19日

【Apps調査隊】Googleドキュメントやスライドに張り付けたスプレッドシートのグラフをワンクリックで更新できるように!②

Apps調査隊の石田です。

前回、Googleスプレッドシートをドキュメント、スライドにリンクされたグラフの更新等について調査しましたが、今回はもうちょっと掘り下げて調査していきます。
スプレッドシート上のグラフをリンクする事で、簡単にグラフを更新できるという事はおわかり頂けたと思います。
今回はスライドで調査していきます。
 
 
例えば、月次報告会議に前月の売上実績のグラフをリンクさせたスライドを使用しています。このデータは各店舗が日々の売上実績をスプレッドシートのグラフを適時、編集している物です。月次報告なので前月の実績報告をする時に、リアルタイムにグラフデータが変わってしまい、今月のデータも表示されてしまう...。
なんて事が無いとは、言い切れませんよね。

又は、リアルタイムで売上状況を会議で発表することで、会議参加者に驚きを与える事もできます。

そんなときは、スライドの権限を上手に付与しましょう!!

先月で締めたデータを使用したい時は、会議で使用するスライドを共有しているユーザーに閲覧者の権限を付与します。


すると権限が閲覧者となったユーザーはスライドの編集(グラフの更新含む)ができなくなります。
これで、会議中に全員が同様な資料を使えるようになりました。

リアルタイムにグラフデータを使用したい時は、スライドを共有しているユーザーに編集者の権限を付与します。


すると会議の途中でグラフを更新して、リアルタイムでグラフデータに変化を加える事ができ、見ている方々にもわかりやすく変化を伝える事ができます。


今回調査した権限は閲覧者権限でしたが、編集を制御する権限は他にコメント可もあります。


このコメント可権限はコメントのみ可能なので、グラフに対しては閲覧者権限と同じ効力があります。

自分以外の方に触って欲しくない資料等の場合権限をかける事で思わぬ変更等もなくなりますし、グラフ部分のみ権限付与等もできるのでとても便利です。
皆さまもいろいろなシーンにおいて、ご使用されてみてはいかがでしょうか。