この度、Google KeepがG Suiteの新しいコアサービスとして追加されました。Google Keep は、ちょっとしたアイデアをまとめたり、やるべきことをリスト化したり、ボイスレコーダーとして使用したり、メモした内容を時間や場所によるリマインダーで気づかせてくれたりなど、ちょっとした機能がいろいろ集まった便利なサービスです。
コアサービスになったことにより、管理者側でアプリ管理することができるようになり、またドキュメントとデータ連携もできるようになっています。順番に見ていきたいと思います。
まずは管理者側ですが、「アプリ」→「G Suite」から設定することができます。
Google Keepで設定できることは、機能を使う（全体または組織）か使わないかというシンプルな設定項目となってます。
コアサービスとして展開されたときにドライブが使用できる状態になっていれば、Google Keepは使用可能となってます。ドキュメントとの連携があるため、そのようになっているのかと思われます。逆に、Google Keepを使っていたけど急に使えなくなった場合は、ドライブを有効にする必要があります。
次にドキュメントとの連携を見てみます。Google Keepがコアサービスとして組織に展開された後に、初めてドキュメントを起動すると自動的に左のような画面が表示されたり、通常使用時は、メニュー「ツール」→「Keep メモ帳」をクリックしてGoogle Keepを使用します。
「Keepのメモ」が画面右側に追加表示されています。内容を確認してみるとメモのみデータが表示されています。リマインダーの部分や、音声データに関しては表示されていないので、これらはドキュメントと連携することはできないようです。「Keepのメモ」に表示されている内容をドラッグ＆ドロップでドキュメントに貼り付けるだけで簡単にデータを移動することができます。
リストをドキュメントに貼り付けてみると、完了している内容には取り消し線が入っていて、表示の優先順位も下がっています。また、一度ドキュメントに貼り付けたデータはGoogle Keepとは切り離されますので、例えばGoogle Keep側で完了項目が増えたとしても貼り付けたドキュメントのデータには反映されません。
また、Google Keepアプリにはアーカイブ機能が実装されていますが、アーカイブされたデータは「Keep メモ帳」には表示されることはなく、検索を利用してもアーカイブされたデータを見つけることはできませんでした。アーカイブされたデータは、Google Keepアプリの検索機能でのみ探し出せることができるようです。
音声データも取り込めるようになってほしいなと思いつつも、コアサービスとしてまだ始まったばかりなので、これからの追加機能にも期待したいです。