引き続き、宜しくお願い致します。
組織内のファイル利用状況を確認するのに管理コンソールの Google ドライブ監査ログが便利です。
管理者はドメイン内のユーザーがドライブで行っている、ファイルの作成、共有、ダウンロード、削除などの操作を詳しく把握できます。
この度、Google ドライブ監査ログのアップデートにより、監査ログの情報、とりわけファイルの公開設定に関するデータを簡単に整理できるようになりました。今回は紹介させて頂きたいと思います。
Google ドライブ監査ログにて新しく次のカテゴリのフィルタが表示されるようになりました。
1.以前の公開設定
過去のある時点でファイルやフォルダが外部と共有されていた、ウェブ上で公開されていた、などの公開設定の条件を選択し、それに一致する項目をフィルタリングできるようになりました。
この条件をレポートの列として追加しますと下記のようなイメージです。
2.公開設定
現時点でドメイン内の誰でも閲覧できるファイルやフォルダ、リンクを知っている全員がアクセスできるドキュメントなどが確認できます。この条件をレポートの列として追加しますと下記のようなイメージです。
3.アイテムタイプ
先日、ドライブ監査ログに、JPEG 画像、PDF、MP4 動画、Microsoft Word など、いくつかの新しい「アイテムタイプ」が追加されました。組織内で行われているファイル操作についてさらに詳しい情報を得られるようになります。
この条件をレポートの列として追加しますと下記のようなイメージです。
4.項目の公開設定の変更
ファイルの公開設定が内部から外部に変更された、または外部から内部に変更された、などのカテゴリの項目をフィルタリングできるようになりました。
この条件をレポートの列として追加できませんが、左側のフィルタ入力欄からご利用できます。
これらの新機能により、組織で行われているGoogle ドライブのアクティビティをより深く理解し、アクセス権の変更をファイルの種類や共有方法から迅速に特定できるようになり、管理者の皆様にお役立ちます。