【Apps調査隊】個人 Google アカウントと Google Workspace の Gemini アプリについて調査してみた！

 Apps調査隊の小金澤です。

なんと今回が2025年度最後のブログです。

まだ気分は3月入ったばかりの気持ちなのに、桜も咲き始めて

お花見をまた逃しそうです。

さて、今回は 個人 Google アカウント (@gmail.com) と

Google Workspace （組織アカウント）で

Gemini アプリ（gemini.google.com）を利用した時の保護レベルについて調査してみました！

まず、これらの決定的な違いとして、

会話が削除できる　が挙げられます。

個人 Google アカウントでは、

縦三点リーダをクリックすると「削除」が現れます。

しかし Google Workspace では「削除」が表示されません。

なぜ、このような違いが発生するのかというと

データの取り扱い方に起因しているからです。

個人 Google アカウントは、プライバシーポリシー の記載に従い

Gemini アプリとやり取りした内容やカスタム指示などのデータを

サービスの維持と改良や新しいサービスの開発、

サービスのパーソナライズなどの目的で使用します。

▲項目「収集されるデータの種類」を参照ください。

Google Workspace上のデータ（メールやドキュメントなど）は

ユーザー自身のものであり、AIとのやり取りや生成されたコンテンツは

組織内のみに保持され、外部へ共有されることはないと発表しています。

また、ユーザーの許可なく、コンテンツを広告ターゲティングに利用したり、

基盤となる生成AIや大規模言語モデルのトレーニングに使用したりすることはないそうです。

▲How we're protecting your Google Workspace data in the era of generative AI

▲項目「ユーザーデータの取り扱い」を参照ください。

ただし、いつどこで情報漏洩が起こるか予測できないので

極めて機密性の高い情報に関しては入力しないことをオススメします。

Google Workspace ではセキュリティがしっかりしていることが分かりましたが

作成した会話が多いと整理したくなりますよね。

ですが、現時点での会話履歴の管理や削除は

管理コンソール内「Gemini 会話履歴」設定による自動的な制御のみです。

　

設定箇所：

管理コンソール（admin.google.com）の 生成 AI ＞ Gemini アプリ ＞ Gemini 会話履歴 

その内にある「Gemini 会話履歴を有効にする」にチェックを入れたまま

項目「会話の保持」のプルダウンにて期限を選択いただくことで、

最長 36 か月後に自動削除されます。

また、「Gemini 会話履歴を有効にする」を無効（オフ）にすると、

最長72 時間ほどで今までの会話の履歴が削除され、確認できなくなります。

会話保持も同時に無効となるため一切履歴は残りません。

さて、いかがだったでしょうか。

日々進化している機能なので知り得ていない情報があるかと思います。

ぜひ、来年度もこちらのブログを参考に Google Workspace を利用いただければ幸いです！

【Apps調査隊】2026年4月27日までにデータをエクスポートする Google カレンダーの対応について解説してみた！

 Apps調査隊の小金澤です。

前回解説した 「Google ドライブの権限移行」の記事ですが

なんと、ChatGPTで調べた際に

その記事が一番にヒットしたと社内から報告がありました！

驚きのあまり、内容に間違いがないか?! と慌てて再確認しに行ってしまいました。

何度読み返しても特に見受けられなかったので一安心です。

すっかり味を占めてしまいましたので、

今回も気合を入れて Google から配信されたお知らせを解説していきます！

解説するのは、2月12日ごろに Google Workspace チーム から配信された

[推奨処理] 添付の Google カレンダーのリストを確認し、

　2026 年 4 月 27 日までにデータをエクスポートしてください

についてです。

 2026年4月27日から『他のカレンダー』は消えてしまうのか？ 

このメールは、主に「組織（Google Workspace）」の管理者に向けた

「予備カレンダー（他のカレンダー）」のルール変更に関する重要なお知らせです。

まず、「新しいカレンダーを作成」で作った場合、

作った人が自動的に「オーナー」になります。

これまでは、そのオーナーのアカウントが消えてしまっても

カレンダーだけが「幽霊」のように残って共有され続けることがありました。

しかし2026年4月からは、

「持ち主が消えたら、その人が作った予備カレンダーも道連れで消去する」

というルールに変わるのです。

そして該当カレンダーは

2026年4月27日から順番に削除され始めます。

 消えてしまう可能性がある「予備のカレンダー」とは？ 

そもそも、消えてしまう可能性がある「予備のカレンダー」というのは

以下のいずれかに当てはまるモノが削除の対象となります。

✦持ち主（オーナー）がいない

　持ち主であるユーザーが削除され、他の人に引き継がれていないカレンダー

✦組織の外の人が持ち主

　組織（ドメイン）外のユーザーがオーナーになっているカレンダー

 具体的にどうすればいいの？ 

消えると困る場合は以下の手順を検討ください。

1. 特権管理者からチェックする

特権管理者に届いている添付シート（csv ファイル）に

削除予定のリスト一覧が載っていますので、精査していきます。

Google カレンダー（calendar.google.com）にログインし、

一つ一つ  A列《Secondary calendar email》の値（※ カレンダーID）を

「カレンダーを追加」へ入力していきます。

値を入力後、Enter を押下したら「マイカレンダーの設定」の中に追加されます。

手順：歯車マーク（設定）＞設定＞項目「カレンダーの追加」内「カレンダーに登録」

必要なカレンダーだった場合、

『共有する相手』に存在するユーザーをメンバーに加えましょう！

そして、権限 [予定の変更および共有の管理] を付与します！

2. 「管理権限」を誰が持っているか確認する

予備カレンダー内の設定画面を開き、項目『共有する相手』にて

権限 [予定の変更および共有の管理] が割り当てられているか確認ください。

こちらは特権管理者側で設定しても、

一般ユーザー自身で登録されている各カレンダーを確認しても良いです。

3. オーナーが組織外のユーザーである予備カレンダー

予備カレンダーを作成したのが外部ユーザーである場合、

削除されないために下記2点のどちらかの対応が必要になります。

①自組織の各ユーザーが、対象の予定を個別に複製（縦三点リーダ ＞ 複製）して保存する。

②相手組織に連絡が取れる状況であれば、

　カレンダーをエクスポートいただき、

　そのデータを自組織のカレンダーへインポートして保存する。

複数のカレンダーを特定のユーザーへ一括譲渡する機能の有無について

Googleへ確認したところ、「現時点で実装予定はない」と回答を得ました。

そのため、本件の移行作業につきましては、

当初の想定通り個別の対応が必要となる見込みです。

さて、いかがだったでしょうか。

新年度を控え、慌ただしい時期が近づいてまいりました。

早めの準備を少しずつ進めて、余裕を持って対応期日を乗り切りましょう！

【Apps調査隊】2026年3月から導入される Google ドライブの権限について調査してみた！

 Apps調査隊の小金澤です。

2月ももう終盤となり、段々と鼻がむずがゆく感じる季節になってきました。

本格的なシーズンを前に、今年はどう対策しようかと頭を悩ませている今日この頃です。

さて今回は Google から通知された

「2026 年 3 月より開始される Google ドライブの権限の移行に備えてください」

について掘り下げていきます。

まず、こちらは 2026年3月より、Google ドライブにおいて、

親フォルダよりも厳格なアクセス制限設定への自動移行が開始される通知です。

これまでは、親フォルダの権限設定と、

アイテム単位で設定された個別のアクセス制限が複雑に絡み合うケースがありました。

しかし、2026年3月移行後からは

Google ドライブのユーザー同士の共有が簡素化し、

ファイル類の管理者（オーナー）は意図しない権限の継承を防げるようになります。

＞＞＞変更の主な要点 

　スケジュール　

2025年2月より機能の利用が可能となり、2026年3月に自動移行が順次開始されます。

　自動移行の対象　

親フォルダの権限を継承せず、各ファイルに厳しい制限が適用されます。

　ユーザーへの影響　

親フォルダの権限が変わっても、制限をかけた中身のファイルには影響しません。

特定のファイルだけを見せないという個別ルールが、全体のルールより強くなります。

また、「編集者が勝手に他の人と共有できる設定」が自動でオンになることはありません。

知らないうちにファイルが広まるのを防げます。

ファイルを誰かと共有するときの画面（共有ダイアログ）が、

「誰に権限があるか」「制限がかかっているか」が一目で見て分かるデザインになります。

次は、詳しく見ていきましょう！

＞＞＞推奨される対応策と監査方法 

2026年3月の切り替えに向けて、

自分のファイルがどうなっているか今のうちに確認しておくのがオススメです。

　各ユーザーが確認すること　

自分が持っているファイルの中で、

「制限付き」になっているものを探して設定をチェックしましょう。

Google ドライブの検索窓に以下のコマンドを貼り付けて検索してみてください。

「自分が持ち主（オーナー）で、アクセス制限がかかっているファイル」だけを

絞り込めます！

is:limitedaccess owner:me

　大事なファイルの「中身」をチェックする　

Google ドライブ（drive.google.com）にて、

ファイルを選択し ⋮（縦三点リーダ）をクリックします。

共有＞共有＞歯車アイコン の順に選択していきます。

チェックボックス「編集者は権限を変更して共有できます」にて、

勝手に他の人に広められたくない場合は、このチェックをオフにします。

　管理者が確認すること　

管理コンソール（admin.google.com）の

レポート＞監査と調査＞ドライブのログイベント にて

フィルタを以下のように設定して検索します。

アクター：[次に一致] Google システム

イベント：[次に一致] 継承された権限を無効にしました

※アクターが「Google システム」となっているものは、

ユーザーが個別にフォルダ制限をしたのではなく、

今回の変更でシステムにより自動でアクセス制限が行われたことを示します。

　その他　

BigQuery を利用されているユーザー様は

ラベル ID「qGQg9dSvvceLEYMNhq3K8oZiUJ5lxgcy32iAahX0PIJ6sv3mNLxb」を使い、

移行されたアイテムを特定できます。

▲参考：BigQuery でドライブのインベントリをエクスポートするためのスキーマとサンプルクエリ

さて、いかがだったでしょうか。

今回の変更は、これまでの複雑な権限の絡み合いを解き、

より直感的に「誰が見られるのか」を整理するチャンスでもあります。

この、一見複雑そうに見える Google ドライブの権限移行 の解読を

ぜひ今回のブログを活用して読み解いていければ幸いです！

【Apps調査隊】更に進化した NotebookLM（Business Starter 利用者用）について調査してみた！

 Apps調査隊の小金澤です。

最近、私の所属部署では「50日チャレンジ」という、

毎日連続50本アプリを作る企画が進行しています。

私は特にお声がけ頂かなかったので

先輩方の活躍を蚊帳の外から眺めていたのですが、

ついに直属の先輩から「やってみれば？」と声をかけられてしました。

戦々恐々としている今、

正式に決まってから慌てないよう、必死にネタを探しています。

さて、本題に入りましょう。

今回のブログは、さらに進化した NotebookLM についてです。

新たに追加された機能

「インフォグラフィック」、「スライド資料」、「Data Table」の３つを

ご紹介します。

1. インフォグラフィック

こちらはどんな機能かというと、

ソースから情報を抽出し、自動で視覚的な図を作成してくれる機能です。

チェックを入れたソースから情報を抽出し

自動で情報を読み取り、図解を生成してくれます。

「インフォグラフィック」横のペンマークをクリックすれば、

細かい指示ができます。

プレゼン資料用にソースを元に画像を生成し、

そちらをそのままスライドに貼り付けたら、デザイン時間を大幅に短縮できます。

また、文字が多いマニュアルを読み込ませれば、

誰でも一目で工程を把握できるステップ図が完成します。

2. スライド資料　

名前の通り、スライドを自動で生成してくれます。

注意点として、生成した資料は PDF としてしか保存ができないため、

あとから手を加えることが困難です。

なので、「何をどの順番で話すか」という構成案の作成や

速報用資料として活用いただけます。

3. Data Table　

最後はデータテーブルです。

こちらは、複雑で膨大な情報をスッキリと比較・分析する際に活躍するツールです。

例えば、

指定したソース間で「AソースとBソースの内容だけで比較して」と指示したり

すべてのソースを選択して「タイムラインを作成して」と指示したりできます。

　

他にも人物情報や用語を整理したい時、

メリット、デメリット、想定されるリスクを比較し分析したい時に

活用いただけます。

さて、新機能はいかがだったでしょうか。

新機能を試していると、あっという間に上限に達してしまい、

一定時間の待機が必要になるのが少しネックですよね。

Googleからの明確な公開情報（回答）はありませんが、

ヘルプ記事に以下の記載がありました。

1 日あたりのチャットクエリの上限は 50 件、
音声生成は 3 回まで、動画生成は 3 回まで可能です。

まずはこの数値を基準に、リクエスト回数を見極めていくのが良さそうです。

▲NotebookLM をアップグレードする
https://support.google.com/notebooklm/answer/16213268

このあたりの制限についても、引き続き調査してブログにしたためる所存です。

次回の更新もお楽しみに！

【Apps調査隊】スプレッドシート上で重複データを探す方法を調査してみた！

Apps調査隊の小金澤です。

1月も残りわずかとなりました。 

バレンタインに向けて狙っていたチョコがあったのですが、

1月の2週目で早々に完売していたようで、その早さに驚いています。

※他部署でこの話をしたら、購入して譲ってくださった方がいたので

　すごく感謝しました。

今の時期からアパレル製品で春物が出始めているのを見ると

季節のイベントもトレンドも、もう少しゆったり流れてほしいものです。

さて、今回は、
スプレッドシート上で重複したセルを見つけ出す方法について調査しました！
使用する機能は「条件付き書式」と「関数」です。

条件付き書式で重複をハイライトする 

ここでは、特定の列全体を対象に

重複したセルを探す場合を説明していきます。

例として、F列の中から重複している日付を探し出す作業をします。

まず、データ範囲を選択する重複をチェックしたい列（例：F:F）全体を

クリックして選択します。

条件付き書式を開く 

次に、上部メニューの 「表示形式」 をクリック後、

「条件付き書式」 を選択します。

カスタム数式を設定する 

右側に開いたサイドバー「条件付き設定ルール」の項目「書式ルール」にて、

「セルの書式設定の条件...」のドロップダウンから 『カスタム数式』 を選択します。

「値または数式」欄に以下の式を入力します。

=COUNTIF(F:F, F1)>1

こちらは、

F列の中で、セルF1 と同じ値が1つより多く（つまり2つ以上）ある場合に色を付ける

という指示です。

F1と指定しても、実際の動きは

「F列全体のセルに対して、同じ値が複数存在するかどうかをチェックする」処理に

なるので文字が入っていれば、F2 や F3 でも問題ないです。

少し蛇足となりますが、

複数の列から重複セルを探す際は以下の関数になります。

=COUNTIFS(A:A, A1, B:B, B1,C:C,C1)>1

「COUNTIF」が「COUNTIFS」と複数形になり、カンマも増えます。

書式を設定し完了する

最後に、塗りつぶしの色（例：赤や黄色）をカスタマイズし

「完了」 をクリックしたら終了です。

さて、いかがだったでしょうか。

重複しないようにデータ入力しても、ふとしたことで同じ内容を入れてしまうこと

ありますよね。

そんな Google Workspace に関するお悩みが、このブログを通して解決できれば幸いです。

ぜひお役立てください！

【Apps調査隊】2026年1月のGmail仕様変更に伴う、外部メール設定の確認について調査してみた！

Apps調査隊 の小金澤です。

明けましておめでとうございます。

本年もどうぞ、アドバイザリサービスをよろしくお願いいたします。

皆様は年末年始、どのように過ごされましたでしょうか。

年末年始も業務を頑張っていたくださった方々には頭が上がりません。

私は昨年ひいた おみくじ や一昨年に購入した熊手のお焚き上げをしに

神社へ行ってまいりました。

プラスチックをきちんと取り除いたかヒヤヒヤして

火にくべるまで何度も確認してしました。

業務でもダブルチェックや指差し確認を引き続き、心がけて行きたいです。

さて、本年最初にご紹介させていただきますのは、

ネットで少しザワついておりました Gmail が使えなくなるというお知らせについてです。

▲お知らせ

https://support.google.com/mail/answer/6304825

こちらで紹介されている Gmaillify（ジーメールファイ／ジーメイリファイ）とは、

Yahoo、AOL、Outlook、Hotmail などの Gmail 以外のアカウントを Gmail にリンクし、

そのアドレスで Gmail のさまざまな機能を利用できる機能のことです。

こちらに加えて、Gmail（mail.google.com）に

POP を使用して登録していた Gmail 以外のアカウントのメールが

確認ができなくなります。

すでに適用時期であるため、

利用できなくなっている方もいらっしゃるかと存じます。

各メールサービス（アカウントを作成された元のサイトや専用ソフト）にて

直接、受信メールをご確認ください！

それでも Gmail で確認したい！という場合は

自動転送を設定したり、

Gmail アプリ（モバイル）でサードパーティのアカウントを追加すれば解決します。

▶▶▶自動転送　

各メールサービスにログイン後、

設定にて自動転送の項目があるので、Gmail アドレスをそちらに入力ください。

▶▶▶Gmail アプリ（モバイル）　

① モバイル端末に Gmail アプリをインストールします。

②Gmail アプリを開き、右上の検索バーにあるプロフィールアイコンをタップします。

③[別のアカウントを追加]＞[その他] の順にタップします。

④Gmail 以外のメールアドレスを入力後、[次へ] を選択します。

⑤アプリパスワードを設定する案内が表示されるので、

　メールサービスにてアプリパスワードを発行してください。

⑥アプリパスワード発行後、Gmailアプリに戻り

発行したアプリパスワードを入力し、

IMAP サーバー: 各メールサービスのサーバー名、

IMAP ポート: 993、セキュリティ タイプ: SSL/TLS

となっているか確認します。

⑦Gmail アプリ上で表示される名前を設定し、[次へ] を選択して設定完了です。

▲参考：Gmail アプリに別のメール アカウントを追加する

なお、Gmaillify や Google Workspace との違いですが、

今回のように、手動で追加した外部アカウントのメールについては、

Geminiによる要約などのサポート機能が使えなくなります。

なぜ急に機能変更になったのかについては、

Google 公式から発表されていませんが、

最近の傾向を考えるとセキュリティ向上が関係しているのではないでしょうか。

さて、いかがだったでしょうか。

年度末を控え、お忙しい時期とお察しいたします。 

移行作業等の漏れがないよう、お早めのご確認をお願いします。