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2024年1月29日

【Apps調査隊】ToDo リストについて調査してみた!

 Apps調査隊の小金澤です。


この間スーパーへ買い物に行った際、
スマートフォンを家に置いてきてしまったことを到着してから気が付きました。

常に持ち歩かなきゃ行けない状態でもなかったため問題はなかったのですが
端末内に買い物リストをメモしているため、
帰宅してから確認するとガッツリ買い忘れがありました。

家を出るときソワソワしたら戸締まり以外に
持ち物も見直すようにしたいです。


さて、今回ご紹介するのは ToDo リストについてです。
あらかじめ特権管理者権限で設定をオンにして使用する必要はありますが
そちらも含めて使用やカレンダーとの違いについてご紹介していこうと思います!

まず、設定をオンにするところになりますが
特権管理者アカウントで管理コンソール(https://admin.google.com/)にログインをします。

項目「アプリ」内『Google Workspace』を選択します。
次に「ToDo リスト」を選択し、サービスのステータスをオンにします。


※ユーザーを限定したい場合は、サービスのステータスを展開した画面にて
 組織部門を選択してください。


さて、使い方についてですが大まかに4つあります。

1. タスクをリストアップする

2. タスクを仕分ける

3. タスクを完了する

4. 期限と所要時間を決める


リストアップやタスクの仕分けとしては
左メニューバーにあります「リスト」を活用することによって
グループ化ができます。
 


「タスクを追加する」ことによってチェックボックスを作成できます。
加えて、サブタスク(タスクに付随するもの)を構築したいときは
三点リーダ(タスクのオプション)から選択できます。

なお、タスク・サブタスクは他リストへ移動可です。


タスクが完了すれば ◯ 内をクリックし、「完了」に格納ます。
完了を取り消したい場合は、チェックマークをクリックすると
未完了のところへ戻ります。
 
 
 




最後に、期限と所要時間についてですが
カレンダーとはまた違った方法で使用できます。

カレンダーで予定としてタスクを登録した場合、
次の日になると完了したか不明瞭な状態で残ってしまいます。

しかし ToDo リストの場合は、完了していないものに限り
上記のように次の日まで持ち越されます。

また、完了した場合は取り消し線付きで
設定した日時のところに表示されます。

なお、完了を表示させたくない場合は
歯車マーク横のプルダウンにて非表示にできます。


さて、いかがだったでしょうか。
年度末にかけて業務量が増えてくるこんにちと存じます。
ぜひ、タスク管理のひとつとして導入してみてはいかがでしょうか。

2024年1月15日

【Apps調査隊】スプレッドシートの閲覧・機能制限について調査してみた!

少し遅れた挨拶となりますが、新年 明けましておめでとうございます。
Apps調査隊の小金澤です。
今年もどうぞ Apps調査隊 をよろしくお願いいたします。


今年は新年早々大きなできごとが立て続けに起こり
特に能登半島地震については被害に遭われた方々へ心よりお見舞い申し上げます。
一日でも早く日常が戻ることを願っております。


さて、今年最初のブログテーマは
スプレッドシートの閲覧・機能制限についてです。

例えば、こちらのアンケート結果。
次ページには結果をもとに作成したグラフがあります。

グラフを閲覧用に作成したスプレッドシートにコピーし貼り付けても十分ですが、
手間がかかると思いませんか?

そこで登場するのは「閲覧制限」です!


まず、非表示にしたいシートを選択します。
次に右クリックまたは名前横の▼(プルダウン)を押し、
「シートを非表示」を選択します。

消えます。

非表示を解除したい場合は、
上部のメニューバー「表示」>「非表示のシート」>「〈シート名〉を表示」の順で
選択をしていきます。


さて、ここからが「閲覧制限」になります!

相手と共有する際に、権限を決定しますよね。

そこで「閲覧者」または「閲覧者(コメント可)」の権限を与えられた人は
非表示のシートを見ることができなくなります!




次に、機能制限です。
閲覧者へ下記3点の機能を制限させることができます。

① コピー

② ダウンロード

③ 印刷


先ほど追加・共有した画面で説明をしていきます
まず、右上の歯車マークをクリックします。

そうしましたら、チェックボックス
「編集者は権限を変更して共有できます」と
「閲覧者と閲覧者(コメント可)に、ダウンロード、印刷、コピーの項目を表示する」
が表示されます。

下のチェックを外したあと、もとの画面に戻り「共有」をクリックします。
そして「完了」を押して終了となります。

【編集者の権限が与えられた人・設定をしていない場合】


【閲覧者・閲覧者(コメント可)の権限が与えられた人】


なお、こちらの機能はスプレッドシート以外に
ドキュメントやプレゼンテーションでも使用が可能です!


さて、いかがだったでしょうか。
共有したいけど 編集を勝手にされたくはない、という時に
とても力を発揮する機能ではないでしょうか。

ぜひ、こちらの機能使ってみてください!