Google Workspace 調査隊活動レポート: 9月 2018

Apps調査隊の小林です。

この度、お客様アンケートを実施致しました。
その結果、Google Keep の活用方法を知りたい！というご要望が多くございましたので、今回のブログでは、Google Keepの活用方法をご紹介することとなりました。

Google Keepは、現在G Suiteのコアアプリにもなっているメモアプリです。

アップデートブログ（2017年3月8日水曜日）
https://gsuiteupdates-ja.googleblog.com/2017/03/google-keep-g-suite.html

【できること】

・テキスト、音声、画像のメモを取ることができます
・画像からテキストを抽出・音声からテキストを抽出（音声とテキストの両方をメモできます）
・手書きメモを作成
・画像上の書き込み
・背景にグリッド線を表示可能
・リストの作成（チェックボックス）

・メモの同時共有、同時編集・メモは色分けしたりラベルを付けたりして整理できます
・保存したアイテムもフィルターをかけてすぐに検索できます
・指定した場所や時間でリマインダーを設定（Google Keep で作成したリマインダーも Googleカレンダーに表示されます）
・他のGoogleサービス（カレンダー、ドキュメントなど）との連携
・Google Keep はスマートフォン、タブレット、パソコン、Android で動作し、追加したアイテムはすべてのデバイスで同期されます

【利用シーン】
-思い付いたことをメモ
-友だちや家族とアイデアを共有
-メモを他のユーザーと共有、リアルタイムで編集できるので、案の出し合いやブレストなどに利用できます適切なタイミングで必要なメモを表示
-買い物リストは、位置情報に基づくリマインダーを設定しておき、店舗に着いたときに買い物リストを表示するようにリマインドをかけます
-セミナーなどで、ホワイトボードの文書などを写真撮影しメモをとる -気に入ったデザインのポスターを撮影し、メモを追加、自分だけのギャラリーやコレクションを作成
-領収書を撮影後にテキスト抽出し、そのままスプレッドシートにコピペし経費精算書として提出

【Google Keep利用参考サイト】

◆Keep クイックリファレンス
https://gsuite.google.com/intl/ja/learning-center/products/keep/cheat-sheet/#!/

◆Keepへのアクセス方法
https://support.google.com/keep/answer/2888240co=GENIE.Platform%3DAndroid&hl=ja

◆8 tips to help you keep up in Google Keep（原文） https://www.blog.google/products/g-suite/8-tips-help-you-keep-google-keep/

【Google Keep利用の拡張機能】

◆Web版Google Keepの拡張機能ウェブページ、画像、文章などのコンテンツを保存したいとき、ワンクリックでGoogle Keep保存できます。また、保存したコンテンツにメモやラベルを追加しできます。
「Google Keep Chrome 拡張機能」
https://goo.gl/OFJ6FV　

◆ Category Tabs for Google Keep™ は、Google Keepの整理を改善する拡張機能です。色でソートしたメモを簡単に表示できます。
「Category Tabs for Google Keep™」
https://chrome.google.com/webstore/detail/category-tabs-for-google/dlahcjmefibiedeecoegjilekaebchhl?hl=en

以上、
Google Keep 活用の基本編をご紹介させていただきました。
次回はより具体的なGoogle Keepの活用法をご紹介致します！

Apps調査隊の小林です。

今回は「個人カレンダーと共有カレンダーの連携」についてご紹介いたします。

Google カレンダーでは、プロジェクト毎などで共有カレンダーがある場合にチームメンバー個人が自分のカレンダーに予定を入れた時に、共有しているプロジェクト用のカレンダーにも、そのまま登録する事できます。

方法としては、
・チームメンバーをプロジェクト用カレンダーを予定に招待する１、２の方法
・グループで共有カレンダーを作成する３の方法があります

1.リソースを登録する方法でカレンダーを作成する
2.ユーザーそれぞれが連絡先へ登録する
3.グループで共有カレンダーを作成する

1.リソースを登録する方法でカレンダーを作成する

共有するプロジェクト用カレンダー自体を、カレンダー機能の「リソース」として作成個人が予定を作成する際に「会議室」タブからリソースとして登録されたプロジェクト用カレンダーを招待します

【手順】
1)リソースとして「プロジェクト用カレンダー」を作成
　※カレンダーリソース権限のある管理者の役割が必要です　

管理コンソール > リソース > リソースの編集 > 3線メニュー > 設備機能を追加

※ リソース作成方法（ヘルプ）https://support.google.com/a/answer/1033925?hl=ja&ref_topic=1034362

2）「プロジェクト用カレンダー」の詳細を設定します
「＋」アイコン > 詳細を入力しリソースの追加をクリックします
（カテゴリとリソース名は必須）

3）カレンダーを共有「特定のユーザー」のみがアクセスできるような共有設定をする必要があります　

参考ヘルプ：https://support.google.com/a/answer/1034381

管理者コンソール > カレンダー > マイカレンダー > 該当するリソースを選択 > 3点メニュー > [設定と共有] をクリック

4）リソースの共有を特定のユーザーに絞る

（ユーザーを追加）設定の特定のユーザーと共有からユーザーを追加します

5）個人のカレンダーから予定を設定

個々人がカレンダ-に予定を作成 > 予定の詳細から「会議室」タブを選択 > 招待する「プロジェクト用カレンダー」を選択し予定を保存します

6）個人カレンダーと共有プロジェクト用カレンダーに予定が作成されます

共有プロジェクトカレンダーに招待された予定の参加「はい」にし、予定を確定します

2.ユーザーそれぞれがカレンダーIDを連絡先へ登録する

カレンダー ID を連絡先へ登録個人が予定を設定する際に、予定の詳細画面から「ゲスト」タブから「カレンダー ID」で当該カレンダーを検索し、招待します。

【手順】
1）新しいカレンダーを作成

3点メニューからを選択設定と共有を選択 > 特定のユーザーと共有します

※プロジェクト用カレンダーへアクセス可能なユーザー自身が当該カレンダーを連絡先へ登録をする必要があります
2）新しいカレンダーを作成＆共有　

カレンダーウィンドウの左側の [マイカレンダー] 列または [他のカレンダー] 列で、プロジェクト用カレンダー名にカーソルを合わせ、表示された[︙]をクリック

[設定と共有] を選択 > [カレンダーの統合] セクションの「カレンダー ID」に表示されるメールアドレスのカレンダー ID をコピー

3）連絡先に共有カレンダーを登録
連絡先 > 新しい連絡先のメールアドレス欄にコピーしたカレンダー IDを貼り付ける

4）予定にゲストとして共有カレンダーを作成

個人のカレンダーで予定を作成する際に、ゲストタブ > ゲストを追加欄にカレンダー IDを入力 > 保存　

※名前での検索不可

5）招待状の送信設定を選択します

ゲストに招待状を送信すると、予定の参加について返答が必要になります。自分が所属するグループの予定に対しての設定なので招待状の送信は不要かと思います。

《メモ》
管理者が代わりに一括での登録する場合は、APIでの操作をご検討ください。
グローバルディレクトリを管理する - G Suite 管理者ヘルプhttps://support.google.com/a/answer/1628009?hl=ja　

※「クライアントアプリケーションを作成して連絡先を管理する（上級）」セクション内の「Google Contacts Data API でユーザーの個人の連絡先データを管理する」が該当します