【Apps調査隊】Googleアカウントなしでも OK な Google フォームについて調査してみた！

Apps調査隊 の小金澤です！

今年度から社内の IT・AI相談所のメンバーとして参加することになりました。

専用サイトにプロフィールを作るために

得意なジャンルなどをアンケートに書いているのですが...意外と悩みますね。

普段から業務で Google Workspace を使っていますが、

実は Google フォームも日々進化していて、驚きと新しい発見の連続です。

「これ、すごい！便利！」と思った最新の使い方は、

このブログでどんどんシェアしていきますね。

今回のテーマは、

Google アカウントを持っていない人でも回答できる Google フォームの作り方についてです。

Google フォームには便利な設定がたくさんありますが、

今回は特に重要なポイントを絞って解説していきます！

タブ「設定」　

タブ「設定」：回答の設定

まずは「設定」タブの中にある「回答」という項目をチェックしましょう。

▶ メールアドレスを収集する

アカウントを持っていない人に回答してもらうには、

ここを「収集しない」または「回答者からの入力」にします。

※「確認済み」にすると、Google ログインが必須になるので注意です！

▶ 回答のコピーを回答者に送信

回答した内容を本人にメールで送ってあげたい場合は、

[メールアドレスを収集する］を「回答者からの入力」にしたうえで、

こちらを「リクエストされた場合」か「常に表示」にします。

なお、項目「デフォルト」内の「フォームのデフォルト設定」でも同じ事ができます。

しかし、「メールアドレスを収集する」の設定も自動で切り替わってしまうので、

変わっていないか最後に確認してみてください。

タブ「設定」：項目「表示設定」

次に、回答者にどう見えるかを設定する「表示設定（プレゼンテーション）」項目です。

▶ 確認メッセージ

「送信」を押した後に表示される言葉を自由に変えられます。

資料のURLを貼ってダウンロードしてもらう使い方もできて便利です！

▶ 結果の概要を表示する

こちらがオンになっていると、他の人の回答結果が全員に見えてしまいます。 

プライバシーを守るために、基本は「オフ」になっているか確認しましょう。

【オンの状態】

【オフの状態】

項目「デフォルト」

こちらは、項目「回答」で解説させて頂いた通り

回収したアンケート結果と併せてメールアドレスを回収できる機能を設定する箇所です。

タブ「回答」　

タブ「回答」：スプレッドシート連携

集まった回答を自動でまとめるには、

右上の「スプレッドシートにリンク」をクリックします。

新しいシートを作るか、既存のシートを選ぶだけで

自動で回答が書き込まれるようになります。

公開　

いよいよフォームを配布（公開）します！

画面右上の「共有アイコン」を押下すると

フォームのアクセスについての設定が表示されます。

[一般的なアクセス] 内「編集ビュー」は

身内で編集権限を共有する機能であり「アクセスできるユーザー」にて

ユーザーを指定できます。

一方の「回答者ビュー」は

アンケートを答えて頂く範囲を決定する項目であり、

[リンクを知っている全員]であれば、どなたでも回答が可能です。

設定が終わりましたら「完了」を押下後、

アイコンの隣にある「公開」をクリックし終了です！

リンクをコピーしメールやサイトに貼り付ければ、回答が可能です。

いかがでしたか？

Google フォームは、「設定」のコツさえつかめば誰でも簡単に

しかも安全にアンケートを作ることができます。

ログイン不要の設定にすれば、活躍の場はもっと広がるはずです。

ぜひ今回の記事を参考に、オンリーワンの便利なフォームを作ってみてくださいね！

【Apps調査隊】Google フォームと連携しているスプレッドシートについて調査してみた！

Apps調査隊 の小金澤です。

Google 公式のアップデート情報（日本語版）が 現在滞っておりますが

私は英語版を翻訳して内容をたまに確認しております。

ただ、ページの読み込みと翻訳するための読み込みで

ページ全体を閲覧できるまで少し時間がかかるので

不自由さを感じているこの頃です。

加えて、アップデート情報をメルマガに記載するためにまとめているので

これから大量に来るのかと凄く身構えております。

今回ご紹介するのは、
Google フォームと連携しているスプレッドシートについてです。

お使いの方はもうお気づきかと存じますが

Google フォーム作成後に新しいスプレッドシートを作成すると

自動で表が作成されます。

あまり見慣れない表なので、恐らくどうやって使うのか悩んでいる方が多いと思います。

今回はこちらの表について一番の特徴である

グループ化ビュー と フィルタービューについて掘り下げていきます！

まずこちらは、質問ごとに回答を抽出できる方法でございます。

ツールバー内「フィルタ表示」より グループ化ビュー と フィルタービュー を使用します。

 グループ化ビュー 

回答が記載されている表内にセルを合わせ

「フィルタ表示」をクリックと分類ができます。

ビューを確認し終えた後、「保存しますか？」と出ますが

保存すると「～　で分類」と保存され（名前変更可）、

保存をしなければ「～　による一時的なグループ」として履歴が残ります。

 フィルタービュー 

グループ化ビューと同様の手順で、表にフィルタを追加できます。

フィルタビュー作成後、バツ印をクリックすると保存しなくても消えます。

保存をすれば「フィルタ1」となり（名前変更可）、

保存をしなければ「一時的なフィルタ」と履歴に残ります。

こちらの保存した場合としなかった場合の違いは

オプションの種類です。

保存をした場合は、名前の変更や複製ができます。

一方、保存しなかった場合は選択肢が２つのみとなります。

さて、色々グループ化やフィルタを作成したら

現状、履歴がたくさん表示されているかと思います。

こちらをリセットさせたい場合は、

メニューバー内「データ」→「ビューのオプション」

→「タブ内のすべてのビューを削除」　の順で選択をしていきます！

そうしますと、まっさらな状態になりますので

（ ※ まっさらな状態 = 保存したビューがなくなった状態 ）

抽出したいものを改めて作成するのに最適です！

いかがだったでしょうか。

ここで紹介しきれなかった機能はたくさんあると思うので

ぜひ皆様でも新機能探してみてください！

【Apps調査隊】フォームについて調査せよ。

Apps調査隊の髙橋です。

先日、スプレッドシートとフォームが上手く紐付かないという現象が起こりました。

フォームの紐付けが出来なかったのはなぜだったのか、

実際に操作していきながら、注意点などを模索していきたいと思います。

また、あまりフォームなど使う機会がない私ですが、

便利だなと思ったものもご紹介したいと思います。

まずはじめにフォームとスプレッドシートを紐付けしていきます。

【操作手順】

まずはじめに、アプリの欄からフォームを開きます。

フォームの画面に飛ぶと、上に「新しいフォームを作成」とあるので用途に合わせて選択をします。

新規作成の画面に飛ぶと、下記画像のようになるのでここで入力してみます。

入力したら、上の回答をクリックするとスプレッドシートのマークが出てきます。

クリックしますと、「回答先の選択」とあり、新規スプレッドシートを選択します。

※今回は「検証1」とフォーム名を付けます。

スプレッドシートを見ますと、これで紐付けが完了しておりますので、

試しにこのスプレッドシートの上にある「フォーム」から「実際のフォームを開く」をクリックします。

↓

そうしますと、先程の作ったフォームが開かれ表示されます。

これで、フォームとスプレッドシートの紐付けが完了です。

【なぜ紐付けされなかったのでしょうか】

では同じ内容のフォームを編集して作成する際、何に気をつければ良いか確認していきたいと思います。

紐付けの上手く行かなかった現象としては、既存のスプレッドシートに元々ペアになっていたフォームが紐付いたままだったことが関係しているのではと思います。

【このようなことが起こらないようにするには】

もし、同じ内容のフォームを新たにスプレッドシートに紐付ける場合は、

元のフォームをコピー（※コピーすると「〇〇のコピー」というように表示されるので目安に）して既存のスプレッドシートではなく、新しいスプレッドシートを選択して、完了致します。

↓

↓

※新しいスプレッドシートには「検証2」と入れます。

また、もし同じスプレッドシート内に新しいフォーム（※ここでは「検証２」）を入れる場合は

フォームから︙の中の「回答先を選択」をクリックして、「既存のスプレッドシート」をクリックします。

選択した、スプレットシートを開きますと画像のようにタブが追加されます。

また、「検証2」に紐づけていた検証2のスプレットシートは、

「検証1」のスプレットシートに移ったので紐付けが解除されます。

※紐付けが解除されるとフォームのアイコンが消えます。

基本、1フォームに1スプレットシートで紐付けと考えて、

フォームを新規作成したら新しいスプレットシートに都度紐付けをするのが

一番良い解決方法ではないかと思います。

【結果】

フォームをコピーするときの注意点は、コピーして新たに作成した時まっさらな新しいスプレッドシートに紐付けするように心がけてみてください。

これだけで、紐付けがうまく行かないということがなくなるのではないかと思います。

【プチ情報】 

フォームの作成の中で、上記の画像から操作ができるようになっています。

上のマークから説明致します。

上のマークは新しいタブの追加ができます。

２つ目はフォームをインポートできます。

↓

インポートをすると、フォームの右側にどれをインポートするか選択欄が出るので

インポートしたいものをチェックしてください。

上から３つ目は、「タイトルと説明」を追加できます。

４つ目は「画像の挿入」ができます。

５つ目は、「動画の選択」ができます。

クリックしますと、ここでキーワードを入れて、追加ができます。

最後、６つ目は「セクションの追加」ができます。

新しく違う見出しを作って題名を新たに追加できます。

フォームの歯車マークから「テスト」をクリックして「テストにする」を選択すると

テスト形式にフォームを作成できます。

テストの機能もとても便利ですので、ぜひお試しください。

これらが、主な作成するにあたる機能です。

また、8月上旬に発表された機能ですが、記入途中の回答が自動で保存されるようになりました。

これで、途中でも消えて初めからになったり、保存のし忘れなど起こらないので安心ですね。

以上、フォームについてのご紹介でした。

【Apps調査隊】フォームについて調査せよ。

Apps調査隊の蟹江です。

 フォームを活用したいと思っているけれど、どんなものが作れるのか見当がつかない方も多いと思います。
そこで今回は製作者目線でのフォームの使い方をご案内します。 

ーーーーー
１）質問の種類
２）設定の詳細
３）フォームを回答してほしい人へ送る
４）テスト
ーーーーー 

１）質問の種類 

フォームでは、回答の形式を変更できます。
 目的に合わせてこれを活用することでより必要な情報を収集しやすくなる効果があります。

■記述式・段落
文章で回答でき、記述式と段落はそれぞれ制限字数が違います。
使用例→お問い合わせフォーム

■ラジオボタン
一つだけ選ぶものはこちら。

■チェックボックス
複数選択をするものはこちら。

■プルダウン
一つだけ選ぶものでも、選択肢が多いものをコンパクトに表示できます。

■ファイルのアップロード先
ファイルを添付してもらいたいときに。
使用例→イベント参加報告として、撮影した写真を投稿 

■均等目盛
 任意の数字を選択するもの。
 使用例→アンケートでどれくらいの評価か聞く

■選択式（グリッド）
 細かい質問がたくさんあるときに。
 使用例→正確診断テストで「そう思う」「そう思わない」などすべて同じ答え方で回答がほしいもの

 ■チェックボックス（グリッド）
選択式（グリッド）と同様。 こちらは複数選択が可能。


■日付
日付をカレンダーで選択可能。
使用例→勤怠管理 


■時刻
時刻を入力。
使用例→勤怠管理

 ２）設定の詳細 

回答者に制限をかけたり、条件を作ったりします。

■メールアドレスを収集する
☆ログインが必要：
・（自社ドメインと）信頼できるドメインのユーザーに限定する
・回答を一回に制限する

→社内アンケートを取るときに使用します。
また、複数回答されると困るもの（申し込みなど）も回数を制限できます。

 ☆回答者が行える操作
・送信後に編集
・概要グラフとテキストの回答を表示 
→送信後に編集して問題ないものはチェックを入れるとユーザが修正をかけられます。

 ３）フォームを回答してほしい人へ送る

■メール
メールでフォームのアドレスを送ります。
回答してほしい人が決まっている場合に便利。

■リンク
社内掲示板に貼り付けて任意で回答していただけます。

■HTMLを埋め込む
サイトにリンクを貼り付けず直接フォームを埋め込みます。

 SNSに投稿する
ツイッターとフェイスブックにリンクをつぶやけます。

 ４）テスト 

質問の点数を割り当てて自動採点を有効にできます。 
普通のアンケートのように回答をしてもらいますが、作成者側で配点を設定しておくと
回答時に採点を自動でできます。
結果は「スコアを表示」から見ることができます。

新人研修の理解度チェックで活用できそうです。

ーーー

フォーム、活用されていますか？
上記のような設定でより効率的な業務ができると思います。
ぜひ活用してくださいね。

以上、フォームについて紹介しました。