【Apps調査隊】Meetの新機能コンパニオンモードについて調査せよ。

Apps調査隊の髙橋です。

最近は暖かくなり、春ももうそろそろかなと感じる今日この頃です。

さて、今回はMeetの新機能等が出まして、実際に触ってみてどういった場面で使うのか

ご紹介していきたいと思います。

以前は、「ブレイクアウトルーム」や「ホワイトボード」等の機能について紹介させて頂きました。

新しく追加された機能も含めて、今回ご紹介していきたいと思います。

早速ですが、今回「コンパニオンモード」という機能が加わりました。

まず、この「コンパニオンモード」とは、どういった場合に使うのでしょうか。

この「コンパニオンモード」は主に、ハイブリッド会議等で使用するのに向いている機能です。

※ハイブリット会議とは

共通の会議でリモートと会議室、両方で行う会議のことを指します。

リモート側と会議室側で両方の方がいらっしゃる場合、

会議室にいる参加者は画面でChatやアクティビティに参加ができません。

そんな時、この「コンパニオンモード」が役立ちます。

今回は「コンパニオンモード」で操作していきながら、どういったことが出来るのか、試して行きたいと思います。

【コンパニオンモードでMeetに入る】

コンパニオンモードでMeetに入るのは、とても簡単です。

Meetの画面を開くと、開いた画面右側に「コンパニオンモードを使用」と書かれた箇所がございます。

ここから入る事で、コンパニオンモードでMeetに参加できます。

では、実際入った場合どのように操作ができるのか見ていきたいと思います。

まず、「コンパニオンモード」の大きな利点としては、ビデオ通話を接続した状態で、

パソコンで画面を共有にChat、アンケートやQ＆A、そして主催者向けの設定を操作できるようになっております。

また、コンパニオン モードではパソコンのマイクとカメラがオフになるため、

ノートパソコンからハウリングが発生することがありません。

普段は、赤い枠のところにマイクとカメラのボタンがあるのですが、既に無い状態で入る仕様になっています。

また、「コンパニオンモード」で入ると、既に入っているユーザーと別に、二人目のアカウントとして表示されます。（同じ人が違う端末で入っても、それぞれで1ユーザーとしてカウントされます。）

（今回2人がコンパニオンモードと通常で入っているので表示が4人となっております。）

※iPhoneなどの携帯等からは、「コンパニオンモード」では、入れません。

画像にもある通り、コンパニオンモード画面でできることをまとめると、

1.「画面を共有」（元々、ビデオや音声が無い機能な為、ハウリングが起こりません。）

2.「他のユーザーとチャットする」（通話の他のユーザーとメッセージのやり取りができます。）

3.「アクティビティに参加する」

（アンケート、Q&A、ホワイトボード等に参加できます。）

4.「挙手する」（コンパニオンモードで入ったユーザー名で挙手することができます。）

5.「通訳する」

（通常モードで入っているMeetで話す内容を、「コンパニオンモード」の画面でも字幕をクリックで表示されます。）

【この機能で分かったこと】

コンパニオンモードでは、主に「アクティビティ」等でやり取りしたりする為の機能に特化しているので、「コンパニオンモード」の画面ではパネル等は出ないようになっております。

また、先程も言ったように「コンパニオンモード」に入ると、その入ったユーザーで1人なので、Meetの上限がある場合は、確認しつつ是非この機能を使ってください。

【プチ情報】

今回字幕のリアルタイム翻訳機能の一般提供が開始され、字幕の言語が下記より追加されました。

今までは英語のみだったのですが、他4言語追加されました。

設定をする際は、Meet画面の︙から「設定」を選択し、「字幕」で選択可能です。

日本語はまだ追加される予定は出ていなかったのですが、いつか追加されたら更に良いですね。

以上、新機能の「コンパニオンモード」についてのご紹介でした。

【Apps調査隊】Googleカレンダーの便利な機能について調査せよ。

 Apps調査隊の髙橋です。

今回はGoogleカレンダーを使用していて、便利だと感じた使い方をご紹介致します。

予定を作成する際、プライベートな内容の予定などは他の方に見られないようにしたいですよね。

しかし、非公開にしても結果として「予定あり」と表示はされてしまいます。

そこで、全く他の人に見られないようにするために自分用のマイカレンダーを作ることで、

予定を他の人に見られることなく予定を作成できます。

【マイカレンダーを作る】

1.Google カレンダーを開きます。

2.画面右上の歯車マークから、「設定」を選択してクリックします。

3.設定画面を開き、左側に「全般」と書かれた列を下にスクロールしますと「カレンダーを追加」とありますので、クリックします。

4.開きましたら、「新しいカレンダーを作成」をクリックします。

5.そうしますと、下記のように画面が表示されますので、自身の分かりやすい名前を付けて作成致します。（プライベート用など）

6.「カレンダーを作成」で完了です。

では、実際に予定を立てて確認して見たいと思います。

今回の場合、「プライベート」でカレンダーを作りましたが、予定を立てる時、新しく作った「プライベート」でカレンダーを変更して作成します。

新たに作成した予定は、他の方の予定にも表示されることはありません。

もし、「予定あり」と表示もさせたくない時は、このような方法で

予定を立ててみるのも良いかもしれません。

【G mailの重要な内容等をカレンダーにタスクする】

G mailでやり取りをしていて、すぐカレンダーに忘れないように予定を入れておく場合タスクをしておくととても便利です。

分かりやすく今回タスクも新しく作成しました。

＜手順＞

1.タスクの新規作成はとても簡単で、カレンダー、もしくはタスクしたいメールを開き「To Doリスト」のマークをクリックします。

2.クリックすると画面右側にリストが表示されます。

3.タスク名の横にあるプルダウンをクリックします。

4.「新しいリストを作成」で名前を入力して保存します。

5.新しいリストを作成したら、今回作ったリストにタスクを振り分けて完了です。

ここでのポイント！

大事な内容のメールなど（特に期限が決まっている内容のもの）、すぐカレンダーに入れることができるので、忘れずに済み作業漏れ等もなりにくくなります。

また、タスクに関する既に実装されている機能で、タスクを繰り返すことが出来るようになりました。

この機能により、タスクも曜日ごとなどにカスタマイズでき、今まではその時々によってタスクを作成していましたが、今までより一層使いやすくなりました。

ぜひ、必要な際はご活用ください。

プチ情報

【予定の設定】

この予定の設定の機能は、招待状が自分のカレンダーに追加されるのを選択できるようになりました。

画像のように「すべての招待状を追加」の場合は、いつも通り招待状を追加されていきます。

しかし、もう一つの「招待メールから出欠確認に返答した時に追加」の場合は、メールで出欠の返信をした予定の招待状のみが自動追加されるようになります。

この機能は、必要のない予定は表示されず、重要な予定のみが表示されるようになるので、カレンダーの管理が今までよりとても便利になります。

設定するにあたり注意点は、今の設定を変更した際新しい設定はそれ以降に届く予定にのみ反映されます。

ですので、今までの予定は削除しない限りは残ります。

【業務時間と勤務場所】

この機能は、カレンダーに勤務場所を直接表示出来るようになります。

メインオフィスの場所の欄は、管理者に設定して頂く形になりますが、

設定して頂くとオフィスの場所や何階かの詳細も設定できるようになります。

【設定】

1.管理コンソールに入ります。

2.「アプリ」＞「Google Workspace」＞「カレンダー」をクリックします。

※カレンダーの管理者権限が必要です。

3.「共有設定」をクリックします。

4.「勤務場所」をクリックします。

5.「ユーザーに日々の勤務場所の設定を許可する」チェックボックスをオンまたはオフにします。

6.「保存」で操作完了です。

ユーザー側は、下記の2つの部分が設定可能になっております。

有効にチェックを入れることで、より自分の予定を細かく設定ができます。