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2020年12月22日

【Apps調査隊】2020年について調査せよ。

Apps調査隊の蟹江です。

2020年も残りわずかとなりました。
今回は、今までご案内してきたことの総集編でお送りいたします。
テレワークに役立つ過去記事を中心にまとめました。

【重要】

G SuiteはGoogle Workspaceへ進化します。
現時点での変更点

【人気機能別まとめ】

■GoogleMeet

GoogleMeetの使い方
基本的なところですがおさらい。

地球にいながらまるで宇宙からMeetに参加しているような見た目にできます。

■Googleドライブ

オフラインモードについて調査せよ。
基本オンラインが前提ですが、自宅の回線不調や電波の届きにくいところで仕事する時に。

アップデートされしスプレッド、ドキュメント、スライドについて調査せよ。

食わず嫌いしないであげてほしいGoogleの機能たち。

ドライブファイルストリーム
個人的にはあんまり好きじゃないです。

■Gmail

アーカイブ機能は使われていますか?
対応済のメールはアーカイブしておけば受信トレイがスッキリし、見落としが減ります。
私は業務用アドレスで実際に利用しています!

待てど暮らせどこないメール、ブロックされてるかもしれません。
中途半端な時間に送りたくないメールマガジンや始業時間前のメールは
送信日時を指定して送ると便利。

Gmail迷惑メール対策について調査せよ。
放置が一番よろしくないです!

時間が経つと字が消えるペンって昔流行りましたよね。デジタル版です。

【その他テレワーク全体まとめ】

■管理者向け

ちょっとした小ネタですが知っていると便利な管理者向け小ネタです。

特権管理者さん向け。

二段階認証のすすめ。二段階認証(2要素認証)をとにかく導入してほしいです。
迷惑メールを放置していませんか?
またいたずらメールの出処を調べる必要がある場合の対処法をご紹介しています。


■利用者向け

チャットの活用
会話が感染リスクの高い今だからこそ活用できるツールです。
※記事内のファビコンについて、書いてすぐに変わってしまいました。
 かなしいです。こちらで少し触れています。
今、Googleグループが熱い。
チャットじゃ流れちゃうけど共有しておきたいこと(期限のあるアンケートなど)を
共有するときに重宝しています。
受信したメールに自動でラベルを貼っておけば後で探すときにも便利です。

感覚的にサイトが作れてしまう機能です。HTMLなんて知らない。
社内ポータルや申請まとめサイトがあるととても便利です。

至急確認が必要なのに連絡が帰ってこない!とやきもきしていたら相手が休みだった。
そんな悲劇を回避しましょう。
カレンダーに予定を書き込むのは自分以外のためにもなります。

・・・・

2020年も残りわずかですが、今までの記事でお役に立てていたら幸いです。


以上、2020年まとめでした。
良いお年をお過ごしください。

2020年12月4日

【Apps調査隊】身を守るためのIT活用方法調査せよ。


Apps調査隊の蟹江です。
少し前、また施設の爆破予告メールが流行りましたね。
もう少し前にはランサムウェアに感染して機密を漏らされてしまったりと
ITを活用した犯罪が多いです。

当社では中小企業向けセキュリティ対策
あんしんプラス」シリーズも提供させていただいておりますが、
今日は自分を守るIT活用方法を紹介します。

ーーーー
1.脅迫メールが来た
2.スパムメールが来た
3.万が一に備えて
ーーーー


1.脅迫メールが来た

もし脅迫メールが来たらの対処法です。
※もちろん通報や安全確保が最優先ですよ!
おまわりさんにわたす証拠を取得します。

■メッセージヘッダーを取得しよう
ヘッダーとは
メールの各種属性情報(宛先、差出人、メッセージの用件、返信先など)を記録する部分です。
これからIPアドレスをを確認すると、普通のメールなら誰から来たものなのかを調べることができます。

■メッセージヘッダー採取方法
Gmail ウェブ画面
> 返信アイコンの横にある点三つのその他アイコンをクリック
> メッセージのソースを表示 > 「元のメールをダウンロード」をクリックしダウンロード




※送信日からなるべく早く取得しないと情報が失われていきます。
遅くても 5 日以内のものをご取得ください。
取得手順には以下のGoogle社ヘルプ記事をご参照ください。

ヘッダー全体からメールの経路を確認する - Gmail ヘルプ
https://support.google.com/mail/answer/29436?hl=ja

■ヘッダーを読み解いて経路を特定する

上で説明したヘルプ内の、こちらのページで特定します。
https://toolbox.googleapps.com/apps/messageheader/

手がかりになるものはすべて残せるように、受信からなるべく早く取得するといいと思います。


2.スパムメールが来た

いわゆる迷惑メールですね。
迷惑メールではないのに迷惑メールフォルダに入る場合は、
「迷惑メールではない」報告とホワイトリスト登録をお願いします。

■スパムメールのパターン
スパムメールにもいくつか種類があります。
・本文にURLを貼ってあり、クリックするとウイルスに感染する
・添付ファイルにウイルスが仕込まれている
・普通のメッセージが届いており返信で有効なアドレスを確認する
・架空請求
などです。

中には思わず吹き出す面白い文章が書いてあるものがあり、
つい開きたくなりますが相手にしてはいけないものです。
名文につられて読むうちにメールに対して警戒心が薄れてしまい
うっかり添付ファイルやURLを開いてしまう確率もあがります。
そっと迷惑メール報告をして削除しましょう。
(会社内で迷惑メールの対応手順があればそちらで対応お願いします!)

■スパムメールを拒否する
・シンプルに迷惑メール報告


チェックを入れて報告アイコンをクリックすると次回から迷惑メールに振り分けられます。


・アドレスをブロック
※開いてからでないとこのメニューは出ませんので奥の手です。

参考ヘルプ
https://support.google.com/mail/answer/8151?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=ja

■URLをクリックしてしまったら
もしうっかりURLをクリックしてしまったら、たとえすべて読み込めていなかったとしてもすぐに通信を切りましょう。
Wi-Fiも有線LANもテザリングも全部切ってPCをスタンドアロンにしてください。
ウイルスに感染してしまったら社内のネットワークでつながっている他の人にも被害が及ぶ場合があります。
その後ウイルススキャンなどの対応があると思いますので、すみやかに担当部署まで連絡しておまかせしましょう。

3.万が一に備えて

ウイルスもかかるときはかかります。
情報漏洩もするときはします。
自分が原因でなくても、誰かがウイルスに感染して漏洩した情報の中に自分の情報が
入っている場合にアカウントを乗っ取られることもあります。
不正アクセスを防ぐためにも二段階認証を導入して備えましょう。

被害にあわないように自衛することと同時に、被害を最小限にする対策を覚えておくことで
重大すぎるインシデントから身を守りましょう。

以上、身を守るためのIT活用方法をご紹介いたしました。