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2023年6月19日

【Apps調査隊】スマートチップについて調査してみた

 Apps調査隊の小金澤です!


最近スマホケースがボロボロになったので買い替えたのですが

どこのサイトで探しても夢の国キャラクターがヒットし大変です。


正直あちらのキャラクターに疎く、

未だにリスの双子の名前がわからないです。

顔や色が違うのはわかるのですが、名前の割り当てがどうしても・・・


そんなわけで今回は

スマートチップの活用方法をご紹介していきます


スマートチップ??? という方は、過去に紹介している記事がありますので

ぜひ!見てください!!

▲【Apps調査隊】Googleのスマートチップについて調査してみた。

 https://www.njccloud.jp/2022/11/appsgoogle.html



まず、スマートチップは以下8点の機能があります。

① ユーザー

② ファイル

③ 日付、カレンダーの予定

④ 場所、地図

⑤ 変数

⑥ ストップウォッチ、タイマー

⑦ ファイナンス

⑧ プルダウン


① 〜 ④ については

ドキュメント と スプレッドシートの両方で使用できます


ただし、⑤ 〜 ⑥ はドキュメントのみ

⑦ 〜 ⑧ はスプレッドシートのみとなります。注意です。



使用方法としては、

メニューバー「挿入」の「スマートチップ」から組み込むことができます。

または、セル (ドキュメントならカーソル)に

半角 @ を入力し希望の動作を選択します



個人的に「便利そう」と思ったのは ⑤ 変数 と ⑦ ファイナンス です。


⑤ 変数 は Google から発表されたとおり

クライアントの名前、契約番号、住所などの情報をあらかじめ

プレースホルダと設定し、それをドキュメントに挿入するだけです。


つまり、どういう事かというと・・・

こちらを

こうして

こう!!


入力欄がリンクされているので、

一箇所修正するだけで同じ箇所の修正が完了します!


⑦ ファイナンス については

Google Finance が関係してくるのですが

簡潔にいいますと見たい株価の情報が瞬時にわかります という事です


メニューバー「挿入」の「スマートチップ」から

「ファイナンス」を選択し、気になっている企業名を入力する。


リンクをクリックすると、Google Finance の画面 が表示されます。


Google Finance の画面 ⇓⇓⇓



紹介は以上となります。

Google が細やかな機能を出してくれるのは嬉しい限りです。

対象の資料を扱う際に一箇所にまとまっていれば確認しやすいし、

省ける手順は省いて他の業務に従事できますしね。


皆様もぜひ良い作業効率化ライフをお送りください。

2023年6月6日

【Apps調査隊】メールのフィルタリング機能について調査してみた!〜メッセージヘッダー 編〜

 Apps調査隊の小金澤です。


前回のフィルタリングは、送信拒否についてご紹介しましたが

今回はメッセージヘッダーに注意書きを付けられる設定をご紹介します!



《《 IDが書かれたメールの件名に注意書きを入れる 》》ためには

次のように進めていきます



まず、管理コンソールにログインします。

そして アプリ>Google Workspace>Gmail の順に選択し、

項目「コンプライアンス」の

「コンテンツ コンプライアンス」で設定を行っていきます



右端にある設定を押し、ラベリングをする(説明を入力)。
今回は内部から外部へ送信した際に注意喚起をしたいため
「送信」にします。

内部間でも同様に
注意書きをつけたい場合は「内部-送信」にもチェックを入れましょう

設定が機能してほしいワードを
2.各メッセージで検索するコンテンツを表す表現を追加する に入れます

ここまでは だいたい前回と同様ですね。


3.上記の表現が一致する場合は、次の処理を行います にて
「メッセージを変更▼」を選択します。

「件名」に先頭に入れたい文字を入力し、
(反映まで時間を要するため)24時間おき、やっていきます


では次に検証を行っていきます!
taro@njc.co.jp から  hanako@netcoms.ne.jp へメールを送信します
いわば組織外にメールを送る構図ですね!

では hanako@netcoms.ne.jp の受信トレイを覗いてみますと・・・
taro@njc.co.jp で設定した 重要な内容 がきちんと付いてます

【after・hanako@netcoms.ne.jp の受信トレイ】

【before・taro@njc.co.jp の送信トレイ】


蛇足になりますが
数字を設定してしまうと電話番号にも
 重要な内容 が機能してしまうのかな?と検証したのですが


結果:そんな事なかったです


【設定:1215 画像:hanako@netcoms.ne.jp の受信トレイ】

xの部分を数字に変えても件名に 重要な内容 は付きませんでした


これで送信した相手にも
「重要な内容だから注意して!」と喚起ができます



フィルタリングの大まかな動作としては以上ですっ

ちなみに、ブログ内で使用したアカウントIDとパスワードは
Nord Security(リトアニアのセキュリティ企業)が発表した
2022年日本で使用された共通のパスワードです。

つまり、悪い人は知っている文字列ですので
フィルタリングする前に一度確認してみてはいかがでしょうか