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2018年10月23日

【Apps調査隊】lnbox から Gmail への移行について調査せよ

Apps調査隊の小林です。

今年4月に新しいGmailがリリースされ、8月には自動返信(スマートリプライ)やスヌーズなど、 Inboxの一部機能が Gmail に追加されました。今後、GoogleのメールアプリケーションがGmailに一本化され、Inboxは 2019年3月末でサポートを終了することとなります。

今回は、InboxユーザーがGmailへ移行できる為「Inbox の機能をGmailで使用する方法」をご案内致します。

(ご参考)
Gmail の新機能について
https://support.google.com/a/answer/7684334?hl=ja

(目次)
-Gmailで使用できるInboxの機能
-Gmailで使用できないInboxの機能
-iOS/AndroidのInboxアプリ
-まとめ


【Gmailで使用できるInboxの機能】

 ◆Inboxのスヌーズ機能受信メールを指定した日時に再度通知させる機能です。 待ち合わせ時間や場所などアポイントのメールなどを指定した時間にスヌーズ設定することができます。



⇨新しいGmailでも時計マークをクリックしてメールをスヌーズすることができます。



◆Inboxのフォローアップ(自動提案)機能とNudging機能

・フォローアップ(自動提案)機能:送信済みメールのうち、対応が必要な可能性のあるメールが受信トレイの上部に表示されます。

・Nudging機能:Gmailがユーザーにとって重要と判断した送信メッセージに対して、一定期間ユーザーが応答しないと、例えば「3日前に送信しました。フォローアップしますか?」など、対応を促す機能です。


新しいGmailでも、アクションの提案としてこの2つの機能を使用できます。
受信トレイの上部に返信またはフォローアップが必要なメールの候補として過去のメールが表示されます。

 デフォルトで [フォローアップするメールを提案] はオンになっています。


(※機能をオフにする場合は、 [設定] > [アクションの提案] > [返信するメールを提案] または [フォローアップするメールを提案] をオフにします。)


 ◆Inboxのスマートリプライ機能
受信メールの内容に基づいて、メールの返信例を3つ、レコメンドしてくれる機能です。ワンクリックで簡単にメールに返信ができます。

⇨Gmailでも同じ機能が利用できます。


(※機能をオフにする場合は、 [設定] > [スマートリプライ] > [スマートリプライ をオフにする]を選択します。)


【Gmailで使用できないInboxの機能】

◆Inboxのリマインダ機能
ToDoアプリのようにアプリ内でToDoを設定しタスク管理を行う事が出来ます。

 例えば、明日「発送作業」というリマインダを設定すると、 設定したリマインダはメールボックスの中にメールと同じようにに残ります。

スヌーズをかける事で再通知も可能です。 その為、リマインド通知を自分宛にメールする必要はありません。



完了をすることで、受信トレイから非表示にできます。リマインダーの一覧から、完了未完了のりマインドを参照できます。(Keepで作成されたリマインドも表示されます。)



 ⇨新しいGmailには、Inboxのような「リマインド機能」はありませんが、メモアプリである「Google Keep」や、タスク管理アプリの「ToDo リスト」で代替が可能です。

Web版の新しいGmail画面右端に「Google カレンダー」「Google Keep」や「ToDo リスト」のリンクアイコンが表示されています。Gmail上から直接、Keep にメモを、ToDoにタスクを書き込むことが可能です。


Google Keepで使用してリマインドをかける》
リマインドをかけたいメールを開いた状態で「Google Keep」の新規作成をクリックすると、自動でメールのリンクが自動で挿入されます。そのメモに必要事項を記入します。


 Keepで開くを選択し、Keepアプリに移動し


リマインドを設定します。



設定したリマンドは、カレンダーやGoogle Keepの通知機能でデバイス
(スマートウォッチやパソコンなど)に通知(表示)させることができます。

カレンダー上でリマインドを完了できます ⇨「完了とする」をクリック
完了済みのリマインドはクロスアウトされて表示されます。



完了済みリマインド一覧は、Google Keepで参照することができます。


ToDo リストを使用してリマインドをかける》
メールからタスクを作成するには、
新しいGmailを開いた状態で「ToDo リスト」ウィンドウにメールをドラッグします。
タスクにメールのリンクが自動追加され、メールの件名が、タスク名になります。


期限を追加します。



作成したタスクはーはGoogle カレンダー上にも表示されます。
カレンダー上部にリスト表示されます。



カレンダーからタスクを完了できます。完了したタスクはクロスアウトされます。



左のToDoタスクからマイタスクを編集できます。
期日超過のタスクは赤色のアイコンで表示されます。

※ToDoリストは、Google Keep のように、細かい時間指定での通知はできませんが、モバイル端末でも各 OS 毎に専用アプリをインストールすることで、設定した期限を知らせる通知を行えます。
- ToDo リスト
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.tasks&hl=ja
- Google ToDo
https://itunes.apple.com/jp/app/google-todo/id1353634006#?platform=iphone

例えば、iOSの場合、設定 > 通知から


ToDoリストを選択し、通知設定を行います。



どうしても、時間指定での通知を行いたい場合は、カレンダーに予定として追加するか、
以下リマインダーなどを利用します。

Google カレンダーを開いた状態で、右端のToDo アプリを開きタスクを表示します。
カレンダーで新規予定作成から、リマインダ−をクリックします。
タスクをコピー&ペーストするか、新たに内容を記入します。
日時・時刻を選択し保存します。



※過去に、Inoboxで設定したリマインドは標準機能として「Google Keep」 や「ToDoリスト」へ、一括移行することはできません。
1件ずつコピー&ペーストで対応するしかありません。


 ◆Inboxの自動分類
「新着」「トラベル」「ソーシャル」など7つのカテゴリ別に分類し表示できます。 同じ種類のメールを分類別で確認できます。



メールをカテゴリ別に分類するだけでなく、 関連する情報をまとめて表示できます。
 例えば、 「トラベル」ではフライトの予約メールやフライト時間などの情報を自動的にまとめて表示します。また、Googleカレンダーに自動で予定を反映できるので、メール検索で旅行の日程を確認する必要がありません。

⇨Gmailには自動分類機能はありませんが、
Gmailのデフォルトタブをinboxのカテゴリと同じ様に整理できます。

設定 > 受信トレイの設定 > 有効にするタブを選択 
から該当するタブ:「ソーシャル」「プロモーション」「フォーラム」を選択します。
それぞれのタブにメールが振り分けられます。




 ◆ハイライト
優先度の高いメールを最初に表示します。
メールの相手と、その相手にメールを送信する頻度の高いメールがハイライトに表示されます。ハイライトに表示されるメールの条件としては、開封、返信したメール普段読むメールに含まれるキーワードになります。

 ⇨この機能はGmailにはありませんが、
フィルターでラベル付けを行い、メールを振り分けます。


◆低優先度読む可能性が低いメールは、自動的に[低優先度] ラベルに表示されます。 Gmail の受信トレイで [優先トレイ] または [重要なメールを先頭] を使用していた場合は、 [低優先度] が分類済みのラベルとしてデフォルトで受信トレイに表示されます。

⇨この機能はGmailにはありませんが、
フィルターでラベル付けを行い、メールを振り分けます。

【iOS/AndroidアプリのInbox】


2019年3月にInboxのサービスは終了します。既にダウンロード済みのInboxアプリの使用は継続できるとは思いますが、アップデートやバグ修正などは行われなくなります。
サービス終了までにGmailへの移行をおすすめします。

InboxとGmail アプリはそれぞれ別のアプリケーションです。
通知はどちらかをオフにしていれば、2重で通知が届くことはないので、同時使用をしても問題はありません。

まずは、Gmailアプリをダウンロードし、Gmailアプリでの利用が問題なく行われるようになりましたら、Inboxをアンインストールします。

【まとめ】


今回、改めてInboxとGmailを比較しましたが、 Inboxはメールアプリケーションとしてだけではなく、メールをタスクとしてとらえ、Inbox内でタスク管理を行う事ができます。
一方、Gmailは(今のところ)Keep やToDoリスト、カレンダーなどのアプリケーションと連携をして活用する必要があり、受信トレイにメールが溜まらないように、ラベル分け(フォルダ分け)など整理をする為の、ひと手間も必要となります。
ですが、「Google Cloud Next 2018 Tokyo」で発表されたました「スマートコンポーズの機能」のような新機能も今後は追加され、改良されていくようです。

AIを活用したアシスト機能による業務効率化や、1つのアプリケーション上でメール、タスク管理、メモをとるなど複数の業務をスムーズに行えるように、Gmail のさらなる進化に期待をしています。

※「スマートコンポーズの機能」
メールで単語を入力した段階で人口知能が文脈を解析し、その後に入力されるであろう文章を予測し提案してくれる機能です。(現在は英語版のみ) 

2018年10月9日

【Apps調査隊】Google Keep の活用法を調査せよ《応用編》

Apps調査隊の小林です。
前回のブログではGoogle Keep活用方法の基本をご紹介いたしました。
今回はGoogle Keep活用方法の応用編として具体的な利用シーンと活用方法とGoogle Keepの便利なショートカットについてもご紹介致します。


 <活用方法>

01. リマインダーとして活用
02. バケットリストとして活用
03. 集中を持続するために素早く取れるメモとして活用
04. 画像や位置情報を共有
05. リストとして共有
06. その他の活用法


  <便利なショートカット>

01. キーボードショートカット
02. ラベル追加の方法


 01. リマインダーとして活用

【活用シーン】
・家を出る前の忘れ物チェックリスト
・定期的更新のリマインド
・訪問先のについた時の建物情報(訪問階や相手担当者の情報などをKeepに記載)
・前日に完了できなかった、翌日持ち越し案件のTodoリスト
・スーパーについた時の最寄り駅、訪問先の情報 「駅についたら郵便物を出す」 「職場にもどったら請求書を作成する」など

 例)定期更新をリマインドするメモ



詳細なリマインダーの通知頻度や終了するタイミングを設定できます。  

【手順】
1)指アイコンをクリック


2)日付、時間を選択から日付と時間を設定します 少し後で、明日、次の週などワンタップでリマインドを設定することもできます。


3)カスタムから「頻度」と「通知終了のタイミング」を設定できます。


4)場所の選択から事前登録した「自宅」や「職場」または任意の場所についた時にリマンドできるように設定できます。 リマインドの通知は、 スマホやスマートウォッチから確認できます。



とにかく小さなタスクや納期、アポなどはKeepでとりあえずリマンドしておいて、うっかりミスを無くします。また、思い出さないといけないというストレスもなくなります。

 02 バケットリストとして活用

【活用シーン】
・人生のバケットリストとして
・夢や目標などのビジョンボードとして(チームで共有し何かの啓発にも用いることができます)
・アイディア出しのブレインダンプとして 
・チームメンバーと共有するToDoリストとして  

Google Keepの表示は「ギャラリー表示」と「リスト表示」が選択できます。




「リスト表示」はメモがタイル状に並び、ひと目で画像が確認できるビジュアルジュボード として活用できます。


画像をメモのトップ画像に設定し、ラベルを付けてソートします。
画像があるので直感的にメモの種類を判別しやすくなります。

(画像の追加方法)
①ドラッグ&ドロップ ・ドライブから選択し挿入
②カメラアイコンを使用してスマートフォンで写真を撮影

03.集中を持続するために素早く取れるメモとして活用

 一般的に一度業務を中断し、再度業務に集中できるまでに平均25分かかると言われています。



ちょっとした考え事や、同僚からの予想しない依頼などは、Google Keepに書き留めて適切なタイミングでリマインドをかけます。

今やるべき仕事に集中するためにも素早くメモを取る必要があります。Google Keepは音声た写真、拡張機能で素早くメモを取る事ができます。

 【音声メモ】書く暇のない時は、音声でメモをとります。取った音声は自動的にテキスト化されます。


(操作手順)
 スマートフォンのKeepアプリをひらきます。 マイクアイコンをタップし音声を入力 します。


 音声はもちろん、自動でテキストも保存されます。


【写真でメモ】写真でメモをとります。画像上のテキストをメモ上のテキストに起こすことができます。

(操作手順)
スマートフォンのKeepアプリをひらきます。
カメラアイコンをタップします。

  
 「写真を撮る」タップします。
看板や広告、名刺、 ホワイトボードなど、メモに残したいものを写真に撮ります。

画像をタップし選択してから3点メニューを開きます。
[画像のテキストを抽出]を選択し、テキストにおこします。


 【拡張機能でメモ】 
Web版Keepの拡張機能 
https://goo.gl/OFJ6FVを利用し、WebブラウジングをしながらワンクリックでKeepにメモを保存します。Keepアプリを起動する必要はありません。
詳細は前回の記事:【Apps調査隊】Google Keep の活用法を調査せよ《基本編》をご参照ください。
https://www.njccloud.jp/2018/09/appsgoogle-keep.html


 04. 画像や位置情報を共有

【活用シーン】
・使い方のメモなど画像の上に注釈を付け、簡単なマニュアルにする。
・作業現場や作成工程の状況写真を共有します。(画像は編集ができるので画像に直接指示を書き込むことができます。)
・メモに画像やマップ、店舗情報を追加し共有GoogleMapと連携して待ち合わせ場所の詳細を共有(食事会や社外での打ち合わせなどに活用できます)

(手順)
①マップで検索した位置情報をKeepに共有します。




②投稿をタップします



③必要であれば説明を追加、メモを共有します 



05 リストとして共有

【活用シーン】
・在庫管理 ・買い物リストリスト
・ToDoリストなど
・Bookリストなど、収集物のリスト

(手順)
メモにチェックボックスを追加してリストを作成します。
リストをチームや家族と共有します。



リストの 優先順位を変更する際には、チェック・ボックスを並べ替えます。ドラッグアンドドロップで簡単にできます。



 06 その他の活用法

①気になる書籍や新聞の記事をメモにとります。
カメラアイコンをクリックしKeepに画像を保存します。
画像のテキストを抽出でテキストにおこします。
必要があればリマインドをかけますラベル付けをします。

例えば、 名刺や本の表紙、セミナーのホワイトボードの情報をカメラで撮りテキスト化し保存します。

【活用シーン】
本棚の背表紙から書籍リストを作成し在庫書籍をメンバーと共有します


 キーボードショートカット

c - 新しいメモを作成
o - 選択したメモを開く Enter - 選択したメモを編集
Esc - メモを閉じます
j - 下位のメモに移動
k - 上位のメモに移動
n - チェックボックスの下位のリストアイテムに移動
p - チェックボックスの上位のリストアイテムに移動
Ctrl or Command + g - リスト表示とギャラリー表示を切り替え
Ctrl + z - 今行った操作をキャンセル / - 検索(検索画面に移動)
e - 選択したメモをアーカイブ
# - 選択したメモを削除します


 ラベル追加方法

3点メニュー > ラベルを追加 > ラベルを選択し追加することもできますが、 ハッシュタグでラベルを追加することも可能です。


まとめ

Google Keepはアカウントに紐付いて PCやタブレット、スマートフォンなどでメモを残すことができます。 共有も簡単に行なえ、日時や場所を指定してリマインダーをかけることもできます。 かけたリマインダーはGoogleカレンダー上に表示させることが可能です。 Google Keepを使いこなして、さらに業務を効率化していきたいですね。