【Apps調査隊】事象が起きた際の管理コンソールでの確認方法について調査せよ。

Apps調査隊の髙橋です。

9月から今月にかけて、ドライブに関して起きた事象や、メール関連のご質問がありましたので、ピックアップして今回は管理コンソールで確認する方法を下記にまとめてみました。

【その1】

ドライブでファイルを作成しようとした所、クリックが出来なかった。

（作成が新規作成が出来ない。）

1つ目につきましては、新規で共有ドライブの作成が制限されている設定になっていたのが原因で作成が出来なかったようでした。

では、設定を解除する管理コンソールでの操作をお伝え致します。

【手順】

1. 管理コンソールにログインします。

2. 「アプリ」＞ 「 Google Workspace 」 ＞ 「ドライブとドキュメント」＞「共有設定」＞ 「共有ドライブの作成」 ＞ 「 ”組織名”のユーザーが新しい共有ドライブを作成できないようにする」のチェックが入ってないかをご確認ください。

ここの画面で、「ドライブとドキュメント」の設定が出来ますので、

設定がオフ、またはオンになっているのかなと思った際は、管理コンソールをご確認ください。

【その2】

いつの間にか、共有されたファイルやスプレッドシートなどの編集が変わっていた、またファイルが消えていたと言った事が起こったことはありませんか？

そういった時に、確認する方法がありますので、お困りの時にお使いください。

※BusinessStarter（Basic）のエディションをご利用の方は、「監査ログ」対象外です。

【手順】

1. 管理コンソールにログインします。

2.「レポート」＞「監査」＞「ドライブ」の順に選択して頂きます。

3.「フィルタを追加」でファイルの検索をします。

上記の画像にもあります通り、「ドライブ」では、「アイテム名」でファイルの名前、「イベントの説明」で誰が閲覧、または編集したかなどを知ることが出来ます。

右に画面をスライドすると、「公開設定」が現在どの様になっているかも分かるので、設定を知りたい場合はこちらで確認して頂くと一目で確認することが出来ます。

また、「フィルタを追加」で検索かける際、キーワードを選択して調べると見つけやすくなります。

右上の歯車マークでは、調べる項目を追加して保存もできますので、

カスタマイズして自分だけの検索の文言など作ってみるのも良いと思います。

↓

また、この監査ログは、メールやチャット、カレンダーなどのアプリに関してもそれぞれ見ることが出来ますので、確認したいことがあった場合は、それぞれの監査ログを見てみてください。

【その3】

退職される方の、今までのメールのデータを移動させたい場合の手順をお伝え致します。

【手順1】

まず初めに、移行するための設定をします。

1.管理コンソール（特権管理者）にログインします。

2. 「ホーム」＞「データの移行」の順にアクセス致します。

3.「データの移行を設定」をクリックします。

4.「移行元」で「Google Workspace」を選択します。

5.「開始」をクリックします。

6.「その他の移行設定」画面で、「移行の開始日」を選択します。また、「移行オプション」でチェックを入れます。

7.「ユーザーを選択」をクリックします。

【手順2】

手順2では、「ユーザー1人分のメールを移行する」場合と、「複数ユーザーのメールを移行する」場合の2パターンの移行する方法があります。

＜ユーザー1人分のメールを移行する＞

1.「ユーザーを追加」をクリックします。

2.「移行元のメールアドレス」欄に、該当のユーザーが以前使用していたGoogle Workspaceメールアドレスを入力します。

3.「パスワード」欄に、そのユーザーが以前使用していたメールアカウントのパスワードを入力します。

4.「Google Workspace のメール」欄にユーザーの新しい Google Workspace メールアドレスの一部を入力し、ユーザー候補のリストからメールアドレスを選択します。

5.「開始」をクリックします。

（省略可）他のユーザーのメールを移行するには、これらの手順を繰り返してください。

＜複数ユーザーのメールを移行する＞

1.「CSV を使用して一括アップロード」をクリックします。

2.「ファイルを添付」をクリックして、以前のメールアドレスと新しい Google Workspace メールアドレスを含む移行用 CSV ファイルをアップロードします。

※「移行用 CSV ファイルをアップロード」の手順

https://support.google.com/a/answer/6244351#zippy=

3.「アップロードして移行を開始」をクリックします。

※移行の完了後に処理を終了させる際、「その他」＞「移行を終了」をクリックします。

同じような現象など起きた場合は、ぜひお試しください。

また、他にも管理コンソールでできる便利な情報などあれば、今後もお伝えしていきたいとます。

以上、管理コンソールでの設定方法や確認の方法をお知らせ致しました。

【Apps調査隊】Googleカレンダーの予約がいつの間にか消されてた件について調査せよ。

Apps調査隊の髙橋です。

以前、カレンダーで予約していた会議室が勝手に辞退されてしまい、

その会議室に予定が入れなくなってしまったといった事象がございました。

なぜ、このようなことが起こってしまったのか、

事象の起きた原因とこのような事象が起きた場合の調べ方などをご紹介致します。

まずは、カレンダー ID 、予定 ID（eid = event ID）、「招待状の自動承諾」の3つを

それぞれ特定します。

【カレンダー ID】

1. Google カレンダー （https://calendar.google.com ）にアクセスします。

2. 画面左側の該当カレンダー名（予約の会議室など）にカーソルを合わせると

「︙」のマークが出るので、その後は「設定と共有」をクリックします。

3. 画面を下にスクロールすると「カレンダー ID」の表示があります。

※「カレンダー ID」の下の長い文字列

【予定 ID】

1. 専用のカレンダー URL 【https://www.google.com/calendar/render?gsessionid=OK&eventdeb=1 】にアクセスしてカレンダーを開くと、

ブラウザによってカレンダーが再読み込みされます。

2. 予定の詳細ページを表示する

3. 「︙」をクリックして「トラブルシューティング情報]」を選択します。

4. Event{eid= のあとから始まる文字列をコピーします。

【招待状の自動承諾】　

１．カレンダーの 画面左側の該当会議室名にカーソルを合わせ、先程と同じ手順で「︙」 から「設定と共有」の順にクリック

2. 画面を下にスクロールすると「招待状の自動承諾」の表示があります　

※「招待された日時が空いていれば自動承諾する」となっていることをご確認ください

次に、管理コンソールで検索して詳細を調べます。

【管理コンソールで履歴確認】

1.https://admin.google.comを開きます。

2.レポート＞監査ログ＞カレンダーの順で管理コンソールを開きます。

3.「フィルタを追加」＞「予定 ID」＞上記で取得した予定 ID を入力

4.とりけされた履歴を確認します。

※もしくはカレンダー ID で検索し、とりけされた内容をご確認ください。

検索されたのが上記画像のように表示されるので、会議室の予定はどのような状態でなっているのかこちらで確認ができます。

また、今回の現象としては、毎週予約をした先の期間に別の予定で時間が被っているものがあった為、

入っていた予定が取り消されてしまったとのことでした。

毎週予約のところにたまたま予約が被ってしまったため起こった現象でしたので、

次回の毎週予約されているところに予定が入らない限りは、弾かれるということはございません。

ご安心ください。

以上が、カレンダーの予約状況の検索の仕方になります。

【プチ情報】

最近気がついた機能が、数人の予定を作成した場合、予定のところからすぐChatに飛べるようになりました。

会議前、急用が入ってしまって急ぎの連絡を入れる場合など、ここからすぐ連絡できるので

急な変更等の時はChatが役立ちます。

また、Chatの隣のメールをクリックするとメールの作成画面が出ますので、ここで作成するとゲストにメールが送信されます。

メールを送る方の選択ができるので、グループの中の特定の方に送りたい場合はメールが良いかと思います。

次に、もう既にご存知の方もいらっしゃると思いますが、カレンダーで、時間の分析情報を利用できるようになりました。

画面左側の、グラフマークをクリックすると右側にグラフが表示されます。

↓

ここで、会議した時間の合計など知ることができます。

よく見ると、1対1の時の会議した時間や、大人数で会議した場合とで細かく見ることができるので一目で確認ができます。

また、カーソルを当てると、どこの会議のときの時間かも把握ができるようになりました。

日報を書いたりする時、ここですぐ見れるのでとても便利です。

ぜひ、お試しください。