【Apps調査隊】「重要ではあるが緊急ではない」のGoogleグループの活用方法を調査せよ。

Apps調査隊およびメールマガジン編集長のイバです。

前回に引き続き、今回もブログの担当を任されました。

さて、わたしも経営層であり、管理職であり、編集長でもありますので、今回は上長としてのITでコミュニケーションしていく方法を書いていきたいと思います。

わたしはいくつかのコミュニケーションツールを使い分けて利用しています。

まず緊急性の高い順番的に並べてみると

【緊急性が高い】

対面
↕
電話、オンライン対話
↕
チャット
↕
ダイレクトなEメール
↕
メーリングリスト
↕
お手紙

【緊急性が低い】

ではこれをG Suiteのサービスで当てはめてみると・・・

【緊急性が高い】

面と向かって話す（今はコロナ禍）
↕
Google Meet
↕
Google Chat
↕
Gmail
↕
Googleグループ
↕
お手紙を書く（意外と手書きもあり）

【緊急性が低い】

緊急性で整理してみると、どんな場面で利用するのが良いかが見えてくるかと思います。その中で「重要ではあるが緊急ではない」ものに対してはどのようにコミュニケーションを取るのが良いのか、ということを考え始めました。

そこで最近わたしがよく使い始めているのが「Googleグループ」です。今、Google社も比較的多くアップデートされている気もしますし、少しフィーチャーされ始めているのかもしれません。

そこで、このGoogleグループで活用している機能をいくつか紹介したいと思います。Googleグループについては過去のブログを参照していただければ幸いです。

1.件名のプレフィックス

やはり、これがわたしからのグループのメッセージかどうかを、タイトルだけで判別できるとメンバーは分かりやすいです。その機能がプレフィックスです。

件名のプレフィックスの付け方は、グループを選択し、【グループ設定】→【メールオプション】で設定できます。

上記のようにプレフィックスは括弧で囲うことが良いとされています。また、プレフィックスにナンバリングすることもできます。「:%d」を追加することで、自動で連番されます。

2.お気に入りのグループ

経営層や管理職、リーダーともなると、たくさんのGoogleグループに参加しているので、自分のメーリングリストを見つけるのも大変です（検索すれば良いのですが）。

できればよく使うGoogleグループは「お気に入り」に入れておくのが良いと思います。

【マイグループ】から選択、または検索してお気に入りに入れたいグループが表示されたら、グループ名の左の☆をクリックして★にします。そうすると左側のツリーにある「お気に入りのグループ」に追加されます。すぐに会話を開始できますね。

3.Gmailから送信する

これはそのままですが、Googleグループ作成時に設定したグループメールに直接メール送信することでお伝えすることができます。新規作成でも、誰かから来たメールを転送することも可能です。

コミュニケーションが非常にデリケートな時代だからこそ、うまくツールを使い分けて行きましょう。とくに「重要ではあるが緊急ではない」内容についての案内、Googleグループの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

【Apps調査隊】Google グループのグループ管理の設定変更による影響について調査せよ。

Apps調査隊の小林です。

2019 年 5 月に Google グループのグループ管理設定に変更が加えられます。
従来の類似する機能の設定の複数が統合され、使用頻度の低い設定は削除される予定です。

G Suite管理者は、この変更を理解し、事前にグループオーナーに変更設定を告知する必要が出てくるかと思います。

今回が、どのような変更が行われるのか、また事前に行うべき設定についてご案内致します。

 ー目次ーーーーーーーー

１）組織への影響
２）事前準備 　
    -影響があるグループのオーナーを特定（Groups API を使用します） 　
    -変更内容をグループオーナーに告知
３）補足
ーーーーーーーーーーー

１）組織への影響

groups.google.com の設定が統合され、仕様頻度の低い機能の一部が廃止される事により、既存グループに影響が生じます。

変更が有効になると、新しい設定に合わせて既存グループの設定が更新されるため、グループへのアクセス方法やグループの使用方法が変更される場合があります。

例えば、
設定の統合後は、以前の設定に基づいて新しい設定がオンまたはオフになります。
従来のすべてのコンテンツ管理の設定をオンにしていたユーザー⇒新しい設定もオンになります。
従来のすべてのコンテンツ管理の設定をオンにしていなかったユーザー⇒新しい設定ではオフになります。

従来では、①メンバーを追加　②メンバーを承認　③ユーザーを禁止　④メンバーを招待　⑤メンバーを変更 という設定がひとつに統一されます。

※参考画面：グループを管理　>　▼権限　>　管理権限（オーナー・マネージャー・すべてのユーザーのいずれかが設定されています。）

もし①〜⑤のうち、一つでも[オフ]の設定がある場合に、統合後の設定は[オフ]となります。 統合後の設定を[オン]とする場合には、事前に①〜⑤の設定をすべて[オン]にする必要があります。

◆「統合」については、以下３種類の統合が適用される予定です。
ⅰ）メンバー管理の設定の統合
ⅱ）コンテンツコンテンツメタデータの統合
ⅲ）管理の設定の統合

ⅰ）メンバー管理の設定の統合 画像の挿入

ⅱ）コンテンツコンテンツメタデータの統合 画像の挿入

ⅲ）管理の設定の統合 画像の挿入

 ◆「削除」される設定について、
設定が削除されるだけで機能が継続されるもの、重複している別の設定として残るもの、 制限付きで機能が残るもの、また、削除されたあとサポートされなくなる機能もあります。詳細は、ヘルプページの「使用頻度の低い設定の削除」の[新しい動作]欄をご参考ください。

例えば、 ヘルプページの「使用頻度の低い設定の削除」に記載がある通り、
権限 > 投稿権限 > 投稿 から、この設定は削除されますが、
権限 > 基本 > 投稿 には同様の設定が残り、設定内容自体には影響はありません。

 

◆「変更」される設定について、
現在、グループ ディレクトリの設定 [ディレクトリにこのグループを表示する] は [グループ設定] > [情報] > [ディレクトリ] に表示されます。

これは、ディレクトリの表示・非表示を行う設定ですが、今後は、より詳細なグループ検索の設定が行えるようになる予定です。 例えば、ドメイン内限定で検索結果にグループを表示させるなど。 現時点で確認したところ、まだ変更はございませんでした。（2019年2月14日現在）

２）事前準備

-影響があるグループのオーナーを特定（Groups API を使用します）
 管理者は、Groups API を使用して全組織グループとグループ オーナーのリストを取得することができます。

・Directory API：Groups
・Members: list 　


-変更内容をグループオーナーに告知
上記で採取したリスト情報をもとに、または、すべてのエンドユーザーに対して告知を行います。 サンプルメール（ヘルプ記事より）をご参考下さい。

３）補足

今後、グループを開いた際に設定変更の通知が上部に表示されます。詳細をクリックするとヘルプページに遷移します。

以上、 Google グループのグループ管理設定に変更についてのご案内になります。
今回の管理設定変更により、グループの管理設定が明瞭になります。

12月のアップデートブログ記事：G Suite管理コンソールでのグループ管理を改善にもありましたが、 使用頻度の高い管理設定が、管理コンソールにて「新しい設定カード」として、わかりやすく管理できるようになりました。

この機会に、改めて、アクセス権限など共有権限を洗い出し、確認することも重要なのではないのかと思います。