Apps調査隊の小金澤です。
先日、少し遠出して花火大会に行ってきました。
会場へ向かう途中、前を歩いていた親子が「昔はスマホが無かったんだよ」と話していて、ふとガラケー時代を思い出しました。
当時はメールを送っても「相手が読んだのか分からない」ともどかしく感じたものですが、
今ではチャットや既読機能でやり取りがガラッと便利になりましたよね。
今回は「ガラッと変える」をテーマに
チームでの共有メール運用を改善する「共同トレイ」機能と、
各自の働き方に合わせたメンバーの「受信設定」について解説します！
「誰が対応したか分からない」「重複して返信してしまった」と
お困りではありませんか？
Google グループでは、メールの受信方法（登録タイプ）を
一人ひとりの役割に合わせて選べます。
各自の働き方に合わせて無理なく変更可能です！
【選べる4つの受信タイプ】
■ メッセージごとにメール
メッセージが届くたびにリアルタイムで受信（メイン担当者におすすめ）
■ ダイジェスト
1日1回、メールをまとめて受信（日々の進捗のみ確認したい方向け）
■ 要約（簡易版）
最大25件のメッセージをまとめた要約版を受信
■ なし（Webのみ）
メールは届かずグループ画面上でのみ閲覧・返信
※個人の受信トレイをすっきり保ちたい方向け
そして、チームでのメール管理をガラッと変えるおすすめ機能が「共同トレイ」です。
共同トレイを使えばメールごとに担当者を割り当てたり、
ステータス管理をしたりすることが可能になります。
問い合わせ対応などの抜け漏れや二重対応をすっきり防ぐことができます！
【共同トレイでできること】
■ 担当者の割り当て（アサイン）
スレッドごとに担当者を設定でき、「未対応」「完了」などのステータス管理が可能です。
■ 二重対応・返信漏れの防止
「自分宛てのタスク」を絞り込めるため、対応の抜け漏れを防げます。
■ グループ名義での返信
グループ画面から直接送信できるため、
個人のアドレスから間違えて返信する心配がありません。
【設定方法】
該当グループの「グループ設定」内から
「共同トレイを有効にする」にチェックを入れ「変更を保存」をクリックします。
■ 共同トレイを”有効”にしている状態
■ 共同トレイを”無効”にしている状態
さて、いかがだったでしょうか。
共同トレイの活用とあわせて、登録や受信設定を工夫し、
ストレスのないスムーズな情報共有を実現しましょう！
次回もお楽しみに！