【Apps調査隊】Google Currentsについて調査せよ。

Apps調査隊の髙橋です。

９月に入り、夏も終盤になってきました。

まだまだ暑さは続きますので、水分補給をこまめにとりつつ

体調にお気をつけてお過ごしください。

さて、皆様、企業向けコミュニケーションサイトのGoogle Currentsというサイトはご存知でしたでしょうか？

元々、Google +というSNSサービスがあり、その後継サービスとして去年2020年7月7日に開設されました。

今回は、そのGoogle Currentsの使い方についてご紹介致します。

まずは、サイトをご利用になる開始手順をお伝え致します。

Google Currents開始手順

１．Google Workspaceの特権管理者アカウントで管理コンソールを開きます。

２．次に、開いたページから「アプリ」をクリックします。

３．「Google Workspaceコアサービス」をクリックします。

４．アプリの欄が出てきますが、中にある「Currents」をクリックします。

５．「Currents」のページが出たら、「サービスのステータス」をくりっくします。

６．「サービスのステータス」をオンにして、保存を押します。

７．同意のチェックを入れて、「Currentsを有効にする」をクリックして完了です。

８．設定が完了したら、一覧で「Currents」が画像にあるように選択可能になります。

さて、続いてアプリの使い方を簡単にご紹介致します。

【Currentsの使い方】

アプリを開くと、プロフィールを作成の案内が出ますので、情報を入力して作成をします。

プロフィールの作成が完成すると、Currentsのホーム画面が下の画像のように出ます。

画面の左側をみると、色々と選択ができるので、上から順にご紹介していきます。

#タグについて

ホームのところで投稿のコメントを作成します。

#をつけて投稿すると、その#の内容によってカテゴリー分けされ、

先程タグ付けされたものは、「#タグ」のところで検索すると表示されます。

↓

コミュニティについて

次にコミュニティについて作成方法は、下記のコミュニティを作成をクリックします。

↓

コミュニティの作成を完了します。

下記画像のように、作成ができると作られたコミュニティ内で投稿ができるようになります。

他の方を招待する場合は、人のマークのところから選択して招待が可能です。

以上が、Currentsの基本的な使い方でした。

フォローしたり、いろんな方とCurrentsを通じてお話してみたり、ぜひご利用してみてください。

【プチ情報】

グループを作成する時のCurrentsの権限をオンにする際の注意点ですが、

管理コンソール内のグループアイコン以外（groups.google.com）で作成しますと、

権限がオンにできないので、管理コンソール内から作成してください。

もしそれでも、操作ができない場合はシークレットモード（ctrl+shift+n）で再度

お試ししてみてください。

 

【Apps調査隊】Google カレンダーのさまざまな機能について調査せよ。

Apps調査隊の髙橋です。

8月になり夏もピークを迎えていますが、皆様いかがお過ごしでしょうか。

室内の冷房と外とで寒暖差が出てきますので、風邪などには気をつけてお過ごしください。

さて、本日は「Google カレンダー」のさまざまな機能についてご紹介致します。

以前もGoogleカレンダーについては、ご紹介させていただきましたが、

今回は新しく追加された機能などについてご覧いただけますと幸いです。

祝日のオプションについて

もうすでにご存じの方もいらっしゃるとは思いますが、

どの祝日を表示するかを選択できるオプションが追加され、以前よりさらにカレンダーを管理できるようになりました。

今までは公式の祝日、非公式の祝日（母の日など）がすべて表示されていましたが、

オプション追加により以下の2つが選択できるようになりました。

1.祝日およびその他の休日: 今までどおり、すべての祝日が表示されます。

2.祝日のみ: 選択した地域の公式の祝日のみが表示されます。

カレンダーの設定方法は下記画像になります。

１．PCのGoogleカレンダーの画面から、設定をします。

「他のカレンダー」の横の＋をクリックします。

２．「関心のあるカレンダーを探す」を選択します。

３．チェックする欄があるので、自分が選択をしたい国をクリックしてください。

下記画像のように、横に「祝日およびその他の休日」と「祝日のみ」が選択できるようになりました。

私は、アメリカのその他の祝日も知りたかったので、アメリカ合衆国を選択しました。

日本にない非公式の祝日などが英語で表示されるようになりました。

ぜひ皆様も、新しい機能を使ってみてください。

招待された予定のオプションについて

また、７月中にはGoogleカレンダーで会議に参加する際、実際に会議室にて参加するか、

またオンラインで参加するのかを指定できるようになりました。

招待された予定の「はい」の横のプルダウンから、下記画像のように選択欄が追加され、

主催者とゲストは予定を細かく確認できます。

このオプションが追加されたことによって、事前に会議で状況に応じて必要な準備を

できるようになるのではないかなと感じます。

一日の予定を受け取る方法

私自身カレンダーを使っていて、便利だなと感じたのがその日の予定をメールで通知してくれる方法です。

今まで設定をしていなかったのですが、この設定をすればひと目で一日の予定を受け取ることができ、予定を見逃すことがなくなります。

こちらの設定の仕方をご紹介致します。

１．カレンダーの右上の歯車マークから「設定」を選択します。

２．開いた設定画面の左側に「マイカレンダーの設定」がありますので自分の名前をクリックします。

３．開いた画面を下の方にスクリーンしますと、「その他の通知」とあります。

「今日の予定リスト」と書かれた、横のプルダウンを開くと「メール」とあるので、クリックして頂いてチェックが入ったら設定完了です。

毎朝メールで通知が届くようになるので、朝の忙しい時間などにはすぐ予定を把握できて、とても便利ですね。

ぜひ、お仕事のスタイルに合わせて、便利な機能を活用してみてください。

プチ情報

カレンダー内で日にちを移動するとき便利なキー操作もあるのでお試しください。

日単位で表示：１またはｄ

週単位で表示：２またはｗ

月単位で表示：３またはｍ

翌週期間の表示：ｊまたはｎ

本日の日付の表示：ｔ

【Apps調査隊】Googleアカウントを持たない相手との共同編集、を試してみる。

Apps調査隊およびメールマガジン編集長のイバです。

三連投となりましたが、お付き合いくださいませ。

昨今、ファイル共有のセキュリティについて非常にナーバスな世の中になってきました。特にPPAPと呼ばれる「パスワード付き添付ファイルの送付プラスパスワード別送信」。セキュリティ効果が低いと指摘されています。

機密性も、なのですが、同一ファイルが複数存在することになり、非常に管理が煩雑、かつ、完全性が担保できなくなってしまう恐れもあります。

他社様とデータのやりとりをする際、相手がGoogle Workspaceなら共有は可能（制限をかけているケースもありますので管理者様に確認が必要）ですが、Googleアカウントをお持ちでない場合、結局、エクスポートして送付しなければならないです。

今回は、 Google Workspace Updateブログにも掲載された「Google Workspace Business Starter および Google Workspace Frontline で、Google アカウントを持たない相手との共同編集が可能に（ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライド、Google サイト）」をテストしてみました。

0．はじめに

まず、条件として、利用対象が限定されていますのでご注意ください。

また、この機能はGoogle管理コンソールにて設定が必要ですので、管理者ヘルプを御覧ください。

1．データを共有する（Google側）

今回はGoogle Workspace Business Plusのアカウントにてスプレッドシートを作成し、Microsoft Outlookメールユーザーに共有をかけてみます。

まずはいつもと同様に「共有」からOutlookメールアカウントを登録します。

2．共有を確認する（Outlook側）

共有される側（ここではOutlook側）のメールボックスに、共有された旨のメールが到着しました。

見てもらえるとおりに「You will need to verify your email every 7 days.（7日ごとにメールを確認する必要がある）」と書いていますので、編集期限はこのメールが届いてから7日間ということなのでしょうね。

3．スプレッドシートを開く（Outlook側）

このメールの「Open」をクリックすると、以下のようにメールアドレスの確認を指示されます。もちろん送信を押します。

すると、当該メールアドレスにPINコードが送られてきます。

このPINコードを入力すると、スプレッドシートが開いて編集が可能となりました。通常のGoogleスプレッドシート同様に、協働編集しているのが誰なのかが一目瞭然です。

4．共有権限を解除する（Google側）

共有権限を解除するのも、いつもと同様に「共有」からアカウントを削除します。削除した瞬間の、Outlook側では利用できなくなりました。

いかがでしたでしょうか。

データの「可用性」「完全制」「機密性」を担保するためにも、Google Workspaceの便利な機能を利用していきたいですね！