【Apps調査隊】Googleアカウントを持たない相手との共同編集、を試してみる。

Apps調査隊およびメールマガジン編集長のイバです。

三連投となりましたが、お付き合いくださいませ。

昨今、ファイル共有のセキュリティについて非常にナーバスな世の中になってきました。特にPPAPと呼ばれる「パスワード付き添付ファイルの送付プラスパスワード別送信」。セキュリティ効果が低いと指摘されています。

機密性も、なのですが、同一ファイルが複数存在することになり、非常に管理が煩雑、かつ、完全性が担保できなくなってしまう恐れもあります。

他社様とデータのやりとりをする際、相手がGoogle Workspaceなら共有は可能（制限をかけているケースもありますので管理者様に確認が必要）ですが、Googleアカウントをお持ちでない場合、結局、エクスポートして送付しなければならないです。

今回は、 Google Workspace Updateブログにも掲載された「Google Workspace Business Starter および Google Workspace Frontline で、Google アカウントを持たない相手との共同編集が可能に（ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライド、Google サイト）」をテストしてみました。

0．はじめに

まず、条件として、利用対象が限定されていますのでご注意ください。

また、この機能はGoogle管理コンソールにて設定が必要ですので、管理者ヘルプを御覧ください。

1．データを共有する（Google側）

今回はGoogle Workspace Business Plusのアカウントにてスプレッドシートを作成し、Microsoft Outlookメールユーザーに共有をかけてみます。

まずはいつもと同様に「共有」からOutlookメールアカウントを登録します。

2．共有を確認する（Outlook側）

共有される側（ここではOutlook側）のメールボックスに、共有された旨のメールが到着しました。

見てもらえるとおりに「You will need to verify your email every 7 days.（7日ごとにメールを確認する必要がある）」と書いていますので、編集期限はこのメールが届いてから7日間ということなのでしょうね。

3．スプレッドシートを開く（Outlook側）

このメールの「Open」をクリックすると、以下のようにメールアドレスの確認を指示されます。もちろん送信を押します。

すると、当該メールアドレスにPINコードが送られてきます。

このPINコードを入力すると、スプレッドシートが開いて編集が可能となりました。通常のGoogleスプレッドシート同様に、協働編集しているのが誰なのかが一目瞭然です。

4．共有権限を解除する（Google側）

共有権限を解除するのも、いつもと同様に「共有」からアカウントを削除します。削除した瞬間の、Outlook側では利用できなくなりました。

いかがでしたでしょうか。

データの「可用性」「完全制」「機密性」を担保するためにも、Google Workspaceの便利な機能を利用していきたいですね！