【Apps調査隊】Google グループの機能について調査してみた！ 第1弾

 Apps調査隊の小金澤です。

前回はBusiness Starter 以上でないと使用できない機能をご紹介しましたが、

Business Starter でも使用できる一斉送信の方法はないかなと思い

探してみました。

近所の猫も知りたそうにしていたので

結論：似たような機能はあります。

Google カレンダーでも似たような機能がありましたので

予想通りでよかったです。

ちなみにその機能を利用するには

Google グループ　を作成することが必要です！

こちらをクリックし開いたあと、左上の『グループを作成』を選択すると

グループ名からアドレス、メンバーまで作成できます。

さっそく機能諸々について見ていきましょう！

✎グループ作成

まず、Google グループ（https://groups.google.com/）にログインします。

左メニューに有る「+　グループ作成」を選択します。

グループ名等々 入力し終えましたら、作成したグループアドレスをクリックし

グループの詳細設定を行っていきます

✎投稿できるユーザー

その中で一番と言っていいほど重要な項目があります

ココ！

外部とやり取りをすることを想定している場合は

『投稿できるユーザー』を[ウェブ上のすべてのユーザー]に設定してください！

でないと外部ドメインの方は拒否をされてしまいます

なお、こちらがグレーアウトして変更できない場合は

特権管理者の方で管理コンソール上での設定をすれば解決します。

設定箇所は

『アプリ』＞『Google Workspace』＞『ビジネス向け Google グループ』

になります。

項目 [共有オプション] 内に

『グループオーナーは外部メンバーを許可できる』と

『グループオーナーは組織外からのメールの受信を許可できる』に

チェックを入れればやり取りができるようになります！

今はする予定ないかなぁ〜という時でも

こちらにチェックを入れた状態のまま、オフを選択できるので

いつかに備えて操作できる状態にしておいた方が便利ですね

✎メッセージの管理

こちらはグループあてに来たメールを精査するための機能となっております。

なお、承認後「この問い合わせはこの人が対応！」という案件だった場合

メンバーに対し割り当てることができます。

✎追加の Google グループの機能を有効にする

設定の上部に鎮座しているこちらの項目を

[共同トレイ] に設定しますと、割り当てのボタンが表示されます。

割り当てられた方には、通知が Gmail の受信トレイに届くので

すぐに分かります！

✎カスタムの役割を変更できるユーザー

最後は、オーナーがメンバーに権限を割り当てる項目についてです。

なぜこちらを紹介したかといいいますと

権限がある方が退会しても変更できる対策が可能な箇所だからです！

権限がある方が退会したあとでも

特権管理者のアカウントで作業を行えば権限を割り当てたりできますが

こちらで設定すれば手間が省けます。

【権限が”メンバー”までの場合】

【権限が”マネージャー”までの場合】

さて、いかがだったでしょうか

細かくカスタマイズできるので少々手間ではありますが

思い通りの動作がしやすいのではないでしょうか。

次回は、補足という感じでまた Google グループの機能について

ご紹介していきます

次回もお楽しみに！

【Apps調査隊】Gmail のあてさき差し込み機能について調査してみた！

Apps調査隊の小金澤です。

最近、自炊を始めたので料理アプリを導入しました。

「こんなメニューいかがですか?!」と通知が来ますが

お得情報がきて嬉しいという気持ちと、

通知来すぎてご遠慮したい気持ちが入り混じり複雑な心境です。

ちなみにそれ以外のアプリなどのお得情報は

メルマガやTwit ... じゃなかった X を利用してます。

皆様は何派ですか？

さて、今回は Gmail とちょっといいエディションについてご紹介していきます。

前々回に宣言したように

「こんな機能あるんだ！」「ちょうど このエディションだから使ってみようかな」と

機能を広く知ってもらうために紹介していきます！

メールを一斉送信する際、連絡先や宛名を確認しながら送信するのは億劫ですよね。

そこで登場しますのがこの『あてさき差し込み機能』

スプレッドシートと Gmail を用意するだけ！手法は以下ご案内します ⇓ ⇓ ⇓

⚠Attention

本ブログで紹介しますこちらは、

Business Standard 以上をご利用の方が使用できるものとなります。

ご注意ください。

①　宛先をまとめたスプレッドシートを用意します

注意点としては、1行目は無効となりますので

「姓」「名」などの文字を入れて作成しましょう

〈NG例〉

〈OK例〉

②　Gmail を開きメールを作成していきます

宛先を入力する欄に人型（メールへの差し込みを使用）を押します。

チェックボックス「メールへの差し込み」→「スプレッドシートから追加」で

該当スプレッドシートを選択します。

③　メールを送信した際に表示される名前を決めます

「名」「姓」と分かれていますが「名」だけを選択することもできます。

④　メール本文への差し込みについて

次に宛名を書き込んでいくのですが、半角「@」を入力いただくと候補が表示されます。

③ にて「名」だけを選択場合でも「姓」を選択できますのでご安心を！

⑤　メールの送信をしていきます

本文が書けたところでいよいよ送信していきます！

左下の「続行」ボタンを押します。

そうしますと、「プレビューを送信」または「すべて送信」の選択肢が表示されます

本ブログでは、タブルチェックも兼ねて「プレビューを送信」を送信していきます！

プレビューについては送信者のみに届くのでここでも安心ですね！

⑥　プレビューの確認をしていきます

受信トレイに届いたテストメールをチェックしていきますがここで注意です！

下書きのバツを押して閉じてしまうと内容全部消えます。

そんな絶望の淵に陥らないようにするには

バツ印の左側にあります 「 ＿ 」（最小化）を押すことか、

そのままの状態にしておくことです。

⑦　送信していきます！

さて、お待ちかねの送信でございます。

なお、プレビューの手順とほぼ同じ手順でボタンをクリックしていきます。

届いた画面は、ほぼほぼプレビューと同じですが

To を確認すると受信者だけの名前が確認できますね！

これで他の方へ送信者情報を意図せず渡すことがありません

いかがだったでしょうか。

Business Starter にも導入されればすごく使いやすくなりますが今後に期待ですね。

Business Starter 以上をご利用中の方はぜひ活用してみてはいかがでしょうか