【Apps調査隊】スプレッドシート上で重複データを探す方法を調査してみた！

Apps調査隊の小金澤です。

1月も残りわずかとなりました。 

バレンタインに向けて狙っていたチョコがあったのですが、

1月の2週目で早々に完売していたようで、その早さに驚いています。

※他部署でこの話をしたら、購入して譲ってくださった方がいたので

　すごく感謝しました。

今の時期からアパレル製品で春物が出始めているのを見ると

季節のイベントもトレンドも、もう少しゆったり流れてほしいものです。

さて、今回は、
スプレッドシート上で重複したセルを見つけ出す方法について調査しました！
使用する機能は「条件付き書式」と「関数」です。

条件付き書式で重複をハイライトする 

ここでは、特定の列全体を対象に

重複したセルを探す場合を説明していきます。

例として、F列の中から重複している日付を探し出す作業をします。

まず、データ範囲を選択する重複をチェックしたい列（例：F:F）全体を

クリックして選択します。

条件付き書式を開く 

次に、上部メニューの 「表示形式」 をクリック後、

「条件付き書式」 を選択します。

カスタム数式を設定する 

右側に開いたサイドバー「条件付き設定ルール」の項目「書式ルール」にて、

「セルの書式設定の条件...」のドロップダウンから 『カスタム数式』 を選択します。

「値または数式」欄に以下の式を入力します。

=COUNTIF(F:F, F1)>1

こちらは、

F列の中で、セルF1 と同じ値が1つより多く（つまり2つ以上）ある場合に色を付ける

という指示です。

F1と指定しても、実際の動きは

「F列全体のセルに対して、同じ値が複数存在するかどうかをチェックする」処理に

なるので文字が入っていれば、F2 や F3 でも問題ないです。

少し蛇足となりますが、

複数の列から重複セルを探す際は以下の関数になります。

=COUNTIFS(A:A, A1, B:B, B1,C:C,C1)>1

「COUNTIF」が「COUNTIFS」と複数形になり、カンマも増えます。

書式を設定し完了する

最後に、塗りつぶしの色（例：赤や黄色）をカスタマイズし

「完了」 をクリックしたら終了です。

さて、いかがだったでしょうか。

重複しないようにデータ入力しても、ふとしたことで同じ内容を入れてしまうこと

ありますよね。

そんな Google Workspace に関するお悩みが、このブログを通して解決できれば幸いです。

ぜひお役立てください！

【Apps調査隊】スプレッドシートのデータ入力について調査してみた！

 Apps調査隊の小金澤です。

蝉の声が聞こえない猛暑から蝉時雨の猛暑に移り変わりまして、

夏が来てしまったと私は絶望しております。

蝉が鳴くと暑いのがより暑く感じてしていたのですが、

調べてみると蝉の活動気温は高くても35度ほどで

それ以上になると暑すぎて鳴かないみたいです。

結局のところ、暑い時に蝉が鳴くから条件付けで

室内だろうが木陰だろうが暑苦しく感じている気がします。

さて、今回は

Google アプリで緑色を代表するスプレッドシートの

データ入力機能について、3点ご紹介させていただきます！

データの入力規則　

スプレッドシート内に設定できるオリジナル条件のことを指します。

スプレッドシート上部のメニューバー内「データ」から設定ができます。

まず、セルの範囲を指定し上部のメニューバー内から「データ」を選択します。

項目「データの入力規則」を選択し「+　ルールを追加」していきます。

ここで条件を決めていきます。

条件は集合、日付、大なり小なり... とありますので、

その中から希望に沿う抽出条件を選択ください。

オリジナル条件から外れているデータがあった場合の対応は

警告または入力拒否のどちらかを指定できます。

オリジナルルールが作成できましたら  完了 を押して

終了となります。

範囲をランダム化　

セルの範囲を選択後に「データ」にて

『範囲をランダム化』を選択するのですが、

こちらは抽選や単語帳のシャッフル、サンプルを抽出等に活用いただけます。

サンプル抽出につきましては、大量のデータから一部を抜き出して分析する際に、

データ全体をランダム化してから先頭の行をサンプルとして使用することで、

無作為に、偏りのないサンプルを簡単に作成できます。

※表全体をランダム化してしまうと、まとめた結果もランダム化してしまうので

一部の行のみ別のセルへコピペし、実施ください！

データの抽出　

半角@ を入力後、プルダウン内からデータを抽出したいテキストをクリックします。

スマートチップ表示されたテキストをクリックすると、「データを抽出」が表示されます。

こちらをクリック後、

右メニューから抽出したいデータのチェックボックスにチェックを入れます。

 解凍 をすると右隣のセルにデータが抽出されます。

使用例として、マニュアルをスプレッドシート内にまとめ、

抽出したいデータを作成日時や最終更新日に設定すれば

ひと目でどのマニュアルを見直せばよいのか分かります！

さて、いかがだったでしょうか。

様々な機能があるのにも関わらず、あっさりとした項目名のため

なかなか気づきにくい箇所だったと存じます。

これを機にぜひスプレッドシートを機能を触りまくってみてください！

【Apps調査隊】スプレッドシートの書式について調査してみた！

Apps調査隊の小金澤です。

昨年はあまり気にしていなかった花粉ですが、

今月に入ってからくしゃみする頻度が高くなりました。

ついに花粉デビューなのかと思ったのですが

一昨年も同じことを考えて昨年近所の耳鼻科とか探していたけれども

なぜか不調なく過ごせたので原因が別にありそうです。

それから、部屋にいる方がくしゃみを連発するので

きちんと調べたいところです（人生ｎ回目の決断）

今回ご紹介させていただくのは、スプレッドシートの書式についてです。

ユーザーの方々へ便利に使っていただきたいと

日々進化をしている Google の機能ですが、

進化スピードが早すぎて慣れない部分もあるかと存じます。

ご紹介させていただく2点は

機能をオフにする設定と、少し手間を省く機能です。

表形式でないデータに戻す

フォームと連携しているスプレッドシートは

自動表が作成されるようになりました。

▶ 参照

【Apps調査隊】Google フォームと連携しているスプレッドシートについて調査してみた！

こちら、フィルター機能が設定しなくても自動で付いてくる点で

便利な機能となっておりますが、

あまり使わないな...という時に通常のスプレッドシートに戻すことができます。

【手順】

①表のタイトル横にある ｖ をクリックします。

②「表形式でないデータに戻す」を選び、クリックします。

または、あの表を使いたいな...という場合は

対象範囲のセルを選択し、

メニュー内「表形式」より「テーブルに変換」をクリックすれば

あの表がセットされます。

スマートチップ

フォームでメールアドレスを収集していたり、

資料などでメンバー表記をするためにアドレスを入れたりする際に

アドレスのみではどなたか分かりかねるので

名前も併せて入力なんてこと、あると思います。

そんな時に便利なのが、スマートチップになります！

まず、列を選択します。

次にメニュー内「表示形式」から「スマートチップ」にカーソルを合わせます。

そのなかに『デフォルト』と『姓、名』、『メールアドレス』の3択が表示されます。

『デフォルト』は名前（名 姓）で表示されます。

『姓、名』はデフォルトとほぼ同じですが、カンマが間に入ります。

『メールアドレス』は文字通り、メールアドレスが表示されます。

【 注意 】

名前を入力してもスマートチップ機能は作動しないので、

メールアドレスを入力する、または半角「@」を入力しないと作動してくれません。

さて、慣れるのに時間がかかりそうな部分に着目して

少しややこしそうな箇所を取り上げました！

今回もお役に立てたのなら嬉しいです。

また次回もお楽しみに！

【Apps調査隊】変数 × Gmail について調査してみた！

Apps調査隊 の小金澤です。

季節の変わり目ですね。風がとても強く吹くものですから

髪の毛がヘッドバンギングした後みたくボサボサになります。

乾燥も相まってよけいボサボサヘアになり面倒くさいです。

早く気温や気候が安定してほしいところです。

皆様は Google スプレッドシートの変数はお使いになられたことがございますでしょうか。

※ Google スプレッドシートの「変数」機能は Business Standard 以上でご利用いただけます※

スマートチップが新機能として導入された際に一度ご紹介をさせていただきましたが、

今回はこちらを応用した機能を紹介していきます！

★過去の記事★【Apps調査隊】スマートチップについて調査してみた

https://www.njccloud.jp/2023/06/apps_19.html

変数と掛け合わせるのは、メールの下書き作成機能です！

（メールの下書き機能は Business Starter でも使用できます）

では早速、Google スプレッドシートを起動しメールの文面を作成していきます。

 作成方法（メール文面） 

メニューバー内「挿入」→「構成要素」→「メールの下書き」の順にクリックです。

文面がだいたい作成できましたら、

変数を入れたい箇所にカーソルを置きます。

（今回はオレンジ色の箇所に変数を入れていきます！）

 変数の導入 

メニューバー内「挿入」→「スマートチップ」→「変数」の順に

クリックをします。

「変数」をクリックすると「+ 新しい変数を挿入」が表示され

そちらもクリックするとカーソルを乗せた箇所に『変数１』が表示されます。

※名称変更可能です

始めに挿入した箇所以外にも同じ変数を入れたい場合は、

右のメニューバーから選択していきます。

右メニューバー内の該当変数にカーソルを合わせると、

ゴミ箱やペン、挿入が表示されます。

変数を入れたい文面にカーソルを置き、「挿入」ボタンをクリックすれば完了です！

 変数の値 導入 

変数を入れ終わりましたら、次は変数に値を入れていきます！

文章中にある変数をクリックすると、文字の入力バーに変わります。

そちらに文字を入力すれば、同じ変数にその文字が反映されます。

 メールの送信方法 

 宛先  の左にある M をクリックすると、自動でメール下書きタブが起動します。

あとは通常通り、宛先にメールアドレスを入力し送信を押せば完了です！

もし、タブを閉じてしまったり他のタブへ移動してしまったりしても

下書きタブはPC内画面に独立して残ります。

加えて、ログインをしているアカウントの Gmail「下書き」トレイに保存されます！

こちらのメールテンプレート、共有ドライブに保存をしていれば

メンバーどなたでもテンプレートを使用して送信することができますので

今回はこの担当者で送信なんてできちゃいます。

冒頭で申し上げたように

メールの下書き機能は Business Starter でも使用できますので

こちら単体でも、ぜひご活用ください！

【Apps調査隊】まとめ！2024年にご紹介した記事について

 Apps調査隊の小金澤です。

1週間と少しを残して新年になりますね。

今年がどのような1年になるのか1月に確認した気がするのですが、

忘れてしまったのでネットで調べてみたら

焦りは禁物。急がば回れの年になるとのことでした。

確かに思い返してみれば、今年いち聞いた言葉は「冷静になって！」です。

2025年の運勢もついでに調べたところ、上半期は場当たりな行動に走りがちとありました。

来年も引き続き冷静に慎重にを心がけていく所存です。

さて、今回はタイトルにもありますように

2024年にブログで取り上げた中で、多く読んでもらった記事をご紹介させていただきます。

まず、一番多く読んでいただいたのは

【Apps調査隊】Google スプレッドシートの ロック について調査してみた！

です。

編集権限がある・なしに関わらず、

Google ドライブに格納されているファイルを編集させない機能です。

こちらのロック機能は、編集権限がある方のみロック解除できます。

ただ自動で編集できない状態に戻らないため、再度ロックして頂く必要がございます。

誤って編集しないようにする、編集を締め切るときなどに

活用いただけますので、詳しく知りたい方は下記リンクをクリックください。

▶▶▶https://njc.bz/kV2MU

次に閲覧数が多かった記事は

【Apps調査隊】Google チャットのリニューアル箇所について調査してみた　２！

です。

こちらの記事では、

個人とのビデオ通話、スターを付ける、アクティブなスレッド

を紹介しております。

2! とあるように第1弾もあるのですが、こちらでは

”返信で引用” 機能、ファイル・タスク（現在は "共有中" と表示が変更されています）

を紹介しております。

こちらの記事以降、様々な機能が追加され

個人チャット右上にある「ビデオ通話を開始」ボタンは、

クリックするとマイクやカメラの使用を許可を要求するタブが出ますが

今後は受話器マークに変わり、音声のみの Meet を選択できるようになるそうです。

▶ （英語版公式ブログ）Google Workspace Updates - November 27, 2024

https://workspaceupdates.googleblog.com/2024/09/huddles-in-google-chat.html

また、最近では12月4日の Google Workspace アドバイザリサービス News! 内

３）FAQ&Tips! でご紹介させていただきました

Google Chat内の自身の発言表示について ！

こちら、自身のメッセージも左にまとめられた新仕様です。

▶ Google Chat で最小モードを使用する

https://support.google.com/chat/answer/15571501

実はあとから知ったのですが、

Gmail 経由の Google Chat でも設定ができるのです。

Gmail の画面内にある歯車マークをクリックし、

「クイック設定」内の『表示間隔』を ”最小” にしますと

左側に寄ります！

ただ、すごいと感心するのですが

見慣れない画面なので私は従来のモードで使用してます。

さて、いかがだったでしょうか。

今年もさまざまな記事を発信させていただきましたが

皆様のお力になれましたでしょうか？

来年も引き続きチェックいただけますと幸いです。

どうぞ、体調にお気をつけて よいお年をお迎えください。
来年も Apps調査隊 をよろしくお願いいたします！

【Apps調査隊】Google フォームと連携しているスプレッドシートについて調査してみた！

Apps調査隊 の小金澤です。

Google 公式のアップデート情報（日本語版）が 現在滞っておりますが

私は英語版を翻訳して内容をたまに確認しております。

ただ、ページの読み込みと翻訳するための読み込みで

ページ全体を閲覧できるまで少し時間がかかるので

不自由さを感じているこの頃です。

加えて、アップデート情報をメルマガに記載するためにまとめているので

これから大量に来るのかと凄く身構えております。

今回ご紹介するのは、
Google フォームと連携しているスプレッドシートについてです。

お使いの方はもうお気づきかと存じますが

Google フォーム作成後に新しいスプレッドシートを作成すると

自動で表が作成されます。

あまり見慣れない表なので、恐らくどうやって使うのか悩んでいる方が多いと思います。

今回はこちらの表について一番の特徴である

グループ化ビュー と フィルタービューについて掘り下げていきます！

まずこちらは、質問ごとに回答を抽出できる方法でございます。

ツールバー内「フィルタ表示」より グループ化ビュー と フィルタービュー を使用します。

 グループ化ビュー 

回答が記載されている表内にセルを合わせ

「フィルタ表示」をクリックと分類ができます。

ビューを確認し終えた後、「保存しますか？」と出ますが

保存すると「～　で分類」と保存され（名前変更可）、

保存をしなければ「～　による一時的なグループ」として履歴が残ります。

 フィルタービュー 

グループ化ビューと同様の手順で、表にフィルタを追加できます。

フィルタビュー作成後、バツ印をクリックすると保存しなくても消えます。

保存をすれば「フィルタ1」となり（名前変更可）、

保存をしなければ「一時的なフィルタ」と履歴に残ります。

こちらの保存した場合としなかった場合の違いは

オプションの種類です。

保存をした場合は、名前の変更や複製ができます。

一方、保存しなかった場合は選択肢が２つのみとなります。

さて、色々グループ化やフィルタを作成したら

現状、履歴がたくさん表示されているかと思います。

こちらをリセットさせたい場合は、

メニューバー内「データ」→「ビューのオプション」

→「タブ内のすべてのビューを削除」　の順で選択をしていきます！

そうしますと、まっさらな状態になりますので

（ ※ まっさらな状態 = 保存したビューがなくなった状態 ）

抽出したいものを改めて作成するのに最適です！

いかがだったでしょうか。

ここで紹介しきれなかった機能はたくさんあると思うので

ぜひ皆様でも新機能探してみてください！

【Apps調査隊】Google スプレッドシートの ロック について調査してみた！

 Apps調査隊 の小金澤です。

少し話題として遅くなりましたが

今年の七夕はほとんどの地域で晴れて、

素直に彦星と織姫が会うことができたのではないでしょうか。

私の記憶だと

雨の日でもカササギが橋をかけてくれるため二人は会える

なのですが

ネットで少し調べたら、雨の日は会えなくて泣いているとか

晴れている時にカササギが橋をかけてくれるとか色々な話がでてきました。

確かに私の、雨の日にカササギが〜であれば

晴れの時はカササギの出番はないですね。

そうなると、二人してすそを膝までまくって川を渡っているのでしょうかね。

さぁ 今回ご紹介するのは

Google スプレッドシートの ロック についてです！

権限を変更する以外の方法で

共有したシート内の情報を編集できないようにする機能です。

早速、手順をお見せします！

まず、Google ドライブにてシートを選択した際にでる
三点リーダー（︙）をクリックする。

メニュー内「ファイル情報」から「ロック」を選択します。

確認画面でも説明されますが、

”編集者” 権限をもつユーザーはロックを解除できますが

それ以外の権限を有するユーザーは編集やコメントをロック後はできなくなります。

ロック後は鍵マークがシート名の横に付きます。

次は、ロック後の相手視点でシートを見てみましょう！

【　編集者権限がないユーザー　】

閲覧者や閲覧者（コメント可）のユーザーの視点です。

閲覧者においては、もともと編集できない権限であるため

シート内に変化は特にないですが

閲覧者（コメント可）視点の画面では、

コメントのみ から ロック中 に変化しました。

【　編集者権限があるユーザー　】

シートを開くとロック中であることと

解除して編集する選択肢が表示されます。

こちらの表示を逃してしまっても

上部メニューバー「ファイル」内に「ロック解除」がありますので

編集が可能です。

ロック解除後は

鍵マークが消えるので、再度ロックをしなければなりません。

さて、いかがだったでしょうか。

こちらの機能は自分ひとりの場合でもできるので

誤って編集しないよう、予防策としても活用いただけます！

ぜひこちらの機能を利用して

快適なスプレッドシートライフをお過ごしください

【Apps調査隊】スプレッドシートで作成したグラフをドキュメントやスライドで活用する方法

 Apps調査隊 の小金澤です。

6月26日に Webセミナー動画のご案内を配信させていただきました！

今回は Google chat をテーマにご紹介をしております。

お役立ち情報満載ですので、ぜひ ご視聴ください！

Google Chat 仕事のやり方が変わる３つの方法

※ YouTubeサイトに接続されます。

https://njc.bz/GkGHE

今回ブログでは Google チャットとは関係ないグラフについて

ご紹介してまいります。

タイトルにもあるように、スプレッドシートで作成したグラフを

ドキュメントやスライドに最新版で貼り付けられます！

まず、元となるグラフを Google スプレッドシートで作成します。

次に、Googleスライドにグラフを挿入していきます。

上部メニューバー「挿入」⇒「グラフ」⇒「スプレッドシートから」の

順に選択をしていきます。

「グラフの挿入」から使用したいグラフがあるスプレッドシートを選択し、

 挿入 をクリックします。

そうしますと、スプレッドシート内にあるグラフたちが表示されます。

※ 複数作成していた場合

グラフを選択しましたら インポート をクリックし

貼り付け完了です。

ここで便利ポイント！

その１

もととなったデータを確認したい場合、

グラフ内の三点リーダー（︙）をクリックします。

項目「ソースデータを開く」をクリックすれば

グラフを引っ張ってきたスプレッドシートが展開されます。

その２

グラフの値が修正されたり追加されたりと

何かしらの変更点があった場合、

Google ドキュメントに貼り付けたグラフに”更新”と表示されます。

こちらをクリックすると、最新データに置き換わります！

さて、いかがだったでしょうか。

Googleドキュメントでも同様の手順で

スプレッドシート内にあるグラフを貼り付けることができます。

ぜひ、最新データを駆使しブイブイ言わせましょう！

Google スプレッドシートの関数について調査してみた！〜 日づけ編 〜

 Apps 調査隊の小金澤です。

寒い日もありますが、段々と春に近づいてきましたね！

花粉がなければ素直に喜べたのですが。

昨年は鼻がムズムズしたので、花粉対策グッズの購入を検討しています。

さて、今回はスプレッドシートの機能のひとつ「関数」について

ご紹介していきたいと思います。

関数とは、SUMやIF、AVERAGEなどの セルに =（イコール）を入れたあと、

入力するアレですね。

その色々あるなかで今回ピックアップするのは「日づけ」です。

シフト表や業務の計画表で使用する入力作業を

関数を使用してショートカットする技をご紹介していきたいと思います！

まず、年と月が入力されたセルを用意します。

【例】

こちらを早速 日づけを入れたいセルへ半角で「=DATE(　)」を入力します。

括弧内に、年［カンマ］月［カンマ］1　を入力します。

※ 月始めにしない場合は、「1」を別の数字に置換すれば変更できます。

最後にエンターを押せば日付が入力されます！

翌日を入力する場合は

「=DATE(　)」のセル ＋ 1 の足し算を行います。

そして日付を入力したら、曜日も差し込みたいですよね。

そんなときは「=TEXT(　)」を入力します！

括弧内に、「=DATE」(　)」を入力したセルと、

”［クォーテーションマーク］で囲った ddd を入力します。

また、『火』ではなく『火曜日』と 曜日 をつけたい場合は、

d を４つ入力します。

「年や月はそのセルに不要だな〜」というときは、

上部メニューバーの『表示形式』で変更できます！

『表示形式』→『数字』→『カスタム日時』の順にクリックをします。

そうしますと、様々な選択肢が表示され

年 を削除したい場合は、適用のバー内の 年 にカーソルを合わせてクリックし、

削除を選択します。

また、他のものを付け加えたい場合は

v をクリックし、表示するものを選択します

そして、完成したのがこちらの画像です！

さて、いかがだったでしょうか。

改めて、関数を取り入れると便利ですね。

年、月、日付のどこかを変更すれば、連動してくれるので。

皆様もぜひご活用ください。

こちら以外にも今後、紹介予定です！