【Apps調査隊】自動メモ作成について調査してみた！〜外部ユーザー編〜

 Apps調査隊の小金澤です。

前回に引き続き、自動メモ作成についてご紹介していきます。

2回連続、Business Standard以上で利用できる機能で

Business Starter の方々はあくびを我慢しているかと存じます。

そんなユーザー様に朗報です。

最後に Business Starter でも利用いただけるヒントがありますので、
ぜひ最後までご一読いただければ嬉しいです。

さて、本題である外部ユーザー（ドメイン外のユーザー）と

Meet をした際の挙動については、それぞれ次のようになります。

主催者：Business Standard以上のユーザー

ゲスト：Business Starter のユーザー

主催がBusiness Standard以上のユーザーのため、

Business Starter ユーザーの画面にも自動メモ生成のボタンと

Gemini 相談ボタンが表示されます。

ただし、Business Starter のユーザーは使用することはできません。

この会議中で作成されたメモは、

カレンダーの Meet だった場合はカレンダーに保存されます。

一方、Meet のリンクで参加をした場合は

主催者の Google ドライブ内のフォルダ「Meet Recordings」に保存され、

手動で共有する必要があります。

主催者：Business Standard以上のユーザー

ゲスト：Google アカウントを持たないユーザー

こちらも上記と同様、

Google アカウントを持たないユーザーの画面にも

2つのボタンが表示されます。

しかしながら、こちらの機能を使用できるのは

Business Standard以上のユーザーのみです。

カレンダーの予定からMeetを行った場合、

予定を送信したときと同じように

メールにて内容が変更された旨が通知され、ここから確認できます。

Meet のリンクで会議に参加した場合は

主催者のフォルダ「Meet Recordings」に保存されるため

共有されるまで中身を確認することはできません。

主催者：Business Starterのユーザー

ゲスト：Business Standard以上のユーザー

Business Starter は Gemini in Google Meet が使用できないため

自動メモ作成のボタンはないです。

ただし、Business Standard以上のユーザー画面内に

Gemini に相談ボタンはありますが機能しません。

結果、Business Standard以上のユーザーが主催であれば

自動メモ生成は使用できます！

なお、メモを停止させるにも

Business Standard以上のユーザーである必要があります。

さて、お待たせしました。

自動メモ作成ができない Business Starter ですが、

Gemini の Canvas を使ってツールを作成すれば、似たようなことができます！

Canvas とは

ドキュメント、アプリ、コードを作成したり編集したりできるツールです。

詳しい内容は、次回のブログで紹介していきますので

ぜひ、本ブログや前回ブログを読み込んで理想図を膨らませください！

【Apps調査隊】ドキュメントタブの使い方について調査してみた！

Apps調査隊の小金澤です。

某100円均一ショップで換気扇フィルター買おうとした際

特に用事はなかった文具コーナーも覗いたのですが、

付箋の可愛らしさに衝撃を受けました。

お買い得な値段の付箋というと、無地や個性が強いイメージでしたが

ゆるいキャラクターが控えめに描かれており、

その使いやすそうな見た目に惹かれ購入してしまいました。

換気扇フィルターは思ったものがなかったため購入しませんでした。

学生時代は付箋をインデックスラベルのように使っていたので

もう少し発売が早ければよかったのにっ！と少し悔しいです。

今回ご紹介するのは

ドキュメントの新機能「ドキュメントタブ」です！

こちらは

特定のファイルを探す際 Googleドライブ の全体検索の手間を省いたり

複数の内容を1つのドキュメントに収めることができる機能です。

例えば、発表資料をまとめる際

根拠になった情報や下書き、完成した資料が必要になると思います。

その場合、フォルダを作って

そちらにまとめることが多いことかと存じます。

ですが、こちらのドキュメントタブを使用すれば

ドライブとドキュメントを一緒に立ち上げる必要はないうえ、

資料が見つけやすくなります！

まず、デフォルトで『タブ1』というのが生成されます。

※ドキュメントタブ反映前に作成されたドキュメントは

　「タブ1」がドキュメントのタイトルになっております。

ドキュメント作成時に資料用の画像も保存しておきたいとなりますよね。

そんなときは『タブ1』の横にある三点リーダをクリックします。

するとプルダウンメニュー内に「+ サブタブを追加」が表示され

こちらをクリックすると、タブ1 に属する新しいタブが生成されます。

加えて、表示の必要がない時は タブ1 の左側にある

プルダウンのマーク（▶）を押せばサブタブが収納されます。

”タブ” だけでは判別にしくい場合

名前を変更したり、絵文字をつけたりして区別できます！

なお、他ユーザーと共有する際は

すべて、見ること・編集されることができてしまうので

ここのタブだけ...と伝えたり、相手を権限「閲覧者」にすることお忘れなく。

さて、いかがだったでしょうか。

発表資料をもとに機能を紹介させていただきましたが、

マーケティング分野では予算、目標、クリエイティブなアイデアごとに異なるタブを使用してキャンペーン概要を作成できます。 

営業職では、業界や地域ごとに専用のタブを

チーム マネージャーは、定期的な会議のメモ・議題・パフォーマンス レビュー・四半期ごとの計画の更新など、記録を保持する用途で使えます。

ぜひ、様々な分野でご利用ください！

【Apps調査隊】電子署名について調査してみた！ 〜 署名編 〜

Apps調査隊 の小金澤です。

前回に引き続き、電子署名に関することとなりますが

本編で紹介するのは、署名の依頼を頂いた場合にすることです！

署名に分類してよいのか分かりかねますが、

ハンコに自分の名前と誕生花を彫れますと

SNS で素敵な商品がプロモーションで流れてきました。

そこで、どこまで使用できるのか軽く調べてみたのですが

イラスト入りのハンコは、荷物を受け取る際や

銀行印（名前がはっきりと認識できるもの）には問題なく使用できるそうです。

実印は難しいと思っていたのですが

銀行印でも使用できることに驚き、

購入するか否かの検討が加速しました。

さて、電子署名の依頼の通知は

「作成したタイトル名 + 日付・時間」のタイトルで Gmail で届きます。

 開く をクリックすると PDF が展開されます。

ちなみに送信者の Gmail にもリクエストを送った旨の通知が届きます。

さて、クリック後は PDF が展開されますので

カーソルを合わせた際に入力ができる箇所に署名をしていきます。

※ ”イニシャル” だけアルファベットのみの対応です。

署名を書き終えましたら 完了としてマーク をクリックし

利用規約を一読したあと、 同意して続行 をクリックします

記入後はマイドライブへ自動的に PDF が保存されます。

なお、作成者側はドキュメント（送信前の状態）と PDF が

Google ドライブ内に保存されます。

電子署名の依頼をした・された地点で

ドキュメントや PDF は、編集のロックがかけられている状態です。

通常のドキュメントや PDF の場合はロックを解除できますが

電子署名関係は、外す項目がグレーアウトしているので

編集ができない状態が保たれます。

注意点として、署名を間違ってしまった場合の書き直しはできないので

通常の書類同様、しっかりと確認をしてから署名をしましょう！

いかがだったでしょうか。

ペーパーレス化が進んでいる昨今、電子署名でご依頼いただく機会も

おそらく増えてくると存じますので

これを機にマスターし、社内で人気者になっちゃいましょう！

【Apps調査隊】電子署名について調査してみた！ 〜 作成編 〜

 Apps調査隊 の小金澤です。

この間、一緒に Google アドバイザリーサービスを担当している Kさんと雑談をしたとき、レストラン等で順番待ちの際に書く名前の話になりました。

Kさんは名字ランキングで上位に入っている姓を書き、

私は律儀に本名を書いていることが判明しました。

考えてみれば名前を呼ばれたときに自分であると分かればいいので

ああいった所では本名ではなくていいんですよね。

話を聞いたときは目から鱗でした。

次回からは順番待ち用の偽名を考えておこうと思います。

さぁ、今回は電子署名についてご紹介していきます。

こちら、Google ドキュメントのメニューバー「挿入」と『ツール』に

「電子署名欄」と『電子署名』が存在しますが、特段違いは無いです。

Google より、電子署名は現時点でベータ版でのテストリリースとなっているため、

一般リリースの前にどちらかの項目が廃止・変更される場合があるとのことです。

では早速作成方法について案内していきます！

Google ドキュメントのメニューバー「挿入」（または『ツール』）にある
「電子署名欄」（『電子署名』）をクリックし、電子署名を展開します。

次に署名を配置したいところへカーソルを合わせます。

※ このときの順序はどちらも問題ありません。

入力可能な項目 からドキュメントに配置したい必要項目をクリックします。

テキストの項目　は自由記入欄ですので、
会社名や部署名、役職等を資料に署名したい場合に活用いただけます。

署名をいただきたい人数が複数人であれば、

署名者を管理　にて人数を増やすことが可能です！

別の署名者を追加　にてユーザーを追加後、

ドキュメントに配置した枠に署名をもらいたいユーザーを割り当てます。

必要項目を選び終えましたら、

電子署名をリクエストしましょう　をクリック。

相手のメールアドレスを入力し、

再度 電子署名をリクエストしましょう を押したら

先方へメールが届きますので、通知が来た方はそこから署名をします。

今回は作成編ということでここまでとなります。

次回は署名依頼がきた際の記入方法について、ご紹介します！

Google Workspace を利用していない方はどのような署名となるのか

ご紹介していきます。

ぜひ次回もご一読ください！

【Apps調査隊】スプレッドシートで作成したグラフをドキュメントやスライドで活用する方法

 Apps調査隊 の小金澤です。

6月26日に Webセミナー動画のご案内を配信させていただきました！

今回は Google chat をテーマにご紹介をしております。

お役立ち情報満載ですので、ぜひ ご視聴ください！

Google Chat 仕事のやり方が変わる３つの方法

※ YouTubeサイトに接続されます。

https://njc.bz/GkGHE

今回ブログでは Google チャットとは関係ないグラフについて

ご紹介してまいります。

タイトルにもあるように、スプレッドシートで作成したグラフを

ドキュメントやスライドに最新版で貼り付けられます！

まず、元となるグラフを Google スプレッドシートで作成します。

次に、Googleスライドにグラフを挿入していきます。

上部メニューバー「挿入」⇒「グラフ」⇒「スプレッドシートから」の

順に選択をしていきます。

「グラフの挿入」から使用したいグラフがあるスプレッドシートを選択し、

 挿入 をクリックします。

そうしますと、スプレッドシート内にあるグラフたちが表示されます。

※ 複数作成していた場合

グラフを選択しましたら インポート をクリックし

貼り付け完了です。

ここで便利ポイント！

その１

もととなったデータを確認したい場合、

グラフ内の三点リーダー（︙）をクリックします。

項目「ソースデータを開く」をクリックすれば

グラフを引っ張ってきたスプレッドシートが展開されます。

その２

グラフの値が修正されたり追加されたりと

何かしらの変更点があった場合、

Google ドキュメントに貼り付けたグラフに”更新”と表示されます。

こちらをクリックすると、最新データに置き換わります！

さて、いかがだったでしょうか。

Googleドキュメントでも同様の手順で

スプレッドシート内にあるグラフを貼り付けることができます。

ぜひ、最新データを駆使しブイブイ言わせましょう！

【Apps調査隊】Google ドキュメントのプレースホルダーについて調査してみた

 Apps調査隊 の小金澤です。

今年はうるう年ですね。

ふと、02月29日生まれの方は

02月28日と03月01日のどちらに括られるのか疑問に思い調べてみたら、

法律（年齢計算ニ関スル法律）で定められていました。

また、年齢計算については

年齢計算ニ関スル法律② に記載されている民法143条 で定められているそうです。

それらの内容を要約すると、

出生日を初日に算入することを定めているため（年齢計算ニ関スル法律①）

02月29日のように、対応する日がないときは

その月の末日、02月28日24時に歳を重ねる（民法 第143条２）ということでした。

なお現地点では、免許証の更新は02月28日生まれでみなされるそうです。

（道路交通法　第101条２）

勉強になります。

さて、今回ご紹介するのはプレースホルダーです。

この「プレースホルダー」とは『仮に確保した場所』と表現されて

スマートチップとはまた違う使い方をします。

まず、何をもって仮なのかといいますと

例えば日付を入力する場面があったとします。

その場合、決定をしていなければプレースホルダーで入力できます。

※ 1日目はスマートチップで入力してます。

入力方法は 半角「@」からの「プレースホルダ　チップ」、

またはメニューバー「挿入」からの選択となります。

日付をとり挙げましたが、

他にもプレースホルダーでは下記4点の仮設置ができます

・人

・ファイル

・カレンダー

・場所

これらは入力漏れや誤入力の抑制、

他のユーザーと共有する場合ならスムーズな入力を促せます。

さて、いかがだったでしょうか。

手入力で強調したり、マーカーを引いて記入箇所をわかりやすくする方法より

見落としが少なくなるのではないでしょうか。

ぜひ、業務でご活用ください！

【Apps調査隊】スマートチップについて調査してみた

 Apps調査隊の小金澤です！

最近スマホケースがボロボロになったので買い替えたのですが

どこのサイトで探しても夢の国キャラクターがヒットし大変です。

正直あちらのキャラクターに疎く、

未だにリスの双子の名前がわからないです。

顔や色が違うのはわかるのですが、名前の割り当てがどうしても・・・

そんなわけで今回は

スマートチップの活用方法をご紹介していきます

スマートチップ？？？　という方は、過去に紹介している記事がありますので

ぜひ！見てください！！

▲【Apps調査隊】Googleのスマートチップについて調査してみた。

　https://www.njccloud.jp/2022/11/appsgoogle.html

まず、スマートチップは以下８点の機能があります。

①　ユーザー

②　ファイル

③　日付、カレンダーの予定

④　場所、地図

⑤　変数

⑥　ストップウォッチ、タイマー

⑦　ファイナンス

⑧　プルダウン

① 〜 ④ については

ドキュメント と スプレッドシートの両方で使用できます

ただし、⑤ 〜 ⑥ はドキュメントのみ

⑦ 〜 ⑧ はスプレッドシートのみとなります。注意です。

使用方法としては、

メニューバー「挿入」の「スマートチップ」から組み込むことができます。

または、セル （ドキュメントならカーソル）に

半角 @ を入力し希望の動作を選択します

個人的に「便利そう」と思ったのは ⑤　変数 と ⑦　ファイナンス です。

⑤　変数 は Google から発表されたとおり

クライアントの名前、契約番号、住所などの情報をあらかじめ

プレースホルダと設定し、それをドキュメントに挿入するだけです。

つまり、どういう事かというと・・・

こちらを

こうして

こう！！

入力欄がリンクされているので、

一箇所修正するだけで同じ箇所の修正が完了します！

⑦　ファイナンス については

Google Finance が関係してくるのですが

簡潔にいいますと見たい株価の情報が瞬時にわかります　という事です

メニューバー「挿入」の「スマートチップ」から

「ファイナンス」を選択し、気になっている企業名を入力する。

リンクをクリックすると、Google Finance の画面 が表示されます。

Google Finance の画面　⇓⇓⇓

紹介は以上となります。

Google が細やかな機能を出してくれるのは嬉しい限りです。

対象の資料を扱う際に一箇所にまとまっていれば確認しやすいし、

省ける手順は省いて他の業務に従事できますしね。

皆様もぜひ良い作業効率化ライフをお送りください。

【Apps調査隊】Google ドキュメントをもっと活用するために調査してみた。

 新しくApps調査隊に就任しました、小金澤です。

今回はGoogleドキュメントについて調査しました！

基本的な情報と意外と知られてなさそうな機能を紹介します。

《Google ドキュメントの特徴》

Googleドキュメントの主な特徴を4つ上げてみました。

1. Webブラウザ上で文書を作成・管理できる

2. 同時編集ができるので、作業が大幅に効率的

3. コメントスレッドで確認・修正のコミュニケーションも可能

4. Wordから変換、PDFへの書き出しも可能

Webブラウザ上で管理しているので、

特別なソフトウェアが無くても編集ができ、

共有編集機能とコメント機能で作業の効率性が大幅に上昇します。

《共有編集機能》

Googleドキュメントで作成した文章は、

初期段階では非公開となっており自分しか閲覧・編集が出来ません。

そこでチームでドキュメントを共有するやり方を紹介します！

1,ドキュメントで作成している文章の右上にある「共有」をクリック

2,入力欄にドキュメントを共有したいユーザーの

メールアドレスを入力し送信。

相手にドキュメントのURLが記載されたメールが届きます。

3,また共有権限も選択出来ます。

右側のプルダウンをクリックすると、

★3つの選択肢が出てきます。

＊閲覧者＊

編集もコメントもできず、ドキュメントの閲覧のみ許可されます

＊コメント可＊

ドキュメントの編集はできませんが、コメントを加えることができます

＊編集者＊　　

そのドキュメントに自由に編集を加えることができます

これで共有が出来ます！！！

《コメント追加》

共有が出来たら、コメント機能も活用してみましょう！

• 提案書に対する感想やアドバイスをしたいとき

• 議事録に記載された真偽やミスの確認をするとき

• ドキュメントに自分の考えや意見を加えたいとき

直接ドキュメントを変更出来ない事情がある時など、

部分的に確認を取りたいときなど様々な場面で使用できます。

《モード設定》

「共有」ボタンの下に「えんぴつマーク」があり、

ここで3つのモードに変更出来ます。

閲覧モードにしておくと、誤って削除してしまうことが無いのでオススメです✨

いかがでしたか？

今回はGoogleドキュメントの主な特徴ということで、

共有をメインに紹介をしました。

ぜひ、ご活用ください！！

【Apps調査隊】Google ドキュメントで資料を作るために調査してみた。

Apps調査隊の阿部です。

今回は前回に引き続き、Googleドキュメントについて調査しました。

文章作成の際により見やすくする機能を紹介します！

《「ドキュメント概要」機能》

参考にしてほしい機能として

「ドキュメントの概要」機能を紹介します。

Google ドキュメントに標準搭載されていて、

この機能を使用することで、操作がより楽になります。

1,ページ全体のアウトラインを確認する

「ドキュメントの概要」サイドバーから、

ページ全体のアウトラインを確認できます。

いわゆる「目次」として役に立ちます。

2,特定の章にジャンプする

「ドキュメントの概要」サイドバーにあるアウトラインの項目をクリックします。

そうするとアウトラインの項目（章）にジャンプできます！

《画像・表・図形などの挿入》

文章作成の際に、より見やすくするために画像・表・図形などを

挿入したいというときでもGoogleドキュメントで簡単に挿入出来ます。

◎挿入

「挿入」タブをクリックするとメニューが表示されます。

1,画像

PCのフォルダからアップロードやURLからのアップロード、

ドライブやフォトからも直接アップロード出来ます。

2,表

表は「○×○」とマス目を決めて挿入できます。

また表は4つのパターンがあります

　1,プロダクトのロードマップ

　2,レビューラッカー

　3,プロジェクトアセット

　4,コンテンツトラッカー

3,グラフ

事前の準備は必要なく、Googleドキュメントから

作成して挿入できます。

どの項目も直感的に操作できるほどシンプルです。

◎グラフを編集

左上のリンクマークをクリックしソースデーターを開く。

そうすると、Googleスプレッドシートが出てくるので

ここで編集出来ます。

いかがでしたか？

Googleドキュメントでは表やグラフが簡単に作成できるので

資料を作る際にご活用ください！！