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2023年1月24日

【Apps調査隊】Google ドキュメントをもっと活用するために調査してみた。

 Apps調査隊の小金澤です。

今回はGoogleドキュメントについて調査しました!

基本的な情報と意外と知られてなさそうな機能を紹介します。


《Google ドキュメントの特徴》

Googleドキュメントの主な特徴を4つ上げてみました。


  1. Webブラウザ上で文書を作成・管理できる

  2. 同時編集ができるので、作業が大幅に効率的

  3. コメントスレッドで確認・修正のコミュニケーションも可能

  4. Wordから変換、PDFへの書き出しも可能


Webブラウザ上で管理しているので、

特別なソフトウェアが無くても編集ができ、

共有編集機能とコメント機能で作業の効率性が大幅に上昇します。


《共有編集機能》

Googleドキュメントで作成した文章は、

初期段階では非公開となっており自分しか閲覧・編集が出来ません。

そこでチームでドキュメントを共有するやり方を紹介します!




1,ドキュメントで作成している文章の右上にある「共有」をクリック



2,入力欄にドキュメントを共有したいユーザーの

メールアドレスを入力し送信。

相手にドキュメントのURLが記載されたメールが届きます。


3,また共有権限も選択出来ます。

右側のプルダウンをクリックすると、

3つの選択肢が出てきます。


*閲覧者*

編集もコメントもできず、ドキュメントの閲覧のみ許可されます


*コメント可*

ドキュメントの編集はできませんが、コメントを加えることができます


*編集者*  

そのドキュメントに自由に編集を加えることができます



これで共有が出来ます!!!



《コメント追加》

共有が出来たら、コメント機能も活用してみましょう!


  • 提案書に対する感想やアドバイスをしたいとき

  • 議事録に記載された真偽やミスの確認をするとき

  • ドキュメントに自分の考えや意見を加えたいとき


直接ドキュメントを変更出来ない事情がある時など、

部分的に確認を取りたいときなど様々な場面で使用できます。





《モード設定》

「共有」ボタンの下に「えんぴつマーク」があり、

ここで3つのモードに変更出来ます。


閲覧モードにしておくと、誤って削除してしまうことが無いのでオススメです✨




いかがでしたか?

今回はGoogleドキュメントの主な特徴ということで、

共有をメインに紹介をしました。

ぜひ、ご活用ください!!