新しくApps調査隊に就任しました、小金澤です。
今回はGoogleドキュメントについて調査しました！
基本的な情報と意外と知られてなさそうな機能を紹介します。
《Google ドキュメントの特徴》
Googleドキュメントの主な特徴を4つ上げてみました。
Webブラウザ上で文書を作成・管理できる
同時編集ができるので、作業が大幅に効率的
コメントスレッドで確認・修正のコミュニケーションも可能
Wordから変換、PDFへの書き出しも可能
Webブラウザ上で管理しているので、
特別なソフトウェアが無くても編集ができ、
共有編集機能とコメント機能で作業の効率性が大幅に上昇します。
《共有編集機能》
Googleドキュメントで作成した文章は、
初期段階では非公開となっており自分しか閲覧・編集が出来ません。
そこでチームでドキュメントを共有するやり方を紹介します！
1,ドキュメントで作成している文章の右上にある「共有」をクリック
2,入力欄にドキュメントを共有したいユーザーの
メールアドレスを入力し送信。
相手にドキュメントのURLが記載されたメールが届きます。
3,また共有権限も選択出来ます。
右側のプルダウンをクリックすると、
★3つの選択肢が出てきます。
＊閲覧者＊
編集もコメントもできず、ドキュメントの閲覧のみ許可されます
＊コメント可＊
ドキュメントの編集はできませんが、コメントを加えることができます
＊編集者＊
そのドキュメントに自由に編集を加えることができます
これで共有が出来ます！！！
《コメント追加》
共有が出来たら、コメント機能も活用してみましょう！
提案書に対する感想やアドバイスをしたいとき
議事録に記載された真偽やミスの確認をするとき
ドキュメントに自分の考えや意見を加えたいとき
直接ドキュメントを変更出来ない事情がある時など、
部分的に確認を取りたいときなど様々な場面で使用できます。
《モード設定》
「共有」ボタンの下に「えんぴつマーク」があり、
ここで3つのモードに変更出来ます。
閲覧モードにしておくと、誤って削除してしまうことが無いのでオススメです✨
いかがでしたか？
今回はGoogleドキュメントの主な特徴ということで、
共有をメインに紹介をしました。