【Apps調査隊】Gmail迷惑メール対策について調査せよ。

Apps調査隊の蟹江です。

ここのところ、よく「取引先からのメールが届かなくなってしまった」というお問い合わせを受けます。
 そこで今回は迷惑メール対策について紹介していきたいとおもいます。

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1）ログ検索
2）ホワイトリスト
3）ゲートウェイ
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■ログ検索

まずはログ検索をして、メールがどの段階で止まっているのかを判断します。

【やり方】
 管理コンソール＞レポート＞左側メニュー「監査」内 メールログ検索
該当のアドレスなど検索ワードを入れて検索。

メールが見つかれば配信していない理由がわかるため対策して再送を依頼。
（例：添付ファイルの拡張子との相性が悪い→外部クラウドに保存する　など）

■ホワイトリスト

ホワイトリストとは、警戒を必要としない対象の一覧表のこと。
 メールを受け入れるアドレスを登録する。
 登録することにより、該当アドレスはスパムとして判定されなくなるため 特定の人からのメールが届かなくなった場合に有効。 

【設定方法】
※管理者アカウントで設定します。
 ①管理コンソール＞アプリ＞G Suite＞Gmail＞詳細設定をクリック
 ②左側で最上位の組織を選択。（通常これはドメイン）
 ③迷惑メール＞メールのホワイトリスト
 ④ホワイトリストに登録する送信メールサーバーの IP アドレスを入力。
 ・複数の IP アドレスを追加するには？
　CIDR 表記で IP の範囲を入力するか、各 IP アドレスをカンマで区切る。
　 注: 必ずパブリック IP アドレスを入力。プライベート IP アドレス非対応。
 ⑤保存
※反映まで最長 1 時間ほどかかる可能性あり。行った変更は管理コンソールの監査ログで確認可能。

 ■ゲートウェイ設定

受信メールのゲートウェイから受信したメールが適切に処理されるように Gmail のサーバーを設定可能。
これによりGmailで適切な送信元 IP を特定して SPF（Sender Policy Framework）チェックを実施できるようになるため、 ゲートウェイ経由の正当なメールが迷惑メールに分類されなくなる。

 【設定方法】
 ホワイトリスト同様の手順。



 上記の設定でも届かない場合は、お気軽に弊社までお問い合わせくださいませ。

 以上、迷惑メール対策について紹介いたしました。

【Apps調査隊】GoogleDrive オフラインモードについて調査せよ。

Apps調査隊の蟹江です。

Google Docs、Sheets、Slideを新しいオフラインモードでどこでも使用できるようになりました。

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1）概要
2）設定方法
3）備考
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■概要

 オフラインまたはGoogleドライブ内でインターネット接続に問題があるときに、
 ユーザーがドキュメント、シート、スライドのファイルを操作できるようになりました。
 新しいオフラインプレビューモードで、どのファイルがオフラインで利用可能かを確認できます。
 Googleドライブ内から[ドキュメント]、[シート]、[スライド]ファイルを右クリックして、それらのファイルをオフラインで利用できるようにします。
 オフラインプレビューモードを使用して、オフラインで利用可能なファイルをプレビューできます。
 オフライン中にファイルに加えられた変更は、ユーザーが再度接続されるとドライブに同期されます。

■設定方法

管理者：全ユーザーまたは一部のユーザーに対してこの機能を有効にできます。
 ユーザーがオフラインアクセスを有効にできるようにするには（推奨） [アプリ]> [G Suite]> [ドライブとドキュメント]の順に選択します。

 特定のデバイスに対してオフラインアクセスを有効にするには、
ヘルプセンターのこの記事を参照してください。
→　https://support.google.com/a/answer/1642623

注：この機能の標準では、すべてのユーザーがログインしているすべての端末でオフラインアクセスを有効にできますが、
Chromebookを除いて自動的には有効になりません。

 エンドユーザー：オフラインでファイルを操作するには、
ドライブ設定でオフラインアクセスを有効にする必要があります。
 Googleドライブで、右上隅にある歯車のアイコンをクリックし、[設定]> [一般]の順に選択して、
[ Googleドキュメント、シート、スライド、および図面のファイルをこのコンピュータに同期する]を選択します。
オフラインアクセスが有効になると、設定（歯車のアイコン）とサポート（疑問符）の
横にあるチェックマークアイコンが右上に表示されます。
このアイコンをクリックすると、オフラインプレビューの切り替えが表示されます。

■備考

 Googleドライブでファイルをオフラインで利用できるようにするには、ファイルを右クリックして
接続中にメニューから[オフラインで利用可能]をオンにします。

 オフラインアクセスが有効になっていると、Googleドライブは最近アクセスした回数に基づいて、
自動的に一定数のGoogle Docs / Sheets / Slidesファイルをオフラインで利用できるようにします。
オフラインプレビューモードを使用して、どのファイルが既にオフラインで利用可能かを自動的にプレビューできます。
 オフラインプレビューモードでも、接続している限りファイルをオフラインで利用可能にしておくこともできます。
 Google Docs Offline拡張機能は依然として必要です（すべてのChromeユーザーに対してデフォルトで利用可能になっています）。

 すべてのG Suiteエディションに利用可能です。
この機能は、既にオフラインが有効になっているユーザーに対してはデフォルトでオンになります。


こんな場面で役立ちます
・出張の移動時間を有効活用して資料を作成したい。
・今日はなんだか無線の調子が悪い。
・出先でwifiもテザリングも安定しない。



以上、「オフラインモード」についてご紹介しました。

【Apps調査隊】Gmail - メール送信日時指定について調査せよ。

Apps調査隊の蟹江です。

 Gmailのメールを後から送信できるようになりました。
この機能はAndroid、iOS、そしてGmailでWeb上で開始されています。


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1）概要
2）使い方
3）備考
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◆概要

お互いの都合の良い時間に仕事のメールを送れるため、相手に気を使わせないで連絡がとれます。
 時差のある場所同士でのやり取りで全員が無理をしないで業務ができるようになりました。

◆使い方

通常どおり電子メールを書いてから、任意の日時に送信するようにスケジュールしてください。
 Gmailで新規メール作成または返信したりすると、[送信]ボタンの横に矢印が表示されます。

 この矢印をクリックすると、「スケジュール送信」オプションが表示されます。
「送信日時を指定」をクリック。

いくつか候補の時間を提示してくれます。
「日付と時刻を選択」をクリック。

カレンダーか右側の日付から任意の日にちが指定できます。
[スケジュール送信]をクリックした後、メッセージを配信する特定の日時を選択できます。

送信日時を指定ボタンをおせば、指定した時間にメールが送信されます。

一度指定すると「最後に指定した時刻」という項目がでますので

同じ時間に数人へ連絡したいとき便利です。

◆備考

今回の公開で、Gmailに「予定」フォルダも追加される予定です。
 スケジュールされたメッセージは、送信待ちの間、「予定」フォルダに表示されま
す。

 ※※注意※※ ユーザーは自分のEメールをスケジュールすることができる前に
「予定」フォルダーを見ることができます。 これは予想される動作です。


 例えばこんな方に役立つのではないでしょうか。
事務課のAさん「新入社員のアカウントを発行した。入社日にメールを送らなければ。」
 営業部のKさん「企画部のWさんに報告があるけれど、もう夜遅いからメールしたら迷惑だよね。」
ヘルプ窓口のSさん「問い合わせの件で連絡したいけど、サンフランシスコはもう夜だなあ。」
 広報部のIさん「メルマガは毎度同じ時間に発行したい。」



以上、新機能「メール送信日時指定」についてご紹介しました。