【Apps調査隊】Google グループの押さえておきたい運用方法について調査してみた！

Apps調査隊の小金澤です。

先日、少し遠出して花火大会に行ってきました。

会場へ向かう途中、前を歩いていた親子が「昔はスマホが無かったんだよ」と話していて、ふとガラケー時代を思い出しました。

当時はメールを送っても「相手が読んだのか分からない」ともどかしく感じたものですが、

今ではチャットや既読機能でやり取りがガラッと便利になりましたよね。

今回は「ガラッと変える」をテーマに

チームでの共有メール運用を改善する「共同トレイ」機能と、

各自の働き方に合わせたメンバーの「受信設定」について解説します！

「誰が対応したか分からない」「重複して返信してしまった」と

お困りではありませんか？

Google グループでは、メールの受信方法（登録タイプ）を

一人ひとりの役割に合わせて選べます。

各自の働き方に合わせて無理なく変更可能です！

【選べる4つの受信タイプ】

■ メッセージごとにメール

メッセージが届くたびにリアルタイムで受信（メイン担当者におすすめ）

■ ダイジェスト

1日1回、メールをまとめて受信（日々の進捗のみ確認したい方向け）

■ 要約（簡易版）

最大25件のメッセージをまとめた要約版を受信

■ なし（Webのみ）

メールは届かずグループ画面上でのみ閲覧・返信

※個人の受信トレイをすっきり保ちたい方向け

そして、チームでのメール管理をガラッと変えるおすすめ機能が「共同トレイ」です。

共同トレイを使えばメールごとに担当者を割り当てたり、

ステータス管理をしたりすることが可能になります。

問い合わせ対応などの抜け漏れや二重対応をすっきり防ぐことができます！

【共同トレイでできること】

■ 担当者の割り当て（アサイン）

スレッドごとに担当者を設定でき、「未対応」「完了」などのステータス管理が可能です。

■ 二重対応・返信漏れの防止

「自分宛てのタスク」を絞り込めるため、対応の抜け漏れを防げます。

■ グループ名義での返信

グループ画面から直接送信できるため、

個人のアドレスから間違えて返信する心配がありません。

【設定方法】

該当グループの「グループ設定」内から

「共同トレイを有効にする」にチェックを入れ「変更を保存」をクリックします。

■ 共同トレイを”有効”にしている状態

■ 共同トレイを”無効”にしている状態

さて、いかがだったでしょうか。

共同トレイの活用とあわせて、登録や受信設定を工夫し、

ストレスのないスムーズな情報共有を実現しましょう！

次回もお楽しみに！

【Apps調査隊】Google グループの押さえておきたい2つの基本設定について調査してみた！

 Apps調査隊の小金澤です。

季節の変わり目になると、

セールや冬支度のお知らせメールが一気に届きますよね。

たまにしか使わないショップからの通知も混ざっていて、

要るメールと要らないメールの精査に一苦労...なんて経験はありませんか？

　

今回は、Google グループ（https://groups.google.com/）上での、
大量のメールをすっきり整理し、迷惑メールも防ぐ必須設定をサクッと解説します！

今回は押さえておきたい2つの基本設定を解説します！

1. スレッド機能と迷惑メール対策 

メールのやり取りが「スレッド」にまとまるため、

過去の経緯を確認しやすく、見落としを防げます。

また、スパムメール等はGoogleの自動フィルターで検出され、

一度保留されるため安全です！

【メッセージの管理手順】

①該当グループの「グループ設定」をクリック

②「メッセージの管理」で希望の動作を選択

・管理しない

　そのまま送信（投稿）

・メンバー以外のユーザーからのメッセージを管理

　社外等からのメールのみ承認制

・すべてのメッセージを管理

　全メールを一旦保留・承認制

③「変更を保存」をクリック

2. 外部ユーザーとやり取りするための設定 

社外の方と連絡を取る場合は、以下の設定を確認しましょう。

■ 組織外からのメール受信を許可

項目「投稿できるユーザー」を『ウェブ上のすべてのユーザー』にする必要があります。

■ アクセス権限の調整

必要に応じて、社外メンバーの参加権限や閲覧権限を適切に設定します。

【Apps調査隊】Google グループの内部 / 外部の分類変更について調査してみた！ 

でご紹介した通り、「外部メンバーを許可する」をオンにしないと

外部メンバーを絶対に 追加・所属させることができなくなります。

※グループ設定を特定のユーザーに任せたい時、

　設定を変更することで制限がかけられます。

さて、いかがだったでしょうか。

安全なセキュリティ設定とスレッド管理を活用し、

日々のメール精査を圧倒的に効率化しましょう！

次回も Google グループについてなのでお見逃しなく！

【Apps調査隊】データ復元について調査してみた！

Apps調査隊の小金澤です。

皆様は今年、花火を見に行かれましたでしょうか？

楽しかった思い出は写真や動画に残して、いつでも見返したいものですよね。

仕事で使う Google Workspace でも

「大切なファイルを間違えて消してしまった」
「退職したメンバーのアカウントを誤って削除してしまった」

...なんて事が起こっても組織で使う Google Workspace なら

管理者の操作でデータを元に戻せることがあります！

今回は管理者目線でできるデータの復元について、

ポイントをぎゅっとまとめてご紹介します。

Google Workspace では主に2つ、復元できるデータがございます。

 復元できる主なデータ　

＞＞＞ Google アカウント 

削除してしまったユーザーアカウント自体を復活させます。

そのアカウントに紐づいていた Google ドライブのファイル・フォルダ、

Gmail の送受信メール、Google カレンダーの予定なども一緒に復元されます。

ただし、アカウント削除時に

「他のアカウントへデータを移行（転送）」する操作を行った場合、

そのデータの所有権は移行先のアカウントへ完全に移ります。

そのため、元のアカウントを復元しても元のアカウント側には表示されません。

注意点: 

削除してから 20日以内に復元作業をしないと完全に消去されてしまいます。

＞＞＞ Google ドライブ（ファイル）

ゴミ箱からも消えてしまったファイルやフォルダを元に戻します。

注意点: 

削除したファイルはまずゴミ箱に入り、30日以内 であればユーザー自身で元に戻せます。

もしゴミ箱から消えてしまった場合でも、

その後 25日以内 であれば管理者が管理コンソールから復元作業を行うことで元に戻せます。

【ユーザー側のゴミ箱の様子】

ただし、特権管理者でも復元できないデータがございます。

 一度削除したら復元できないもの　

＞＞ Google グループ 

グループを元に戻す機能（ゴミ箱や復元機能）は用意されていません。

誤って削除した場合は、グループを新規で作り直す必要があります。

＞＞ カレンダー 

管理者による復元はできません。

ユーザー本人が「カレンダーのゴミ箱」から30日以内に復元する必要があります。

＞＞ Google Keep 

管理者による復元はできません。

ユーザー本人が「Keepのゴミ箱」から7日以内に復元する必要があります。

＞＞ Google Chat 

削除されたメッセージやスペース（チャットルーム）は

管理者であっても復元できません。

さて、いかがだったでしょうか。
仕事の中で「データを消しちゃったかも…！」という場面に遭遇すると、

一瞬ヒヤッとしてしまうものです。

ですが、あらかじめ復元できる期限（20日〜25日）を知っておけば

焦らず落ち着いて対応することができます。

みなさんの日々の業務が、よりスムーズで安心なものになることを応援しています！

【Apps調査隊】Google グループの内部 / 外部の分類変更について調査してみた！

Apps調査隊の小金澤です。

本格的な暑さになってきましたが、皆様いかがお過ごしでしょうか。

この時期になると実家にいる猫は、人間と一緒に冷房が効いた部屋で涼みます。

けど、体が十分に冷えると、「ドアを開けろ」と鳴き、

冷房のない暑い部屋に向かいます。

そしてしばらくして体が熱くなると、

また冷房の部屋前に来て「ドアを開けろ」と鳴き、戻ってくる……。

自分で体温調節をしながら、家の中を自由気ままに「出入り」しているんですね。

そんな自由な猫の姿と同じで、Google Workspace でも『出入り』できる仕様がありました。しかし、自由気ままとはいかない超厳格なものへとアップデートされました。

まず、Google から 2026 年第 2 四半期より、

Google グループの内部 / 外部の分類の適用を厳格化するとお知らせがございました。

今後は、この仕様変更によって自動移行されたグループにおいて、

特権管理者のみが外部ユーザーを追加できるように安全な設定へと制限されます。

ユーザー側ではどのようなことが起こるのかというと、

グループに「外部（External）」という警告バッジが付きます。

これまでは、グループごとに「組織外のメンバーを許可する」という

オン/オフの設定があるだけでした。

そのため、

管理コンソール（admin.google.com）や Google グループの画面（groups.google.com）、

または開発用APIなどから直接追加したり、

外部メンバーが含まれるグループをグループメンバーに追加したりすることで

組織外のメンバーの許可が「いいえ」のまま、外部メンバーを所属させることが可能でした。

これからはグループが「内部」と「外部」に厳格に分類され、

このすり抜けが一切できなくなります。

 内部グループ（組織外のメンバーの許可：いいえ）

グループオーナーやAPI経由であっても、

外部メンバーを絶対に 追加・所属させることができなくなります。

もし強制的に追加しようとすると、エラー（拒否）になります。

 外部グループ（組織外のメンバーの許可：はい）

変わらず外部メンバーを所属させることができます。

ここで心配なのが「既存のグループは勝手に使えなくなる？」ことですが、

今使っているグループが、突然機能しなくなることはないので安心してください。

今回の厳格化によって既存のグループのメールが届かなくなるなどの混乱を防ぐため、

Google側で自動的に以下の判定・移行が行われます。

 設定が［いいえ］なのに、実は外部メンバーが紛れ込んでいるグループ 

自動的に「外部グループ」へと再分類され、

現在の外部メンバーの所属は維持されます。

ただし、今後のセキュリティを考慮し、

「新しく外部メンバーを追加できるのは特権管理者のみ」

（一般ユーザーは追加不可）という安全な設定に自動構成されます。

 設定が［いいえ］で、実際に外部メンバーが一人もいないグループ 

そのまま「内部グループ」として厳格化され、

今後は外部メンバーを一切追加できなくなります。

たとえ、グループ設定を「外部メンバーを許可する」にチェックを入れても

セキュリティ強化のための仕様変更となっているため、

オーナーではメンバー追加ができません。

さて、いかがだったでしょうか。

自由に行き来できれば楽なのですが、ビジネスのセキュリティにおいては

そうした「なんとなくの出入り」が思わぬ情報漏洩につながってしまいます。

今回のGoogleグループの厳格化は、一見すると少し不便に思えるかもしれません。

しかし、大切な会社の情報や、社外のパートナーとの信頼関係を守るための

セキュリティが導入されたのだと捉えてみてください。

「うちのグループの設定はどうなっているかな？」と気になった方は、

ぜひこの機会に一度、グループの設定画面やメンバーリストをチェックしてみてください！

【Apps調査隊】まとめ！2023年にご紹介した記事について

Apps調査隊の小金澤です。

1月やその付近になると占いや運勢について触れることが多いのですが、

今年は迷いの年と宣告されていました。

振り返れば、自分の中にデータがないのにどちらか選ばなきゃいけないの?!

という状況が昨年以上あり、凄く苦悩した記憶です。

来年はそのときに蓄積したデータを活用し縦横無尽に駆け抜けたいものです。

さて、今回はタイトルにもありますように

2023年にご紹介した記事について振り返る回でございます。

去年の末ぐらいから執筆をさせていただきましたが、

その中で注目を浴びた3つの記事をピックアップいたします。

【Apps調査隊】Google カレンダーの「予約」について調査してみた　第2弾

こちらは Business Starter 以外ご利用者様向けの記事になります。

初回の「【Apps調査隊】Google カレンダーの「予約」について調査してみた」は

Business Starter が対象なので、ご契約されているお客様が多い分、

閲覧数が多いと予想していたのですが、以外にも 第2弾 であり三度、見返しました。

記事の内容は 予約スケジュールを作成できる機能のご紹介です。

日程や受付時間（開始日・終了日）、予約枠などなど

お好みにカスタマイズができます！

Business Starter の方については、

予約不可の日、準備時間（アイドルタイム）、1日あたりの予約件数の上限が設定できない

ということがありますので、使用する際は注意が必要です。

【Business Starter 以外】

【Business Starter 】

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https://www.njccloud.jp/2023/03/appsgoogle-2.html

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【Apps調査隊】Google グループの機能について調査してみた！　第2弾

こちらも 1 と2 に分けてご紹介したのですが、第2弾の方が閲覧数が多かったです。

第1弾 はパンチが弱くなってしまうのでしょうか？

こちらでご紹介した内容は以下4点です。

★　承認済み／保留中

☆　ラベリング

★　共同トレイ

☆　ファイルを添付できるユーザー

これらは、該当グループの［グループ設定］内にてカスタマイズできる機能であり

Google カレンダーの「予約」とは違い、

Google Workspace をご利用のすべてのお客様が使用できるものとなっております。

ちなみに 第1弾 と 第2弾 で紹介していないワザですが、

代表メール（個人アドレス）に届いたメールを複数人に転送させたいという時

Gmail 画面の右上「歯車マーク」から『メール転送と POP/IMAP』を選択し

「転送先アドレスを追加」にグループアドレスを登録すれば

グループに属している方々へメールが届きます！

下記ブログでも転送設定についてご説明しておりますので、

よろしければご参考ください！

 →【Apps調査隊】意外と忘れてる？Gmailの機能について調査せよ。

「承認済み／保留中」ではグループオーナーにのみ

メールが届いたことがわかりますが、

他のメンバーは Google グループへ見に行かないと確認ができません。

ですので、フィルタを作成では作業が追いつかないという時に活用すると

便利かもしれませんね！

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https://www.njccloud.jp/2023/09/appsgoogle-2.html

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【Apps調査隊】Google bard について調査してみた！

最後に ジェネレーティブAI（学習したデータを元にデータや情報を生成する技術）を

活用した Google bard（bard.google.com）についてですが、

2022年冬頃に ChatGTP が大々的に取り上げられ

Google でも Google bard を発表するという流れに盛り上がった記憶です。

質問したことに 9割方 返答をしてくれるため、

ついつい疑わず納得してしまうのですが

試験運用中のサービスであるので回答内容が不正確・不適切な場合があります。

今後も Google bard からの回答を吟味したいところです。

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https://www.njccloud.jp/2023/07/appsgoogle-bard.html

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さて、いかがだったでしょうか。

この1年さまざまな記事を発信させていただきましたが

皆様のお力になれましたでしょうか？

来年も発信して参りますので、引き続きチェックいただけますと幸いです。

どうぞ、体調にお気をつけて よいお年をお迎えください。
来年も Apps調査隊 をよろしくお願いいたします！

【Apps調査隊】Google グループの機能について調査してみた！ 第2弾

 Apps調査隊の小金澤です。

前回に続き、Google グループについてご紹介していきます！
本編は補足的ボジションの機能について触れていきます

グループと言えば、友人たちと遊びに行く約束を取り付けるため
LINEグループを結成しているのですが、
会話に参加しなさすぎて「Twitterじゃないんだぞ?!」と以前ツッコミを入れられてしまいしました。

友人たちには悪いと思いつつ、今も変わらず流し見をしてしまっています。

さて、Google グループの機能となりますが

まずはこちら！

承認済み／保留中

こちらは、グループに受信されたメールを手動で振り分ける機能となります。

該当グループの［グループ設定］内にあります [メッセージの管理] にて

「メンバー以外のユーザーからのメッセージを管理」または「すべてのメッセージを管理」　を選択し完了です。

こちら、2つの項目の違いといたしましては、

グループ：いらい受付窓口　で見ていきましょう！

まず、「メンバー以外のユーザーからのメッセージを管理」を選択した場合は

このように、『保留』に格納されます。

メンバーからのメールは『承認済み』に振り分けられます。

なお、『保留』⇛『承認』へ移行する際はチェックマークを押します。

次に「すべてのメッセージを管理」を選択した場合ですが、

メンバーである・ないに関わらず『保留』に格納されます。

ラベリング

グループにメールが沢山届くと、何の要件かわからなくなってしまいますよね。

そんな時には「ラベル」機能が役立ちます

事前に [共有ラベル]　＞　「このグループで共有ラベルを有効にする」　に

チェックを入れます。

「グループ設定」の上部に「ラベル」が表示されますので

横の三点リーダーをクリックします。

ラベルを作成後は該当メールを開きラベリングしていきます。

割り当てるときは該当ラベルを選択後、「申請」を押します。

共同トレイ

受信したメールをメンバーに振り分ける機能となります。

項目 [追加の Google グループの機能を有効にする] ＞ 「共同トレイ」　　を

事前に選択します。

割り当ての方法としては、

該当メールを開き、上部で割り当てを行っていきます。

メンバーに割り当てる場合は

中央のマーク、「他のユーザーに割り当てる」をクリックします。

割り当てられたメンバーは通知を自身の受信トレイで受け取ることができます！

ファイルを添付できるユーザー

最後にこちらの機能についてですが、

指定されたメンバーはメールにファイルを添付できないものです。

〈 ファイル添付を許可されていない人 〉

〈 ファイル添付を許可されている人 〉

設定については、毎度のことながら「グループ設定」内です。

なお、こちらを設定してもグループ外の送信者には影響がないみたいです。

さて、紹介は以上となります。

Google は細かい気遣いが散りばめられていますので

紹介する身としては「嬉しいけど紹介しきれない！」と肩で息をしております。

他にも「この項目何？？？」と思われた方は、

まとめ一覧がございますのでこちらも併せてご確認ください！

▶ グループを作成し、グループ設定を選択する

※項目「詳細設定のリファレンス」をご参照ください。

https://support.google.com/groups/answer/2464926?hl=ja&ref_topic=2458761&sjid=6022964691590131259-AP#zippy=

【Apps調査隊】Google グループの機能について調査してみた！ 第1弾

 Apps調査隊の小金澤です。

前回はBusiness Starter 以上でないと使用できない機能をご紹介しましたが、

Business Starter でも使用できる一斉送信の方法はないかなと思い

探してみました。

近所の猫も知りたそうにしていたので

結論：似たような機能はあります。

Google カレンダーでも似たような機能がありましたので

予想通りでよかったです。

ちなみにその機能を利用するには

Google グループ　を作成することが必要です！

こちらをクリックし開いたあと、左上の『グループを作成』を選択すると

グループ名からアドレス、メンバーまで作成できます。

さっそく機能諸々について見ていきましょう！

✎グループ作成

まず、Google グループ（https://groups.google.com/）にログインします。

左メニューに有る「+　グループ作成」を選択します。

グループ名等々 入力し終えましたら、作成したグループアドレスをクリックし

グループの詳細設定を行っていきます

✎投稿できるユーザー

その中で一番と言っていいほど重要な項目があります

ココ！

外部とやり取りをすることを想定している場合は

『投稿できるユーザー』を[ウェブ上のすべてのユーザー]に設定してください！

でないと外部ドメインの方は拒否をされてしまいます

なお、こちらがグレーアウトして変更できない場合は

特権管理者の方で管理コンソール上での設定をすれば解決します。

設定箇所は

『アプリ』＞『Google Workspace』＞『ビジネス向け Google グループ』

になります。

項目 [共有オプション] 内に

『グループオーナーは外部メンバーを許可できる』と

『グループオーナーは組織外からのメールの受信を許可できる』に

チェックを入れればやり取りができるようになります！

今はする予定ないかなぁ〜という時でも

こちらにチェックを入れた状態のまま、オフを選択できるので

いつかに備えて操作できる状態にしておいた方が便利ですね

✎メッセージの管理

こちらはグループあてに来たメールを精査するための機能となっております。

なお、承認後「この問い合わせはこの人が対応！」という案件だった場合

メンバーに対し割り当てることができます。

✎追加の Google グループの機能を有効にする

設定の上部に鎮座しているこちらの項目を

[共同トレイ] に設定しますと、割り当てのボタンが表示されます。

割り当てられた方には、通知が Gmail の受信トレイに届くので

すぐに分かります！

✎カスタムの役割を変更できるユーザー

最後は、オーナーがメンバーに権限を割り当てる項目についてです。

なぜこちらを紹介したかといいいますと

権限がある方が退会しても変更できる対策が可能な箇所だからです！

権限がある方が退会したあとでも

特権管理者のアカウントで作業を行えば権限を割り当てたりできますが

こちらで設定すれば手間が省けます。

【権限が”メンバー”までの場合】

【権限が”マネージャー”までの場合】

さて、いかがだったでしょうか

細かくカスタマイズできるので少々手間ではありますが

思い通りの動作がしやすいのではないでしょうか。

次回は、補足という感じでまた Google グループの機能について

ご紹介していきます

次回もお楽しみに！

【Apps調査隊】「重要ではあるが緊急ではない」のGoogleグループの活用方法を調査せよ。

Apps調査隊およびメールマガジン編集長のイバです。

前回に引き続き、今回もブログの担当を任されました。

さて、わたしも経営層であり、管理職であり、編集長でもありますので、今回は上長としてのITでコミュニケーションしていく方法を書いていきたいと思います。

わたしはいくつかのコミュニケーションツールを使い分けて利用しています。

まず緊急性の高い順番的に並べてみると

【緊急性が高い】

対面
↕
電話、オンライン対話
↕
チャット
↕
ダイレクトなEメール
↕
メーリングリスト
↕
お手紙

【緊急性が低い】

ではこれをG Suiteのサービスで当てはめてみると・・・

【緊急性が高い】

面と向かって話す（今はコロナ禍）
↕
Google Meet
↕
Google Chat
↕
Gmail
↕
Googleグループ
↕
お手紙を書く（意外と手書きもあり）

【緊急性が低い】

緊急性で整理してみると、どんな場面で利用するのが良いかが見えてくるかと思います。その中で「重要ではあるが緊急ではない」ものに対してはどのようにコミュニケーションを取るのが良いのか、ということを考え始めました。

そこで最近わたしがよく使い始めているのが「Googleグループ」です。今、Google社も比較的多くアップデートされている気もしますし、少しフィーチャーされ始めているのかもしれません。

そこで、このGoogleグループで活用している機能をいくつか紹介したいと思います。Googleグループについては過去のブログを参照していただければ幸いです。

1.件名のプレフィックス

やはり、これがわたしからのグループのメッセージかどうかを、タイトルだけで判別できるとメンバーは分かりやすいです。その機能がプレフィックスです。

件名のプレフィックスの付け方は、グループを選択し、【グループ設定】→【メールオプション】で設定できます。

上記のようにプレフィックスは括弧で囲うことが良いとされています。また、プレフィックスにナンバリングすることもできます。「:%d」を追加することで、自動で連番されます。

2.お気に入りのグループ

経営層や管理職、リーダーともなると、たくさんのGoogleグループに参加しているので、自分のメーリングリストを見つけるのも大変です（検索すれば良いのですが）。

できればよく使うGoogleグループは「お気に入り」に入れておくのが良いと思います。

【マイグループ】から選択、または検索してお気に入りに入れたいグループが表示されたら、グループ名の左の☆をクリックして★にします。そうすると左側のツリーにある「お気に入りのグループ」に追加されます。すぐに会話を開始できますね。

3.Gmailから送信する

これはそのままですが、Googleグループ作成時に設定したグループメールに直接メール送信することでお伝えすることができます。新規作成でも、誰かから来たメールを転送することも可能です。

コミュニケーションが非常にデリケートな時代だからこそ、うまくツールを使い分けて行きましょう。とくに「重要ではあるが緊急ではない」内容についての案内、Googleグループの活用を検討してみてはいかがでしょうか。