【Apps調査隊】共有ドライブについて再調査してみた！

Apps調査隊の小金澤です。

遅いご挨拶となりましたが、明けましておめでとうございます。

本年もどうぞよろしくお願いいたします。

今年の冬季休暇は休暇を満喫できましたでしょうか。

年末年始にお仕事をされていた方々は、本当に頭が上がりません。

切実にこれからゆっくり休んでいただきたいです。

さぁ新年最初の記事は、共有ドライブについてです！

9月にも取り上げているのですが

さっぱりとした解説だったので再度解説をしていきます。

リンク：【Apps調査隊】共有ドライブについて調査してみた！

まず 共有ドライブ とは、

複数人のユーザーが複数のフォルダやファイルを同時に共有できる

チーム用ドライブのことです。

Google ドライブを開いたとき、マイドライブの下にいます。

名前が似ている 共有アイテム は

マイドライブ内や共有ドライブ内にあるフォルダやファイルを指し、

ファイル作成者はオーナーに位置づけられます。

※反対に共有ドライブは、

　フォルダ作成者やそのメンバーが ”編集者” となりオーナーがいません。

【 共有アイテム 】

フォルダ自体とその中に入っているファイルは

オーナー、編集者、閲覧者 と分かれます。

【 共有ドライブ 】

共有ドライブ自体の権限の割り振りは

管理者、コンテンツ管理者、投稿者、閲覧者 の4つに分かれます。

外部との共有について

【 管理コンソール（https://admin.google.com/）で必要な作業 】

★ 一部ユーザーだけ外部共有をしたい場合は、外部共有専用の子組織部門を作成ください。

★ 共有ドライブの作成にて、『[組織名] 内のユーザーが、共有ドライブにあるファイルにアクセスできるようになります』にチェックを入れてください。

★ 共有オプションにて、『アイテムを共有することを許可する』にチェックを入れてください。

許可リストの場合

オンの場合

gmail.com 以外の Google Workspace を利用していないドメイン

（Google アカウントではないドメイン：yahoo.co.jp、outlook.jp...）は、

基本 Google ドライブを利用できません。

そのため、メンバーになることやファイルの移動・削除は不可です。

ただし Business Starter 以上に限り、

Google アカウントを持たないドメインユーザーでも

共有ドライブ内にフォルダ・ファイルを追加作成できたり

アップロード・ダウンロードできるサポート機能があります！

※フォルダ作成後に再度編集をする場合、

　一度ログアウトしていただく必要があります。

先方へ共有をした際は、通知をした方が分かりやすいと思いますので

ぜひご検討ください。

さて、共有ドライブについて理解が深まったでしょうか。

最近の Goolge は新機能を次々と導入してくるので

ご案内した内容が以前のと異なってしまうことがあります。

誠に申し訳ございませんが、あらかじめご容赦ください。

皆様の Google Workspace 生活に少しでもお役に立てたら幸いです。

【Apps調査隊】まとめ！2024年にご紹介した記事について

 Apps調査隊の小金澤です。

1週間と少しを残して新年になりますね。

今年がどのような1年になるのか1月に確認した気がするのですが、

忘れてしまったのでネットで調べてみたら

焦りは禁物。急がば回れの年になるとのことでした。

確かに思い返してみれば、今年いち聞いた言葉は「冷静になって！」です。

2025年の運勢もついでに調べたところ、上半期は場当たりな行動に走りがちとありました。

来年も引き続き冷静に慎重にを心がけていく所存です。

さて、今回はタイトルにもありますように

2024年にブログで取り上げた中で、多く読んでもらった記事をご紹介させていただきます。

まず、一番多く読んでいただいたのは

【Apps調査隊】Google スプレッドシートの ロック について調査してみた！

です。

編集権限がある・なしに関わらず、

Google ドライブに格納されているファイルを編集させない機能です。

こちらのロック機能は、編集権限がある方のみロック解除できます。

ただ自動で編集できない状態に戻らないため、再度ロックして頂く必要がございます。

誤って編集しないようにする、編集を締め切るときなどに

活用いただけますので、詳しく知りたい方は下記リンクをクリックください。

▶▶▶https://njc.bz/kV2MU

次に閲覧数が多かった記事は

【Apps調査隊】Google チャットのリニューアル箇所について調査してみた　２！

です。

こちらの記事では、

個人とのビデオ通話、スターを付ける、アクティブなスレッド

を紹介しております。

2! とあるように第1弾もあるのですが、こちらでは

”返信で引用” 機能、ファイル・タスク（現在は "共有中" と表示が変更されています）

を紹介しております。

こちらの記事以降、様々な機能が追加され

個人チャット右上にある「ビデオ通話を開始」ボタンは、

クリックするとマイクやカメラの使用を許可を要求するタブが出ますが

今後は受話器マークに変わり、音声のみの Meet を選択できるようになるそうです。

▶ （英語版公式ブログ）Google Workspace Updates - November 27, 2024

https://workspaceupdates.googleblog.com/2024/09/huddles-in-google-chat.html

また、最近では12月4日の Google Workspace アドバイザリサービス News! 内

３）FAQ&Tips! でご紹介させていただきました

Google Chat内の自身の発言表示について ！

こちら、自身のメッセージも左にまとめられた新仕様です。

▶ Google Chat で最小モードを使用する

https://support.google.com/chat/answer/15571501

実はあとから知ったのですが、

Gmail 経由の Google Chat でも設定ができるのです。

Gmail の画面内にある歯車マークをクリックし、

「クイック設定」内の『表示間隔』を ”最小” にしますと

左側に寄ります！

ただ、すごいと感心するのですが

見慣れない画面なので私は従来のモードで使用してます。

さて、いかがだったでしょうか。

今年もさまざまな記事を発信させていただきましたが

皆様のお力になれましたでしょうか？

来年も引き続きチェックいただけますと幸いです。

どうぞ、体調にお気をつけて よいお年をお迎えください。
来年も Apps調査隊 をよろしくお願いいたします！

【Apps調査隊】Gmail の情報保護モードについて調査してみた！

Apps調査隊 の小金澤です。

立冬の前後ぐらいから気温がすっかり冬になりましたね。

秋にやっておきたかった、秋グルメを食べる・長袖一枚やGジャンを着て出かける・月見を楽しむ等々 昨年よりできたと思うので

今年も冬らしいこと（鍋、ニット帽コーデ、猫と暖をとる）を

思いっきり楽しむ所存です！

体調不良も風物詩ですが、

そちらは経験をあまりしたくないので気をつけていきたいです。

皆様もご自愛ください。

今回は Gmail の情報保護モードについて調査しました！

こちらは Gmail の機能のひとつで、

新規作成時の送信横にあるメニューバー内にいます。

こちらを使用することによって、メールの有効期限を設定したり

受信者側でメールの転送、コピー、印刷、ダウンロードをさせないように

することもできます。

早速 作成方法から解説をさせていただきます！

まず、通常通りメール文を作成していきます。

※ モード後も編集が可能です

次に、鍵マーク（情報保護モードを切り替え）をクリックし

有効期限やパスコードの有無を設定していきます。

[SMS パスコードを使用しない] を選択した場合、

Gmail アプリを使用している受信者は、直接メールを開くことができ

Gmail を使用していない受信者には、パスコードがメールで送られます。

[SMS パスコード] を選択した場合、

受信者の電話番号あてにテキスト メッセージでパスコードが送信されます。

自分の電話番号ではなく、受信者の電話番号が入力されていることを確認してください！

さて、次は受信者側の画面ですが

[SMS パスコードを使用しない] を選択した場合は

通常のメールとほぼ同じ画面で届きます。

違う点としては、「メッセージの有効期間は0000/00/00です。」と

期限が表示されているところです。

[SMS パスコード] を選択した場合は、

閲覧前にワンクッションが入ります。

画面の指示に従い、パスコードを送信・入力していきます。

メールが閲覧できるようになったら、

[SMS パスコードを使用しない] と同じメール本文になり

期限日が見えるようになります。

最後に、期限が切れたときのメールですが

受信者にはこちらのように表示されます。

こうして機密性が保たれるわけですね！

さぁ、いかがだったでしょうか。

ファイル転送サービスで書類を送ることが多くなった最近ですが

そちらからダウンロードする際のパスを先方へ提示するとき

こちらは方法の一つとして役立つのではないでしょうか。

ぜひ、いろいろな場面でお使いください！

【Apps調査隊】Google フォームと連携しているスプレッドシートについて調査してみた！

Apps調査隊 の小金澤です。

Google 公式のアップデート情報（日本語版）が 現在滞っておりますが

私は英語版を翻訳して内容をたまに確認しております。

ただ、ページの読み込みと翻訳するための読み込みで

ページ全体を閲覧できるまで少し時間がかかるので

不自由さを感じているこの頃です。

加えて、アップデート情報をメルマガに記載するためにまとめているので

これから大量に来るのかと凄く身構えております。

今回ご紹介するのは、
Google フォームと連携しているスプレッドシートについてです。

お使いの方はもうお気づきかと存じますが

Google フォーム作成後に新しいスプレッドシートを作成すると

自動で表が作成されます。

あまり見慣れない表なので、恐らくどうやって使うのか悩んでいる方が多いと思います。

今回はこちらの表について一番の特徴である

グループ化ビュー と フィルタービューについて掘り下げていきます！

まずこちらは、質問ごとに回答を抽出できる方法でございます。

ツールバー内「フィルタ表示」より グループ化ビュー と フィルタービュー を使用します。

 グループ化ビュー 

回答が記載されている表内にセルを合わせ

「フィルタ表示」をクリックと分類ができます。

ビューを確認し終えた後、「保存しますか？」と出ますが

保存すると「～　で分類」と保存され（名前変更可）、

保存をしなければ「～　による一時的なグループ」として履歴が残ります。

 フィルタービュー 

グループ化ビューと同様の手順で、表にフィルタを追加できます。

フィルタビュー作成後、バツ印をクリックすると保存しなくても消えます。

保存をすれば「フィルタ1」となり（名前変更可）、

保存をしなければ「一時的なフィルタ」と履歴に残ります。

こちらの保存した場合としなかった場合の違いは

オプションの種類です。

保存をした場合は、名前の変更や複製ができます。

一方、保存しなかった場合は選択肢が２つのみとなります。

さて、色々グループ化やフィルタを作成したら

現状、履歴がたくさん表示されているかと思います。

こちらをリセットさせたい場合は、

メニューバー内「データ」→「ビューのオプション」

→「タブ内のすべてのビューを削除」　の順で選択をしていきます！

そうしますと、まっさらな状態になりますので

（ ※ まっさらな状態 = 保存したビューがなくなった状態 ）

抽出したいものを改めて作成するのに最適です！

いかがだったでしょうか。

ここで紹介しきれなかった機能はたくさんあると思うので

ぜひ皆様でも新機能探してみてください！

【Apps調査隊】パソコン版 Google ドライブについて調査してみた！

 Apps調査隊の小金澤です。

現在進行形で増えている愛猫の写真をまとめるために

プライベートで Google ドライブを利用しているのですが、

パソコンやUSBに今まで撮影した画像を管していた分も

月日ごとにGoogle ドライブにまとめているので苦労しています。

ただ、まとめているだけあって

猫自慢をする際は年月ごとの写真を  押し付ける  見せることができるので

苦労した甲斐があると思っております。

さて、今回ご紹介させていただくのは、

エクスプローラーからアクセスでき、スムーズにファイルを開ける

パソコン版Google ドライブについてです！

Microsoft 製品をドライブに格納していた場合、

（拡張機能が必要となりますが）Google 製品に変換されず使用できる機能もあります。

そんな機能を持つパソコン版ドライブには種類が２つあります。

ストリーミング と ミラーリング です。

ストリーミングとは、

Google ドライブに保存されているファイルをクラウド上に保管する事で、

PCのストレージ容量を大幅に節約できます！

ただし、インターネットに環境に左右されるため、

接続していないとファイルにアクセスできないし

速度が遅い場合ファイルの読み込みや保存に時間がかかります。

ミラーリングは、クラウドとパソコン両方に保管されます。

そのため全てのファイルが自動的にオフラインで使用できます。

しかし、PC のローカルにデータをコピーするため

PCのストレージ容量を多く消費します。

クラウド上のデータをローカルのPCにコピーし、

まるでローカルのハードディスクに保存しているようにする機能のため

大規模な変更があった場合、反映に時間がかかることがあります。

パソコン版ドライブとブラウザ版ドライブの違いは

まず、パソコン版ドライブは「共有アイテム」が表示されません。

ミラーリングを導入しているユーザー様に関しては共有ドライブも表示されません。

次に、パソコン版ドライブを導入するには

公式ヘルプ記事からインストールをする必要があります。

少し手間がかかります。

▶ パソコン版 Google ドライブを使用する

https://support.google.com/drive/answer/10838124?hl=ja

最後に、初めて Google Workspace を利用される方には

フォルダやファイルの作成ボタン、共有されているアイテムの確認、

ファイルの検索方法が分かりやすい位置にあるので

扱いやすいかと思います。

さて、いかがだったでしょうか。

パソコン版ドライブとブラウザ版ドライブ、どちらもメリット・デメリットがあるので

ぜひ自分に合うスタイルで Google ドライブをご活用ください！

【Apps調査隊】ドキュメントタブの使い方について調査してみた！

Apps調査隊の小金澤です。

某100円均一ショップで換気扇フィルター買おうとした際

特に用事はなかった文具コーナーも覗いたのですが、

付箋の可愛らしさに衝撃を受けました。

お買い得な値段の付箋というと、無地や個性が強いイメージでしたが

ゆるいキャラクターが控えめに描かれており、

その使いやすそうな見た目に惹かれ購入してしまいました。

換気扇フィルターは思ったものがなかったため購入しませんでした。

学生時代は付箋をインデックスラベルのように使っていたので

もう少し発売が早ければよかったのにっ！と少し悔しいです。

今回ご紹介するのは

ドキュメントの新機能「ドキュメントタブ」です！

こちらは

特定のファイルを探す際 Googleドライブ の全体検索の手間を省いたり

複数の内容を1つのドキュメントに収めることができる機能です。

例えば、発表資料をまとめる際

根拠になった情報や下書き、完成した資料が必要になると思います。

その場合、フォルダを作って

そちらにまとめることが多いことかと存じます。

ですが、こちらのドキュメントタブを使用すれば

ドライブとドキュメントを一緒に立ち上げる必要はないうえ、

資料が見つけやすくなります！

まず、デフォルトで『タブ1』というのが生成されます。

※ドキュメントタブ反映前に作成されたドキュメントは

　「タブ1」がドキュメントのタイトルになっております。

ドキュメント作成時に資料用の画像も保存しておきたいとなりますよね。

そんなときは『タブ1』の横にある三点リーダをクリックします。

するとプルダウンメニュー内に「+ サブタブを追加」が表示され

こちらをクリックすると、タブ1 に属する新しいタブが生成されます。

加えて、表示の必要がない時は タブ1 の左側にある

プルダウンのマーク（▶）を押せばサブタブが収納されます。

”タブ” だけでは判別にしくい場合

名前を変更したり、絵文字をつけたりして区別できます！

なお、他ユーザーと共有する際は

すべて、見ること・編集されることができてしまうので

ここのタブだけ...と伝えたり、相手を権限「閲覧者」にすることお忘れなく。

さて、いかがだったでしょうか。

発表資料をもとに機能を紹介させていただきましたが、

マーケティング分野では予算、目標、クリエイティブなアイデアごとに異なるタブを使用してキャンペーン概要を作成できます。 

営業職では、業界や地域ごとに専用のタブを

チーム マネージャーは、定期的な会議のメモ・議題・パフォーマンス レビュー・四半期ごとの計画の更新など、記録を保持する用途で使えます。

ぜひ、様々な分野でご利用ください！

【Apps調査隊】ウェブ上 Google サービスのセッション期間について調査してみた

Apps調査隊 の小金澤です。

2weekコンタクトレンズのストックがなくなったので、

前々から考えていたメガネの買い替えも済まそうと近々眼科に行く予定です。

メガネといえば、調光レンズのものを持っているのですが

レンズが紫のためか周りから結構注目を浴びる気がします。

（すれ違う人とよく目が合うような...）

地面や建物から反射する光がカラーレンズによって和らいで見えやすいし

それなりのお値段もしたので使い倒したいのですが

軟なメンタルではちょっと厳しいです。タフネス精神が欲しいところです。

さぁ、今回は Business Plus 以上から利用できる

Google サービスのセッション継続時間の設定をご紹介していきたいと思います！

まず、ウェブセッション継続時間とは

Web版 Gmail や Googleドキュメントを開いたまま

ちょっと席を立ったり、他のことをしたりする際に

一定時間で自動的にログアウトするか

または、その間もずっとログインした状態が続くかのことです。

例えば、

外勤の頻度が高い部署や共有端末などを使う従業員に対しては

セキュリティ保持のためセッション時間を短く設定し、

内勤者のユーザーに対しては

何度もパスワードを入力する手間がなくなるようにセッション時間を長くする

といったユーザーによって使い分けることができます。

ただ、やはり 注意 が必要です！

セッション継続時間を短くしすぎると

ユーザーが頻繁にログインする必要が生じ作業効率が低下する可能性があり

逆に、セッション継続時間を長すぎるとセキュリティリスクが

高まります。

さて、注意を踏まえたうえで手順に沿って

設定を行っていきましょう！

【手順】

①　特権管理者アカウントで

　　管理コンソール（admin.google.com）にログインをします。

②　メニュー（≡）より、セキュリティ ＞ アクセスとデータ管理

　　＞ Google セッションの管理　の順でアクセスをしていきます。

③　ウェブ セッション継続期間　にて

　　1時間 〜 有効期限なし　まで選択ができます。

※デフォルトはドメイン全体となっております。

　そのため、左側に各組織が表示されているので

　組織ごとにセッション継続時間を設定しましょう！

④　保存を押し完了です

いかがだったでしょうか。

Business Plus 以上からではないと利用できないところが悔しいですが

アップグレードの検討が進んだのではないでしょうか。

Business Plus 以上をご利用の方でも

こちらの機能を知らなかった！という場合は、ぜひお使いください！

【Apps調査隊】Google Chrome ブラウザの設定について調査してみた！

 Apps調査隊 の小金澤です。

まだ気温は夏なのに秋商品って違和感があるなんて思っていたら

突然 秋が顔を出してきて戸惑っております。

ただ、季節の変わり目の特権である重ね着で

様々な色の組み合わせを満喫したいと思います！

さて今回は、管理者側からでは設定できない

自分オリジナルの Chromeブラウザ をデザインする方法をご紹介します！

こちらはブラウザ画面の右上にある三点リーダー（︙） 内

設定から行っていきます。

早速 設定をしていきますが、

今回は3点をピックアップしてご紹介していきます。

画像

フォント

起動時の画面

 画 像 

上記画像の「設定」から

「プライバシーとセキュリティ」→「サイトの設定」の順でクリックした所にあります。

”コンテンツ” 内にある「画像」ですが、

こちらは Webサイト・ Webページのアイコンや画像の表示をオフにする機能です。

アイコンが消えるので、どこをクリックしてよいか分からなくなります。

チェックボックス『サイトに画像の表示を許可しない』と

「画像の表示を許可しないサイト」に追加するサイトは慎重に選択しましょう！

そんな一面もあるこちらの設定ですが、広告の画像も非表示になったりします！

（Google 公式回答）

ただ、設定を行っても表示される広告もあるため

少しだけ消えるとご認識いただければ幸いです。

（アドバイザリサービス調べ）

 フォント 

「設定」→「デザイン」 にあるフォントの設定ですが、

フォントサイズはもちろんのこと、表示される文字をカスタマイズできます！

こちらも注意が必要で、

フォントによっては、アルファベットが記号に変わってしまうので

何が書いてあるか分からなくなります！

なお、上記画像は「固定幅フォント」を ”Wingdings２” に設定したときの

メッセージヘッダーです。

相手が上記フォント設定をしていなければ、通常通りアルファベットで

読み解くことができます。

 起動時の画面 

ブラウザを立ち上げたとき、すぐに起動してくれると嬉しいタブって

ありしませんか？

そのような場合にうってつけの設定がございます。

「設定」→「起動時」で設定できる機能です。

チェックボックス二番目の『前回開いていたページを開く』、

または三番目の『特定のページページセットを開く』を選択すると

特定の Webページ を開くことができます。

二番目の方法で泣いてきた身からすれば、おすすめは三番目です。

二番目の方法はタブを全て消す際に、

次回ログイン時に表示してほしいタブを残して閉じなければならないので

順番を考えなければなりません。

なので、消し忘れていた関係のないタブが残っていれば

次回ログイン時にそちらが表示されてしまいます。

紹介は以上となります！

文頭でもふれたように、こちらの設定は自分だけに反映されるため

特権管理者や他ユーザーから干渉されることはございません。

ぜひ個性を出して、良い Chromeブラウザ ライフを

お送りください！

【Apps調査隊】共有ドライブについて調査してみた！

 Apps調査隊 の小金澤です。

最近の朝や夜の気温が25度前後になったことで

うだるような暑さから開放されて歓喜しておりますが、

台風の発生が季節がら多くなり業務量が増えて泣いております。

皆様も台風によって予定が狂わされて

何かと不自由があるかと思いますが、

災害に気をつけてどうぞお過ごしください。

さて、Business Starter ユーザー様のほとんどが

ストレージプールへ移行されたのではないでしょうか。

次のステップとしては「共有ドライブ」の導入となりますが、

今回は 共有アイテム と比べながらご紹介していきます。

（Business Starter ユーザー様以外の方もためになるかと思います！）

まず、共有ドライブとは
他ユーザーと共有するフォルダやファイル（共有アイテム）とは違い、

複数人のユーザーが複数のフォルダやファイルを同時に共有できる

チーム用ドライブのことです。

共有アイテムは、作成者が作成したフォルダのオーナーとなるのですが

反対に共有ドライブは、フォルダ作成者やそのメンバーが

”編集者” となりオーナーがいません。

【 共有アイテム 】

フォルダ自体とその中に入っているファイルは

オーナー、編集者、閲覧者 と分かれます。

【 共有ドライブ 】

共有ドライブ自体の権限の割り振りは

管理者、コンテンツ管理者、投稿者、閲覧者 の4つに分かれます。

その中に保存されているファイルは 編集者、閲覧者 の2つに分かれます。

また削除したあとの挙動についても両者異なります。

【 共有アイテム 】

作成者本人が消したらゴミ箱へ移動するが、

メンバーが削除したら作成者のマイドライブへ移動する。

復元方法は、作成者本人のデータ復元。

【 共有ドライブ 】

作成者に関係なく、各メンバーのゴミ箱に移動する。

ゴミ箱から消えてしまった場合は

管理コンソール（https://admin.google.com/）の

「ドライブとドキュメント」の『共有ドライブの管理』から復元を行います。

なお、「メンバーを管理」横にある「設定」をクリックすると

閲覧者にファイルのダウンロード、印刷、コピー について

許可する/しない の設定ができます！

※共有ドライブ自体からも設定可能です。

外部共有の範囲に関しては、どちらもドライブの設定に準じているため、

共有オプションを「許可したドメインのみ共有」に設定していると

許可したドメインの方としか共有ができない仕様です。

さて、いかがだったでしょうか。

共有アイテム、共有ドライブ どちらも響きが似ているし

外部に共有できる機能なので混乱するかと存じますが、

ぜひ、こちらを参考に使用してみてください！