【Apps調査隊】共有ドライブについて調査してみた！

 Apps調査隊 の小金澤です。

最近の朝や夜の気温が25度前後になったことで

うだるような暑さから開放されて歓喜しておりますが、

台風の発生が季節がら多くなり業務量が増えて泣いております。

皆様も台風によって予定が狂わされて

何かと不自由があるかと思いますが、

災害に気をつけてどうぞお過ごしください。

さて、Business Starter ユーザー様のほとんどが

ストレージプールへ移行されたのではないでしょうか。

次のステップとしては「共有ドライブ」の導入となりますが、

今回は 共有アイテム と比べながらご紹介していきます。

（Business Starter ユーザー様以外の方もためになるかと思います！）

まず、共有ドライブとは
他ユーザーと共有するフォルダやファイル（共有アイテム）とは違い、

複数人のユーザーが複数のフォルダやファイルを同時に共有できる

チーム用ドライブのことです。

共有アイテムは、作成者が作成したフォルダのオーナーとなるのですが

反対に共有ドライブは、フォルダ作成者やそのメンバーが

”編集者” となりオーナーがいません。

【 共有アイテム 】

フォルダ自体とその中に入っているファイルは

オーナー、編集者、閲覧者 と分かれます。

【 共有ドライブ 】

共有ドライブ自体の権限の割り振りは

管理者、コンテンツ管理者、投稿者、閲覧者 の4つに分かれます。

その中に保存されているファイルは 編集者、閲覧者 の2つに分かれます。

また削除したあとの挙動についても両者異なります。

【 共有アイテム 】

作成者本人が消したらゴミ箱へ移動するが、

メンバーが削除したら作成者のマイドライブへ移動する。

復元方法は、作成者本人のデータ復元。

【 共有ドライブ 】

作成者に関係なく、各メンバーのゴミ箱に移動する。

ゴミ箱から消えてしまった場合は

管理コンソール（https://admin.google.com/）の

「ドライブとドキュメント」の『共有ドライブの管理』から復元を行います。

なお、「メンバーを管理」横にある「設定」をクリックすると

閲覧者にファイルのダウンロード、印刷、コピー について

許可する/しない の設定ができます！

※共有ドライブ自体からも設定可能です。

外部共有の範囲に関しては、どちらもドライブの設定に準じているため、

共有オプションを「許可したドメインのみ共有」に設定していると

許可したドメインの方としか共有ができない仕様です。

さて、いかがだったでしょうか。

共有アイテム、共有ドライブ どちらも響きが似ているし

外部に共有できる機能なので混乱するかと存じますが、

ぜひ、こちらを参考に使用してみてください！

【Apps調査隊】電子署名について調査してみた！ 〜 署名編 〜

Apps調査隊 の小金澤です。

前回に引き続き、電子署名に関することとなりますが

本編で紹介するのは、署名の依頼を頂いた場合にすることです！

署名に分類してよいのか分かりかねますが、

ハンコに自分の名前と誕生花を彫れますと

SNS で素敵な商品がプロモーションで流れてきました。

そこで、どこまで使用できるのか軽く調べてみたのですが

イラスト入りのハンコは、荷物を受け取る際や

銀行印（名前がはっきりと認識できるもの）には問題なく使用できるそうです。

実印は難しいと思っていたのですが

銀行印でも使用できることに驚き、

購入するか否かの検討が加速しました。

さて、電子署名の依頼の通知は

「作成したタイトル名 + 日付・時間」のタイトルで Gmail で届きます。

 開く をクリックすると PDF が展開されます。

ちなみに送信者の Gmail にもリクエストを送った旨の通知が届きます。

さて、クリック後は PDF が展開されますので

カーソルを合わせた際に入力ができる箇所に署名をしていきます。

※ ”イニシャル” だけアルファベットのみの対応です。

署名を書き終えましたら 完了としてマーク をクリックし

利用規約を一読したあと、 同意して続行 をクリックします

記入後はマイドライブへ自動的に PDF が保存されます。

なお、作成者側はドキュメント（送信前の状態）と PDF が

Google ドライブ内に保存されます。

電子署名の依頼をした・された地点で

ドキュメントや PDF は、編集のロックがかけられている状態です。

通常のドキュメントや PDF の場合はロックを解除できますが

電子署名関係は、外す項目がグレーアウトしているので

編集ができない状態が保たれます。

注意点として、署名を間違ってしまった場合の書き直しはできないので

通常の書類同様、しっかりと確認をしてから署名をしましょう！

いかがだったでしょうか。

ペーパーレス化が進んでいる昨今、電子署名でご依頼いただく機会も

おそらく増えてくると存じますので

これを機にマスターし、社内で人気者になっちゃいましょう！

【Apps調査隊】電子署名について調査してみた！ 〜 作成編 〜

 Apps調査隊 の小金澤です。

この間、一緒に Google アドバイザリーサービスを担当している Kさんと雑談をしたとき、レストラン等で順番待ちの際に書く名前の話になりました。

Kさんは名字ランキングで上位に入っている姓を書き、

私は律儀に本名を書いていることが判明しました。

考えてみれば名前を呼ばれたときに自分であると分かればいいので

ああいった所では本名ではなくていいんですよね。

話を聞いたときは目から鱗でした。

次回からは順番待ち用の偽名を考えておこうと思います。

さぁ、今回は電子署名についてご紹介していきます。

こちら、Google ドキュメントのメニューバー「挿入」と『ツール』に

「電子署名欄」と『電子署名』が存在しますが、特段違いは無いです。

Google より、電子署名は現時点でベータ版でのテストリリースとなっているため、

一般リリースの前にどちらかの項目が廃止・変更される場合があるとのことです。

では早速作成方法について案内していきます！

Google ドキュメントのメニューバー「挿入」（または『ツール』）にある
「電子署名欄」（『電子署名』）をクリックし、電子署名を展開します。

次に署名を配置したいところへカーソルを合わせます。

※ このときの順序はどちらも問題ありません。

入力可能な項目 からドキュメントに配置したい必要項目をクリックします。

テキストの項目　は自由記入欄ですので、
会社名や部署名、役職等を資料に署名したい場合に活用いただけます。

署名をいただきたい人数が複数人であれば、

署名者を管理　にて人数を増やすことが可能です！

別の署名者を追加　にてユーザーを追加後、

ドキュメントに配置した枠に署名をもらいたいユーザーを割り当てます。

必要項目を選び終えましたら、

電子署名をリクエストしましょう　をクリック。

相手のメールアドレスを入力し、

再度 電子署名をリクエストしましょう を押したら

先方へメールが届きますので、通知が来た方はそこから署名をします。

今回は作成編ということでここまでとなります。

次回は署名依頼がきた際の記入方法について、ご紹介します！

Google Workspace を利用していない方はどのような署名となるのか

ご紹介していきます。

ぜひ次回もご一読ください！

【Apps調査隊】Business Starter で 予約スケジュール が使えるようになりました！

  Apps調査隊 の小金澤です。

予約をテーマに自身になにか起こったかなと想起していたのですが

某コーヒーショップで猫グッズの予約販売に申し込んだり
好きなゲームの新グッズを予約したり
眠る猫をモチーフにしたワイヤレスイヤホンを予約したりしていました。

普段は発売当日や思い出したときに購入しているので、

自分のことながら申し込んだ量に少し引いてしまいました。

さぁ、今回は Google Workspace Business Starter を

ご利用されている方へお知らせがあります！

Google より、Business Starter でも Business Standard と同じように

予約スケジュール が使えるようになりました！

アップデートが順次 7 月 18 日から始まっているので

お気づきの方もいらっしゃると思うのですが、

Google の予定作成する箇所がまず変わっております。

【アップデート前】

【アップデート後】

昨年にハイテンションで 予約枠 と 予約スケジュール を取り上げておりますが

改めて落ち着いた雰囲気で解説をさせていただきます。

まず、予約枠とどのように違うのか主な違い３点を紹介していきます。

①臨時の空き時間

通常は予約不可である日に

臨時で対応できる日を設定できる機能となります。

また、通常対応している日を予約不可に変更することも可能です。

設定方法は「臨時の空き時間」内にある ”特定の日付の空き時間を変更” で

日付を選択します。

予約不可 にする場合は、∅ をクリックし

予約不可を先に設定した場合は日付を選択後、+ をクリックします。

【通常対応のスケジュール】

【臨時の空き時間】

②予約の開始日と終了日

”予定” を作成する際もそうですが、

作成した当日から事前予約（または参加）が可能となります。

しかし予約スケジュールでは

事前予約ができるスタート日を設定できます！

「予約受付期間」より、”予約の受付開始日” を設定します。

デフォルトでは 60 日前から予約ができます。

下の ”予約の受付終了時間” は

『予約 ◯ 時間前までは予約が可能です』という意味なので

デフォルトでは、事前予約4時間前までは事前予約を入れられます。

キャンセルについては 特に時間設定が影響してこないので

いつでも可能ですが、相手の都合を考慮してキャンセルをしましょう。

③ 準備時間

予約枠は、1枠の時間を設定するのみでしたが

予約スケジュールでは、枠と枠の間を設けることができます！

ついては、予約時間いっぱい会議室などを使用しても

片付け時間を盛り込まなくて気兼ねなく予約ができます。

設定方法は「予約済みの予定の設定」の "準備時間" にてセッティングできます。

さて、いかがだったでしょうか。

予約枠とは勝手が違い、戸惑う部分もあるかと思いますが

設定が細かくカスタマイズできる分、理想の動きが実現できるのではないでしょうか。

ぜひ、カスタマイズを楽しんでみてください！

【Apps調査隊】Google スプレッドシートの ロック について調査してみた！

 Apps調査隊 の小金澤です。

少し話題として遅くなりましたが

今年の七夕はほとんどの地域で晴れて、

素直に彦星と織姫が会うことができたのではないでしょうか。

私の記憶だと

雨の日でもカササギが橋をかけてくれるため二人は会える

なのですが

ネットで少し調べたら、雨の日は会えなくて泣いているとか

晴れている時にカササギが橋をかけてくれるとか色々な話がでてきました。

確かに私の、雨の日にカササギが〜であれば

晴れの時はカササギの出番はないですね。

そうなると、二人してすそを膝までまくって川を渡っているのでしょうかね。

さぁ 今回ご紹介するのは

Google スプレッドシートの ロック についてです！

権限を変更する以外の方法で

共有したシート内の情報を編集できないようにする機能です。

早速、手順をお見せします！

まず、Google ドライブにてシートを選択した際にでる
三点リーダー（︙）をクリックする。

メニュー内「ファイル情報」から「ロック」を選択します。

確認画面でも説明されますが、

”編集者” 権限をもつユーザーはロックを解除できますが

それ以外の権限を有するユーザーは編集やコメントをロック後はできなくなります。

ロック後は鍵マークがシート名の横に付きます。

次は、ロック後の相手視点でシートを見てみましょう！

【　編集者権限がないユーザー　】

閲覧者や閲覧者（コメント可）のユーザーの視点です。

閲覧者においては、もともと編集できない権限であるため

シート内に変化は特にないですが

閲覧者（コメント可）視点の画面では、

コメントのみ から ロック中 に変化しました。

【　編集者権限があるユーザー　】

シートを開くとロック中であることと

解除して編集する選択肢が表示されます。

こちらの表示を逃してしまっても

上部メニューバー「ファイル」内に「ロック解除」がありますので

編集が可能です。

ロック解除後は

鍵マークが消えるので、再度ロックをしなければなりません。

さて、いかがだったでしょうか。

こちらの機能は自分ひとりの場合でもできるので

誤って編集しないよう、予防策としても活用いただけます！

ぜひこちらの機能を利用して

快適なスプレッドシートライフをお過ごしください

【Apps調査隊】スプレッドシートで作成したグラフをドキュメントやスライドで活用する方法

 Apps調査隊 の小金澤です。

6月26日に Webセミナー動画のご案内を配信させていただきました！

今回は Google chat をテーマにご紹介をしております。

お役立ち情報満載ですので、ぜひ ご視聴ください！

Google Chat 仕事のやり方が変わる３つの方法

※ YouTubeサイトに接続されます。

https://njc.bz/GkGHE

今回ブログでは Google チャットとは関係ないグラフについて

ご紹介してまいります。

タイトルにもあるように、スプレッドシートで作成したグラフを

ドキュメントやスライドに最新版で貼り付けられます！

まず、元となるグラフを Google スプレッドシートで作成します。

次に、Googleスライドにグラフを挿入していきます。

上部メニューバー「挿入」⇒「グラフ」⇒「スプレッドシートから」の

順に選択をしていきます。

「グラフの挿入」から使用したいグラフがあるスプレッドシートを選択し、

 挿入 をクリックします。

そうしますと、スプレッドシート内にあるグラフたちが表示されます。

※ 複数作成していた場合

グラフを選択しましたら インポート をクリックし

貼り付け完了です。

ここで便利ポイント！

その１

もととなったデータを確認したい場合、

グラフ内の三点リーダー（︙）をクリックします。

項目「ソースデータを開く」をクリックすれば

グラフを引っ張ってきたスプレッドシートが展開されます。

その２

グラフの値が修正されたり追加されたりと

何かしらの変更点があった場合、

Google ドキュメントに貼り付けたグラフに”更新”と表示されます。

こちらをクリックすると、最新データに置き換わります！

さて、いかがだったでしょうか。

Googleドキュメントでも同様の手順で

スプレッドシート内にあるグラフを貼り付けることができます。

ぜひ、最新データを駆使しブイブイ言わせましょう！

【Apps調査隊】Google Gemini について調査してみた！

 Apps調査隊 の小金澤です。

6月も もう下旬に差し掛かってきましたね。

突然の雷雨はあるものの、梅雨というより夏の気分です。

ただ6月にエアコンは早いのではという固定概念により

暑いのに冷房をつけられずにいます。

扇風機は抵抗ないので、ガンガン回していこうと思います。

さて、皆様お気づきかと思いますが

Google Bard（吟遊詩人）から Google Gemini（双子）に変わりました！

 　

人数が増えたことによりダブルチェックされるようになったのでしょうか。

言葉が以前より滑らかになった印象です。

〈Google Bard 時代〉

〈Google Gemini 時代〉

個人的には

Google ヘルプ記事の URL がきちんと存在しているものを

貼り付けてくれるようになってくれたことが凄くポイントが高いです。

また、そのほかの違いといたしましては

画像生成、コード作成などができる、対応言語が増えたりと

以前よりもパワーアップしました。

Google Bard でできなかった機能の一つに「画像」があります。

英語版では実装されておりました『画像検索』は

Google Gemini で日本語版も使用できるようになりました！

使い方としては、Gemini ホーム画面の検索バーに

「画像をアップロード」を端末に保存されている画像を選びます。

画像を選択後は聞きたいことを入力します。
※ 先にテキストでも問題ございません

送信を押せば、Google Gemini が回答してくれます。

検索の他に、生成も可能です。

ただし、「人」に関しては一時期 生成ができましたが

現在は 機能の向上を図っているためご利用できない旨を伝えるメッセージが表示されます。

「動物」を描く指示の場合は問題なく生成されます。

Google へ「他に生成できないモノありますか？」と聞いたところ

現時点では「人」以外に確認されていないそうです。

AI にとって人体って難しいのでしょうね。

私も写生は苦手です。

なお Gemini は、現在日本語でのプロンプト入力に対応していません。

なので、生成時は英語の指示が必要です。

【 例 】

「Generate an image」（画像を生成）

「Generate it by following the command below:」

（以下のコマンドを実行して生成します。）

画像の利用方法について、Google からは

「御社の法務部や弁護士などにご相談をして利用してください」

とのことでした。

不特定多数に公開をする広告やホームページに利用される際は

お気をつけください。

他の規定については下記ヘルプ記事をご参考ください。

▶  使用上のガイドライン

▶  Gemini アプリのプライバシー ハブ

▶  Google ポリシーと規約

さて、いかがだったでしょうか。

前身の Google Bard サービス開始から1年ちかく経ちますが、

もうこんなにも進化を遂げているのかと技術の進化に戦慄します。

進化が早すぎて追走するのも一苦労なので、

少し調査結果はタイムリーではないかもしれませんが

皆様へ結果報告していく所存です。