【Apps調査隊】Google グループの押さえておきたい2つの基本設定について調査してみた！

 Apps調査隊の小金澤です。

季節の変わり目になると、

セールや冬支度のお知らせメールが一気に届きますよね。

たまにしか使わないショップからの通知も混ざっていて、

要るメールと要らないメールの精査に一苦労...なんて経験はありませんか？

　

今回は、Google グループ（https://groups.google.com/）上での、
大量のメールをすっきり整理し、迷惑メールも防ぐ必須設定をサクッと解説します！

今回は押さえておきたい2つの基本設定を解説します！

1. スレッド機能と迷惑メール対策 

メールのやり取りが「スレッド」にまとまるため、

過去の経緯を確認しやすく、見落としを防げます。

また、スパムメール等はGoogleの自動フィルターで検出され、

一度保留されるため安全です！

【メッセージの管理手順】

①該当グループの「グループ設定」をクリック

②「メッセージの管理」で希望の動作を選択

・管理しない

　そのまま送信（投稿）

・メンバー以外のユーザーからのメッセージを管理

　社外等からのメールのみ承認制

・すべてのメッセージを管理

　全メールを一旦保留・承認制

③「変更を保存」をクリック

2. 外部ユーザーとやり取りするための設定 

社外の方と連絡を取る場合は、以下の設定を確認しましょう。

■ 組織外からのメール受信を許可

項目「投稿できるユーザー」を『ウェブ上のすべてのユーザー』にする必要があります。

■ アクセス権限の調整

必要に応じて、社外メンバーの参加権限や閲覧権限を適切に設定します。

【Apps調査隊】Google グループの内部 / 外部の分類変更について調査してみた！ 

でご紹介した通り、「外部メンバーを許可する」をオンにしないと

外部メンバーを絶対に 追加・所属させることができなくなります。

※グループ設定を特定のユーザーに任せたい時、

　設定を変更することで制限がかけられます。

さて、いかがだったでしょうか。

安全なセキュリティ設定とスレッド管理を活用し、

日々のメール精査を圧倒的に効率化しましょう！

次回も Google グループについてなのでお見逃しなく！

【Apps調査隊】Google Vids について調査してみた！

Apps調査隊 の小金澤です。

今年のシルバーウィークはどのように過ごされましたか？

「連休を利用してお出かけした」という方もいれば、

「仕事でむしろ連休中の方が忙しかった！」という方も

たくさんいらっしゃったのではないでしょうか。本当にお疲れ様です！

休日・平日を問わず、忙しい日常の中で

「少しでも業務の負担を減らしたい」

「マニュアルや報告のやり取りをサクッと効率化したい…」

と感じる瞬間は多いですよね。

そこで今回は、そんな日々の業務効率化に役立つ

Google Workspace の動画作成ツール「Google Vids」をご紹介します！

Google Vids（グーグル　ビズ）とは、
ブラウザ上で AI を使って動画を作成できるアプリです。
動画の作成、執筆、制作、編集、共同編集、共有を行えます。

　〜　主な搭載機能　〜　

スライド連携・自動レイアウト　

既存の Google スライドを動画（Google Vids）に変更。
Vids 内のテンプレートを使っても作成可能です。

テキストからの動画生成　

英語でのプロンプト（指示文）を入力するだけでAIが動画を提案してくれます。

AI音声読み上げ・ナレーション　

原稿を入力するだけで日本語音声を追加。
アバター（合成音声）で動画にナレーションを付けて、

個性を演出することも可能です。

では、このアプリをどのような場面で使えるのか
ピックアップしてみました！

① 営業・提案資料の「動画付き送付」

商談前にスライド資料を動画化し、
要点を解説したショート動画として送付できます。

手軽に要点を把握でき、ヒアリングや提案の深掘りに充てられます。

② 業務マニュアル・引き継ぎの動画化

文字だけのマニュアルは読まれないことも多め。
スライドのメモ欄に説明文を入力して Vids に読み込ませれば、
合成音声や肉声（直接録音）でのナレーション付きの解説動画が完成します。

③ 社内報やプロジェクト進捗報告

文字量が多くなりがちな週報や月次レポートも、
「見るだけで伝わる」コンテンツにすることで伝わりやすさが一変します。

 所有権や商用利用について　

Google Workspace のサービス固有の利用規約 に基づき、

Google Vids やその他生成AI機能による出力コンテンツ（ビデオ、画像、テキスト等）の

所有権および知的財産権は「ユーザー」に帰属します。

そのため、商用利用やプロモーション用途も含め、

ビジネス目的で自由にご活用いただけます！

また、Gemini アドオン等を含む Google Workspace の有償エディションを

ご利用のユーザーには「生成AIに関する知的財産権の侵害補償」が適用されます。

万が一、第三者から知的財産権の侵害を理由とする申し立てが発生した場合も、

所定の要件のもと Google が法的リスクを補償するため、

社外への公開・配信も安心しておこなえます。

▲参考：Google Cloud 利用規約 ／ 「13.補償」を参照ください。

https://workspace.google.com/intl/ja/terms/premier_terms/

 利用制限　

一部機能に制限がありますので、以下のヘルプ記事からチェックください。

エディションごとに利用できるGemini機能が異なるため、ココも注意が必要です！

▲Google Vids での Gemini 機能の提供状況について

https://support.google.com/docs/answer/15609411?hl=ja

さて、いかがだったでしょうか。

まずは手元にある1つのスライドから試しに Vids で動画を作成してみませんか？

ぜひ現場やオフィスでの業務をラクにするヒントにしてみてください。

【Apps調査隊】組織単位の削除動作の変更について調査してみた！

Apps調査隊 の小金澤です。

最近、Google ドライブの中にある問い合わせメモや

検証用のスプレッドシート・フォームがごった返していたので

一念発起して整理を始めました！

ですが、過去に細かく分けすぎたフォルダのせいで

色々な場所にファイルが散らばっていて過去の自分を少し恨みました。

不要なものを整理しようとしたときに限って

「スムーズに消せない」「手間がかかる」ことってありますよね。

実は、Google Workspaceの「組織部門（OU）の削除」でも

“消せない混乱”を減らすための仕様変更が行われます！

今回調査したのは、Google からメール通知された

[Product Update] Changes to Organizational Unit (OU) deletion behavior in Google Workspace

です！

皆様は確認いただきましたでしょうか。

こちらは

「2026年10月頃より、組織部門（OU）を削除する際の挙動がリニューアルします！」

というお知らせになります。

■ 従来（これまで） 

組織部門の中に「復元可能なユーザー」が残っている状態でも

特定の操作順序やタイミングによっては削除処理が進んでしまい、

途中で「不明なエラー」が出たり、システム上の不整合が発生したりすることがありました。

そのため、管理者が混乱するケースがありました。

■ 2026年第3四半期以降（これから） 

システム側で「復元可能なデータの依存関係」を判断し、

削除処理を明示的にブロックするようになります。

復元可能期間が経過していないなど、条件を満たしていない場合は

明確に「復元可能なエンティティが存在するため削除できません」といった

エラー画面や API レスポンスが表示され、安全に制御されるようになります。

「なぜ今さらこのような通知が？」
「もとからこういう仕様じゃなかったっけ？」

そう思った方もいらっしゃるかもしれません。私もその一人です。

今回のお知らせは、これまで少し曖昧だった処理や

「謎のエラー」の原因となっていたグレーゾーンを整理し、

システムの動作をより明確・安全にするための改修になります。

■ 今後の対応方法　

今後は組織部門（OU）を削除する際、

以下のような「中身が完全に空の状態」にする必要があります。

・所属するユーザーや共有ドライブを「他の組織部門へ移動」させる

・または、ユーザーや共有ドライブが完全に削除（復元不可能な状態）になっている

※注意点※

ユーザーを削除しても、

20日以内であれば復元可能な状態としてシステムに残ります。

共有ドライブの場合は 最大55日 です。

そのため、「ユーザー、共有ドライブを削除した直後」は組織部門が消せません。

すぐに組織部門を消したい場合はユーザー、共有ドライブを事前に移動し、作業を行うようにしましょう！

さて、いかがだったでしょうか。

システムが明確にエラーを出してくれるようになるため、混乱は減りそうですね。

何か組織変更の予定がある管理者の皆様は、ぜひ頭の片隅に置いてみてください！

【Apps調査隊】Gemini in Google ドキュメント（Business Standard 以上の機能）について調査してみた！

 Apps調査隊の小金澤です。

皆さま、こだわりが発動した際、どのように折り合いをつけてますか？

社内向けのメモならスラスラ書けるのに、

取引先向けの提案書やフォーマルなマニュアルになると、

急に「この言い回しで合ってるかな…」と手が止まってしまったり...。

言葉遣いやトーンを整えるのって、地味に時間がかかりますよね。

忙しい時こそ「どうにかして作業を効率化できないか？」と考えさせられます。

実は、そんな “時間が足りない時” にこそ頼りになるのが

今回ご紹介するAI機能、 Gemini in Google ドキュメント なんです！

この「ドキュメント作成や編集、要約を横で支えるAIアシスタント」 について

4つ紹介していきます！

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ご利用前のワンポイント注意点

Gemini in Google ドキュメント を利用するには、

Google Workspace Business Standard 以上のプランをご契約されている必要がございます。

Business Starter プランをご利用中の場合は、画面上に Gemini のアイコンが表示されません。

自社の契約状況をご確認くださいませ。

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＞＞＞ 文章の大枠を秒で作成 

まずGeminiに大枠を作成してもらい、

それを人間が手直しするスタイルにすることで作業スピードが数倍になります。

Googleサービスとの連携も可能なので、

過去の提案書Aやメールのやり取りを参考に新しい提案書を作成するといった

自分のデータと連携した高度な作成がスムーズに行えます。

＞＞＞ 文章の校正・推敲・トーン変更 

「フォーマルな文面へ変換」、「誤字脱字をチェック」、「短くまとめる」といった

編集指示が可能です。

＞＞＞ 長文の要約・情報検索 

数ページに及ぶ文章を要約する指示を出せば、一瞬で要点を抽出してくれます。

また、Google ドライブ内の他ファイル（スプレッドシート、pdf 等）や

Gmail の内容を参照して、書いてもらうことも可能です。

生成結果は、Gemini アイコンを押して展開する「サイドバー」でも

確認が可能です！

＞＞＞ 図解や画像の自動生成 

文書の内容に合った挿絵や図解を自動作成してくれます。

「ツール」ボタン（スライダーのアイコン）から「画像を作成」を選択し、

作成する方法もあります。

こちらを選択すると

「これ以降の入力は画像生成の指示である」という意図が AI に明確に伝わります。

その結果、より意図に沿った忠実な画像が出力されやすくなります！

さて、いかがだったでしょうか。

ゼロから文章を考える負担を減らしてくれるだけで、

資料作りはグッとラクになります。

上手にAIと付き合って、業務効率化を実感してみてください！

【Apps調査隊】NotebookLM と Google アプリの連携について調査してみた！

Apps調査隊の小金澤です。

7月30日と31日に東京ビッグサイトで催された

「Chrome Enterprise Security Day Tokyo 2026」に行ってまいりました！

私は30日のみの参加だったのですが、

出展されていた企業のみなさんがどのように Gemini を活用して

業務を行っているのかを見聞きでき、大変有意義な時間を過ごせました。

なお、メルマガに掲載しました招待コードで事前登録すると、

会場でオリジナルグッズ（扇子）が当たる抽選会に参加できます。

私も挑戦してみたのですが、3枚のカードの中から“当たり”を引くことができず…

ちょっと悲しかったです。

さて今回は、その中で特に目からウロコだった

NotebookLM のおすすめの使い方 についてご紹介していきたいと思います！

何が目からウロコだったかというと

NotebookLM で生成されたスライドを

他の Google アプリ（Google Workspace with Gemini）に読み込ませて、

編集可能なプレゼン資料に仕上げる という連携技です。

たとえば、「急ぎでプレゼン資料のベースを作りたい！」という時に大活躍します。

 1. NotebookLM でスライドの原案を作成する　

まず、プレゼンの基盤となる資料を NotebookLM に読み込ませます。

次に、画面右側の「Studio」メニュー内にある『スライド』を選択します。

ポップアップが表示されたら

「どのようなスライドを作りたいか」を AI に指示します。

 2. NotebookLM の弱点：生成されたスライドは「画像」

ここで注意したいのが、完成したスライドは “画像データ” として作成される点です。

そのため、文字を少し修正したいだけでも、

毎回 AI に再生成の指示を出さなければなりません。

※変更したいスライドを指定し、青い枠の中に修正指示を記入して

　 改訂版スライドを生成  をクリックします。

こんな時「ちょっとした文字修正くらい、自分でサクッと直したいな…」と思いますよね。
そこで活躍するのが、Gemini アプリや Google スライドです！

 3. Gemini や Google スライドで作成　

ダウンロードしたスライド（画像）を

Gemini や Google スライドに読み込ませることで

「直接編集できるスライド」 に変換してもらうことができます。

ダウンロードしたスライドを Gemini へアップロードし、

Google スライド形式で出力してもらうよう依頼します。

※NotebookLM からは PowerPoint 形式（.pptx）でもダウンロードできますが、

　中身はスライドに画像が貼り付けられている状態になっています。

また、Business Standard 以上のエディションをご利用の場合は、

Gemini アプリを挟まずに Google スライド（docs.google.com）上で

スライド（画像）を読み込むだけで、自動的に編集可能なスライドを作成してくれます！

【読み込む前】

【読み込んだ後】

いかがでしたでしょうか？

考えてみれば、Google アプリの一番の強みって 

「アプリ同士がスムーズに連携できること」 ですよね。

NotebookLM で、イチからデザインを作る手間を省いて

“あともう一歩” の調整は他の Google アプリに任せる。

こうしてツールを組み合わせて使うことで、

より効率的に良い資料を作り出せるのではないでしょうか。

みなさんもぜひ試してみてくださいね！

次回もお楽しみに！

【Apps調査隊】データ復元について調査してみた！

Apps調査隊の小金澤です。

皆様は今年、花火を見に行かれましたでしょうか？

楽しかった思い出は写真や動画に残して、いつでも見返したいものですよね。

仕事で使う Google Workspace でも

「大切なファイルを間違えて消してしまった」
「退職したメンバーのアカウントを誤って削除してしまった」

...なんて事が起こっても組織で使う Google Workspace なら

管理者の操作でデータを元に戻せることがあります！

今回は管理者目線でできるデータの復元について、

ポイントをぎゅっとまとめてご紹介します。

Google Workspace では主に2つ、復元できるデータがございます。

 復元できる主なデータ　

＞＞＞ Google アカウント 

削除してしまったユーザーアカウント自体を復活させます。

そのアカウントに紐づいていた Google ドライブのファイル・フォルダ、

Gmail の送受信メール、Google カレンダーの予定なども一緒に復元されます。

ただし、アカウント削除時に

「他のアカウントへデータを移行（転送）」する操作を行った場合、

そのデータの所有権は移行先のアカウントへ完全に移ります。

そのため、元のアカウントを復元しても元のアカウント側には表示されません。

注意点: 

削除してから 20日以内に復元作業をしないと完全に消去されてしまいます。

＞＞＞ Google ドライブ（ファイル）

ゴミ箱からも消えてしまったファイルやフォルダを元に戻します。

注意点: 

削除したファイルはまずゴミ箱に入り、30日以内 であればユーザー自身で元に戻せます。

もしゴミ箱から消えてしまった場合でも、

その後 25日以内 であれば管理者が管理コンソールから復元作業を行うことで元に戻せます。

【ユーザー側のゴミ箱の様子】

ただし、特権管理者でも復元できないデータがございます。

 一度削除したら復元できないもの　

＞＞ Google グループ 

グループを元に戻す機能（ゴミ箱や復元機能）は用意されていません。

誤って削除した場合は、グループを新規で作り直す必要があります。

＞＞ カレンダー 

管理者による復元はできません。

ユーザー本人が「カレンダーのゴミ箱」から30日以内に復元する必要があります。

＞＞ Google Keep 

管理者による復元はできません。

ユーザー本人が「Keepのゴミ箱」から7日以内に復元する必要があります。

＞＞ Google Chat 

削除されたメッセージやスペース（チャットルーム）は

管理者であっても復元できません。

さて、いかがだったでしょうか。
仕事の中で「データを消しちゃったかも…！」という場面に遭遇すると、

一瞬ヒヤッとしてしまうものです。

ですが、あらかじめ復元できる期限（20日〜25日）を知っておけば

焦らず落ち着いて対応することができます。

みなさんの日々の業務が、よりスムーズで安心なものになることを応援しています！

【Apps調査隊】Google グループの内部 / 外部の分類変更について調査してみた！

Apps調査隊の小金澤です。

本格的な暑さになってきましたが、皆様いかがお過ごしでしょうか。

この時期になると実家にいる猫は、人間と一緒に冷房が効いた部屋で涼みます。

けど、体が十分に冷えると、「ドアを開けろ」と鳴き、

冷房のない暑い部屋に向かいます。

そしてしばらくして体が熱くなると、

また冷房の部屋前に来て「ドアを開けろ」と鳴き、戻ってくる……。

自分で体温調節をしながら、家の中を自由気ままに「出入り」しているんですね。

そんな自由な猫の姿と同じで、Google Workspace でも『出入り』できる仕様がありました。しかし、自由気ままとはいかない超厳格なものへとアップデートされました。

まず、Google から 2026 年第 2 四半期より、

Google グループの内部 / 外部の分類の適用を厳格化するとお知らせがございました。

今後は、この仕様変更によって自動移行されたグループにおいて、

特権管理者のみが外部ユーザーを追加できるように安全な設定へと制限されます。

ユーザー側ではどのようなことが起こるのかというと、

グループに「外部（External）」という警告バッジが付きます。

これまでは、グループごとに「組織外のメンバーを許可する」という

オン/オフの設定があるだけでした。

そのため、

管理コンソール（admin.google.com）や Google グループの画面（groups.google.com）、

または開発用APIなどから直接追加したり、

外部メンバーが含まれるグループをグループメンバーに追加したりすることで

組織外のメンバーの許可が「いいえ」のまま、外部メンバーを所属させることが可能でした。

これからはグループが「内部」と「外部」に厳格に分類され、

このすり抜けが一切できなくなります。

 内部グループ（組織外のメンバーの許可：いいえ）

グループオーナーやAPI経由であっても、

外部メンバーを絶対に 追加・所属させることができなくなります。

もし強制的に追加しようとすると、エラー（拒否）になります。

 外部グループ（組織外のメンバーの許可：はい）

変わらず外部メンバーを所属させることができます。

ここで心配なのが「既存のグループは勝手に使えなくなる？」ことですが、

今使っているグループが、突然機能しなくなることはないので安心してください。

今回の厳格化によって既存のグループのメールが届かなくなるなどの混乱を防ぐため、

Google側で自動的に以下の判定・移行が行われます。

 設定が［いいえ］なのに、実は外部メンバーが紛れ込んでいるグループ 

自動的に「外部グループ」へと再分類され、

現在の外部メンバーの所属は維持されます。

ただし、今後のセキュリティを考慮し、

「新しく外部メンバーを追加できるのは特権管理者のみ」

（一般ユーザーは追加不可）という安全な設定に自動構成されます。

 設定が［いいえ］で、実際に外部メンバーが一人もいないグループ 

そのまま「内部グループ」として厳格化され、

今後は外部メンバーを一切追加できなくなります。

たとえ、グループ設定を「外部メンバーを許可する」にチェックを入れても

セキュリティ強化のための仕様変更となっているため、

オーナーではメンバー追加ができません。

さて、いかがだったでしょうか。

自由に行き来できれば楽なのですが、ビジネスのセキュリティにおいては

そうした「なんとなくの出入り」が思わぬ情報漏洩につながってしまいます。

今回のGoogleグループの厳格化は、一見すると少し不便に思えるかもしれません。

しかし、大切な会社の情報や、社外のパートナーとの信頼関係を守るための

セキュリティが導入されたのだと捉えてみてください。

「うちのグループの設定はどうなっているかな？」と気になった方は、

ぜひこの機会に一度、グループの設定画面やメンバーリストをチェックしてみてください！

【Apps調査隊】2026年3月から導入された Google ドライブの権限について再確認してみた！

Apps調査隊 の小金澤です。

世の中にはいろいろな「規制」や「制限」がありますよね。

みなさんは「対象年齢」って気にしますか？

最近、大好きなゲームのグッズが店頭で売られており、

迷わず手に取ったのですが、ふとパッケージを見たら「対象年齢：6才以上」の文字がありました。

一瞬だけ躊躇しましたが、欲しかったので堂々とレジへ持って行きました！

年齢制限を完全に突破した瞬間です。

さて今回は、今年の2月末にも少しご紹介した、

Google ドライブの「アクセス制限」の仕様変更について改めて解説していきます！

「あれ？最近Google ドライブで見慣れないマークがついているな…」

と気になっていた方は必見です！

今年の2月頃に特権管理者の方あてに Google から

件名「2026 年 3 月より開始される Google ドライブの権限の移行に備えてください」

というメールが届いたかと思います。

まず、これまでは大きな「親フォルダ」の設定と

その中にある「ファイル単体」の設定が複雑に絡み合ってしまい、

「誰がどこまで見られるのか分かりにくい！」ということがありました。

それが2026年3月のアップデートにより、

ユーザー同士の共有がとってもシンプルに整理されました！ 

ファイルの持ち主（オーナー）が気づかないうちに、

意図しない相手へ権限が引き継がれてしまうのを防げるようになったのです。

この変更に伴い、アクセスが制限されているフォルダには新しく

「制限付きアクセス（規制マーク）」が自動で表示されるようになりました。

このマークが表示されるのは、主に次の2つのパターンです。

①「一般的なアクセス」が『制限付き』に設定されていたフォルダ

②子ファイルのアクセス権限が絞られている場合

もし、「このマークを消したい（アクセス制限を解除したい）」という場合は

以下の手順で手動で変更することができます。

〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

１.フォルダを右クリック

２.共有 > 共有

３. 右上の歯車マーク

４.「 ”フォルダ名” へのアクセスを制限します」のチェックを外す

〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

いかがでしたでしょうか？

急に見慣れないマークが付くと「何か間違えたかな？」と戸惑ってしまいますよね。

でも、目に見えて分かりやすくなった証拠ですのでご安心ください！

実はこれ、2月に投稿したブログ記事の内容としっかり繋がっているんです。

気になった方はぜひ過去の記事も読み返してみてくださいね。

それでは、次回もお楽しみに！

【Apps調査隊】メールブロック回避術について調査してみた！

 Apps調査隊 の小金澤です！

皆様、普段ネットのサービスにログインするとき、

メールで「認証コード（数字のパスワード）」が送られてくることってありますよね。

あのメールを待っている時間って、

「勝手に迷惑メールフォルダに振り分けられてないよね！？」とドキドキしませんか？

メールボックスを何度も更新してしまった経験がある方も多いのではないでしょうか。

実はビジネスの世界でも、これと同じように

「送ったはずのメールが相手に届かない（ブロックされてしまう）」

という問題が年々 セキュリティに対してハードルが高くなっている昨今、

メールを送信できなかった事例が増えてきています。

今回は、ユーザー・管理者側で今すぐできる「メールブロックの回避術」を

分かりやすく解説していきます！

送信エラーメールのお問い合わせをいただく際、

いただく件数が多いのが添付ファイルありメールです。

どのようなファイルがブロックされてしまうのかについては

下記のヘルプページをご参考ください。

▲Gmail でブロックされるファイルの種類

この、添付ファイルありメールを安全に相手に届ける（または受信する）ために、

ユーザー個人でできるおすすめの方法は2つあります。

 1. 添付ファイルを圧縮して送る 

ヘルプページ内に掲載されている拡張子の資料を相手方に送る前に、

圧縮（ZIP化）してメールに添付していただければ、

そのまま送るよりブロックされる確率を下げることができます。

＝＝＝＝　注意　＝＝＝＝

パスワード付きのZIPファイルは Googleが中身を検査できないため

逆にブロックの対象になりやすいです。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

 2. GoogleドライブやBox等の共有ストレージを利用 

該当資料を共有ストレージにアップロードし、

その「リンク（URL）」をメールに記載して共有する方法です。

結局 この方法が一番メールが返送されるリスクが低く、かつ安全です！

次に、管理者側で実施する（組織的に行う）場合について

2つご紹介します。

 Ⅰ. 外部共有専用の共有ドライブ 

ただ、「外部共有を許可するのはちょっと...」という場合は

ユーザーがいない外部共有専用の組織部門を作成すれば解決です！

【手順1】共有ドライブの作成と外部共有専用にする組織部門の作成 

①外部共有専用にする共有ドライブを作成

　※どのユーザーから作成しても問題ございません。

②次に、特権管理者アカウントで

　管理コンソール（admin.google.com）にログイン。

③管理画面の左メニュー内から ディレクトリ＞組織部門　にて

　「組織部門を作成」をクリックし、外部共有専用にする組織部門を作成。

【手順2】外部共有専用の組織部門の共有設定 

①左メニュー内 アプリ＞Google Workspace＞ドライブとドキュメント

　の順に選択し、項目「共有設定」をクリック。

②手順1 で作成した外部共有専用の組織部門を左メニュー内から選択後、

　右画面内の項目「共有オプション」をクリックし

　『オン』にチェックを入れ『保存』してください。

【手順3】作成した共有ドライブの組織部門を変更 

①左メニュー内 アプリ＞Google Workspace＞ドライブとドキュメント

　に戻り、項目「共有ドライブの管理」をクリック。

②共有ドライブ一覧が表示されたら、該当共有ドライブにチェックを入れ

　「組織部門を変更」をクリック。

③手順1 で作成した組織部門を選択し『続行』、『移動』させます。

以上の設定により、該当の共有ドライブは外部専用の組織部門に割り当てられ、

こちらの共有ドライブに格納されているファイルは、外部共有が可能になります。

＝＝＝＝　注意　＝＝＝＝

マイドライブ内に格納されているファイルは共有ドライブへ移動しない限り、

許可したドメインでも外部共有の許可はされません。

加えて、共有ドライブ内にあるフォルダやファイルごとに

外部共有の許可・禁止の設定をすることはできません。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

 Ⅱ. 受信メール設定 

「どうしてもこの取引先からの添付ファイル付きメールだけは受信したい！」

という場合に、管理者側で救済ルールを作る方法です。

＝＝＝＝　注意　＝＝＝＝

この設定は社内のセキュリティレベルを下げるリスクがあるため、

必ず「信頼できる特定の取引先」のみに限定して適用してください。

そして、本設定はあくまで迷惑メールと判定されにくくするためのものであり、

確実に判定を回避できるわけではございません。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

【手順】

①管理コンソール（admin.google.com）にて

　アプリ＞Google Workspace＞Gmail＞コンプライアンス を選択。

②その内の、項目「添付ファイルのコンプライアンス」の『設定』にて、

　以下の内容を選択していく。

〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

1. 影響を受けるメール：

　受信

2. 各メッセージで検索するコンテンツを表す表現を追加する：

　次の一部がメールに一致する場合

表現：

　ファイル形式；暗号化された圧縮ファイルとアーカイブ、

　暗号化されていない圧縮ファイルとアーカイブ

迷惑メール：

　このメッセージには迷惑メールフィルタを適用しない

A. アドレスリスト：

　この設定を特定のアドレスまたはドメインにのみ適用する

影響を受けるアカウントの種類：

　ユーザー

〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

③設定完了後、右下の「保存」をクリック。

▲参考：添付ファイルを含むメールをフィルタする

さて、いかがだったでしょうか。

「メールが送れませんでした」と英文のエラーメールが来た時は焦ってしまいますが、

出逢ってしまったら、送信メールをゆっくりと確認してみてください。

以上、メールブロック回避術についてご紹介しました！

【Apps調査隊】「ゲスト」と「ビジター」について調査してみた！

Apps調査隊の小金澤です！

唐突ですが、「メインクーン」と「メークイン」って

文字の響きがめちゃくちゃ似ていませんか？

こんなに近しいのには何か理由があるのかな、と調べてみたのですが

メインクーンは「米国メイン州のアライグマみたいな猫」で

メークインは「5月の女王」から来ているそうです。

なんと、見た目も中身も1ミリもかすっていないのに

名前だけがそっくりという紛らわしい偶然です。

実は、今回のテーマであるGoogleの機能も

これと同じ現象が起きています。

さて、今回は管理コンソールに新たに導入された「ゲスト」について

解説していきます！

こちらは何なのかというと、

社外の人（外部ユーザー）を自社の環境に招き入れて、

Google Workspaceアプリで安全に共同作業ができる機能です。

「似たような機能で『ビジター』ってなかったっけ？」

と思った方もいるかもしれません。

今回はこの2つの違いを、例えも交えてご紹介します！

　ゲスト＝「社外のプロジェクトメンバー」　

ゲストは、社外の人に「専用の入館証」を渡して、

社内の会議室（Google Chat）や資料室（Google ドライブ）へ

自由に行き来してもらうイメージです。

長期間のプロジェクトで、チャットで日常的に会話しながら

たくさんのファイルを安全に共同編集したいときにぴったりです。

　ビジター ＝「受付で用件を済ませる来客」　

ビジターは 入館証は渡さずに

受付の応接スペースで「特定の書類だけ」を見せるイメージです。

「今回の見積書だけ確認してほしい」というような

単発のやり取りに向いています。

ただしセキュリティ上、7日ごとに確認コードの入力が必要になるため、

長期間やり取りするには少し不向きです。

具体的に、ゲストアカウントとビジターアカウントで使える機能には

こんな違いがあります！

 ※ 注意 ※ 

ゲストアカウントでログインすると、

画面右上のワッフルアイコン（Googleアプリ一覧）に

「Google Keep」や「ToDoリスト」といったお馴染みのアプリが表示されます。

しかし、使えるものと使えないものが混在しているんです！

社外の方をご案内する際は、一言添えた方が使っていただきやすいかと思います。

　

さて、いかがだったでしょうか。

同じ Google アカウントを持っていない外部ユーザーとの共有ですが、

使える Google機能にこれだけの違いが発生します！

お使いのプランがBusiness Starterの場合、

ビジター招待は月5回までという上限もあるので、

何度もやり取りするなら『ゲスト』が圧倒的におすすめです！

相手との関係性や期間に合わせて、上手に使い分けてみてくださいね！

https://knowledge.workspace.google.com/admin/users/advanced/manage-workspace-guests?hl=ja#what-are-guests

https://knowledge.workspace.google.com/admin/users/advanced/manage-workspace-guests?hl=ja#what-are-guests