【Apps調査隊】2026年3月から導入された Google ドライブの権限について再確認してみた！

Apps調査隊 の小金澤です。

世の中にはいろいろな「規制」や「制限」がありますよね。

みなさんは「対象年齢」って気にしますか？

最近、大好きなゲームのグッズが店頭で売られており、

迷わず手に取ったのですが、ふとパッケージを見たら「対象年齢：6才以上」の文字がありました。

一瞬だけ躊躇しましたが、欲しかったので堂々とレジへ持って行きました！

年齢制限を完全に突破した瞬間です。

さて今回は、今年の2月末にも少しご紹介した、

Google ドライブの「アクセス制限」の仕様変更について改めて解説していきます！

「あれ？最近Google ドライブで見慣れないマークがついているな…」

と気になっていた方は必見です！

今年の2月頃に特権管理者の方あてに Google から

件名「2026 年 3 月より開始される Google ドライブの権限の移行に備えてください」

というメールが届いたかと思います。

まず、これまでは大きな「親フォルダ」の設定と

その中にある「ファイル単体」の設定が複雑に絡み合ってしまい、

「誰がどこまで見られるのか分かりにくい！」ということがありました。

それが2026年3月のアップデートにより、

ユーザー同士の共有がとってもシンプルに整理されました！ 

ファイルの持ち主（オーナー）が気づかないうちに、

意図しない相手へ権限が引き継がれてしまうのを防げるようになったのです。

この変更に伴い、アクセスが制限されているフォルダには新しく

「制限付きアクセス（規制マーク）」が自動で表示されるようになりました。

このマークが表示されるのは、主に次の2つのパターンです。

①「一般的なアクセス」が『制限付き』に設定されていたフォルダ

②子ファイルのアクセス権限が絞られている場合

もし、「このマークを消したい（アクセス制限を解除したい）」という場合は

以下の手順で手動で変更することができます。

〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

１.フォルダを右クリック

２.共有 > 共有

３. 右上の歯車マーク

４.「 ”フォルダ名” へのアクセスを制限します」のチェックを外す

〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

いかがでしたでしょうか？

急に見慣れないマークが付くと「何か間違えたかな？」と戸惑ってしまいますよね。

でも、目に見えて分かりやすくなった証拠ですのでご安心ください！

実はこれ、2月に投稿したブログ記事の内容としっかり繋がっているんです。

気になった方はぜひ過去の記事も読み返してみてくださいね。

それでは、次回もお楽しみに！

【Apps調査隊】メールブロック回避術について調査してみた！

 Apps調査隊 の小金澤です！

皆様、普段ネットのサービスにログインするとき、

メールで「認証コード（数字のパスワード）」が送られてくることってありますよね。

あのメールを待っている時間って、

「勝手に迷惑メールフォルダに振り分けられてないよね！？」とドキドキしませんか？

メールボックスを何度も更新してしまった経験がある方も多いのではないでしょうか。

実はビジネスの世界でも、これと同じように

「送ったはずのメールが相手に届かない（ブロックされてしまう）」

という問題が年々 セキュリティに対してハードルが高くなっている昨今、

メールを送信できなかった事例が増えてきています。

今回は、ユーザー・管理者側で今すぐできる「メールブロックの回避術」を

分かりやすく解説していきます！

送信エラーメールのお問い合わせをいただく際、

いただく件数が多いのが添付ファイルありメールです。

どのようなファイルがブロックされてしまうのかについては

下記のヘルプページをご参考ください。

▲Gmail でブロックされるファイルの種類

この、添付ファイルありメールを安全に相手に届ける（または受信する）ために、

ユーザー個人でできるおすすめの方法は2つあります。

 1. 添付ファイルを圧縮して送る 

ヘルプページ内に掲載されている拡張子の資料を相手方に送る前に、

圧縮（ZIP化）してメールに添付していただければ、

そのまま送るよりブロックされる確率を下げることができます。

＝＝＝＝　注意　＝＝＝＝

パスワード付きのZIPファイルは Googleが中身を検査できないため

逆にブロックの対象になりやすいです。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

 2. GoogleドライブやBox等の共有ストレージを利用 

該当資料を共有ストレージにアップロードし、

その「リンク（URL）」をメールに記載して共有する方法です。

結局 この方法が一番メールが返送されるリスクが低く、かつ安全です！

次に、管理者側で実施する（組織的に行う）場合について

2つご紹介します。

 Ⅰ. 外部共有専用の共有ドライブ 

ただ、「外部共有を許可するのはちょっと...」という場合は

ユーザーがいない外部共有専用の組織部門を作成すれば解決です！

【手順1】共有ドライブの作成と外部共有専用にする組織部門の作成 

①外部共有専用にする共有ドライブを作成

　※どのユーザーから作成しても問題ございません。

②次に、特権管理者アカウントで

　管理コンソール（admin.google.com）にログイン。

③管理画面の左メニュー内から ディレクトリ＞組織部門　にて

　「組織部門を作成」をクリックし、外部共有専用にする組織部門を作成。

【手順2】外部共有専用の組織部門の共有設定 

①左メニュー内 アプリ＞Google Workspace＞ドライブとドキュメント

　の順に選択し、項目「共有設定」をクリック。

②手順1 で作成した外部共有専用の組織部門を左メニュー内から選択後、

　右画面内の項目「共有オプション」をクリックし

　『オン』にチェックを入れ『保存』してください。

【手順3】作成した共有ドライブの組織部門を変更 

①左メニュー内 アプリ＞Google Workspace＞ドライブとドキュメント

　に戻り、項目「共有ドライブの管理」をクリック。

②共有ドライブ一覧が表示されたら、該当共有ドライブにチェックを入れ

　「組織部門を変更」をクリック。

③手順1 で作成した組織部門を選択し『続行』、『移動』させます。

以上の設定により、該当の共有ドライブは外部専用の組織部門に割り当てられ、

こちらの共有ドライブに格納されているファイルは、外部共有が可能になります。

＝＝＝＝　注意　＝＝＝＝

マイドライブ内に格納されているファイルは共有ドライブへ移動しない限り、

許可したドメインでも外部共有の許可はされません。

加えて、共有ドライブ内にあるフォルダやファイルごとに

外部共有の許可・禁止の設定をすることはできません。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

 Ⅱ. 受信メール設定 

「どうしてもこの取引先からの添付ファイル付きメールだけは受信したい！」

という場合に、管理者側で救済ルールを作る方法です。

＝＝＝＝　注意　＝＝＝＝

この設定は社内のセキュリティレベルを下げるリスクがあるため、

必ず「信頼できる特定の取引先」のみに限定して適用してください。

そして、本設定はあくまで迷惑メールと判定されにくくするためのものであり、

確実に判定を回避できるわけではございません。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

【手順】

①管理コンソール（admin.google.com）にて

　アプリ＞Google Workspace＞Gmail＞コンプライアンス を選択。

②その内の、項目「添付ファイルのコンプライアンス」の『設定』にて、

　以下の内容を選択していく。

〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

1. 影響を受けるメール：

　受信

2. 各メッセージで検索するコンテンツを表す表現を追加する：

　次の一部がメールに一致する場合

表現：

　ファイル形式；暗号化された圧縮ファイルとアーカイブ、

　暗号化されていない圧縮ファイルとアーカイブ

迷惑メール：

　このメッセージには迷惑メールフィルタを適用しない

A. アドレスリスト：

　この設定を特定のアドレスまたはドメインにのみ適用する

影響を受けるアカウントの種類：

　ユーザー

〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

③設定完了後、右下の「保存」をクリック。

▲参考：添付ファイルを含むメールをフィルタする

さて、いかがだったでしょうか。

「メールが送れませんでした」と英文のエラーメールが来た時は焦ってしまいますが、

出逢ってしまったら、送信メールをゆっくりと確認してみてください。

以上、メールブロック回避術についてご紹介しました！

【Apps調査隊】「ゲスト」と「ビジター」について調査してみた！

Apps調査隊の小金澤です！

唐突ですが、「メインクーン」と「メークイン」って

文字の響きがめちゃくちゃ似ていませんか？

こんなに近しいのには何か理由があるのかな、と調べてみたのですが

メインクーンは「米国メイン州のアライグマみたいな猫」で

メークインは「5月の女王」から来ているそうです。

なんと、見た目も中身も1ミリもかすっていないのに

名前だけがそっくりという紛らわしい偶然です。

実は、今回のテーマであるGoogleの機能も

これと同じ現象が起きています。

さて、今回は管理コンソールに新たに導入された「ゲスト」について

解説していきます！

こちらは何なのかというと、

社外の人（外部ユーザー）を自社の環境に招き入れて、

Google Workspaceアプリで安全に共同作業ができる機能です。

「似たような機能で『ビジター』ってなかったっけ？」

と思った方もいるかもしれません。

今回はこの2つの違いを、例えも交えてご紹介します！

　ゲスト＝「社外のプロジェクトメンバー」　

ゲストは、社外の人に「専用の入館証」を渡して、

社内の会議室（Google Chat）や資料室（Google ドライブ）へ

自由に行き来してもらうイメージです。

長期間のプロジェクトで、チャットで日常的に会話しながら

たくさんのファイルを安全に共同編集したいときにぴったりです。

　ビジター ＝「受付で用件を済ませる来客」　

ビジターは 入館証は渡さずに

受付の応接スペースで「特定の書類だけ」を見せるイメージです。

「今回の見積書だけ確認してほしい」というような

単発のやり取りに向いています。

ただしセキュリティ上、7日ごとに確認コードの入力が必要になるため、

長期間やり取りするには少し不向きです。

具体的に、ゲストアカウントとビジターアカウントで使える機能には

こんな違いがあります！

 ※ 注意 ※ 

ゲストアカウントでログインすると、

画面右上のワッフルアイコン（Googleアプリ一覧）に

「Google Keep」や「ToDoリスト」といったお馴染みのアプリが表示されます。

しかし、使えるものと使えないものが混在しているんです！

社外の方をご案内する際は、一言添えた方が使っていただきやすいかと思います。

　

さて、いかがだったでしょうか。

同じ Google アカウントを持っていない外部ユーザーとの共有ですが、

使える Google機能にこれだけの違いが発生します！

お使いのプランがBusiness Starterの場合、

ビジター招待は月5回までという上限もあるので、

何度もやり取りするなら『ゲスト』が圧倒的におすすめです！

相手との関係性や期間に合わせて、上手に使い分けてみてくださいね！

https://knowledge.workspace.google.com/admin/users/advanced/manage-workspace-guests?hl=ja#what-are-guests

https://knowledge.workspace.google.com/admin/users/advanced/manage-workspace-guests?hl=ja#what-are-guests

【Apps調査隊】セカンダリドメインについて解説してみた！

Apps調査隊の小金澤です。

職場で「自分が昔なんて呼ばれていたか」という雑談で盛り上がったのですが、

皆様はどんな名前で呼ばれていましたか？

私は学生時代、苗字に「金」が入っていることから

特撮テレビドラマの怪獣の名前で呼ばれてました。

正直、守銭奴みたいで少し気に入らなかったのですが

今振り返ると呼びやすい「あだ名」だったのは間違いありません。

ただ、カジュアルすぎるのでフォーマルでも使えるような

自分にぴったりの「新しい呼び名」が欲しいところです。

さて、仕事の世界でも「あだ名（エイリアス）」は便利ですが、

時には「全く別の名前を持つ、もう一人の自分」が必要になることもあります。

今回はドメインエイリアス、メールエイリアスに続く

さらなる混乱要素「セカンダリドメイン」について紐解いていきます！

まず、それぞれの特徴を書き出してみました！

✼ ドメインエイリアス（全員強制）： 

組織のドメイン全体に一括で「別名」を付与する機能です。

メインのドメイン「main.com」に所属する全員に

自動的にドメイン「alias.com」という別名がセットで付与されます。

特定の人だけ といった割り振りはできません。

✼ メールエイリアス（選べる）：

ユーザーごとに特定の人へアドレスを付与することができます。

メールエイリアスは「＠の前（好きな文字列） ＋ 組織のドメイン」で構成されます。

例）メインアドレス：ninja@main.com

　　ドメインエイリアス：ninja@alias.com

　　メールエイリアス：info-shinobi@main.com

✼ セカンダリドメイン（選べる）：

全く別のドメインをユーザーごとに自由に作成できます。

また、既存ユーザーのメインアドレスをセカンダリドメインに変更することも可能です。

例）メイン：ninja@main.com

　　セカンダリドメイン：ninja@secondary.com

　ドメインエイリアスとセカンダリドメインの違い　

どちらも新しいドメインを扱いますが、違いは「範囲」です。

ドメインエイリアス： 

既存のユーザーに「別の看板」を書き足すだけの機能です。

なので、アカウントは増えないため

Google Workspace側の追加料金なしでドメインを増やせます。

【例】

1人の人間が2つのスマートフォンを持つようなものです。

クラウドの利用料（ライセンス料）は1人分で済みますが、

通信費（ドメイン維持費）は台数分かかります。

セカンダリドメイン： 

「もう一人の自分（または別人）」として独立したアカウントを作る機能です。

なので、1人ずつ自由に作成・ドメイン変更が可能です。

新しくユーザーを作る場合は、その分だけ「座席代（ライセンス料）」が必要になります。

※エディション（プラン）は基本的にはメインと同じになりますが、

　設定によって上位プランなどと混在させることも可能です。

【例】

「1つの土地（同じ契約管理画面）のなかに、2つの独立した世帯がある」

というシチュエーションです。

親の家と子の家、それぞれ独立した建物（ドメイン）があるので、

2つ分の維持費がかかります。

そして人数分の住民税（ライセンス料）もかかります。

※同じ敷地内の家に引っ越す場合は人数（ライセンス数）が変わらないので料金も変わりません。

　メールエイリアスとセカンダリドメインの違い　

どちらも個別に設定できますが、違いは「中身（箱）」です。

メールエイリアス： 「1つの引き出し」にラベルを2枚貼るだけ。中身は共有。

またドメインエイリアスと同様、メールエイリアスは無料（1つの契約のまま）です。

セカンダリドメイン： 「新しい机と引き出し」をもう1セット用意する。中身は独立。

さて、さらなる混乱要素「セカンダリドメイン」はいかがだったでしょうか。

仕組みさえ分かってしまえば、ただ「ドメインを増やす」だけでなく、

「コストを抑えるか、独立性を取るか」という戦略的な使い分けができるようになります。

自分の組織にはどの「エイリアス」や「ドメイン」が最適なのか。

迷ったときは、この記事の「看板」や「引き出し」の例えを思い出してみてください！

次回もお楽しみに！

【Apps調査隊】ドメインエイリアスとメールエイリアスについて調査してみた！

 Apps調査隊の小金澤です！

皆様、GW はいかがお過ごしだったでしょうか。

インフラを支えてくださっていた方、サービス業の方は本当にお疲れさまでした！

休み期間中、

ある時は「家族の一員」として、ある時は「一人の趣味人」として……といった具合に

場面に合わせて「別の顔」を使い分けていた方も多いのではないでしょうか。

実はITの世界にも、そんな「別の顔」をスマートに使い分ける便利な機能があるんです。

今回は、知っていると仕事がグッと効率化する「エイリアス」について調査しました！

さて、まず エイリアス（Alias）とは

別名、通称、仮名、またの名を ...と 訳されます。

そして、システムにおける「エイリアス」とは

実体（アカウント）を増やさずに設定できる「別名」や「別の看板」のことです。

ユーザーを新しく作成しないため追加料金なしで利用でき、

主に以下の2つで使用できます。

1. ドメインエイリアス（組織全体の別名）

組織のドメイン全体に一括で別名を付与する機能です。

例えば「@main.com」の組織に「@alias.com」を追加すると、

所属する全員に自動で新ドメインの別名アドレスが付与されます。

そして、どちらの宛先に送られたメールも、一つの同じ受信トレイに届きます。

また、「ninja@main.com」と「ninja@alias.com」を切り替えて送信が可能です。

※Gmail 側で少しだけ設定が必要です。

▶ パソコンで別のメール アカウントを追加する

ただし、あくまで「あだ名」であるため ドメインエイリアスではログインできません。

ログイン時は 必ず 元の本名アドレスを使用する必要があります。

2. メールエイリアス（個別の別名）

ユーザーアカウントを新規作成せず、

特定のユーザーに対して「別の看板」を掲げる機能です。

端的に言うと、

管理者が「ninja さんに だけ アドレスをもう一個作ってあげよう！」

と設定するものです。

ドメインエイリアスが「＠の後ろ（ドメイン）」を変えるものだったのに対し、

メールエイリアスは「＠の前（好きな文字列） ＋ 組織のドメイン」で構成されます。

例）メインアドレス：ninja@main.com

　　メールエイリアス：info-sinobi@main.com

　　ドメインエイリアス：ninja@alias.com

また、メインアドレスを変更した際に、

旧アドレスが自動でメールエイリアスとして残るのも便利なポイントです。

アドレスを変えても、古い方に届いたメールを逃さず受け取れます。

さて、いかがだったでしょうか。

エイリアス（Alias）という言葉は聞き慣れないかもしれませんが、

「中身は同じ一人の人間が、役割に合わせて名刺を使い分ける」機能です。

これならコストを抑えつつ、相手に合わせてスマートに自分を表現できますね。

そして次回は、さらなる混乱要素「セカンダリドメイン」について

解説していこうと思います！

「エイリアスと何が違うの？」という疑問の答えは、次回の記事で詳しく解説します。

それでは、次回もお楽しみに！

【Apps調査隊】Googleアカウントなしでも OK な Google フォームについて調査してみた！

Apps調査隊 の小金澤です！

今年度から社内の IT・AI相談所のメンバーとして参加することになりました。

専用サイトにプロフィールを作るために

得意なジャンルなどをアンケートに書いているのですが...意外と悩みますね。

普段から業務で Google Workspace を使っていますが、

実は Google フォームも日々進化していて、驚きと新しい発見の連続です。

「これ、すごい！便利！」と思った最新の使い方は、

このブログでどんどんシェアしていきますね。

今回のテーマは、

Google アカウントを持っていない人でも回答できる Google フォームの作り方についてです。

Google フォームには便利な設定がたくさんありますが、

今回は特に重要なポイントを絞って解説していきます！

タブ「設定」　

タブ「設定」：回答の設定

まずは「設定」タブの中にある「回答」という項目をチェックしましょう。

▶ メールアドレスを収集する

アカウントを持っていない人に回答してもらうには、

ここを「収集しない」または「回答者からの入力」にします。

※「確認済み」にすると、Google ログインが必須になるので注意です！

▶ 回答のコピーを回答者に送信

回答した内容を本人にメールで送ってあげたい場合は、

[メールアドレスを収集する］を「回答者からの入力」にしたうえで、

こちらを「リクエストされた場合」か「常に表示」にします。

なお、項目「デフォルト」内の「フォームのデフォルト設定」でも同じ事ができます。

しかし、「メールアドレスを収集する」の設定も自動で切り替わってしまうので、

変わっていないか最後に確認してみてください。

タブ「設定」：項目「表示設定」

次に、回答者にどう見えるかを設定する「表示設定（プレゼンテーション）」項目です。

▶ 確認メッセージ

「送信」を押した後に表示される言葉を自由に変えられます。

資料のURLを貼ってダウンロードしてもらう使い方もできて便利です！

▶ 結果の概要を表示する

こちらがオンになっていると、他の人の回答結果が全員に見えてしまいます。 

プライバシーを守るために、基本は「オフ」になっているか確認しましょう。

【オンの状態】

【オフの状態】

項目「デフォルト」

こちらは、項目「回答」で解説させて頂いた通り

回収したアンケート結果と併せてメールアドレスを回収できる機能を設定する箇所です。

タブ「回答」　

タブ「回答」：スプレッドシート連携

集まった回答を自動でまとめるには、

右上の「スプレッドシートにリンク」をクリックします。

新しいシートを作るか、既存のシートを選ぶだけで

自動で回答が書き込まれるようになります。

公開　

いよいよフォームを配布（公開）します！

画面右上の「共有アイコン」を押下すると

フォームのアクセスについての設定が表示されます。

[一般的なアクセス] 内「編集ビュー」は

身内で編集権限を共有する機能であり「アクセスできるユーザー」にて

ユーザーを指定できます。

一方の「回答者ビュー」は

アンケートを答えて頂く範囲を決定する項目であり、

[リンクを知っている全員]であれば、どなたでも回答が可能です。

設定が終わりましたら「完了」を押下後、

アイコンの隣にある「公開」をクリックし終了です！

リンクをコピーしメールやサイトに貼り付ければ、回答が可能です。

いかがでしたか？

Google フォームは、「設定」のコツさえつかめば誰でも簡単に

しかも安全にアンケートを作ることができます。

ログイン不要の設定にすれば、活躍の場はもっと広がるはずです。

ぜひ今回の記事を参考に、オンリーワンの便利なフォームを作ってみてくださいね！

【Apps調査隊】本人確認と2段階認証プロセスの違いについて調査してみた！

Apps調査隊の小金澤です。

年度始めは毎年バタバタしてしまうことを覚悟して業務に取り組んでいますが

さすがに疲れました。

けれど、今年はアンガーマネジメントを心がけるようにしているので

去年より成長している気がします。

このままGWまで駆け抜けたいと思います！

さて、業務が忙しい時に限って発生するのが「アカウントのログイントラブル」ですよね。

今日はイライラを未然に防ぐためにも、

ややこしい本人確認と2段階認証プロセスについて整理していきます！

なお、設定の方法については

【Apps調査隊】二段階認証について調査してみた を、

2段階認証に特化した話を確認したい場合は

【Apps調査隊】2段階認証について調査してみた！ を

見てください。

さて、「本人確認（ログイン チャレンジ）」を解説していきますが、

こちらは Google アカウントの重要な設定（パスワード変更など）を

変えようとした時、「本当にあなたですか？」と聞かれることを指しています。

そして、管理コンソール（admin.google.com）に

10分間だけ「本人だと確認済み」の状態にする機能が存在し

こちらを有効にすると確認画面が10分間、出なくなります。

2段階認証は「常に」2重の鍵をかけるルールになります。

ついては、設定を変えるまでずっと継続するのでオン・オフしかありません。

そして、この2段階認証のオン・オフは

管理コンソールで変更できる箇所がありますが、ユーザー本人の行動に依存しています。

管理コンソールで設定をオフにしても

それは『今後、組織として2段階認証を必須にしない』というルール変更に過ぎません。

そのため、すでにユーザーが自分で設定していた『個人の鍵（オンの設定）』は

そのまま有効として残る仕様になっています。

次は、本人なのにアカウントへログインできなくなった際の対応についてです。

本人確認　　

本人確認の10分間無効化作業は

何も登録していないのに「壁」にぶつかった場合に活躍します。

例えば、Wi-Fiやデバイスが新しく、パスワードだけでは入れなくなった時は

特権管理者などの権限を持つユーザーが管理コンソールにログインをし

「10分間無効化」を押下すれば該当ユーザーはパスワードのみでログインできます。

▲参考：ユーザーのログイン時の本人確認を一時的にオフにする

2段階認証プロセス　

事前に登録をしておいた認証アプリの削除、バックアップコード紛失、

電話番号変更忘れ ...

この場合は「2段階認証プロセスをオフにする」対応が適切です。

ただし、2段階認証をオフにすると そのアカウントは非常に無防備になります。

ユーザーがログインできたら、すぐに新しい電話番号などで2段階認証を再設定（オンに）するようにして下さい！

▲参考：2段階認証プロセスを有効にする

さて、いかがだったでしょうか。

私自身も混乱してしまう2つなので、今回の調査でしっかりと身についた気がします。

ぜひ、次回もお楽しみに！

【Apps調査隊】個人 Google アカウントと Google Workspace の Gemini アプリについて調査してみた！

 Apps調査隊の小金澤です。

なんと今回が2025年度最後のブログです。

まだ気分は3月入ったばかりの気持ちなのに、桜も咲き始めて

お花見をまた逃しそうです。

さて、今回は 個人 Google アカウント (@gmail.com) と

Google Workspace （組織アカウント）で

Gemini アプリ（gemini.google.com）を利用した時の保護レベルについて調査してみました！

まず、これらの決定的な違いとして、

会話が削除できる　が挙げられます。

個人 Google アカウントでは、

縦三点リーダをクリックすると「削除」が現れます。

しかし Google Workspace では「削除」が表示されません。

なぜ、このような違いが発生するのかというと

データの取り扱い方に起因しているからです。

個人 Google アカウントは、プライバシーポリシー の記載に従い

Gemini アプリとやり取りした内容やカスタム指示などのデータを

サービスの維持と改良や新しいサービスの開発、

サービスのパーソナライズなどの目的で使用します。

▲項目「収集されるデータの種類」を参照ください。

Google Workspace上のデータ（メールやドキュメントなど）は

ユーザー自身のものであり、AIとのやり取りや生成されたコンテンツは

組織内のみに保持され、外部へ共有されることはないと発表しています。

また、ユーザーの許可なく、コンテンツを広告ターゲティングに利用したり、

基盤となる生成AIや大規模言語モデルのトレーニングに使用したりすることはないそうです。

▲How we're protecting your Google Workspace data in the era of generative AI

▲項目「ユーザーデータの取り扱い」を参照ください。

ただし、いつどこで情報漏洩が起こるか予測できないので

極めて機密性の高い情報に関しては入力しないことをオススメします。

Google Workspace ではセキュリティがしっかりしていることが分かりましたが

作成した会話が多いと整理したくなりますよね。

ですが、現時点での会話履歴の管理や削除は

管理コンソール内「Gemini 会話履歴」設定による自動的な制御のみです。

　

設定箇所：

管理コンソール（admin.google.com）の 生成 AI ＞ Gemini アプリ ＞ Gemini 会話履歴 

その内にある「Gemini 会話履歴を有効にする」にチェックを入れたまま

項目「会話の保持」のプルダウンにて期限を選択いただくことで、

最長 36 か月後に自動削除されます。

また、「Gemini 会話履歴を有効にする」を無効（オフ）にすると、

最長72 時間ほどで今までの会話の履歴が削除され、確認できなくなります。

会話保持も同時に無効となるため一切履歴は残りません。

さて、いかがだったでしょうか。

日々進化している機能なので知り得ていない情報があるかと思います。

ぜひ、来年度もこちらのブログを参考に Google Workspace を利用いただければ幸いです！

【Apps調査隊】2026年4月27日までにデータをエクスポートする Google カレンダーの対応について解説してみた！

 Apps調査隊の小金澤です。

前回解説した 「Google ドライブの権限移行」の記事ですが

なんと、ChatGPTで調べた際に

その記事が一番にヒットしたと社内から報告がありました！

驚きのあまり、内容に間違いがないか?! と慌てて再確認しに行ってしまいました。

何度読み返しても特に見受けられなかったので一安心です。

すっかり味を占めてしまいましたので、

今回も気合を入れて Google から配信されたお知らせを解説していきます！

解説するのは、2月12日ごろに Google Workspace チーム から配信された

[推奨処理] 添付の Google カレンダーのリストを確認し、

　2026 年 4 月 27 日までにデータをエクスポートしてください

についてです。

 2026年4月27日から『他のカレンダー』は消えてしまうのか？ 

このメールは、主に「組織（Google Workspace）」の管理者に向けた

「予備カレンダー（他のカレンダー）」のルール変更に関する重要なお知らせです。

まず、「新しいカレンダーを作成」で作った場合、

作った人が自動的に「オーナー」になります。

これまでは、そのオーナーのアカウントが消えてしまっても

カレンダーだけが「幽霊」のように残って共有され続けることがありました。

しかし2026年4月からは、

「持ち主が消えたら、その人が作った予備カレンダーも道連れで消去する」

というルールに変わるのです。

そして該当カレンダーは

2026年4月27日から順番に削除され始めます。

 消えてしまう可能性がある「予備のカレンダー」とは？ 

そもそも、消えてしまう可能性がある「予備のカレンダー」というのは

以下のいずれかに当てはまるモノが削除の対象となります。

✦持ち主（オーナー）がいない

　持ち主であるユーザーが削除され、他の人に引き継がれていないカレンダー

✦組織の外の人が持ち主

　組織（ドメイン）外のユーザーがオーナーになっているカレンダー

 具体的にどうすればいいの？ 

消えると困る場合は以下の手順を検討ください。

1. 特権管理者からチェックする

特権管理者に届いている添付シート（csv ファイル）に

削除予定のリスト一覧が載っていますので、精査していきます。

Google カレンダー（calendar.google.com）にログインし、

一つ一つ  A列《Secondary calendar email》の値（※ カレンダーID）を

「カレンダーを追加」へ入力していきます。

値を入力後、Enter を押下したら「マイカレンダーの設定」の中に追加されます。

手順：歯車マーク（設定）＞設定＞項目「カレンダーの追加」内「カレンダーに登録」

必要なカレンダーだった場合、

『共有する相手』に存在するユーザーをメンバーに加えましょう！

そして、権限 [予定の変更および共有の管理] を付与します！

2. 「管理権限」を誰が持っているか確認する

予備カレンダー内の設定画面を開き、項目『共有する相手』にて

権限 [予定の変更および共有の管理] が割り当てられているか確認ください。

こちらは特権管理者側で設定しても、

一般ユーザー自身で登録されている各カレンダーを確認しても良いです。

3. オーナーが組織外のユーザーである予備カレンダー

予備カレンダーを作成したのが外部ユーザーである場合、

削除されないために下記2点のどちらかの対応が必要になります。

①自組織の各ユーザーが、対象の予定を個別に複製（縦三点リーダ ＞ 複製）して保存する。

②相手組織に連絡が取れる状況であれば、

　カレンダーをエクスポートいただき、

　そのデータを自組織のカレンダーへインポートして保存する。

複数のカレンダーを特定のユーザーへ一括譲渡する機能の有無について

Googleへ確認したところ、「現時点で実装予定はない」と回答を得ました。

そのため、本件の移行作業につきましては、

当初の想定通り個別の対応が必要となる見込みです。

さて、いかがだったでしょうか。

新年度を控え、慌ただしい時期が近づいてまいりました。

早めの準備を少しずつ進めて、余裕を持って対応期日を乗り切りましょう！