【Apps調査隊】春のお役立ち機能について調査せよ。

Apps調査隊の蟹江です。
新入社員の皆様、ご入社おめでとうございます。
今回は先輩社員の皆様が新人教育に使うととても便利なGoogleの
システムをご紹介します。

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１．Googleサイト
２．Google Meet・Chat
３．Google keep（イチオシ！）
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１．Googleサイト

新人教育７つ道具に加えてほしい機能No.1です。
なんと言っても文書の自由度が高くて見やすいマニュアルを作れます。
１度だけ口頭で説明しても、はじめてのうちは何度かやるうちに訳わからなくなるもの。
メモをあとからまとめようにもこの一文がなんのことだか思い出せない！

それで適当に仕事されて困るのは先輩ですので、こんなサイトを作ってはどうでしょうか。

実際に作ってみた。

よく使う機能を画像つきで説明

社内にしか公開されないので、社内の各種申請についても同様にサイトを作って

社内向けのアカウントからメールを出すときに署名にリンクを貼っています。

これは新人側への配慮だけではなく、先輩同士の情報共有にも非常に有効です。
うろ覚えでなんとなくやっていた業務の「正解」を共有すると
それを処理する人たちが本来の仕事に時間を使えます！

教えてくれた先輩のやり方でやったのに違う先輩に怒られた！なんて
不毛なやりとり今年からはなくしましょう。

２．Google Meet・Chat

今でこそ在宅ワークでみんな頻繁に使うようになったと思いますが出社でも大活躍します。

打ち合わせで会議室にいたり、別の部屋で仕事している上長に

Chatで確認するととても便利です。

Meetも画面共有ができるので、たとえば大きいモニタのある会議室が取れなかったとき

各自のパソコンから画面を確認してもらうことができます。

感染症対策でソーシャルディスタンスを確保していて、目が悪くて画面が見えない！

という場合でも活躍しますね。

使い方は去年の記事で確認してみてくださいね！！

３．Google keep（イチオシ！）

私が一番おすすめしたいのはkeepです。

単なるメモアプリなのにほんとうに優秀なんです。

これは新しくきた人に毎度ドヤ顔で教えています。

■メモとして

やらなきゃいけないことは全部ここに書いた。

このブログの下書きはいつもkeepにかいています

■やることリストとして

チェックボックスをつけられます。

付箋つかってやることリストを作っていた新卒時代にほしかった！！！

思いつくままに、頼まれた順に、やることを書いても！順番の入れ替えができる！！

共有もできるので、先輩が進捗管理するのにも便利ですよ。

色も変えられる！

■文字起こし

画像の文字を結構な精度で文字にしてくれます。

何語かわからない看板を文字起こしして翻訳することもできます。

達筆すぎると認識できないので走り書きメモは諦めてください。

画像つきメモを作成し

その他メニューから「画像のテキストを抽出」

図形も文字になる部分もありますが、

デジタルの文字は高精度で抽出されます。

※共有したkeepは作成者のアカウントが消えるとなくなります！

　引き継ぎでもらったkeepはすぐにコピーしましょう！

なにもかも初めてでうまく立ち回れる新卒は野生にはいません。
かといって自分の仕事もおろそかにできないでしょうから、
ツールを使って初歩的なやり取りコストを減らしてみませんか？

以上、お役立ちツールについて紹介しました。

【Apps調査隊】恐怖！いるはずのない人がいる会議室について調査せよ。

Apps調査隊の蟹江です。

先日弊社で「予約しようとした会議室に退職者が予約をいれている」
という連絡が入ってきました。
今回はその謎の予約についてご紹介いたします。

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１．真相
２．対策
３．まとめ
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１．真相

結論から述べますと「カレンダーの孤立」が起こっていました。

孤立とは・・・

ドライブで起こりがちな現象です。
共有したファイルをオーナー以外が削除してしまうと「あるけど見えない」
状態になってしまいます。

ドライブの孤立は過去記事へ！
https://www.njccloud.jp/2017/06/appsgoogle_14.html

公式ヘルプによると
「カレンダーの予定を管理する手順を経ずにアカウントを削除したり
停止したりすると、Google カレンダーの予定が孤立した状態で残ることが
あります。孤立したイベントは、次の理由で管理が困難になります。
・変更または削除された孤立した予定は、すべてのユーザーに反映されるとは限りません。
・孤立したイベントで、本来は利用可能なはずであるリソースが予約されたままになることがあります。」
となるようです。

まさに「孤立したイベントで、本来は利用可能なはずであるリソースが予約されたままになる」状態でしたね。

なお、ユーザ削除の場合は３０日後に開放されるようです。
しかし、ユーザ停止の場合は停止をやめて該当アカウントから管理するか
特権管理者がなんとかしないといけないようです。

２．対策

孤立を防ぐためには何をしたらいいでしょうか。

■退職前に予定を全部削除して会議室等を空ける。
一番はこれ！！
一括削除してしまいましょう。

なんだかとってもさっぱり！退職当日の退勤前にやってしまいましょう。

■カレンダーを譲渡する
主催している定例会議が複数あったり、全く同じ仕事を引き継ぐ人がいるならこれ！

※特権管理者にしかできない操作です！ 管理コンソール＞ユーザーからいつもどおり削除を選択。 ここで特権管理者だと譲渡メニューに「カレンダー」が入っています。 ここにチェックをいれましょう。

３．まとめ

まさかカレンダーまで孤立対象とは油断していました。

みなさんの会社にもこの春定年退職を迎えたえらい人はいませんか？

リーダーが退職したときはカレンダーも確認したほうがいいかもしれません。

以上、カレンダーの孤立について紹介しました。