【Apps調査隊】管理コンソールでの設定に関する、あれこれについて調査せよ。【管理者】

Apps調査隊の髙橋です。

最近管理コンソールに関するお問い合わせがいくつかありましたので、その中で知っていると良かった内容を、今回ご紹介致します。

主に、アプリ関連の内容で集めてみました。

【ドメイン権限を持たないアカウントの作成】

アカウントを作成すると、ドメイン内で閲覧可能なアプリが表示されるようになります。

例えばGoogleのアプリ（ドライブやメール等）で、一定のユーザー等に制限したいアプリがあった場合は、下記の方法で作成が可能です。

【作成の手順】

1.管理コンソールを開きます。

2.「組織部門」をクリックします。

3.「組織部門を管理」の下に、+のマークがあるので下記画像のボタンをクリック致します。

4.「組織部門の名前」の欄に新しいグループの名前を入力します。

5.該当の「親の組織部門」に新しいグループを追加し、「作成」で完了です。

6.上記の手順で作成した後、「ユーザー」を移動します。

※ユーザーの移動は「ホーム」＞「ユーザー」から移動ができます。

7.先程作成した新しいグループをクリックし、「組織部門を変更」でユーザーを移動します。

8.組織を選択して、「続行」で完了です。

その後、組織のアプリの使用をオフに選択頂くことで、該当のユーザーに制限をかけることが可能です。

【手順】

1.Google 管理コンソール（admin.google.com）で次の操作を行います。

2.管理コンソールのホームから、「アプリ」次に「Google Workspace」に移動します。

↓

3.先程作成した組織部門をクリックして、その組織部門で利用可能なその他のサービスのリストを表示します。

※新規作成した組織は、「検証」という名前で今回作成しました。

4.表示後、外したいアプリにチェックを入れ、サービスのステータスをオフにします。

※今回はこの2つをオフにしてみます。

確認として、今回設定して頂いた該当のアドレスでログイン後、画面右上の9つの点アイコン（Googleアプリアイコン）をクリック頂くと、先程チェックした「ドライブ」と「カレンダー」が表示されなくなりました。

↓

このようにアプリを制限したい場合は、以上の操作をすることにより、分けて使用することができますので、ぜひ状況に合わせてお試しください。

【カレンダーのリソースにユーザーを追加】

リソースにユーザーを追加する方法、また、その際に注目して見る点を、ご紹介させて頂きます。

追加する際の手順は、とても簡単です。

【手順】

1.特権管理者アカウントでカレンダー画面を表示します。

2.カレンダー画面左側「マイカレンダー」内にあります該当のリソースにカーソルを合わせると、該当のリソース名の右側に3点のアイコンが出るので、アイコンをクリックして「設定と共有」を選択します。

3.開けた画面をスクロールしますと、「特定のユーザーとの共有」という箇所がありますので、

ここで、ユーザーを追加していきます。

4.これで、リソースの追加については、完了です。

本内容について、注意する点がありましたのでこちらの情報も説明させて頂きます。

通常はリソースの権限を管理者に付与して貰うことがほとんどですが、

もし、グループカレンダーだった場合は、下記の方法で自分のカレンダーに追加が可能です。

※リソースのカレンダーの見分け方は、カレンダーIDの @ 以降が「@resource.calendar.google.com」となります。

これと同様で、グループの場合は「@group.calendar.google.com」と表示されます。

【登録の手順】

1.Google カレンダーを開きます。

2.[他のカレンダー] の横の＋アイコン＞次に [カレンダーに登録] をクリックします。

↓

3.カレンダー ID を [カレンダーを追加] ボックスに貼り付け、Enter キーを押します。

（カレンダーのIDは管理者、またグループカレンダーの作成者に教えて貰ってください。）

ユーザーの [他のカレンダー] リストにカレンダーが表示され完了です。

もし、リソースだと思っていて、権限付与されたはずなのに見れないという現象が起きた場合は、グループカレンダーの可能性がありますので、上記の方法を確認してみてください。

いかがでしたでしょうか、今回管理コンソールのご質問が多かったので、その中でも知っておくと良さげな内容をご紹介致しました。

知っておいて損はないので、ぜひ参考にして頂けると幸いです。

以上、管理コンソールに関するご紹介でした。

【Apps調査隊】スプレッドシートのあれこれについて調査せよ。

Apps調査隊の髙橋です。

今回はこれが出来ると便利で良いなと感じたスプレッドシートの機能等に着目しました。

スプレッドシートは、普段使うアプリだったので、主にこれが出来たら良さそうだなと感じた機能を今回ご紹介させて頂きます！

それでは早速設定の仕方など見ていきたいと思います。

【フィルタを付ける】

まず初めにフィルタの付け方をご説明させて頂きます。

フィルタとは、表やデータの並べ替えや、絞り込んだりすることが出来ます。

そして、更にそれを色でフィルタを掛けることもできるので、とても便利です。

今回は色でフィルタを掛けて見る方法を、ご説明したいと思います。

＜フォームからの回答をフィルタ付けしてみる＞

この題名にあります通り、下記のようにフォームに連携したスプレッドシートをフィルタ付けしたいと思います。

（※フォームに関する内容（スプレッドシートとの紐づけの仕方など）は「【Apps調査隊】フォームについて調査せよ。」を御覧ください。）

スプレッドシートを開くと、画面右側に「フィルタを作成」のアイコンがあります。

ここをクリックすると、「新しいフィルタ表示を作成」とあるので、クリックします。

クリックすると、下記画像のように青く選択されフィルタのマークが表示されました。

フィルタで主に使用するのは、文字を「A→Z」や「Z→A」で並べ替えたり、

「条件でフィルタ」を付ければ、選択した条件でフィルタが掛かります。

また、「値でフィルタ」を掛けるとピックアップしたいキーワードが選択でき、簡単に見ることができます。

一つ一つ探すよりも、フィルタを使うことで時間短縮になるので、ぜひお試しください。

では、早速「色でフィルタ」の付け方を見ていきたいと思います。

例として、画像のようにイチゴの部分を「塗りつぶしの色」で赤にして、イチゴの部分を抽出したい場合下記手順で操作していきます。

↓

先程フィルタが付いたマークをクリックし、下記画像にある「色でフィルタ」をクリックします。

そうすると、さらに矢印をクリックすることで下記のように、赤色が選択できるようになりました。

ここから、「赤」をクリックすると、赤色の部分だけが抽出され、「イチゴ」がどれくらいあるのかフィルタが表示されます。

また、デフォルトで「フィルタ1」と書かれているところで、「イチゴ」と表記を変更すると、

実際にフィルタを探すとき、とても分かりやすくなります。

↓

これを応用すると、下記のようにフィルタをそれぞれ色で分けて、その部分をすぐ確認できるようになります。

今回は、簡単に色分けの仕方や作成方法をご説明いたしましたが、この方法を応用することで、タイムスタンプの色分けで抽出したり、作業などで、未処理のものと処理済みのものに分けて、より作業の効率が上がるのでとても便利です。

ぜひ、まだこの機能を使ったことがない方は、ぜひお試しください！

【基本の計算方式】

さて、スプレッドシートと言えば、足し算等の計算が便利なのは、皆様もご存知かと思います。

今回は、基本のよく使う計算方式をご紹介していきたいと思います。

あまり、スプレッドシートで作成したりする機会がない方も、これを機に覚えておくと便利です。

＜これだけ覚えれば簡単！＞

大体は四則演算を使って表の数字などの管理をすると思います。

スプレッドシートでは、下記の4つの記号を覚えるだけで早速計算式をマスターできます。

（全て半角で計算します。）

・足し算（+）

・引き算（-）

・掛け算（*）半角のアスタリスクを使用します。

・割り算（/）

早速、実際に計算して触っていきましょう。

【計算例】

=値1+値2で下記画像のように、計算可能です。

（他の掛け算や割り算等も上記の記号を使って計算することができます。）

また、矢印下のように自動入力が表示されるので、チェックボタンをクリックするとこのように自動ですべて入るので、時間短縮にもなりとても便利です。

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また、合計数などまとめて計算をする場合、SUMを使うととても便利です。

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画像のように、カンマを入れ選択していくと合計が出るので、その日の合計数はいくつか知りたい場合は、SUMを使うと便利です。

また、合計をぶどう以外出したい場合等の場面では、SUMIFがおすすめです。

下記画像にもあるように、たくさんある中から一つを抽出する場合、一つ一つ計算していくのは大変です。

しかし、このように設定をすればすぐ合計を出すことができます。

「=SUMIF」等記入すると、下記のように選択肢が自動で表示されるので、クリックすると時短になりすぐ設定の形式が現れます。

↓

【SUMIFの設定手順】

すべて半角で設定します。

=SUMIF(範囲,"<>検索条件",合計の範囲)

上記の手順で設定をすると、ぶどう以外の合計が表示されます。

いかがでしたでしょうか？

今回は、簡単なスプレッドシートでの四則演算の方法や、フィルタのかけ方等ご紹介致しました。

ぜひ、初めてスプレッドシートで表を作ったり、計算をする場合はここから触って作成してみると良いかもしれません。

【Apps調査隊】スライドの作成について調査せよ。【初級編】

Apps調査隊の髙橋です。

今年新しく入社された皆様、また、Googleの機能等を初めてご利用になられた皆様、6月になりましたが、少しづつGoogle には慣れてきた頃でしょうか。

こういったご時世でリモートでやり取りをすることが多いのですが、パソコンの画面上で説明をしたりする場合、Googleのアプリの中の一つ、「スライド」を使うととても便利です。

今回は題名にもある通り、スライドの機能や使い方をご紹介していきたいと思います。

【スライドの基本機能】

スライドを使うと何が便利か、実際に触ってみていきながらご紹介していきたいと思います。

まずは、主に画像を追加して編集したりすることが多いと思いますので、初めによく使う機能を紹介していきます。

【ページの作成】

まずは、自身のGoogle アカウントでスライドを開きます。

開いたら、下記のように作成のテンプレートがあるので、選択してクリックします。（その時の用途に合わせて、上のテンプレートを選択してみると目次だったりがデフォルトで入っているので、とても簡単に作成が出来ます。）

今回は「空白」を選択して作成していきます。

画面を開くと既に、「タイトル」、「サブタイトル」が記入できるようになっているので、ここに表題を書きます。

ページを増やす場合は、画面左側をクリックして、EnterKeyをクリックすると、ページを追加が簡単にできます。

ページを削除する場合は、削除Keyで削除可能です。

↓

【画像を入れたり編集する】

次に画像を入れて作成していきたいと思います。

主に画像は画面の上にある、「画像の挿入」のところをクリックして、プルダウンから選択します。

また、スクリーンショットで取った画像も、そのまま「スライド」に貼り付けも可能です。

また、画像にを分かりやすく図形を入れたり「テキストボックス」から文字を入れる事ができます。

【テキストボックス】

「テキストボックス」のマークをクリックすると、自分の書きたい内容に合わせて文字の列など、箱の大きさをカスタムできます。

↓

（削除する場合は、右クリック＞削除で消すことが可能です。）

【図形】

「図形」は主に、吹き出しや矢印など、強調したい部分を目に付きやすいよう入れたり出来ます。

↓

↓

（図形等の色の変更や枠の大きさの変更はここで出来ます。）

また、文字のサイズを変更する場合は、「フォント サイズ」で大きさを変更できます。

また、少し吹き出し等を凝ったデザインにしたい場合は、画面の右端にある

「書式設定オプション」で作成が出来ます。

↓

画面右側の「書式設定オプション」で図形に影や鏡像など、様々な設定ができます。

プレゼンテーションする時など、見やすくなりとてもオススメの設定です！

【背景】

上列にある「背景」というところをクリックすると、下記のように色の設定や、背景に画像を入れることができます。

「スライド」を使ってプレゼンをする時、前の内容と区切って次の話へ行きたい場合など、

背景を変えることで、区切りがより分かりやすくなります。

説明等をする場合も、次の内容への切り替えがしやすくなるので、簡単に設定もできますし、とても便利です。

【レイアウト】

「レイアウト」では、デフォルトで「タイトルスライド」や「タイトルと本文」など作成したい用途に沿って、カスタムができ時間短縮にもなります。

【スライドショー】

最後にスライドショーのご説明をします。

先程作成したこれらの「スライド」を使って、見ていきたいと思います。

画面右上に「スライドショー」とありますので、こちらのプルダウンをクリックすると、

今まで作成した物が自動でスライドされます。「最初から開始」を選択すると、通常通りスライドショーが再生されます。

また、「プレゼンター表示」をすると下記のように、秒数が表示されるので、「スライド」を使ってプレゼンをする際、時間を気にしながら説明の場面ではとても便利な機能です。

また、前のページや次のページに行く場合も、クリックするだけですぐ画面を切り替えることができるので、時間の短縮になります。

ぜひ、プレゼンする場合などではこういった機能があるので、ぜひご利用ください。

今回、「スライド」についてご紹介致しましたが、いかがでしたでしょうか？

今回はスライドの【初級編】として様々な機能などご紹介いたしました。

ぜひ、使えそうな機能等ありましたら、皆様も用途に合わせて使ってみてください！