【Apps調査隊】「ゲスト」と「ビジター」について調査してみた！

Apps調査隊の小金澤です！

唐突ですが、「メインクーン」と「メークイン」って

文字の響きがめちゃくちゃ似ていませんか？

こんなに近しいのには何か理由があるのかな、と調べてみたのですが

メインクーンは「米国メイン州のアライグマみたいな猫」で

メークインは「5月の女王」から来ているそうです。

なんと、見た目も中身も1ミリもかすっていないのに

名前だけがそっくりという紛らわしい偶然です。

実は、今回のテーマであるGoogleの機能も

これと同じ現象が起きています。

さて、今回は管理コンソールに新たに導入された「ゲスト」について

解説していきます！

こちらは何なのかというと、

社外の人（外部ユーザー）を自社の環境に招き入れて、

Google Workspaceアプリで安全に共同作業ができる機能です。

「似たような機能で『ビジター』ってなかったっけ？」

と思った方もいるかもしれません。

今回はこの2つの違いを、例えも交えてご紹介します！

　ゲスト＝「社外のプロジェクトメンバー」　

ゲストは、社外の人に「専用の入館証」を渡して、

社内の会議室（Google Chat）や資料室（Google ドライブ）へ

自由に行き来してもらうイメージです。

長期間のプロジェクトで、チャットで日常的に会話しながら

たくさんのファイルを安全に共同編集したいときにぴったりです。

　ビジター ＝「受付で用件を済ませる来客」　

ビジターは 入館証は渡さずに

受付の応接スペースで「特定の書類だけ」を見せるイメージです。

「今回の見積書だけ確認してほしい」というような

単発のやり取りに向いています。

ただしセキュリティ上、7日ごとに確認コードの入力が必要になるため、

長期間やり取りするには少し不向きです。

具体的に、ゲストアカウントとビジターアカウントで使える機能には

こんな違いがあります！

 ※ 注意 ※ 

ゲストアカウントでログインすると、

画面右上のワッフルアイコン（Googleアプリ一覧）に

「Google Keep」や「ToDoリスト」といったお馴染みのアプリが表示されます。

しかし、使えるものと使えないものが混在しているんです！

社外の方をご案内する際は、一言添えた方が使っていただきやすいかと思います。

　

さて、いかがだったでしょうか。

同じ Google アカウントを持っていない外部ユーザーとの共有ですが、

使える Google機能にこれだけの違いが発生します！

お使いのプランがBusiness Starterの場合、

ビジター招待は月5回までという上限もあるので、

何度もやり取りするなら『ゲスト』が圧倒的におすすめです！

相手との関係性や期間に合わせて、上手に使い分けてみてくださいね！

https://knowledge.workspace.google.com/admin/users/advanced/manage-workspace-guests?hl=ja#what-are-guests

https://knowledge.workspace.google.com/admin/users/advanced/manage-workspace-guests?hl=ja#what-are-guests

【Apps調査隊】パソコン版 Google ドライブについて解説してみた！

 Apps調査隊の小金澤です。

連日猛暑が続きますが、皆様 体調はいかがでしょうか。

私はセミの声が聞こえない猛暑日を少し涼しく感じているこの頃です。

しかしながら、こうも暑いと思考がボンヤリとなりがちで

涼しい空間で徐々に意識を取り戻した際は

忘れ物や やることリストを思い出す日々です。

そんな、思考が混乱してしまう要素が共通している

パソコン版 Google ドライブについてご紹介していきます。

※Gemini in Google ドキュメントで生成された画像

まず、こちらを利用されない方へご説明しますと

Googleが提供する「Googleドライブ」を

WindowsやmacOSなどのパソコン上で直接利用できるようにする

アプリケーションのことです。

ウェブブラウザからアクセスする Google ドライブとは異なり、

エクスプローラーやFinderと連携して動作するのが大きな特徴です。

▲詳細：パソコン版ドライブをインストールする

https://support.google.com/a/users/answer/13022292?hl=ja

さて、ディスプレイ画面からスムーズにアクセスできるこちらは

データの保存方法が ストリーミング／ミラーリング と

2つ選択できます。

まず、1つ目のストリーミングは

ファイル全体をダウンロードせず、

必要な部分だけを一時的にデータをパソコンに読み込む機能です。

 

ただし、一部のデータを読み込んでいるため

オフラインでの作業をする場合は、事前に使用できるように設定する必要があります。

2つ目は、ミラーリングです。

こちらは、 Googleドライブのファイルをパソコンの指定したフォルダに

完全に同期します。

 

そのためオフラインでも使用できますが、

同期しているファイルの容量分、パソコンのストレージは消費されます。 

主要2つのデータ取り扱いについて理解したところで、

パソコン版 Google ドライブ内 共有ドライブの

役割（ロール）について案内していきます！

 

 管理者／コンテンツ管理者／投稿者／閲覧者 と

役割（ロール）を割り当てることができますが、 

各々できることが異なるため注意が必要です。

個人的に喚起したいのは 投稿者 です。

こちらはファイルを追加・編集・共有できる役割（ロール）です。

コンテンツ管理者 や 管理者 のように

ファイルを作成・アップロード・編集はできません。

ブラウザ版ですと自分が割り当てられたロールを確認できます。

ですが、エクスプローラーからは

自分がどの権限が割り当てられているか不透明です。

できない作業があれば 一度、

ブラウザからご自身のロールをチェックしてみてください。

いかがだったでしょうか。

すでに導入されていた方々は再認識、

これから導入される方々は理解が深まったのではないでしょうか。

ご不明なことがありましたら、アドバイザリサービスまで

お気軽にお問い合わせください。

【Apps調査隊】共有ドライブについて再調査してみた！

Apps調査隊の小金澤です。

遅いご挨拶となりましたが、明けましておめでとうございます。

本年もどうぞよろしくお願いいたします。

今年の冬季休暇は休暇を満喫できましたでしょうか。

年末年始にお仕事をされていた方々は、本当に頭が上がりません。

切実にこれからゆっくり休んでいただきたいです。

さぁ新年最初の記事は、共有ドライブについてです！

9月にも取り上げているのですが

さっぱりとした解説だったので再度解説をしていきます。

リンク：【Apps調査隊】共有ドライブについて調査してみた！

まず 共有ドライブ とは、

複数人のユーザーが複数のフォルダやファイルを同時に共有できる

チーム用ドライブのことです。

Google ドライブを開いたとき、マイドライブの下にいます。

名前が似ている 共有アイテム は

マイドライブ内や共有ドライブ内にあるフォルダやファイルを指し、

ファイル作成者はオーナーに位置づけられます。

※反対に共有ドライブは、

　フォルダ作成者やそのメンバーが ”編集者” となりオーナーがいません。

【 共有アイテム 】

フォルダ自体とその中に入っているファイルは

オーナー、編集者、閲覧者 と分かれます。

【 共有ドライブ 】

共有ドライブ自体の権限の割り振りは

管理者、コンテンツ管理者、投稿者、閲覧者 の4つに分かれます。

外部との共有について

【 管理コンソール（https://admin.google.com/）で必要な作業 】

★ 一部ユーザーだけ外部共有をしたい場合は、外部共有専用の子組織部門を作成ください。

★ 共有ドライブの作成にて、『[組織名] 内のユーザーが、共有ドライブにあるファイルにアクセスできるようになります』にチェックを入れてください。

★ 共有オプションにて、『アイテムを共有することを許可する』にチェックを入れてください。

許可リストの場合

オンの場合

gmail.com 以外の Google Workspace を利用していないドメイン

（Google アカウントではないドメイン：yahoo.co.jp、outlook.jp...）は、

基本 Google ドライブを利用できません。

そのため、メンバーになることやファイルの移動・削除は不可です。

ただし Business Starter 以上に限り、

Google アカウントを持たないドメインユーザーでも

共有ドライブ内にフォルダ・ファイルを追加作成できたり

アップロード・ダウンロードできるサポート機能があります！

※フォルダ作成後に再度編集をする場合、

　一度ログアウトしていただく必要があります。

先方へ共有をした際は、通知をした方が分かりやすいと思いますので

ぜひご検討ください。

さて、共有ドライブについて理解が深まったでしょうか。

最近の Goolge は新機能を次々と導入してくるので

ご案内した内容が以前のと異なってしまうことがあります。

誠に申し訳ございませんが、あらかじめご容赦ください。

皆様の Google Workspace 生活に少しでもお役に立てたら幸いです。

【Apps調査隊】パソコン版 Google ドライブについて調査してみた！

 Apps調査隊の小金澤です。

現在進行形で増えている愛猫の写真をまとめるために

プライベートで Google ドライブを利用しているのですが、

パソコンやUSBに今まで撮影した画像を管していた分も

月日ごとにGoogle ドライブにまとめているので苦労しています。

ただ、まとめているだけあって

猫自慢をする際は年月ごとの写真を  押し付ける  見せることができるので

苦労した甲斐があると思っております。

さて、今回ご紹介させていただくのは、

エクスプローラーからアクセスでき、スムーズにファイルを開ける

パソコン版Google ドライブについてです！

Microsoft 製品をドライブに格納していた場合、

（拡張機能が必要となりますが）Google 製品に変換されず使用できる機能もあります。

そんな機能を持つパソコン版ドライブには種類が２つあります。

ストリーミング と ミラーリング です。

ストリーミングとは、

Google ドライブに保存されているファイルをクラウド上に保管する事で、

PCのストレージ容量を大幅に節約できます！

ただし、インターネットに環境に左右されるため、

接続していないとファイルにアクセスできないし

速度が遅い場合ファイルの読み込みや保存に時間がかかります。

ミラーリングは、クラウドとパソコン両方に保管されます。

そのため全てのファイルが自動的にオフラインで使用できます。

しかし、PC のローカルにデータをコピーするため

PCのストレージ容量を多く消費します。

クラウド上のデータをローカルのPCにコピーし、

まるでローカルのハードディスクに保存しているようにする機能のため

大規模な変更があった場合、反映に時間がかかることがあります。

パソコン版ドライブとブラウザ版ドライブの違いは

まず、パソコン版ドライブは「共有アイテム」が表示されません。

ミラーリングを導入しているユーザー様に関しては共有ドライブも表示されません。

次に、パソコン版ドライブを導入するには

公式ヘルプ記事からインストールをする必要があります。

少し手間がかかります。

▶ パソコン版 Google ドライブを使用する

https://support.google.com/drive/answer/10838124?hl=ja

最後に、初めて Google Workspace を利用される方には

フォルダやファイルの作成ボタン、共有されているアイテムの確認、

ファイルの検索方法が分かりやすい位置にあるので

扱いやすいかと思います。

さて、いかがだったでしょうか。

パソコン版ドライブとブラウザ版ドライブ、どちらもメリット・デメリットがあるので

ぜひ自分に合うスタイルで Google ドライブをご活用ください！

【Apps調査隊】Google グループの機能について調査してみた！ 第1弾

 Apps調査隊の小金澤です。

前回はBusiness Starter 以上でないと使用できない機能をご紹介しましたが、

Business Starter でも使用できる一斉送信の方法はないかなと思い

探してみました。

近所の猫も知りたそうにしていたので

結論：似たような機能はあります。

Google カレンダーでも似たような機能がありましたので

予想通りでよかったです。

ちなみにその機能を利用するには

Google グループ　を作成することが必要です！

こちらをクリックし開いたあと、左上の『グループを作成』を選択すると

グループ名からアドレス、メンバーまで作成できます。

さっそく機能諸々について見ていきましょう！

✎グループ作成

まず、Google グループ（https://groups.google.com/）にログインします。

左メニューに有る「+　グループ作成」を選択します。

グループ名等々 入力し終えましたら、作成したグループアドレスをクリックし

グループの詳細設定を行っていきます

✎投稿できるユーザー

その中で一番と言っていいほど重要な項目があります

ココ！

外部とやり取りをすることを想定している場合は

『投稿できるユーザー』を[ウェブ上のすべてのユーザー]に設定してください！

でないと外部ドメインの方は拒否をされてしまいます

なお、こちらがグレーアウトして変更できない場合は

特権管理者の方で管理コンソール上での設定をすれば解決します。

設定箇所は

『アプリ』＞『Google Workspace』＞『ビジネス向け Google グループ』

になります。

項目 [共有オプション] 内に

『グループオーナーは外部メンバーを許可できる』と

『グループオーナーは組織外からのメールの受信を許可できる』に

チェックを入れればやり取りができるようになります！

今はする予定ないかなぁ〜という時でも

こちらにチェックを入れた状態のまま、オフを選択できるので

いつかに備えて操作できる状態にしておいた方が便利ですね

✎メッセージの管理

こちらはグループあてに来たメールを精査するための機能となっております。

なお、承認後「この問い合わせはこの人が対応！」という案件だった場合

メンバーに対し割り当てることができます。

✎追加の Google グループの機能を有効にする

設定の上部に鎮座しているこちらの項目を

[共同トレイ] に設定しますと、割り当てのボタンが表示されます。

割り当てられた方には、通知が Gmail の受信トレイに届くので

すぐに分かります！

✎カスタムの役割を変更できるユーザー

最後は、オーナーがメンバーに権限を割り当てる項目についてです。

なぜこちらを紹介したかといいいますと

権限がある方が退会しても変更できる対策が可能な箇所だからです！

権限がある方が退会したあとでも

特権管理者のアカウントで作業を行えば権限を割り当てたりできますが

こちらで設定すれば手間が省けます。

【権限が”メンバー”までの場合】

【権限が”マネージャー”までの場合】

さて、いかがだったでしょうか

細かくカスタマイズできるので少々手間ではありますが

思い通りの動作がしやすいのではないでしょうか。

次回は、補足という感じでまた Google グループの機能について

ご紹介していきます

次回もお楽しみに！

【Apps調査隊】Google ドキュメントをもっと活用するために調査してみた。

 新しくApps調査隊に就任しました、小金澤です。

今回はGoogleドキュメントについて調査しました！

基本的な情報と意外と知られてなさそうな機能を紹介します。

《Google ドキュメントの特徴》

Googleドキュメントの主な特徴を4つ上げてみました。

1. Webブラウザ上で文書を作成・管理できる

2. 同時編集ができるので、作業が大幅に効率的

3. コメントスレッドで確認・修正のコミュニケーションも可能

4. Wordから変換、PDFへの書き出しも可能

Webブラウザ上で管理しているので、

特別なソフトウェアが無くても編集ができ、

共有編集機能とコメント機能で作業の効率性が大幅に上昇します。

《共有編集機能》

Googleドキュメントで作成した文章は、

初期段階では非公開となっており自分しか閲覧・編集が出来ません。

そこでチームでドキュメントを共有するやり方を紹介します！

1,ドキュメントで作成している文章の右上にある「共有」をクリック

2,入力欄にドキュメントを共有したいユーザーの

メールアドレスを入力し送信。

相手にドキュメントのURLが記載されたメールが届きます。

3,また共有権限も選択出来ます。

右側のプルダウンをクリックすると、

★3つの選択肢が出てきます。

＊閲覧者＊

編集もコメントもできず、ドキュメントの閲覧のみ許可されます

＊コメント可＊

ドキュメントの編集はできませんが、コメントを加えることができます

＊編集者＊　　

そのドキュメントに自由に編集を加えることができます

これで共有が出来ます！！！

《コメント追加》

共有が出来たら、コメント機能も活用してみましょう！

• 提案書に対する感想やアドバイスをしたいとき

• 議事録に記載された真偽やミスの確認をするとき

• ドキュメントに自分の考えや意見を加えたいとき

直接ドキュメントを変更出来ない事情がある時など、

部分的に確認を取りたいときなど様々な場面で使用できます。

《モード設定》

「共有」ボタンの下に「えんぴつマーク」があり、

ここで3つのモードに変更出来ます。

閲覧モードにしておくと、誤って削除してしまうことが無いのでオススメです✨

いかがでしたか？

今回はGoogleドキュメントの主な特徴ということで、

共有をメインに紹介をしました。

ぜひ、ご活用ください！！

【Apps調査隊】Googleアカウントを持たない相手との共同編集、を試してみる。

Apps調査隊およびメールマガジン編集長のイバです。

三連投となりましたが、お付き合いくださいませ。

昨今、ファイル共有のセキュリティについて非常にナーバスな世の中になってきました。特にPPAPと呼ばれる「パスワード付き添付ファイルの送付プラスパスワード別送信」。セキュリティ効果が低いと指摘されています。

機密性も、なのですが、同一ファイルが複数存在することになり、非常に管理が煩雑、かつ、完全性が担保できなくなってしまう恐れもあります。

他社様とデータのやりとりをする際、相手がGoogle Workspaceなら共有は可能（制限をかけているケースもありますので管理者様に確認が必要）ですが、Googleアカウントをお持ちでない場合、結局、エクスポートして送付しなければならないです。

今回は、 Google Workspace Updateブログにも掲載された「Google Workspace Business Starter および Google Workspace Frontline で、Google アカウントを持たない相手との共同編集が可能に（ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライド、Google サイト）」をテストしてみました。

0．はじめに

まず、条件として、利用対象が限定されていますのでご注意ください。

また、この機能はGoogle管理コンソールにて設定が必要ですので、管理者ヘルプを御覧ください。

1．データを共有する（Google側）

今回はGoogle Workspace Business Plusのアカウントにてスプレッドシートを作成し、Microsoft Outlookメールユーザーに共有をかけてみます。

まずはいつもと同様に「共有」からOutlookメールアカウントを登録します。

2．共有を確認する（Outlook側）

共有される側（ここではOutlook側）のメールボックスに、共有された旨のメールが到着しました。

見てもらえるとおりに「You will need to verify your email every 7 days.（7日ごとにメールを確認する必要がある）」と書いていますので、編集期限はこのメールが届いてから7日間ということなのでしょうね。

3．スプレッドシートを開く（Outlook側）

このメールの「Open」をクリックすると、以下のようにメールアドレスの確認を指示されます。もちろん送信を押します。

すると、当該メールアドレスにPINコードが送られてきます。

このPINコードを入力すると、スプレッドシートが開いて編集が可能となりました。通常のGoogleスプレッドシート同様に、協働編集しているのが誰なのかが一目瞭然です。

4．共有権限を解除する（Google側）

共有権限を解除するのも、いつもと同様に「共有」からアカウントを削除します。削除した瞬間の、Outlook側では利用できなくなりました。

いかがでしたでしょうか。

データの「可用性」「完全制」「機密性」を担保するためにも、Google Workspaceの便利な機能を利用していきたいですね！