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2025年1月27日

【Apps調査隊】Keep について調査してみた 前編

Apps調査隊の小金澤です。

もう1月が数日で終わってしまう現実を受け入れられません。
ですが! 2月といえばチョコレートフェアの季節で、
チョコ好きにとって嬉しい月がやってきます。

情報を知ったのが遅く販売が終わってしまっていた、
抽選に外れて購入できなかったなどのチョコレートたちを
昨年から書き出し、公式サイトなどをフォローしていたので
今年は買い逃しは少ないさそうです。

ただ調子に乗って、買い過ぎと食べ過ぎに注意したいところです。



今回は Google Keep の魅力についてご紹介します。
まずはGoogleKeepでできることについて。

① メモ機能

②画像のテキスト抽出

③画像の編集機能

④Google ドキュメントへコピー

⑤リマインダー、チェックボックス


 ① メモ機能 

① メモ機能 は画面に「メモを入力...」とあるので直感的に使用できると思いますが、
こちらのメモに画像を貼り付けることができ、
その画像にある文字を抽出したり、マーカーなどで目印をつけたりという
編集機能が備わっています!

方法としては、「画像付きの新しいメモ」ボタンや「画像を追加」ボタンをクリック、
またはコピーした画像を Keep メモに貼り付けます。


 ②画像のテキスト抽出 

画像を貼り付けた後、︙(三点リーダ)をクリックし
「画像のテキストを抽出」を選択すれば
Keep メモの本文に文字が書き出されます。

 ③画像の編集機能 

画像内にマーカーなどの目印をつけたい場合は、
貼られた画像をクリックし、画面右上にペンマーク(Edit drawing)が表示されるので、そちらをクリックすると編集画面になります。

編集マークは左から、
・書き込みの移動
・消しゴム機能
・太さが異なるペン
・太さが一定のペン
・マーカー
・グリッド アイコン
・元に戻す
・やり直す
・三点リーダ

になります。


三点リーダ内の「新しい図形描画」とは、ページを追加することと同義です。
追加できるページ数は、ストレージ容量が許す限り
いくつでも画像を貼り付けることができます。

編集し終えましたら「←」を選択すると Keep の画面に戻り、
編集した内容が画像に反映されます。


 ④Google ドキュメントへコピー 

Keep メモの三点リーダ内に入っており、
名前通り、Keep メモの内容を Google ドキュメントに書き写す機能です。

こちらを選択後は、Google ドライブのマイドライブへ
誰かと共有が可能な状態で格納されます。
※共有にユーザーを追加しなければ、どなたにも共有されません

Keep メモのタイトルをつけなかった場合は、
「Google Keep ドキュメント」で格納されます。

あくまでも、”コピー” のため
Keep やドキュメントで編集された内容は反映されません!
ご注意ください。

使いどころとしては、
アイデアの共有や深堀、プレゼンテーション資料の清書などに活用いただけると思います。



さて、残りの ⑤リマインダー、チェックボックス については
ページ数が足りなかったため次回ご紹介させていただきます。

To Do リストとの違いと併せて書く所存のため
気になる方はぜひ次回も閲覧ください!

2025年1月10日

【Apps調査隊】共有ドライブについて再調査してみた!

Apps調査隊の小金澤です。

遅いご挨拶となりましたが、明けましておめでとうございます。
本年もどうぞよろしくお願いいたします。

今年の冬季休暇は休暇を満喫できましたでしょうか。
年末年始にお仕事をされていた方々は、本当に頭が上がりません。
切実にこれからゆっくり休んでいただきたいです。


さぁ新年最初の記事は、共有ドライブについてです!
9月にも取り上げているのですが
さっぱりとした解説だったので再度解説をしていきます。


まず 共有ドライブ とは、
複数人のユーザーが複数のフォルダやファイルを同時に共有できる
チーム用ドライブのことです。
Google ドライブを開いたとき、マイドライブの下にいます。

名前が似ている 共有アイテム 
マイドライブ内や共有ドライブ内にあるフォルダやファイルを指し、
ファイル作成者はオーナーに位置づけられます。
※反対に共有ドライブは、
 フォルダ作成者やそのメンバーが ”編集者” となりオーナーがいません。

【 共有アイテム 】
フォルダ自体とその中に入っているファイルは
オーナー編集者閲覧者 と分かれます。

【 共有ドライブ 】
共有ドライブ自体の権限の割り振りは
管理者コンテンツ管理者投稿者閲覧者 の4つに分かれます。


外部との共有について

【 管理コンソール(https://admin.google.com/)で必要な作業 】

★ 一部ユーザーだけ外部共有をしたい場合は、外部共有専用の子組織部門を作成ください。

共有ドライブの作成にて、『[組織名] 内のユーザーが、共有ドライブにあるファイルにアクセスできるようになります』にチェックを入れてください。

★ 共有オプションにて、『アイテムを共有することを許可する』にチェックを入れてください。

許可リストの場合

オンの場合


gmail.com 以外の Google Workspace を利用していないドメイン
(Google アカウントではないドメイン:yahoo.co.jp、outlook.jp...)は、
基本 Google ドライブを利用できません。
そのため、メンバーになることやファイルの移動・削除は不可です。

ただし Business Starter 以上に限り、
Google アカウントを持たないドメインユーザーでも
共有ドライブ内にフォルダ・ファイルを追加作成できたり
アップロード・ダウンロードできるサポート機能があります!

※フォルダ作成後に再度編集をする場合、
 一度ログアウトしていただく必要があります。

先方へ共有をした際は、通知をした方が分かりやすいと思いますので
ぜひご検討ください。



さて、共有ドライブについて理解が深まったでしょうか。

最近の Goolge は新機能を次々と導入してくるので
ご案内した内容が以前のと異なってしまうことがあります。
誠に申し訳ございませんが、あらかじめご容赦ください。

皆様の Google Workspace 生活に少しでもお役に立てたら幸いです。