【Apps調査隊】「ゲスト」と「ビジター」について調査してみた！

Apps調査隊の小金澤です！

唐突ですが、「メインクーン」と「メークイン」って

文字の響きがめちゃくちゃ似ていませんか？

こんなに近しいのには何か理由があるのかな、と調べてみたのですが

メインクーンは「米国メイン州のアライグマみたいな猫」で

メークインは「5月の女王」から来ているそうです。

なんと、見た目も中身も1ミリもかすっていないのに

名前だけがそっくりという紛らわしい偶然です。

実は、今回のテーマであるGoogleの機能も

これと同じ現象が起きています。

さて、今回は管理コンソールに新たに導入された「ゲスト」について

解説していきます！

こちらは何なのかというと、

社外の人（外部ユーザー）を自社の環境に招き入れて、

Google Workspaceアプリで安全に共同作業ができる機能です。

「似たような機能で『ビジター』ってなかったっけ？」

と思った方もいるかもしれません。

今回はこの2つの違いを、例えも交えてご紹介します！

　ゲスト＝「社外のプロジェクトメンバー」　

ゲストは、社外の人に「専用の入館証」を渡して、

社内の会議室（Google Chat）や資料室（Google ドライブ）へ

自由に行き来してもらうイメージです。

長期間のプロジェクトで、チャットで日常的に会話しながら

たくさんのファイルを安全に共同編集したいときにぴったりです。

　ビジター ＝「受付で用件を済ませる来客」　

ビジターは 入館証は渡さずに

受付の応接スペースで「特定の書類だけ」を見せるイメージです。

「今回の見積書だけ確認してほしい」というような

単発のやり取りに向いています。

ただしセキュリティ上、7日ごとに確認コードの入力が必要になるため、

長期間やり取りするには少し不向きです。

具体的に、ゲストアカウントとビジターアカウントで使える機能には

こんな違いがあります！

 ※ 注意 ※ 

ゲストアカウントでログインすると、

画面右上のワッフルアイコン（Googleアプリ一覧）に

「Google Keep」や「ToDoリスト」といったお馴染みのアプリが表示されます。

しかし、使えるものと使えないものが混在しているんです！

社外の方をご案内する際は、一言添えた方が使っていただきやすいかと思います。

　

さて、いかがだったでしょうか。

同じ Google アカウントを持っていない外部ユーザーとの共有ですが、

使える Google機能にこれだけの違いが発生します！

お使いのプランがBusiness Starterの場合、

ビジター招待は月5回までという上限もあるので、

何度もやり取りするなら『ゲスト』が圧倒的におすすめです！

相手との関係性や期間に合わせて、上手に使い分けてみてくださいね！

https://knowledge.workspace.google.com/admin/users/advanced/manage-workspace-guests?hl=ja#what-are-guests

https://knowledge.workspace.google.com/admin/users/advanced/manage-workspace-guests?hl=ja#what-are-guests

【Apps調査隊】Google チャットのリニューアル箇所について また 調査してみた！

Apps調査隊の小金澤です！

気温が上がったり下がったり、天気も晴天、雨天と

季節の変わり目を感じますが、皆様いかがお過ごしでしょうか。

春風を感じるこの頃なので、私は花見をそろそろ始めたいところです。

桜の花がぽつぽつと咲くように

Google Chat がまた新しい機能をぽつぽつと発表しましたので

リニューアルした箇所をご紹介して行こうと思います！

① アンケート作成 

Google チャットでも簡単なアンケートを作成することができるようになりました！

ダイレクト メッセージ、グループ メッセージまたはスペースにて、

メッセージ欄に「/poll」または「@poll」と入力し、

メニュー内から 緑色のアイコン をクリック後、Enter を押します。

そうしますと、質問や選択肢を入力する箇所などが表示されますので

カスタマイズしていきます！

なお、選択肢は 10個まで書き出せます。

こちらがアンケートが完成した図です！

②会話を移動 

特定の DM やスペースにカーソルを合わせると︙（三点リーダー）が現れます。

こちらをクリック後に「会話を移動」を選択します。

「新しいセクションに移動」をクリックすると、

”セッション” が新規作成されるので名前を設定します。

設定後 ✓（チェック）や Enter を押すと、

特定の DM やスペースが命名したセッションに移動します。

DM またはスペースにカーソルを合わせ ︙（三点リーダー）をクリックすると

「新しいセッションを作成」の項目が表示されます。

こちらはセッションのみ作成したい時に便利です！

セッションや特定の DM ・スペースは

ドラッグアンドドロップでも移動できます！

③チャットボード 

メッセージ画面右上にある「ボード」アイコンですが、

こちらはメッセージを掲示板の張り紙みたいに固定する機能です。

ただしスペース管理者側で、

スペース設定 > 権限 > スペースボードと詳細の変更　にて

ボードを更新できるユーザーを制限できます。

なお、固定したあとは下記のように履歴が残ります。

④会話の許可 

今までメッセージのやり取りをしていないユーザーから

メッセージを受け取った場合、承諾の有無が表示されるようになりました。

承諾していない相手からのチャットが入った場合、

ホームには表示されず、Google Chat 内「メッセージのリクエスト」から確認できます。

該当のユーザーをクリックすると、承諾の有無の選択が表示されます。

やり取りをして問題がないユーザーであれば「承諾」を

スパムややり取り不要のユーザーであれば「ブロック」をクリックします。

ブロックをした場合、

メッセージ送信者は受信者にメッセージを送信できなくなります。

ただし、ユーザー検索時に受信者・送信者ともに相手を検索した際、

メッセージを再度表示できます。

受信者はそこでブロック解除を行うこともできます。

さて、いかがだったでしょうか。

進化し続ける Google Chat ですが、うまく使いこなすため

ぜひ本記事を参考に活用いただければと存じます！

【Apps調査隊】まとめ！2024年にご紹介した記事について

 Apps調査隊の小金澤です。

1週間と少しを残して新年になりますね。

今年がどのような1年になるのか1月に確認した気がするのですが、

忘れてしまったのでネットで調べてみたら

焦りは禁物。急がば回れの年になるとのことでした。

確かに思い返してみれば、今年いち聞いた言葉は「冷静になって！」です。

2025年の運勢もついでに調べたところ、上半期は場当たりな行動に走りがちとありました。

来年も引き続き冷静に慎重にを心がけていく所存です。

さて、今回はタイトルにもありますように

2024年にブログで取り上げた中で、多く読んでもらった記事をご紹介させていただきます。

まず、一番多く読んでいただいたのは

【Apps調査隊】Google スプレッドシートの ロック について調査してみた！

です。

編集権限がある・なしに関わらず、

Google ドライブに格納されているファイルを編集させない機能です。

こちらのロック機能は、編集権限がある方のみロック解除できます。

ただ自動で編集できない状態に戻らないため、再度ロックして頂く必要がございます。

誤って編集しないようにする、編集を締め切るときなどに

活用いただけますので、詳しく知りたい方は下記リンクをクリックください。

▶▶▶https://njc.bz/kV2MU

次に閲覧数が多かった記事は

【Apps調査隊】Google チャットのリニューアル箇所について調査してみた　２！

です。

こちらの記事では、

個人とのビデオ通話、スターを付ける、アクティブなスレッド

を紹介しております。

2! とあるように第1弾もあるのですが、こちらでは

”返信で引用” 機能、ファイル・タスク（現在は "共有中" と表示が変更されています）

を紹介しております。

こちらの記事以降、様々な機能が追加され

個人チャット右上にある「ビデオ通話を開始」ボタンは、

クリックするとマイクやカメラの使用を許可を要求するタブが出ますが

今後は受話器マークに変わり、音声のみの Meet を選択できるようになるそうです。

▶ （英語版公式ブログ）Google Workspace Updates - November 27, 2024

https://workspaceupdates.googleblog.com/2024/09/huddles-in-google-chat.html

また、最近では12月4日の Google Workspace アドバイザリサービス News! 内

３）FAQ&Tips! でご紹介させていただきました

Google Chat内の自身の発言表示について ！

こちら、自身のメッセージも左にまとめられた新仕様です。

▶ Google Chat で最小モードを使用する

https://support.google.com/chat/answer/15571501

実はあとから知ったのですが、

Gmail 経由の Google Chat でも設定ができるのです。

Gmail の画面内にある歯車マークをクリックし、

「クイック設定」内の『表示間隔』を ”最小” にしますと

左側に寄ります！

ただ、すごいと感心するのですが

見慣れない画面なので私は従来のモードで使用してます。

さて、いかがだったでしょうか。

今年もさまざまな記事を発信させていただきましたが

皆様のお力になれましたでしょうか？

来年も引き続きチェックいただけますと幸いです。

どうぞ、体調にお気をつけて よいお年をお迎えください。
来年も Apps調査隊 をよろしくお願いいたします！

【Apps調査隊】Google チャットのリニューアル箇所について調査してみた ２！

Apps調査隊 の小金澤です。

いよいよ大型連休が近づいて参りましたね。

4月が始まってから新しい業務と並行して通常業務を行っていたため

猫ミームで登場する寝落ち寸前の黒猫みたいになっておりました。

今年の大型連休は、気力がなくてできなかったトイレ掃除や

夏服の整理をしていこうと思っています。

さて、前回に引き続き Google チャットのリニューアル箇所についてですが

ご紹介しきれなかった機能がございましたので

今回はそちらを取り上げていこうと思います！

個人とのビデオ通話

1対1 でビデオ通話をする際、

メッセージ欄から Meet を起動するかと思いますが

実は右上のマークからも始めることができます！

スペースやルーム（グループチャット）には

こちらのマークは無いので、メッセージ欄から Meet を起動します。

なお、40秒ほど応答がなければ、
「不在着信がありました」と表示されます。

スターを付ける

発信されたメッセージにカーソルを合わせると

項目「その他の操作」が表示されます。

そちらの中に『スターを付ける』という項目が表示されます。

そして、スターを付けたメッセージや画像、ファイルなどは

「ホーム」や「名前リンク付き」の下に格納されます。

日付に関係なく、新しいものほど上に積まれていきます。

【スペース】アクティブなスレッド

スペース内のすべてのスレッドを表示をしてくれる機能です。

しかも、「私の名前リンクあり」と「フォロー」の検索チップを使用すれば

確認したいメッセージが素早く表示されます！

フォロー中 というのは、

自身が発言しているスレッドに対し自動で設定してくれて、

そちらのスレッド内でどなたかが発言された時に通知をしてくれます！

逆に自身が発言していないスレッドはフォロー中ではないので、

気にかけたいスレッドがあればフォローし、特に気に掛けないものなら

フォローを外せば OK です。

なお、フォロー中のあり・なしの相違点は

スレッドでどなたかが発言された際、青い点が付くか付かないかです。

私の名前リンクあり は スレッド内の未読自分あてメッセージのみ反応します。

通知をクリックしたり、未読から既読にしてしまうと

検索チップ内から消えてしまうので注意です！

さて、いかがだったでしょうか。

Google チャットもよく注目すると、活用しがいがある機能ばかりです！

ぜひ、ご活用ください。

【Apps調査隊】Google チャットのリニューアル箇所について調査してみた！

Apps調査隊 の小金澤です。

年度始めになりましたね！

私は通常業務に加えて、作業内容が変わった業務もありますため

気を引き締めて頑張っていこうと思います。

ミスは早めに報告しようとも思ってます。

さて、今回ご紹介するのは、Google チャットについてです。

昨年、インラインスレッドへ移行されましたが

皆様は慣れましたでしょうか？

私は まだ慣れていなく以前の仕様の影を追うばかりです。

そんな心情を読み取ってか、Google から使いやすくしたよ！と

アップデートが入りました。

その内容をご紹介していきたいと思います！

★返信で引用 

相手からメッセージが来た場合、

そのメッセージに関連した内容をお送りしたいシチュエーションに

遭遇するかと思います。

そこで「返信で引用」を選択すると、

メッセージバーに相手のメッセージのリンクがつき、

リポストできます！

ただし、

「@」で名指しをしない

「@」が付いたメッセージに返信　をしても、

「名前リンク付き」で反応しないので、こちらも注意です！

★スレッドで引用 

「返信で引用」と同じように相手のメッセージに対してリポストする機能ですが、

タイムライン上にやり取りが載らないことが特徴です。

そして、返信の数やどの方がやり取りをされたかが表示されます。

《 花子さん・太郎さんの画面 》

〔 花子さん・太郎さん以外の画面 〕

先ほどの『★返信で引用』と同じように

「@」をつけて名指しをしないと、

「名前リンク付き」に反応しないので注意です！

★ファイル・タスク 

そして、やり取りの数やどの方が表示されます。

「チャット」の右横に鎮座しております「ファイル」と「タスク」

こちらはスペース上にアップロードされた「ファイル」が

格納されます。

共有した ”フォルダ” については、オーナー以外のユーザーには表示されません。

加えて「共有中」 と表示が変わりますので、

どのフォルダが共有されているか分かります！

※ 「共有中」について改めて確認したところ、

　　Google でアップデートされた機能でございました。

　　

　　つきましては、アップデートが反映されたアカウントは

　　「ファイル」ではなく「共有中」とデフォルトで表示されます。

　　誤った情報をご紹介してしまい、申し訳ございませんでした。

　　▶ Google Workspace Updates

ついては、いつでも見返せるようにしたい！という時は

ファイルで共有する方が有効です。

「タスク」については

スペースに、割り当てられたことが記載されます

タスクが完了した場合も、スペースに表示されます。

「タスク」を見たら、ほかの方でも確認できる使用となっているため

お互いに確認しあえますね！

いかがだったでしょうか。

まだまだ慣れない画面ではありますが

ぜひ、今回ご紹介した内容を活用しシゴデキな社員をアピールしてみましょう！

【Apps調査隊】Google Chat の新機能について調査してみた！

 

Apps調査隊の小金澤です。

7月に入った途端グンっと暑くなりましたね（近所でセミが鳴いてました）

水分を摂っても摂っても喉が乾く感じがしたので、

試しに塩を少々入れた水を飲んだところ満足感がありました。

特に運動はしていなかったのですが、知らずに塩分も出て行ってたんですね

皆様も熱中症と脱水、あと熱射病にお気をつけて！

さて今回は

 Google Chat の新しく導入された機能についてまとめてみました！

かつ、ちょっといいエディションのアピールも兼ねてご紹介していきます

〜〜　　内容　　〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

①　外部ドメインの方とスペースで会話する（Business Standard 〜）

②　メッセージの自動削除期間のカスタム（Business Plus 〜）

〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

①　外部ドメインの方とスペースで会話する（Business Standard 〜）

社外の方とやり取りをする際に便利なこの機能、

はじめに管理コンソール上で設定をする必要があります

アプリ ＞ Google Workspace ＞ Google チャット ＞ 外部ユーザーを追加できるスペース

の順に選択をしていきます。

[ 外部ユーザーを追加できるスペース ] のプルダウンを押し、

オフ　→　オン　に切り替えます。

そしてスペースの選択肢を確認してみると、、、

【Before】

【After】

新しいボックスができてます

この加わったチェックボックスに ☑チェック を入れれば

外部ドメインと会話ができます！

②　メッセージの自動削除期間のカスタム（Business Plus 〜）

こちらは『Gmail』カテゴリーに入ってます

注意です！

管理コンソールにて、下記の順に選択していきます。

アプリ ＞ Google Workspace ＞ Gmail ＞ コンプライアンス

『コンプライアンス』内の〈メールとチャットの自動削除〉を

[メールとチャット メッセージを自動削除しない。]から

[指定の日数が経過したメールとチャットメッセージを自動削除する]へ

変更します

なお、「全部はさすがに、、、」という方は

[次のラベルがついているメッセージは自動削除しない] をオススメします

以上となります。

どうでしょうか。ちょっといいエディション、気になりましたか？

今まで

ちょっといいエディションはユーザー数的に少ないから需要ないかなぁ

とあまり紹介せずいたのですが、

ユーザーが少ないからこそ紹介しがいがあると天啓を受け

今回に至りました

《イメージです》

過去に紹介しているものもありますので、ぜひそちらも併せてご覧ください。

※Business Starter 以外のご利用者向け

★【Apps調査隊】Google カレンダーの「予約」について調査してみた　第2弾

★【Apps調査隊】Google カレンダーの「予約」について調査してみた　第3弾

次回の調査隊もお楽しみに。

【Apps調査隊】「新生活」に必要な機能について調査してみた

Apps調査隊の小金澤です

今回のブログテーマは、、、

ずばり「新生活」です。

4月はもちろんのこと「新生活」ですが、

5月もまだまだ新生活の範囲内 ＝ セーフ(?)なので ご紹介していきます

ぜひぜひチェックください ⇩⇩⇩

《　Google Chat　》

こちらについては、４/１９配信の

Google Workspace アドバイザリサービス News! Vol.324　の

3）FAQ&Tips! にて記載をさせていただきました。

そうです、Google Chat がしれっと新仕様に変わったアレです！

トピックス別にグループ化されていたものが

インラインスレッドという形式に変わりました！

新仕様前のスペースについても、おいおい新仕様へ移行するそうです。

《　共有　》

ほかのドメイン（他企業さま）と予定や資料を共有するとなったとき

カレンダー（予定）の場合は、

管理コンソール上で『予備カレンダーの外部共有オプション』を設定します

（外部共有を許可または制限する - Google Workspace 管理者 ヘルプ）

Google カレンダー上で『他のカレンダー』を作成後、

『特定のユーザーとカレンダーを共有する』で予定の共有ができます！

（新しいカレンダーを作成する - Google カレンダー ヘルプ）

（特定のユーザーとカレンダーを共有する - Google カレンダー ヘルプ）

ドキュメントやスプレッドシートは 『🔒共有 』を使用します。

ただ、社内も含め全員に共有はさすがにちょっと...となりますよねっ

そういった時はグループを作成して、

特定の方々だけに閲覧・編集の作業ができるようになります！

まず、管理コンソール上で外部許可をします

あらかじめ作成しておいたグループを『ディレクトリ』の「グループ」で探し

該当グループの設定で

赤丸の箇所にチェックが入ってなければ、設定を変更します

（グループの詳細を更新する[アクセス設定を変更する] - Google Workspace 管理者 ヘルプ）

次に Google グループで『メンバーを追加』します

【before】

【after】

　

⚠ 追加予定者の入力が全て終わったあとは

　 「組織外のメンバーの許可」のチェックを外しましょう（セキュリティ上）

以上、いかがだったでしょうか。

3月頃から この様なご質問をちらほら頂き

「どこの企業様も大変だな（´・ω・｀）」とお菓子を差し入れしたくなります...

（私はラングドシャが好きです。）

ブログの内容が少しでもタメになればブロガー冥利に尽きます。

どうぞ次回もお楽しみに！

【Apps調査隊】Google Chat の検索機能について調査してみた

新Apps調査隊の小金澤です。

今回はGoogle Chat の検索機能についてご紹介していきます。


突然ですがGoogle Chat をお使いの皆様方、普段利用されていて何か気が付きませんでしたか。

そうです。こちらの検索チップです。
こちらは新しく実装された機能なのですが、

どなたとの会話で

どのスペースで発言し

いつ頃にやり取りをした内容か　　

検索バーに単語を入力あとに抽出することができます。

試しに こがねざわさんとのやり取りの中でGoogle ドキュメントを送った履歴がありましたので、そちらを抽出する作業をやってみましょう。


まず「ファイルあり」を選択し、目的のファイルを探すため「ドキュメント」をクリックします。

検索中。。。

ヒットしました！

目的のものが見つかり ひと安心ですね。

次にこちらです。

こちらのやり取りについて過去に対応がないか、先程の検索を使って調べてみましょう。

まず、検索欄に「アカウント」「複数」と入力。

Chat には先程のやり取りのみですね。

メールはいかがでしょうか。
「メッセージ」の左隣にある「メール」を選択し確認してみます。

ありました！

念のためメールを選択し内容を確認してみます。

太郎さんから問い合わせ頂いた内容と同様のものが確認できました。

回答を頂いていることが確認できたので、そちらの内容を太郎さんへ返信をします。

無事 解決できました。
これでもう同じ轍を踏むことはないでしょう。



今回、やり取りやチャットをしている方が少ないのもあってあっさりと見つけられましたが、何人、何日もやり取りをしていた場合、履歴をイチから調べて資料や日程を見つけるなんて目薬必須の作業ですよね。

そんな時にぜひ、ご自身の目のためにもGoogle Chat の検索機能を使用してみてはいかがでしょうか。