【Apps調査隊】ToDoリストを利用して、Gmailをタスク化する。

Apps調査隊およびメールマガジン編集長のイバです。

今回も私のほうで書いていきたいと思います。

ぜひとも活用していただきたいなと考えているのはToDoリスト。溜まっている仕事や、リマインダよりも少し作業が入るような案件。その場合に利用するこのToDoリストとGoogleカレンダー表示などについて説明していきたいと思います。

今回は特に、GmailでもらったメールをToDoタスクにして、自分自身のカレンダーに登録し、スケジュールの中でタスクを完了していくというストーリーです。

1．GmailをToDoタスクにする

毎日のように届く複数のメール。スヌーズで明日に回してもいいのですが、ここではタスクに登録して、仕事が完了したことも記録に残します。

登録したいメールを選んで、ツールバーにある「タスクに追加」をクリックします。

右側にあるツールバーの「ToDoリスト」をクリックすると開きますので、タスクとして登録されていることが確認できます。

2．タスクの内容を登録する

タスクの内容を変更してみましょう。ここでは「Google Operations」と書かれているタスク名をクリックします。ちなみに楕円で囲まれている部分は対象のメールへのリンクが付いています。

すると、下記のような状態になりますので

・タスク名

・詳細

・日時

を入力します。

今回は以下のように入力してみました。

もちろん、繰り返しタスクにすることも可能です。

そしてGoogleカレンダーを見てみると、自分自身のToDoリストに登録されていることが分かりますね。

3．タスクを変更する

タスクは、ToDoリスト側からでも、Googleカレンダー側からでも変更が可能です。ただし、繰り返しタスクの場合は、Googleカレンダー側からだと「そのタスク」しか変更ができませんのでご注意ください。

（1）ToDoリストで変更する

これは、「2．タスクの内容を登録する」と同様の操作で可能です。

（2）Googleカレンダーで変更する

Googleカレンダーからは「ドラッグアンドドロップで日時を移動する」ことが可能です。ToDoリスト側の日付が変わっているのも確認できますね。

4．タスクを完了する

作業が完了したら、タスクを完了します。

タスクのボタンで完了させるか、カレンダーから完了させるかを行ないます。

これでタスクはクリアされます（他のタスクが残っている場合は、ToDoリストは完了にはなりません）。

Gmailからタスクを作って、作業としてエビデンスを残していくことで、少しでも仕事がうまく回れば良いですね。

ToDoリストはスマートフォンからも確認することができます。ぜひ便利に活用していただければ幸いです。

【Apps調査隊】Googleサイトの外部一般公開を深く掘り下げてみる。

 Apps調査隊およびメールマガジン編集長のイバです。

久々にブログを書きます。
以前、Googleサイトについて投稿したのですが、その続きといいますか、Googleサイトの外部公開について書いていきたいと思います。

前回では「3．カスタムドメインをつける」で簡単に記載したのですが、もう少し深く記載していきたいと思います。

※順番は前後しているところもありますが、ご容赦くださいませ。

1．Googleサイトを作成する

現在、わたしのほうでこのようなGoogleサイトを公開しています。

基本的な機能だけを利用して作成し、一般公開を行なっているので、皆様でもご覧いただけると思います。

2．公開設定の準備を行なう

Googleサイトの「公開設定」にて設定を行ないます。

ここではカスタムドメインの設定を行なうのですが、管理コンソール側の設定も必要になってきます。

3．当該Googleサイトの公開

Googleドライブで当該サイトを公開設定にします。下書きは公開しないように注意して公開済みサイトに設定します（社内Google Workspace環境でGoogleドライブ公開制限がかかっている場合は残念ながら実施できません・・・）。

4．管理コンソールでのカスタムURL作成

管理コンソールのGoogleサイトにて、カスタムURLを作成します。ここでドメイン名とGoogleサイトのアドレスと紐付けます。

5．DNSサーバでCNAMEを追加する

ご利用のDNSサーバにて所有権を確認（TXTレコードでの認証など）を行なったのち、Googleから提供されるCNAMEレコードを追加します。最大48時間で一般公開されるようになります。