【Apps調査隊】最新版！アップデートされしスプレッド、ドキュメント、スライドについて調査せよ。

Apps調査隊の蟹江です。

スプレッド、ドキュメント、スライドのドライブ３ソフトが最近アップデートされたことはご存知でしょうか。
今日はその３つのアップデートを紹介します。

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1）スプレッド
2）ドキュメント
3）スライド
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1）スプレッド
シートのセルの編集履歴を表示する
2019年6月11日
https://gsuiteupdates.googleblog.com/2019/06/edit-history-sheets.html

■変更点
「編集履歴の表示」は、最後に編集した人、その編集がいつ行われたか、セルの以前の値など、セルの編集履歴を簡単に確認できるようにするSheetsの新機能です。

誰がいつ編集したのか、履歴がわかれば情報を正確に保ちやすくなります。
複数の共同作業者が1つのシートで作業している場合、特に重要です。
いままではバージョン履歴からシートの過去のバージョンを手動で調べる必要がありましたが、この機能でセルの編集履歴（編集者、編集日時、前の値）をすばやく表示できます。

■使い方
任意のセルを右クリック→ドロップダウンメニューから[編集履歴を表示]を選択→あなたを示すダイアログボックスが表示される

最後にセルを直接編集したユーザー 、編集のタイムスタンプ 、
セルの前の値と現在の値 が表示されます。
右上の矢印キーで編集内容を切り替えます 。

■備考
以下の変更は、セルに対する以前の編集と見なされます。
コンテンツの追加、編集、削除 - セルの値を「3」から「5」に変更するなど
式を変更する - 「= A1 + B1」を「= A1 + C5」に変更するのと同じです。
セルへのリンクの追加、編集、削除
注意：一部の変更は編集履歴に表示されない場合があります。
例）
・追加または削除された行と列
・セルの形式の変更
・式による変更

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2）ドキュメント
Googleドキュメントの変更を経時的に比較する
2019年6月11日
https://gsuiteupdates.googleblog.com/2019/06/compare-docs.html

■変更点
2つのGoogleドキュメントを比較するのが簡単になりました。
この機能により、2つのドキュメント間の変更箇所を簡単に確認できます。
例）
教育者：エッセイを比較し、改訂を追跡し、採点時の時間を節約できます。
ビジネスユーザー：契約交渉中にこのツールを使用して、交渉プロセス中にどの用語が変更されたかを確認したり、ドキュメントの最終バージョンと初期バージョンを比較したりできます。

■やり方
Google Docを開く - これがあなたの「基本」文書になります。
ツールバー→「ツール」→「ドキュメントを比較」を選択

ダイアログ[ 文書の選択 ]をクリック→比較する2番目のGoogle ドキュメントを選択
[ 相違点の対象ユーザー]フィールドに、比較出力ファイルで提案された編集の作成者としてラベル付けされるユーザーの名前を入力します。

比較を選択します。

■備考
承認された両方の文書からの既存の提案された編集をすべて示す新しい文書が生成されます。
ユーザーは、「相違点の対象ユーザー」フィールドで定義された名前のラベルが付いた推奨編集として、両方の文書間の相違点を見ることができます。
ドキュメントの所有者と編集アクセス権を持つユーザーは、この機能を使用してドキュメントを比較できます。

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3）スライド
スライド現在モードの新機能
2019年6月18日
https://gsuiteupdates.googleblog.com/2019/06/slides-present-mode-updates.html

■変更点
プレゼンテーション中のナビゲートをしやすくするため、下記のことができるようになりました。
・発表者ビューでスピーカーノートのサイズを変更してサムネイルをスライドさせる
・キーボードショートカットで特定のスライドに移動する
・キーボードショートカットでビデオの再生を制御する
・コントロールバー「ヒント」ボタンをクリックして、使用可能なすべてのプレゼンテーションモードのキーボードショートカットを表示します。

小さな画面では、今後のスライドを見たり、スピーカーのメモを読むのが難しい場合があります。
これで、使用しているデバイスに関係なく、これらのコンポーネントのサイズを簡単に変更させることができます。
さらに、提示しながらスライドを移動することを可能にします。
質問に答えるためにビデオをすばやく一時停止する必要がある場合でも、会話のポイントに戻るために特定のスライドにジャンプする必要がある場合でも、キーボードを使用してプレゼンテーションをすばやくナビゲートおよび制御できます。

■使用方法
スピーカー ノートのサイズ変更
ツールバーで [プレゼンテーションを開始] > [プレゼンター表示] を選択し、スライドのプレビューとスピーカー ノートの間の区切り線を適宜ドラッグします。

新しいキーボード ショートカット一覧を表示
[プレゼンテーションを開始] > [ヒント] をクリックします。

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Gsuiteを導入したのにexcel、Word、PowerPointを使用している方は多いのではないでしょうか。
個人で利用するにはOfficeも便利なソフトですが、共同編集する場合は
こちらのスプレッド、ドキュメント、スライドが大変便利です。
一度ぜひお試しくださいませ。

以上、スプレッド、ドキュメント、スライドについて紹介しました。

【Apps調査隊】Gmailの活用について調査せよ。

Apps調査隊の蟹江です。
いきなりですが皆様はGmailをどのくらい活用していますか？
メールを受け取るだけだから…とあまり注目して使っていないかたもいるかもしれませんね。
そこで、Gmailがちょっと使いやすくなって仕事も効率化できてハッピーな活用方法をご紹介します。

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１）活用度★★　ボタンを押すだけ
２）活用度★★★　基本のキ
３）活用度★★★★　応用編
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１）活用度★★　ボタンを押すだけ
メールで使う基本的な操作です。

・アーカイブ
読み終わって削除はしたくないけど避けて置きたいメール。
受信トレイから消してしまう方法がアーカイブ機能。
アーカイブ後は「すべてのメールフォルダ」に入っているので検索可能です。

・既読/未読
あとで読みたいメール（既読だと読み忘れてしまう）/未読だけど不要なメールに対してステータスを変更できます。

・スヌーズ
メールの表示を遅らせ、必要になるまで一時的に受信トレイから消去できます。メールにカーソルを合わせます。
右側にあるスヌーズ アイコン スヌーズ をクリックします。
メールを表示する日時を選択します。

・スター
メールに目印をつけられます。
★をつけたものは返信する、など自分の中で決めておくと使いやすいです。
デフォルトで何色か使えますがこれを変更することも可能です。


２）活用度★★★　基本のキ

・ラベル
Gmailにはフォルダがありませんが、かわりにラベルを貼ることによりメールを簡単に探すことができます。
ラベルの中にさらにサブラベルを作成することができるので、メールの処理方法ごとにラベルを貼るなどできます。

・フィルタ
特定の条件に当てはまるメールに任意の操作を自動的に実施する設定です。
例）窓口専用アドレスに送られたメールを関係者に転送したい。
To：該当アドレス、アクション：転送でフィルタをかける。

・受信トレイで右側/下がプレビュー、左側/上を一覧にする
Outlookのようにメールの一覧と本文を同時に見られるようにできます。
Gmail左上の歯車→設定→「詳細設定タブ」→「プレビューパネル」◎有効にする


３）活用度★★★★　応用編

・送信予約
操作自体はとても簡単ですが、メールマガジンを決まった時間に送ったり
時差のある国のスタッフともやり取りしやすくなる機能です。
メールを作成→[送信] の横にあるその他の送信オプション→[送信日時を設定] をクリック

・送信取り消し
送信を押したあとに不備に気づいたら引き戻しできます。
設定
右上隅の歯車のアイコン→「設定」→「全般」タブ内「送信取り消し」設定
→「送信取り消し機能を有効にする」にチェック
メッセージを送信したあとに取り消しが可能な秒数を5、10、20、30秒のなかから選択可能。
設定後、設定メニューのいちばん下にある「変更を保存」ボタンを忘れずにクリック
上記設定後、メッセージを送ると「あなたのメッセージが送信されました」
の隣に「取消」が出ます。

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上記の技、いくつ活用していましたか？
すべて使用していた方はGmailマスターです。

以上、Gmailの活用について紹介しました。

【Apps調査隊】Gmail 情報保護モードについて調査せよ。

Apps調査隊の蟹江です。


2019 年 6 月 25 日よりデフォルトで Gmail 情報保護モードが有効になりました。
無効にしない限り、Gmail が有効になっているすべてのドメインでデフォルトで有効になります。
今回はこの情報保護モードについてご紹介いたします。


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１）できること
２）利用方法
３）備考
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１）できること
・送信者がメールの有効期限を設定
・送信済みメールを取り消したりできるように設定
・メールの閲覧にテキスト メッセージ経由での追加認証の設定
・受信者はメールや添付ファイルを転送、コピー、印刷、ダウンロード不可。


 ２）利用方法
【管理者】 
管理者は、ユーザーに情報保護モードの使用を許可するかどうかを指定できます。
[アプリ] > [G Suite] > [Gmail の設定] > [ユーザー設定]
→無効/有効にする
デフォルトは有効です。


【エンドユーザー】
・メールを送る
Gmailでメールを作成したあと、下のメニューの時計マークをクリック

メールの有効期限とパスコードの有無について選択します。

保存を押して設定完了です。

送信してください。

・送信したメールの有効期限内にアクセス権をなくす
該当メール右下の「アクセス権を取り消す」をクリック

クリック後

取り消し後の受信者画面

※アクセス権を更新を押せば再度アクセス権の付与ができます。

 ３）備考
■Gmail 情報保護モードと Vault および電子情報開示の連携の仕組み
情報保護モードでメールを送信すると、本文と添付ファイルがリンクに置き換えられ、
件名とリンクを含む本文のみが SMTP 経由で送信されます。
つまり、ユーザーが Gmail 情報保護モードでメールを送受信すると、
Vault では情報保護モードのメールが保持、保存、検索、エクスポートの対象として扱われます。
受信したメールの本文は、送信者が組織内のユーザーである場合にのみ Vault から取り扱うことができます。


追加認証の設定が可能になったためメールの有効期限内に受信者が不正アクセスを受けてもデータを保護でき、打てる対応が増えました。 情報漏洩を初動対応で防げるので、より安全にやりとりができますね。

以上、Gmail 情報保護モードについて紹介しました。