【Apps調査隊】メールブロック回避術について調査してみた！

 Apps調査隊 の小金澤です！

皆様、普段ネットのサービスにログインするとき、

メールで「認証コード（数字のパスワード）」が送られてくることってありますよね。

あのメールを待っている時間って、

「勝手に迷惑メールフォルダに振り分けられてないよね！？」とドキドキしませんか？

メールボックスを何度も更新してしまった経験がある方も多いのではないでしょうか。

実はビジネスの世界でも、これと同じように

「送ったはずのメールが相手に届かない（ブロックされてしまう）」

という問題が年々 セキュリティに対してハードルが高くなっている昨今、

メールを送信できなかった事例が増えてきています。

今回は、ユーザー・管理者側で今すぐできる「メールブロックの回避術」を

分かりやすく解説していきます！

送信エラーメールのお問い合わせをいただく際、

いただく件数が多いのが添付ファイルありメールです。

どのようなファイルがブロックされてしまうのかについては

下記のヘルプページをご参考ください。

▲Gmail でブロックされるファイルの種類

この、添付ファイルありメールを安全に相手に届ける（または受信する）ために、

ユーザー個人でできるおすすめの方法は2つあります。

 1. 添付ファイルを圧縮して送る 

ヘルプページ内に掲載されている拡張子の資料を相手方に送る前に、

圧縮（ZIP化）してメールに添付していただければ、

そのまま送るよりブロックされる確率を下げることができます。

＝＝＝＝　注意　＝＝＝＝

パスワード付きのZIPファイルは Googleが中身を検査できないため

逆にブロックの対象になりやすいです。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

 2. GoogleドライブやBox等の共有ストレージを利用 

該当資料を共有ストレージにアップロードし、

その「リンク（URL）」をメールに記載して共有する方法です。

結局 この方法が一番メールが返送されるリスクが低く、かつ安全です！

次に、管理者側で実施する（組織的に行う）場合について

2つご紹介します。

 Ⅰ. 外部共有専用の共有ドライブ 

ただ、「外部共有を許可するのはちょっと...」という場合は

ユーザーがいない外部共有専用の組織部門を作成すれば解決です！

【手順1】共有ドライブの作成と外部共有専用にする組織部門の作成 

①外部共有専用にする共有ドライブを作成

　※どのユーザーから作成しても問題ございません。

②次に、特権管理者アカウントで

　管理コンソール（admin.google.com）にログイン。

③管理画面の左メニュー内から ディレクトリ＞組織部門　にて

　「組織部門を作成」をクリックし、外部共有専用にする組織部門を作成。

【手順2】外部共有専用の組織部門の共有設定 

①左メニュー内 アプリ＞Google Workspace＞ドライブとドキュメント

　の順に選択し、項目「共有設定」をクリック。

②手順1 で作成した外部共有専用の組織部門を左メニュー内から選択後、

　右画面内の項目「共有オプション」をクリックし

　『オン』にチェックを入れ『保存』してください。

【手順3】作成した共有ドライブの組織部門を変更 

①左メニュー内 アプリ＞Google Workspace＞ドライブとドキュメント

　に戻り、項目「共有ドライブの管理」をクリック。

②共有ドライブ一覧が表示されたら、該当共有ドライブにチェックを入れ

　「組織部門を変更」をクリック。

③手順1 で作成した組織部門を選択し『続行』、『移動』させます。

以上の設定により、該当の共有ドライブは外部専用の組織部門に割り当てられ、

こちらの共有ドライブに格納されているファイルは、外部共有が可能になります。

＝＝＝＝　注意　＝＝＝＝

マイドライブ内に格納されているファイルは共有ドライブへ移動しない限り、

許可したドメインでも外部共有の許可はされません。

加えて、共有ドライブ内にあるフォルダやファイルごとに

外部共有の許可・禁止の設定をすることはできません。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

 Ⅱ. 受信メール設定 

「どうしてもこの取引先からの添付ファイル付きメールだけは受信したい！」

という場合に、管理者側で救済ルールを作る方法です。

＝＝＝＝　注意　＝＝＝＝

この設定は社内のセキュリティレベルを下げるリスクがあるため、

必ず「信頼できる特定の取引先」のみに限定して適用してください。

そして、本設定はあくまで迷惑メールと判定されにくくするためのものであり、

確実に判定を回避できるわけではございません。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

【手順】

①管理コンソール（admin.google.com）にて

　アプリ＞Google Workspace＞Gmail＞コンプライアンス を選択。

②その内の、項目「添付ファイルのコンプライアンス」の『設定』にて、

　以下の内容を選択していく。

〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

1. 影響を受けるメール：

　受信

2. 各メッセージで検索するコンテンツを表す表現を追加する：

　次の一部がメールに一致する場合

表現：

　ファイル形式；暗号化された圧縮ファイルとアーカイブ、

　暗号化されていない圧縮ファイルとアーカイブ

迷惑メール：

　このメッセージには迷惑メールフィルタを適用しない

A. アドレスリスト：

　この設定を特定のアドレスまたはドメインにのみ適用する

影響を受けるアカウントの種類：

　ユーザー

〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

③設定完了後、右下の「保存」をクリック。

▲参考：添付ファイルを含むメールをフィルタする

さて、いかがだったでしょうか。

「メールが送れませんでした」と英文のエラーメールが来た時は焦ってしまいますが、

出逢ってしまったら、送信メールをゆっくりと確認してみてください。

以上、メールブロック回避術についてご紹介しました！

【Apps調査隊】ドメインエイリアスとメールエイリアスについて調査してみた！

 Apps調査隊の小金澤です！

皆様、GW はいかがお過ごしだったでしょうか。

インフラを支えてくださっていた方、サービス業の方は本当にお疲れさまでした！

休み期間中、

ある時は「家族の一員」として、ある時は「一人の趣味人」として……といった具合に

場面に合わせて「別の顔」を使い分けていた方も多いのではないでしょうか。

実はITの世界にも、そんな「別の顔」をスマートに使い分ける便利な機能があるんです。

今回は、知っていると仕事がグッと効率化する「エイリアス」について調査しました！

さて、まず エイリアス（Alias）とは

別名、通称、仮名、またの名を ...と 訳されます。

そして、システムにおける「エイリアス」とは

実体（アカウント）を増やさずに設定できる「別名」や「別の看板」のことです。

ユーザーを新しく作成しないため追加料金なしで利用でき、

主に以下の2つで使用できます。

1. ドメインエイリアス（組織全体の別名）

組織のドメイン全体に一括で別名を付与する機能です。

例えば「@main.com」の組織に「@alias.com」を追加すると、

所属する全員に自動で新ドメインの別名アドレスが付与されます。

そして、どちらの宛先に送られたメールも、一つの同じ受信トレイに届きます。

また、「ninja@main.com」と「ninja@alias.com」を切り替えて送信が可能です。

※Gmail 側で少しだけ設定が必要です。

▶ パソコンで別のメール アカウントを追加する

ただし、あくまで「あだ名」であるため ドメインエイリアスではログインできません。

ログイン時は 必ず 元の本名アドレスを使用する必要があります。

2. メールエイリアス（個別の別名）

ユーザーアカウントを新規作成せず、

特定のユーザーに対して「別の看板」を掲げる機能です。

端的に言うと、

管理者が「ninja さんに だけ アドレスをもう一個作ってあげよう！」

と設定するものです。

ドメインエイリアスが「＠の後ろ（ドメイン）」を変えるものだったのに対し、

メールエイリアスは「＠の前（好きな文字列） ＋ 組織のドメイン」で構成されます。

例）メインアドレス：ninja@main.com

　　メールエイリアス：info-sinobi@main.com

　　ドメインエイリアス：ninja@alias.com

また、メインアドレスを変更した際に、

旧アドレスが自動でメールエイリアスとして残るのも便利なポイントです。

アドレスを変えても、古い方に届いたメールを逃さず受け取れます。

さて、いかがだったでしょうか。

エイリアス（Alias）という言葉は聞き慣れないかもしれませんが、

「中身は同じ一人の人間が、役割に合わせて名刺を使い分ける」機能です。

これならコストを抑えつつ、相手に合わせてスマートに自分を表現できますね。

そして次回は、さらなる混乱要素「セカンダリドメイン」について

解説していこうと思います！

「エイリアスと何が違うの？」という疑問の答えは、次回の記事で詳しく解説します。

それでは、次回もお楽しみに！

【Apps調査隊】2026年1月のGmail仕様変更に伴う、外部メール設定の確認について調査してみた！

Apps調査隊 の小金澤です。

明けましておめでとうございます。

本年もどうぞ、アドバイザリサービスをよろしくお願いいたします。

皆様は年末年始、どのように過ごされましたでしょうか。

年末年始も業務を頑張っていたくださった方々には頭が上がりません。

私は昨年ひいた おみくじ や一昨年に購入した熊手のお焚き上げをしに

神社へ行ってまいりました。

プラスチックをきちんと取り除いたかヒヤヒヤして

火にくべるまで何度も確認してしました。

業務でもダブルチェックや指差し確認を引き続き、心がけて行きたいです。

さて、本年最初にご紹介させていただきますのは、

ネットで少しザワついておりました Gmail が使えなくなるというお知らせについてです。

▲お知らせ

https://support.google.com/mail/answer/6304825

こちらで紹介されている Gmaillify（ジーメールファイ／ジーメイリファイ）とは、

Yahoo、AOL、Outlook、Hotmail などの Gmail 以外のアカウントを Gmail にリンクし、

そのアドレスで Gmail のさまざまな機能を利用できる機能のことです。

こちらに加えて、Gmail（mail.google.com）に

POP を使用して登録していた Gmail 以外のアカウントのメールが

確認ができなくなります。

すでに適用時期であるため、

利用できなくなっている方もいらっしゃるかと存じます。

各メールサービス（アカウントを作成された元のサイトや専用ソフト）にて

直接、受信メールをご確認ください！

それでも Gmail で確認したい！という場合は

自動転送を設定したり、

Gmail アプリ（モバイル）でサードパーティのアカウントを追加すれば解決します。

▶▶▶自動転送　

各メールサービスにログイン後、

設定にて自動転送の項目があるので、Gmail アドレスをそちらに入力ください。

▶▶▶Gmail アプリ（モバイル）　

① モバイル端末に Gmail アプリをインストールします。

②Gmail アプリを開き、右上の検索バーにあるプロフィールアイコンをタップします。

③[別のアカウントを追加]＞[その他] の順にタップします。

④Gmail 以外のメールアドレスを入力後、[次へ] を選択します。

⑤アプリパスワードを設定する案内が表示されるので、

　メールサービスにてアプリパスワードを発行してください。

⑥アプリパスワード発行後、Gmailアプリに戻り

発行したアプリパスワードを入力し、

IMAP サーバー: 各メールサービスのサーバー名、

IMAP ポート: 993、セキュリティ タイプ: SSL/TLS

となっているか確認します。

⑦Gmail アプリ上で表示される名前を設定し、[次へ] を選択して設定完了です。

▲参考：Gmail アプリに別のメール アカウントを追加する

なお、Gmaillify や Google Workspace との違いですが、

今回のように、手動で追加した外部アカウントのメールについては、

Geminiによる要約などのサポート機能が使えなくなります。

なぜ急に機能変更になったのかについては、

Google 公式から発表されていませんが、

最近の傾向を考えるとセキュリティ向上が関係しているのではないでしょうか。

さて、いかがだったでしょうか。

年度末を控え、お忙しい時期とお察しいたします。 

移行作業等の漏れがないよう、お早めのご確認をお願いします。

【Apps調査隊】Workspace Flows について調査してみた！

Apps調査隊の小金澤です。

師が走る月がとうとう、やってきました。

年末に向けて計画的に仕事、プライベートともに物事を進めていきたいです。

早速ですが、今回ご紹介させていただくのは

Gmail に突如現れた「Google Workspace Flows」です。

こちらはどういった機能なのかといいますと

Gemini の力を活用してワークスペース間のタスクを自動化する AI ウェブアプリです。

プログラミングの知識がなくても

さまざまなアプリやインターネットを横断する複数のアクションを

自動化できるように設計されています。

Flows の主な目的は、日常的な反復タスクの効率化を支援することだそうです。

具体的には

受信メールの自動振り分け、

会議のための準備、顧客へのフォローアップの下書き作成など

自動化するフローを構築できます。

早速、見てみましょう！

フローを構成する3つの主要な要素＞＞＞＞　　

フローは以下の3つの基本的な構成要素を中心に構築されています。

1.  スターター (Starter)

フローを開始するイベントまたはスケジュールです。

例えば特定の人からメールを受信したとき等、希望動作を設定します。

2.  ステップ (Step)

スターターが発動した後、フローが実行するアクションのことです。

メールへの返信、スプレッドシートの更新、Gemini への調査依頼などがあります。

Google Workspace 以外のタスク（例：CRMリードの作成）を

含めることも可能です。

3.  変数 (Variable)

変数とは、スターターやステップからの情報を格納する、

変更可能な項目のこと（プレースホルダー）です。

こちらを使用することで、

ステップで得られた情報を後続のステップに渡すことができ、

ワークフローのカスタマイズが可能になります。

例として、

受信したメッセージから送信者のメールアドレスを自動的に取得し、

その情報をスプレッドシートに追加する際に使用されます。

「Turn on」をクリックすれば、設定完了です。

フローの作成方法と活用＞＞＞＞　　

Flows で作業を自動化するには、主に3つの方法があります。

1.  Geminiによるカスタムフロー

自動化したい内容とタイミングを Gemini に入力するだけで、

カスタムフローが生成されます。

例）

カスタマーサポートメールを受信する都度、『サポート』というラベルを設定し

この FAQ ドキュメントに基づいて返信の下書きを作成する

【受信トレイ】

【自動作成された下書き】

2.  テンプレートの利用

あらかじめ構築されたテンプレートを使用し、

一般的なタスク向けに最小限の設定で利用できます。

3.  ゼロからの構築

Workspace アプリ全体で利用可能なスターターを選択し、

ニーズに応じて自身でステップを追加・設定します。

さて、いかがだったでしょうか。

Google Workspace Flows は現在、

アルファ版 Gemini 機能をオンにしているお客様向けに英語で提供されています。

詳細：管理コンソール ＞ 生成AI ＞ Gemini for Google Workspace

ですが、日本語で入力しても動作したので、

正式リリースする際はページ全体が日本語になっているかと思います。

それまではページを日本語翻訳してご使用ください。

ぜひ、皆様も新機能を探索してみてください！

【Apps調査隊】Gemini in Gmail の文章作成サポートについて調査してみた！

 Apps調査隊の小金澤です。

スーパーなどで、草で編まれた精霊馬が販売される様子を見かけて

久々のお墓参りを計画しています。

ところで最近、生まれ育った地域で精霊馬を見かけたことがない人がいると知り、驚きました。

調べたところ、地域差のほか宗派で作らないところがあるそうです。

それから「しょうりょうウマ」と読むのですね。

きゅうりの馬とナスの牛と言っていたので、全然気にしていなかったです。

ひとつ賢くなった今日この頃です。

さて皆様、

文書作成サポートはお使いいただいておりますでしょうか。

こちらは文字通り、メールの文章作成をサポートしてくれる機能です。

Gemini in Gmail にプロンプトを送信するとメールの文面を作成してくれます。

例えば、取り引き先に進捗状況を伺う際の文面を作成して欲しいとき、

こちらのボタンをクリック後、プロンプトを入力します。

 作成  をクリックし、少し待つと Gemini が生成してくれます。

 挿入  をクリックすると本文枠に文字が入ります。

※ただし、Gemini との会話も入ってしまうので必ず削除してから送信してください！

ちなみにもう一度、文書作成サポートボタンを押すと

選択肢が表示されます。

こちらは、生成した文面を違う言い方、

より良い言い方へ変換したい際に活躍します。

なお、本文枠へ挿入する前にもプルダウンとして表示されます。

こちらは「再作成」がありますので、何回でもリテイクしてくれます。

納得の文面が生成されましたら、

Gemini との会話の削除やカスタマイズ箇所、微調整を行っていただき

完成となります。

なお、「メッセージのブラッシュアップ」内にある

『推敲』をクリックしますと、自身で作成した文章を添削してくれます。

ただし、既存の文章の下に添削してくれた文章が入るため

文面が長いとその分、微調整箇所が長くなるので注意が必要です！

さて、いかがだったでしょうか。

メールの文章ってきちんと適切な表現ができているのか不安に思うことが多々あるかと思います。

けれども、AIサポートによってより良いものへ文章を変換してくれるのは

作業工程が減って他に尽力したいところへパワーを回せることができるのではないでしょうか。

ぜひ、活用してみてください！

【Apps調査隊】変数 × Gmail について調査してみた！

Apps調査隊 の小金澤です。

季節の変わり目ですね。風がとても強く吹くものですから

髪の毛がヘッドバンギングした後みたくボサボサになります。

乾燥も相まってよけいボサボサヘアになり面倒くさいです。

早く気温や気候が安定してほしいところです。

皆様は Google スプレッドシートの変数はお使いになられたことがございますでしょうか。

※ Google スプレッドシートの「変数」機能は Business Standard 以上でご利用いただけます※

スマートチップが新機能として導入された際に一度ご紹介をさせていただきましたが、

今回はこちらを応用した機能を紹介していきます！

★過去の記事★【Apps調査隊】スマートチップについて調査してみた

https://www.njccloud.jp/2023/06/apps_19.html

変数と掛け合わせるのは、メールの下書き作成機能です！

（メールの下書き機能は Business Starter でも使用できます）

では早速、Google スプレッドシートを起動しメールの文面を作成していきます。

 作成方法（メール文面） 

メニューバー内「挿入」→「構成要素」→「メールの下書き」の順にクリックです。

文面がだいたい作成できましたら、

変数を入れたい箇所にカーソルを置きます。

（今回はオレンジ色の箇所に変数を入れていきます！）

 変数の導入 

メニューバー内「挿入」→「スマートチップ」→「変数」の順に

クリックをします。

「変数」をクリックすると「+ 新しい変数を挿入」が表示され

そちらもクリックするとカーソルを乗せた箇所に『変数１』が表示されます。

※名称変更可能です

始めに挿入した箇所以外にも同じ変数を入れたい場合は、

右のメニューバーから選択していきます。

右メニューバー内の該当変数にカーソルを合わせると、

ゴミ箱やペン、挿入が表示されます。

変数を入れたい文面にカーソルを置き、「挿入」ボタンをクリックすれば完了です！

 変数の値 導入 

変数を入れ終わりましたら、次は変数に値を入れていきます！

文章中にある変数をクリックすると、文字の入力バーに変わります。

そちらに文字を入力すれば、同じ変数にその文字が反映されます。

 メールの送信方法 

 宛先  の左にある M をクリックすると、自動でメール下書きタブが起動します。

あとは通常通り、宛先にメールアドレスを入力し送信を押せば完了です！

もし、タブを閉じてしまったり他のタブへ移動してしまったりしても

下書きタブはPC内画面に独立して残ります。

加えて、ログインをしているアカウントの Gmail「下書き」トレイに保存されます！

こちらのメールテンプレート、共有ドライブに保存をしていれば

メンバーどなたでもテンプレートを使用して送信することができますので

今回はこの担当者で送信なんてできちゃいます。

冒頭で申し上げたように

メールの下書き機能は Business Starter でも使用できますので

こちら単体でも、ぜひご活用ください！

【Apps調査隊】Gmail の情報保護モードについて調査してみた！

Apps調査隊 の小金澤です。

立冬の前後ぐらいから気温がすっかり冬になりましたね。

秋にやっておきたかった、秋グルメを食べる・長袖一枚やGジャンを着て出かける・月見を楽しむ等々 昨年よりできたと思うので

今年も冬らしいこと（鍋、ニット帽コーデ、猫と暖をとる）を

思いっきり楽しむ所存です！

体調不良も風物詩ですが、

そちらは経験をあまりしたくないので気をつけていきたいです。

皆様もご自愛ください。

今回は Gmail の情報保護モードについて調査しました！

こちらは Gmail の機能のひとつで、

新規作成時の送信横にあるメニューバー内にいます。

こちらを使用することによって、メールの有効期限を設定したり

受信者側でメールの転送、コピー、印刷、ダウンロードをさせないように

することもできます。

早速 作成方法から解説をさせていただきます！

まず、通常通りメール文を作成していきます。

※ モード後も編集が可能です

次に、鍵マーク（情報保護モードを切り替え）をクリックし

有効期限やパスコードの有無を設定していきます。

[SMS パスコードを使用しない] を選択した場合、

Gmail アプリを使用している受信者は、直接メールを開くことができ

Gmail を使用していない受信者には、パスコードがメールで送られます。

[SMS パスコード] を選択した場合、

受信者の電話番号あてにテキスト メッセージでパスコードが送信されます。

自分の電話番号ではなく、受信者の電話番号が入力されていることを確認してください！

さて、次は受信者側の画面ですが

[SMS パスコードを使用しない] を選択した場合は

通常のメールとほぼ同じ画面で届きます。

違う点としては、「メッセージの有効期間は0000/00/00です。」と

期限が表示されているところです。

[SMS パスコード] を選択した場合は、

閲覧前にワンクッションが入ります。

画面の指示に従い、パスコードを送信・入力していきます。

メールが閲覧できるようになったら、

[SMS パスコードを使用しない] と同じメール本文になり

期限日が見えるようになります。

最後に、期限が切れたときのメールですが

受信者にはこちらのように表示されます。

こうして機密性が保たれるわけですね！

さぁ、いかがだったでしょうか。

ファイル転送サービスで書類を送ることが多くなった最近ですが

そちらからダウンロードする際のパスを先方へ提示するとき

こちらは方法の一つとして役立つのではないでしょうか。

ぜひ、いろいろな場面でお使いください！

【Apps調査隊】Gmail と Google ドライブ の検索演算子について調査してみた！

Apps調査隊の小金澤です！

急に肌寒くなりましたね。

通勤中の社内でも咳やくしゃみをしている方が目立ってきました。

私も寒さに負けないよう生姜チューブを購入しました。

皆様もどうか体調に気をつけてお過ごしください。

さて今回は検索ボックスについてご紹介していきます。

コレ

Gmail や Google ドライブ でよくみる検索ボックスですが、

こちらにキーワードを直接入力したりプルダウンメニューから

細かい条件を選択して利用することができます。

ただし、組み込んでも機能しないものもあるので注意です！

できること①　文字による絞り込み検索（○ Gmail　○ Google ドライブ ）

まずは Gmail での検索方法です。

例えば、ワード「田中太郎」を検索します。

”（ダブルクオテーション）がない場合、「田中」と「田中太郎」に反応します。

【 ” をつけない場合】

一方 ” で囲むと「田中太郎」に反応します。

【 ” をつけた場合】

なお、スペースが入っていても反応してくれます！

Google ドライブの場合は、

Google Chat と同じように検索チップがあるのでそちらを使えば便利ですが

ドキュメント・スプレッドシート内にある単語を検索することができます。

できること②　添付ファイルの検索（○ Gmail　× Google ドライブ ）

「検索オプション」を使用し、

添付ファイル付きのメールを探し当てることはできるのですが

こちらはドキュメントや画像ファイルもヒットしてしまうので

送受信量が多いとすごく大変です。

そこで活躍するのが「has:添付ファイルの種類」です！

添付ファイル全体だと「has:attachment」になりますが

『attachment』を『document』や『spreadsheet』に変更します。

画像ファイルの場合は、ファイル形式（filename:）で検索をします。

ちなみに Google ドライブはファイル形式（filename:）は使用できないため

拡張子のみを入力することをオススメします。

できること③　検索除外（○ Gmail　× Google ドライブ ）

除外したい検索条件に　-　をつけることで簡単に除外することができます。

例として

カレンダーのメール情報は「invite.ics」という添付情報をもっています。

「has:attachment -invite.ics 」と入力すると

これらを除いた添付ファイルを検索することができます。

Google ドライブは　前述 ② と同じく何も起こらなかったです。

さて、いかがだったでしょうか。

他にも検索演算子がありますので、下記に添付させていただきました！

▶ Gmail で使用できる検索演算子

https://support.google.com/mail/answer/7190?hl=ja&sjid=12750053136712472950-AP&authuser=0

▶Google ドライブでファイルを検索する

※項目[Google ドライブの検索オプション]

https://support.google.com/drive/answer/2375114?hl=ja&co=GENIE.Platform%3DDesktop&sjid=12750053136712472950-AP&authuser=0#zippy=

検索条件を組み合わせることにより

目的のファイルがより見つけやすくなりますので

ぜひこれらを活用してみてください！