【Apps調査隊】Gmailについて調査せよ。

Apps調査隊の髙橋です。

Apps調査隊になり、4月にメールについてのブログを書かせて頂いてから、早2ヶ月が経過致しました。

あれから、メールの基本操作も分かるようになり、新しく追加された機能やまだ使ったことのない機能のやり方、そして問題が起きないようにどうしたらよいか感じたことをまとめてみました。

初めに以前、お客様からアカウントのGmailにて受信したメールが全てゴミ箱に移動していたという事象がありました。

調査をしていくと、Gmailと同期していたアプリで削除してしまっていたとのことでした。

今回のことから、私自身もそのようなことが起こりうるかもしれないと感じ自分なりにどう対処するか方法を探してみました。

同期してしまうとやはりこのような事象が起きてしまう可能性はあるのですが、同期した際は消しても良いメールか、どこに移動するメールかなど都度確認しつつ操作すると良いかもしれません。

今回は、なるべくそのように起こらないようにするためにもGmailの機能を使って出来ることをご紹介致します。

その前に、もし事象が起きてしまった場合消えてしまったメールは、どのようにしたら良いか、お伝え致します。

【メールの戻し方】

①PCからGmailを開きます。

②検索ボックスの下の矢印を押すと下記画像のように出てきます。

③「すべてのメール」と記載されている下矢印を開くと選択肢が出てきますので、選択をしてください。

④見つけたいメールの情報（文言など）を入力して検索すると、より見つけやすくなります。

※優先的に受信トレイに移動したいメール等がある場合は、検索演算子を利用してみてください。（例：｛件名｝特定の文言が入っている件名や｛ From｝特定のアドレスからのメール等を指定してメールを検索することが出来ます。）

検索後、地道な作業にはなりますが受信トレイに必要なメールを戻していただきますと元に戻りますので、お試しください。

次に、大事なメールなどなど、見落としたりしないようにする為のGmail機能についてお伝え致します。

現に私も利用している方法なのですが、星印やラベルをつけたりしています。

内容によって星の色分けをしており、赤色は未処理、青色は完了したものと分けています。（星の設定は、前回の「 【Apps調査隊】新社会人必見！初めてのGmailの使い方について」を見て頂けると幸いです。）

また、ラベルをつける事もメールを分ける方法として利用しています。

早速ラベルの作成と付け方をお伝え致します。

Gmailの歯車マークを開くとクイック設定が出てきますので、「すべての設定を表示」をクリックしてください。

設定の下にラベルと書いていますので、そこをクリックします。

下にスクロールしますとラベルの作成ボタンがあります。

↓

ラベルの名前をつけて作成ボタンを押して、完了です。

作成したラベルは、つけたいメールを選択し右クリックすると下記画像のように選択欄が出てきますので、ラベルを選択します。

↓

ここまでが、星やラベルなどの機能を使った大事なメールなどを見分ける方法でした。

また、歯車マークの「受信トレイの種類」から自分用に見やすくカスタマイズも出来たりするのでお試しください。

【Gmailに関するニュース】

宛先に組織外のユーザーが含まれているメールに新たに「外部」ラベルが追加されました。

5月の初め頃に付いた機能だったので皆様も、もう機能についてご存知かと思います。

メールの送信の際、警告のバナーが出るのですが、このバナーを有効もしくは無効にするときは、管理者の方が指定できます。

この機能の目的は、外部とのやり取りを警告バナーやラベルがあることにより注意してやり取りができ、機密情報を誤って共有してしまう事故の予防にもなります。

最近は、様々な機能が出てきたのでとても便利さを感じています。

また、新しい機能など見つけたらご紹介致します。

皆様も便利な機能を見つけたら、使ってみてください。

【Apps調査隊】ドキュメントの使い方について調査せよ。

Apps調査隊の髙橋です。

いよいよ6月に突入して梅雨の時期ですね。

入社して2ヶ月ほど経ちましたが、まだまだ新しい機能や知らなかったことに新鮮さを感じる日々です。

さて、今回はドキュメントの使い方をご紹介致します。

自分自身あまりドキュメントを使い、作成したりすることは無いのですが、今回初めて使う方にも分かるような基本の操作を新しい情報など含めてお伝え致します。

それでは、ドキュメントの基本操作のご説明を致します。

【ドキュメントの使い方について】

早速ですが、基本的な操作の仕方です。

まずはタブを開いて頂き、画面右上のアイコンの横にある、9つの点をクリックして頂くと、下記画面が出てきます。

ここのドキュメントを押して頂くと、ドキュメントの画面が出てきます。

上に「新しいドキュメントを作成」とあるので、新しく作成の時はこの中から用途に合わせて選択をしてみてください。

今回は、空白から作成したいと思います。

次に簡単に、ドキュメントの作成の際使われる主な機能の紹介です。

【文字に関する機能】

・文字のスタイル（文字のタイトルを書く時など使います。）

・文字のフォント（文字の書体を変えるときにここから選択できます。）

・文字のサイズ（+、−で大きさを変えることが出来ます。）

・太字

・斜体

・下線

・テキストの色

・ハイライト（背景）の色

・文字にリンクを貼り付け

・画像の挿入

・全体の文字列の揃え

【図や画像などの挿入について】

画像や表などを挿入したい場合は下記のように【挿入】を押して頂くと選択が出てきます。

上から順に見ていきますと、

こちらの画像と書かれた所を選択しますと右に「パソコンからのアップロード」など出てきます。

例えば、「パソコンからのアップロード」はパソコンの中に入っている画像であったりをこのドキュメント画面に挿入できます。

また、ウェブを検索を押すと右側に検索画面が出て、ここから直接画像挿入ができます。

カメラを選択すると、パソコンで写真もすぐ取れて挿入できます。

次に、表を押すとこのようにマスを選んで表を作成することが出来ます。

↓

（このような感じになります。）

下にある描画は、新しく新規作成したりドライブから画像を持ってくることが出来ます。

また、グラフについてはグラフのスタイルを選択してクリックしますと選択したグラフが出ますので、そのまま操作して頂けます。

グラフを編集する場合はグラフ右上の「リンクされたグラフのオプション」から、「ソースデータを開く」をクリックして頂くとスプレットシートに飛びますので、そこから編集します。

そしてドキュメントに戻り、更新して頂くと反映されます。

ぜひ、プレゼンなどで必要なとき、お試しください。

【新しい機能について】

5月初めにドキュメントに新しく編集履歴の機能が追加されたことが発表されました。

ドキュメントで選択したコンテンツを右クリックします。

「編集者を表示」と書かれている所をクリックしますと、下記のように表示されます。

↓

この機能が追加されたことにより、編集に手を加える前に確認してどのように作成していたのか等、分かるのでとても便利ですね。

今回ドキュメントの新しい機能についてや、ドキュメントの主に使う機能について紹介しましたが、他にも便利な機能などまだまだあるので、また機会改めてご紹介したいと思います。

ぜひ、お試しくださいね。