Apps調査隊の蟹江です。
先日弊社で「予約しようとした会議室に退職者が予約をいれている」
という連絡が入ってきました。
今回はその謎の予約についてご紹介いたします。
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1.真相
2.対策
3.まとめ
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1.真相
結論から述べますと「カレンダーの孤立」が起こっていました。孤立とは・・・
ドライブで起こりがちな現象です。
共有したファイルをオーナー以外が削除してしまうと「あるけど見えない」
状態になってしまいます。
https://www.njccloud.jp/2017/06/appsgoogle_14.html
公式ヘルプによると
「カレンダーの予定を管理する手順を経ずにアカウントを削除したり
停止したりすると、Google カレンダーの予定が孤立した状態で残ることが
あります。孤立したイベントは、次の理由で管理が困難になります。
・変更または削除された孤立した予定は、すべてのユーザーに反映されるとは限りません。
・孤立したイベントで、本来は利用可能なはずであるリソースが予約されたままになることがあります。」
となるようです。
まさに「孤立したイベントで、本来は利用可能なはずであるリソースが予約されたままになる」状態でしたね。
なお、ユーザ削除の場合は30日後に開放されるようです。
しかし、ユーザ停止の場合は停止をやめて該当アカウントから管理するか
特権管理者がなんとかしないといけないようです。
2.対策
孤立を防ぐためには何をしたらいいでしょうか。■退職前に予定を全部削除して会議室等を空ける。
一番はこれ!!
一括削除してしまいましょう。
なんだかとってもさっぱり!退職当日の退勤前にやってしまいましょう。
■カレンダーを譲渡する
主催している定例会議が複数あったり、全く同じ仕事を引き継ぐ人がいるならこれ!
主催している定例会議が複数あったり、全く同じ仕事を引き継ぐ人がいるならこれ!
※特権管理者にしかできない操作です!
管理コンソール>ユーザーからいつもどおり削除を選択。
ここで特権管理者だと譲渡メニューに「カレンダー」が入っています。
ここにチェックをいれましょう。
3.まとめ
まさかカレンダーまで孤立対象とは油断していました。
みなさんの会社にもこの春定年退職を迎えたえらい人はいませんか?
リーダーが退職したときはカレンダーも確認したほうがいいかもしれません。
以上、カレンダーの孤立について紹介しました。