2019 年 5 月に Google グループのグループ管理設定に変更が加えられます。
従来の類似する機能の設定の複数が統合され、使用頻度の低い設定は削除される予定です。
G Suite管理者は、この変更を理解し、事前にグループオーナーに変更設定を告知する必要が出てくるかと思います。
今回が、どのような変更が行われるのか、また事前に行うべき設定についてご案内致します。
ー目次ーーーーーーーー
１）組織への影響
２）事前準備
-影響があるグループのオーナーを特定（Groups API を使用します）
-変更内容をグループオーナーに告知
３）補足
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１）組織への影響
groups.google.com の設定が統合され、仕様頻度の低い機能の一部が廃止される事により、既存グループに影響が生じます。変更が有効になると、新しい設定に合わせて既存グループの設定が更新されるため、グループへのアクセス方法やグループの使用方法が変更される場合があります。
例えば、
設定の統合後は、以前の設定に基づいて新しい設定がオンまたはオフになります。
従来のすべてのコンテンツ管理の設定をオンにしていたユーザー⇒新しい設定もオンになります。
従来のすべてのコンテンツ管理の設定をオンにしていなかったユーザー⇒新しい設定ではオフになります。
従来では、①メンバーを追加 ②メンバーを承認 ③ユーザーを禁止 ④メンバーを招待 ⑤メンバーを変更 という設定がひとつに統一されます。
※参考画面：グループを管理 > ▼権限 > 管理権限（オーナー・マネージャー・すべてのユーザーのいずれかが設定されています。）
もし①〜⑤のうち、一つでも[オフ]の設定がある場合に、統合後の設定は[オフ]となります。 統合後の設定を[オン]とする場合には、事前に①〜⑤の設定をすべて[オン]にする必要があります。
◆「統合」については、以下３種類の統合が適用される予定です。
ⅰ）メンバー管理の設定の統合
ⅱ）コンテンツコンテンツメタデータの統合
ⅲ）管理の設定の統合
ⅰ）メンバー管理の設定の統合 画像の挿入
ⅲ）管理の設定の統合 画像の挿入
◆「削除」される設定について、
設定が削除されるだけで機能が継続されるもの、重複している別の設定として残るもの、 制限付きで機能が残るもの、また、削除されたあとサポートされなくなる機能もあります。詳細は、ヘルプページの「使用頻度の低い設定の削除」の[新しい動作]欄をご参考ください。
例えば、 ヘルプページの「使用頻度の低い設定の削除」に記載がある通り、
権限 > 投稿権限 > 投稿 から、この設定は削除されますが、
権限 > 基本 > 投稿 には同様の設定が残り、設定内容自体には影響はありません。
◆「変更」される設定について、
現在、グループ ディレクトリの設定 [ディレクトリにこのグループを表示する] は [グループ設定] > [情報] > [ディレクトリ] に表示されます。
２）事前準備
-影響があるグループのオーナーを特定（Groups API を使用します）管理者は、Groups API を使用して全組織グループとグループ オーナーのリストを取得することができます。
・Directory API：Groups
・Members: list
-変更内容をグループオーナーに告知
上記で採取したリスト情報をもとに、または、すべてのエンドユーザーに対して告知を行います。 サンプルメール（ヘルプ記事より）をご参考下さい。
３）補足
今後、グループを開いた際に設定変更の通知が上部に表示されます。詳細をクリックするとヘルプページに遷移します。
以上、 Google グループのグループ管理設定に変更についてのご案内になります。
今回の管理設定変更により、グループの管理設定が明瞭になります。
12月のアップデートブログ記事：G Suite管理コンソールでのグループ管理を改善にもありましたが、 使用頻度の高い管理設定が、管理コンソールにて「新しい設定カード」として、わかりやすく管理できるようになりました。
この機会に、改めて、アクセス権限など共有権限を洗い出し、確認することも重要なのではないのかと思います。