Apps調査隊の髙橋です。
9月から今月にかけて、ドライブに関して起きた事象や、メール関連のご質問がありましたので、ピックアップして今回は管理コンソールで確認する方法を下記にまとめてみました。
【その1】
ドライブでファイルを作成しようとした所、クリックが出来なかった。
（作成が新規作成が出来ない。）
1つ目につきましては、新規で共有ドライブの作成が制限されている設定になっていたのが原因で作成が出来なかったようでした。
では、設定を解除する管理コンソールでの操作をお伝え致します。
【手順】
1. 管理コンソールにログインします。
2. 「アプリ」＞ 「 Google Workspace 」 ＞ 「ドライブとドキュメント」＞「共有設定」＞ 「共有ドライブの作成」 ＞ 「 ”組織名”のユーザーが新しい共有ドライブを作成できないようにする」のチェックが入ってないかをご確認ください。
ここの画面で、「ドライブとドキュメント」の設定が出来ますので、
設定がオフ、またはオンになっているのかなと思った際は、管理コンソールをご確認ください。
【その2】
いつの間にか、共有されたファイルやスプレッドシートなどの編集が変わっていた、またファイルが消えていたと言った事が起こったことはありませんか？
そういった時に、確認する方法がありますので、お困りの時にお使いください。
※BusinessStarter（Basic）のエディションをご利用の方は、「監査ログ」対象外です。
【手順】
1. 管理コンソールにログインします。
2.「レポート」＞「監査」＞「ドライブ」の順に選択して頂きます。
3.「フィルタを追加」でファイルの検索をします。
上記の画像にもあります通り、「ドライブ」では、「アイテム名」でファイルの名前、「イベントの説明」で誰が閲覧、または編集したかなどを知ることが出来ます。
右に画面をスライドすると、「公開設定」が現在どの様になっているかも分かるので、設定を知りたい場合はこちらで確認して頂くと一目で確認することが出来ます。
また、「フィルタを追加」で検索かける際、キーワードを選択して調べると見つけやすくなります。
右上の歯車マークでは、調べる項目を追加して保存もできますので、
カスタマイズして自分だけの検索の文言など作ってみるのも良いと思います。
【その3】
退職される方の、今までのメールのデータを移動させたい場合の手順をお伝え致します。
【手順1】
まず初めに、移行するための設定をします。
1.管理コンソール（特権管理者）にログインします。
2. 「ホーム」＞「データの移行」の順にアクセス致します。
3.「データの移行を設定」をクリックします。
4.「移行元」で「Google Workspace」を選択します。
5.「開始」をクリックします。
6.「その他の移行設定」画面で、「移行の開始日」を選択します。また、「移行オプション」でチェックを入れます。
7.「ユーザーを選択」をクリックします。
【手順2】
手順2では、「ユーザー1人分のメールを移行する」場合と、「複数ユーザーのメールを移行する」場合の2パターンの移行する方法があります。
＜ユーザー1人分のメールを移行する＞
1.「ユーザーを追加」をクリックします。
2.「移行元のメールアドレス」欄に、該当のユーザーが以前使用していたGoogle Workspaceメールアドレスを入力します。
3.「パスワード」欄に、そのユーザーが以前使用していたメールアカウントのパスワードを入力します。
4.「Google Workspace のメール」欄にユーザーの新しい Google Workspace メールアドレスの一部を入力し、ユーザー候補のリストからメールアドレスを選択します。
5.「開始」をクリックします。
（省略可）他のユーザーのメールを移行するには、これらの手順を繰り返してください。
＜複数ユーザーのメールを移行する＞
1.「CSV を使用して一括アップロード」をクリックします。
2.「ファイルを添付」をクリックして、以前のメールアドレスと新しい Google Workspace メールアドレスを含む移行用 CSV ファイルをアップロードします。
※「移行用 CSV ファイルをアップロード」の手順
https://support.google.com/a/answer/6244351#zippy=
3.「アップロードして移行を開始」をクリックします。
※移行の完了後に処理を終了させる際、「その他」＞「移行を終了」をクリックします。
