Apps調査隊の髙橋です。
今回はGoogleカレンダーを使用していて、便利だと感じた使い方をご紹介致します。
予定を作成する際、プライベートな内容の予定などは他の方に見られないようにしたいですよね。
しかし、非公開にしても結果として「予定あり」と表示はされてしまいます。
そこで、全く他の人に見られないようにするために自分用のマイカレンダーを作ることで、
予定を他の人に見られることなく予定を作成できます。
【マイカレンダーを作る】
1.Google カレンダーを開きます。
2.画面右上の歯車マークから、「設定」を選択してクリックします。
4.開きましたら、「新しいカレンダーを作成」をクリックします。
5.そうしますと、下記のように画面が表示されますので、自身の分かりやすい名前を付けて作成致します。（プライベート用など）
6.「カレンダーを作成」で完了です。
では、実際に予定を立てて確認して見たいと思います。
今回の場合、「プライベート」でカレンダーを作りましたが、予定を立てる時、新しく作った「プライベート」でカレンダーを変更して作成します。
新たに作成した予定は、他の方の予定にも表示されることはありません。
もし、「予定あり」と表示もさせたくない時は、このような方法で
予定を立ててみるのも良いかもしれません。
【G mailの重要な内容等をカレンダーにタスクする】
G mailでやり取りをしていて、すぐカレンダーに忘れないように予定を入れておく場合タスクをしておくととても便利です。
分かりやすく今回タスクも新しく作成しました。
＜手順＞
1.タスクの新規作成はとても簡単で、カレンダー、もしくはタスクしたいメールを開き「To Doリスト」のマークをクリックします。
2.クリックすると画面右側にリストが表示されます。
3.タスク名の横にあるプルダウンをクリックします。
4.「新しいリストを作成」で名前を入力して保存します。
5.新しいリストを作成したら、今回作ったリストにタスクを振り分けて完了です。
ここでのポイント！
大事な内容のメールなど（特に期限が決まっている内容のもの）、すぐカレンダーに入れることができるので、忘れずに済み作業漏れ等もなりにくくなります。
また、タスクに関する既に実装されている機能で、タスクを繰り返すことが出来るようになりました。
この機能により、タスクも曜日ごとなどにカスタマイズでき、今まではその時々によってタスクを作成していましたが、今までより一層使いやすくなりました。
ぜひ、必要な際はご活用ください。
プチ情報
【予定の設定】
この予定の設定の機能は、招待状が自分のカレンダーに追加されるのを選択できるようになりました。
画像のように「すべての招待状を追加」の場合は、いつも通り招待状を追加されていきます。
しかし、もう一つの「招待メールから出欠確認に返答した時に追加」の場合は、メールで出欠の返信をした予定の招待状のみが自動追加されるようになります。
この機能は、必要のない予定は表示されず、重要な予定のみが表示されるようになるので、カレンダーの管理が今までよりとても便利になります。
設定するにあたり注意点は、今の設定を変更した際新しい設定はそれ以降に届く予定にのみ反映されます。
ですので、今までの予定は削除しない限りは残ります。
【業務時間と勤務場所】
この機能は、カレンダーに勤務場所を直接表示出来るようになります。
メインオフィスの場所の欄は、管理者に設定して頂く形になりますが、
設定して頂くとオフィスの場所や何階かの詳細も設定できるようになります。
【設定】
1.管理コンソールに入ります。
2.「アプリ」＞「Google Workspace」＞「カレンダー」をクリックします。
※カレンダーの管理者権限が必要です。
3.「共有設定」をクリックします。
4.「勤務場所」をクリックします。
5.「ユーザーに日々の勤務場所の設定を許可する」チェックボックスをオンまたはオフにします。
6.「保存」で操作完了です。
ユーザー側は、下記の2つの部分が設定可能になっております。
有効にチェックを入れることで、より自分の予定を細かく設定ができます。