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2018年9月11日

【Apps調査隊】 個人カレンダーと共有カレンダーの連携について調査せよ

Apps調査隊の小林です。

 今回は「個人カレンダーと共有カレンダーの連携」についてご紹介いたします。

Google カレンダーでは、プロジェクト毎などで共有カレンダーがある場合にチームメンバー個人が自分のカレンダーに予定を入れた時に、共有しているプロジェクト用のカレンダーにも、そのまま登録する事できます。 

方法としては、
・チームメンバーをプロジェクト用カレンダーを予定に招待する1、2の方法
・グループで共有カレンダーを作成する3の方法があります

1.リソースを登録する方法でカレンダーを作成する
2.ユーザーそれぞれが連絡先へ登録する
3.グループで共有カレンダーを作成 する

 1.リソースを登録する方法でカレンダーを作成する

共有するプロジェクト用カレンダー自体を、カレンダー機能の「リソース」として作成 個人が予定を作成する際に「会議室」タブからリソースとして登録されたプロジェクト用カレンダーを招待します

【手順】
 1)リソースとして「プロジェクト用カレンダー」を作成
 ※カレンダー リソース権限のある管理者の役割が必要です
 

管理コンソール > リソース > リソースの編集 > 3線メニュー > 設備機能を追加



 ※ リソース作成方法(ヘルプ)https://support.google.com/a/answer/1033925?hl=ja&ref_topic=1034362

 2)「プロジェクト用カレンダー」の詳細を設定します
「+」アイコン > 詳細を入力しリソースの追加をクリックします
(カテゴリとリソース名は必須)


3)カレンダーを共有 「特定のユーザー」のみがアクセスできるような共有設定をする必要があります  

参考ヘルプ:https://support.google.com/a/answer/1034381

  管理者コンソール  >  カレンダー  >  マイカレンダー  >  該当するリソースを選択  >  3点メニュー  >   [設定と共有] をクリック


 4)リソースの共有を特定のユーザーに絞る

(ユーザーを追加) 設定の特定のユーザーと共有から ユーザーを追加します


 5)個人のカレンダーから予定を設定   

個々人が カレンダ-に予定を作成  >  予定の詳細から 「会議室」タブを選択   >  招待する「プロジェクト用カレンダー」を選択し予定を保存します


 6)個人カレンダーと共有プロジェクト用カレンダーに予定が作成されます

共有プロジェクトカレンダーに招待された予定の参加「はい」にし、予定を確定します


 2.ユーザーそれぞれがカレンダーIDを連絡先へ登録する

 カレンダー ID を連絡先へ登録 個人が予定を設定する際に、予定の詳細画面から「ゲスト」タブから「カレンダー ID」で当該カレンダーを検索し、招待します。

 【手順】
 1)新しいカレンダーを作成

 3点メニューからを選択 設定と共有を選択 > 特定のユーザーと共有します



 ※プロジェクト用カレンダーへアクセス可能なユーザー自身が当該カレンダーを連絡先へ登録をする必要があります
 2)新しいカレンダーを作成&共有 

カレンダー ウィンドウの左側の [マイカレンダー] 列または [他のカレンダー] 列で、プロジェクト用カレンダー名にカーソルを合わせ、表示された[︙]をクリック

 [設定と共有] を選択 > [カレンダーの統合] セクションの「カレンダー ID」に表示 されるメールアドレスのカレンダー ID をコピー


 3)連絡先に共有カレンダーを登録
 連絡先 > 新しい連絡先のメールアドレス欄に コピーしたカレンダー IDを貼り付ける



4)予定にゲストとして共有カレンダーを作成

個人のカレンダーで予定を作成する際に、ゲストタブ > ゲストを追加 欄にカレンダー IDを入力 > 保存 



 ※名前での検索不可

 5)招待状の送信設定を選択します

ゲストに招待状を送信すると、予定の参加について返答が必要になります 。自分が所属するグループの予定に対しての設定なので招待状の送信は不要かと思います。



《メモ》
 管理者が代わりに一括での登録する場合は、APIでの操作をご検討ください。
 グローバル ディレクトリを管理する - G Suite 管理者 ヘルプhttps://support.google.com/a/answer/1628009?hl=ja 

 ※「クライアント アプリケーションを作成して連絡先を管理する(上級)」セクション内の 「Google Contacts Data API でユーザーの個人の連絡先データを管理する」が該当します


 3.グループで共有カレンダーを作成

グループで共有カレンダーを作成し予定を共有します。

 1)「グループ」を作成

9点メニュー > 連絡先 > 新規グループを作成


2)新しいカレンダーを作成します

3) 設定 > 特定ユーザーと共有でグループを登録します



4)権限を設定します 

※カレンダーの共有権限



6) 3)の設定の後に
グループメンバー宛に、自動で通知メールが送信されます
リンクをクリックし、各グループメンバーはカレンダーを自分のカレンダーに追加します。


7)クリックするとカレンダーへ移動します。追加をクリックし共有カレンダーを追加します。


8)各ユーザーがそれぞれに、共有カレンダーの設定から「一般的な通知」を設定します。
「メール」に設定することで、共有カレンダーで予定が作成、変更されたときなどにメール通知するように設定できます。


グループメンバーが新規で予定を作成すると、他のグループメンバーのにメール通知が送信されます。





 9)「共有カレンダー」を選択して、予定をいれます

個人で予定を設定する際に、カレンダー右横「▼」アイコンから共有カレンダーを選択し予定を作成すると個人のカレンダーと同列に予定が表示されます

同時に、グループに登録されているメンバーのカレンダーにも表示されます


10)個人のカレンダーと同列に「共有グループの予定」も表示されます


 青:個人の予定
黄色:共有グループの予定

共有カレンダーに「誰の予定であるのか明示したい場合」は、予定のタイトルに 個人名を追加するなどルール付けがあるとよいかもしれません。

 以上、個人カレンダーと共有カレンダーの連携について 説明させていただきました。 運用イメージに合わせてご利用頂ければと思います。