Google Workspace 調査隊活動レポート: 【Apps調査隊】個人カレンダーと共有カレンダーの連携について調査せよ

Apps調査隊の小林です。

今回は「個人カレンダーと共有カレンダーの連携」についてご紹介いたします。

Google カレンダーでは、プロジェクト毎などで共有カレンダーがある場合にチームメンバー個人が自分のカレンダーに予定を入れた時に、共有しているプロジェクト用のカレンダーにも、そのまま登録する事できます。

方法としては、
・チームメンバーをプロジェクト用カレンダーを予定に招待する１、２の方法
・グループで共有カレンダーを作成する３の方法があります

1.リソースを登録する方法でカレンダーを作成する
2.ユーザーそれぞれが連絡先へ登録する
3.グループで共有カレンダーを作成する

1.リソースを登録する方法でカレンダーを作成する

共有するプロジェクト用カレンダー自体を、カレンダー機能の「リソース」として作成個人が予定を作成する際に「会議室」タブからリソースとして登録されたプロジェクト用カレンダーを招待します

【手順】
1)リソースとして「プロジェクト用カレンダー」を作成
　※カレンダーリソース権限のある管理者の役割が必要です　

管理コンソール > リソース > リソースの編集 > 3線メニュー > 設備機能を追加

※ リソース作成方法（ヘルプ）https://support.google.com/a/answer/1033925?hl=ja&ref_topic=1034362

2）「プロジェクト用カレンダー」の詳細を設定します
「＋」アイコン > 詳細を入力しリソースの追加をクリックします
（カテゴリとリソース名は必須）

3）カレンダーを共有「特定のユーザー」のみがアクセスできるような共有設定をする必要があります　

参考ヘルプ：https://support.google.com/a/answer/1034381

管理者コンソール > カレンダー > マイカレンダー > 該当するリソースを選択 > 3点メニュー > [設定と共有] をクリック

4）リソースの共有を特定のユーザーに絞る

（ユーザーを追加）設定の特定のユーザーと共有からユーザーを追加します

5）個人のカレンダーから予定を設定

個々人がカレンダ-に予定を作成 > 予定の詳細から「会議室」タブを選択 > 招待する「プロジェクト用カレンダー」を選択し予定を保存します

6）個人カレンダーと共有プロジェクト用カレンダーに予定が作成されます

共有プロジェクトカレンダーに招待された予定の参加「はい」にし、予定を確定します

2.ユーザーそれぞれがカレンダーIDを連絡先へ登録する

カレンダー ID を連絡先へ登録個人が予定を設定する際に、予定の詳細画面から「ゲスト」タブから「カレンダー ID」で当該カレンダーを検索し、招待します。

【手順】
1）新しいカレンダーを作成

3点メニューからを選択設定と共有を選択 > 特定のユーザーと共有します

※プロジェクト用カレンダーへアクセス可能なユーザー自身が当該カレンダーを連絡先へ登録をする必要があります
2）新しいカレンダーを作成＆共有　

カレンダーウィンドウの左側の [マイカレンダー] 列または [他のカレンダー] 列で、プロジェクト用カレンダー名にカーソルを合わせ、表示された[︙]をクリック

[設定と共有] を選択 > [カレンダーの統合] セクションの「カレンダー ID」に表示されるメールアドレスのカレンダー ID をコピー

3）連絡先に共有カレンダーを登録
連絡先 > 新しい連絡先のメールアドレス欄にコピーしたカレンダー IDを貼り付ける

4）予定にゲストとして共有カレンダーを作成

個人のカレンダーで予定を作成する際に、ゲストタブ > ゲストを追加欄にカレンダー IDを入力 > 保存　

※名前での検索不可

5）招待状の送信設定を選択します

ゲストに招待状を送信すると、予定の参加について返答が必要になります。自分が所属するグループの予定に対しての設定なので招待状の送信は不要かと思います。

《メモ》
管理者が代わりに一括での登録する場合は、APIでの操作をご検討ください。
グローバルディレクトリを管理する - G Suite 管理者ヘルプhttps://support.google.com/a/answer/1628009?hl=ja　

※「クライアントアプリケーションを作成して連絡先を管理する（上級）」セクション内の「Google Contacts Data API でユーザーの個人の連絡先データを管理する」が該当します