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2018年11月6日

【Apps調査隊】Gmail API を使ったGmail 委任設定ついて調査せよ① − Gmail代理と委任について−


Apps調査隊の小林です。

Gmail API の拡張により、 G Suite 管理者は Gmail の受任者を追加、確認、削除できるアプリを承認できるようになりました。

これから3回に分けて 「Gmail API を使ったGmail 委任設定についてご紹介していきます。

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【第1回】 Gmail代理と委任について

【第2回】 2)APIを利用するために以下の設定について プロジェクトの作成、Google OAuthの設定、APIの許可方法など

【第3回】 Gmail API を使ったGmail 委任設定: Users.settings.delegatesのサービス利用方法

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【第1回】 Gmail代理と委任について

1回目は「Gmailの代理と委任」についてご紹介致します。
Gmailユーザーは、同じG Suite組織内の別のユーザーにGメールへのアクセスを許可する事ができます。

◆よくある利用シーンとしては以下のようなシーンが想定されます。
・社長や役員秘書がメール管理の代行に利用
・問い合わせメールや受付メール対応のみを行うグループを作成し、グループメールで管理代行


◆委任者と代行者について

アクセスを許可するユーザーを委任者
アクセスを受け取るユーザーを代理人
と呼びます。


 代理人ができる操作
-メールの送信や、委任者宛てに送信されたメールへの返信
-代理人がメールを送信すると、代理人のメールアドレスが表示されます。
-委任者宛てに送信されたメールの閲覧
-委任者宛てに送信されたメールの削除
-委任者の連絡先の管理

代理人ができない操作 -代理での他のユーザーとのチャット
-Gmail パスワードの変更

◆G Suite管理者はエンドユーザーのメールの委任設定の有効化・無効化を行えます。

有効にする場合は、
管理コンソール > G Suite > Gmailの設定 > 左メニューで適用する組織を選択し、メールの委任にチェックをいれます。



◆委任者が行う操作

1)Gmail > 設定 > アカウントタブ > [アカウントへのアクセスを許可] で、[別のアカウントを追加] をクリック


2)追加するユーザーのメールアドレスを入力し、[次のステップ] 次へ [メールを送信してアクセスを許可] をクリックしアクセス許可を行います。


注)追加した相手に、確認を求めるメールが送信されます。相手が確認してから、代理人として表示されるまでに、最長 24 時間かかることがあります。 また、確認のメールは 1 週間後に有効期限が切れます。


 ◆代理人が行う操作

1)申請通知がメールで届きます。 代理人はアクセス権付与申請をリンクをクリックして承認します。

2)確認をクリックし、確定します。

確認完了まで30分ほどかかることがあります。


◆委任者が代理人のメールを確認する方法

委任者が代理人のメールを確認するためには、 代理人の Gmail にて右上のアカウント切り替えアイコンをクリックし、委任者のメールアドレスを選択します。

選択すると別タグに委任者のGメールボックスが表示されます。

 ※ 通常 user01@example.com (代理) のような 形式で表示されます。




◆今回ご案内した内容はエンドユーザー間で行うGmail 委任設定ですが、G Suite管理者がAPIサービスを利用して、Gmail 委任設定を行うことができます。
このAPIサービス:「Users.settings.delegates」のサービス利用するための、初期設定について次回ブログにてご紹介致します。