2018年4月に「Gmail」の大幅アップデートが発表され約1年経ちましたが、皆様は新機能を活用できていますでしょうか？
セキュリティ関連機能や、「Inbox」で提供してきたAIによるフィルタリング機能、また、KeepなどGoogleの他サービスと連携するサイドパネルが追加されましたね。
今回は、追加された新機能のうち、[Nudging機能]と[機密モード]について復習します。また、iPhoneのGmailアプリを利用してメールを確認しているユーザーも多いかと思います。iPhoneのGmailアプリ活用方も、合わせていくつか紹介したいと思います。
ー目次ー
1）Nudging機能：アクションの提案2）機密モード(コンシューマー向けGmailの機能)
3）iPhoneのGmailアプリを活用
- 3-ⅰ）メールをスヌーズ
- 3-ⅱ）iPhone上のメモをGmail上でも確認
- 3-ⅲ）メールをPDF保存
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1）Nudging機能：アクションの提案
Nudging機能：アクションの提案は、自動的にメールの優先順位を判断しユーザーに知らせる機能です。例えば、忙しくて重要なメールを放置したままにしている場合に「3日前に受信していますが、返信しますか？」と、該当の重要メールをユーザーに催促する機能です。
Nudging機能：アクションの提案を有効にする。
Gmail > 設定：歯車アイコン > 全般タブの[アクションの提案]
※Nudging機能は新しいGmailwを利用ユーザーのみの機能です
※デフォルトではオンになっています。必要であれば設定よりオフにすることができます。 ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
2）機密モード(コンシューマー向けGmailの機能)
機密モードは、送信したメールに有効期限を設定する機能です。 また、メールの印刷や転送を制限するなど、ある程度の情報流用を防げる機能です。※現時点では、情報保護モードに関しましてはコンシューマー向けの Gmail では実装されていますが、 G Suite では実装予定中のため、現在は利用できない機能となっています。
情報保護モードのリリースや G Suite における今後のアップデート情報に関しましては、 以下のアップデートブログ等に情報が掲載される予定です。
G Suite アップデート ブログ
https://gsuiteupdates-ja.googleblog.com/
What's New in G Suite ( 英語版 )
https://gsuite.google.com/whatsnew/
（設定手順）
1）Gmailを作成>情報保護モードのオン・オフアイコンをクリック
2）報保護モードウィンドウが表示されます。有効期限とSMSパスコードの使用有無を設定＞保存をクリック
※SMSパスコードを使用すると、有効期限内であっても受信者はパスコードを取得しないとメールを確認でなくなります。SMSパスコードを使用する場合は、相手の電話番号を指定してしての携帯番号に承認用のパスコードを送信できます。
3）作成したメールに有効期限が表示されます。これを確認し[送信]します。 設定を変更する場合は[編集]をクリックすると前述の設定画面に移行するので、再設定を行います。
※受信者のメール上にも、有効期限が表示されます。（メールを表示をクリックしてメールを開きます。）
情報保護モードで届いたメールは以下の操作が制限されます。
・テキストはコピー不可
・メール転送や添付ファイルのダウンロード不可
・有効期限を過ぎると、メールの内容を閲覧不可
（注意） Android/iPhone/iPadのGmailアプリでは、情報保護モードでメールを送信することはできません（受信は可能）。ウェブ版Gmailのみの機能です。
3）iPhoneのGmailアプリを活用
- 3-ⅰ）メールをスヌーズ
受信したメールに対応できない時に、「スヌーズ」機能を利用して、再度通知が表示されるように設定することで、確認忘れを防ぐことができます。（手順）
1）受信メールを開く>上部３点をタップ
2）スヌーズのタイミングを選択します
3）左メニューの[スヌーズ]よりスヌーズしたメールを確認できます。
〈tips〉
スヌーズのデフォルト値を変更する場合は、 設定より、アカウントのをタップ
>[スヌーズ設定]をタップ
>設定画面より時間をカスタマイズします。
- 3-ⅱ）iPhone上のメモをGmail上で確認
iPhone標準のメモアプリで作成したメモを、Gmailと同期する事ができます。 iPhoneやiPadでメモを作成し、パソコンでGmailを確認する時に、メモの内容をGmail画面で確認できるので iPhoneやiPadでメモを確認する手間が省けます。（手順）
1）iOSの設定からそのGoogleアカウントの「メモ」を有効にしておきます。
設定>パスワードとアカウント> 対象とGmailを選択。メモを有効にします。
2）iOS標準の「メモ」アプリをタップ>Gmailアカウントのメモをタップ
3）メモを作成
4）Gmail上の「Notes」ラベルをタップすると、メモを確認できます
- 3-ⅲ）メールをPDF保存
受信したメールの内容をPDFとして保存したい場合に、Gmailアプリ内から、出力をプリンターではなく「PDF形式で保存」することができます。 今回はGoogleドライブにPDF保存する方法をご案内致します。1）受信メールを開きます > 3点メニューより[印刷]を選択します。
2）AirPrintをタップ
3）印刷画面をピンチアウト
4）右上アイコンをタップ
5）ドライブにコピーをタップ
6）保存先ドライブのアカウントを確認し、[保存]します。マイドライブにPDFとして保存されます。
以上、新機能の[Nudging機能]と[機密モード]について復習と、iPhoneのGmailアプリの活用方法をご紹介致しました。
その他、Gmailの拡張機能などもございます。自身の環境にあわせた機能を活用して業務効率化を図っていきたいですね。