Apps調査隊の小金澤です。
師が走る月がとうとう、やってきました。
年末に向けて計画的に仕事、プライベートともに物事を進めていきたいです。
早速ですが、今回ご紹介させていただくのは
Gmail に突如現れた「Google Workspace Flows」です。
こちらはどういった機能なのかといいますと
Gemini の力を活用してワークスペース間のタスクを自動化する AI ウェブアプリです。
プログラミングの知識がなくても
さまざまなアプリやインターネットを横断する複数のアクションを
自動化できるように設計されています。
Flows の主な目的は、日常的な反復タスクの効率化を支援することだそうです。
具体的には
受信メールの自動振り分け、
会議のための準備、顧客へのフォローアップの下書き作成など
自動化するフローを構築できます。
早速、見てみましょう！
フローを構成する3つの主要な要素＞＞＞＞
フローは以下の3つの基本的な構成要素を中心に構築されています。
1. スターター (Starter)
フローを開始するイベントまたはスケジュールです。
例えば特定の人からメールを受信したとき等、希望動作を設定します。
2. ステップ (Step)
スターターが発動した後、フローが実行するアクションのことです。
メールへの返信、スプレッドシートの更新、Gemini への調査依頼などがあります。
Google Workspace 以外のタスク（例：CRMリードの作成）を
含めることも可能です。
3. 変数 (Variable)
変数とは、スターターやステップからの情報を格納する、
変更可能な項目のこと（プレースホルダー）です。
こちらを使用することで、
ステップで得られた情報を後続のステップに渡すことができ、
ワークフローのカスタマイズが可能になります。
例として、
受信したメッセージから送信者のメールアドレスを自動的に取得し、
その情報をスプレッドシートに追加する際に使用されます。
「Turn on」をクリックすれば、設定完了です。
フローの作成方法と活用＞＞＞＞
Flows で作業を自動化するには、主に3つの方法があります。
1. Geminiによるカスタムフロー
自動化したい内容とタイミングを Gemini に入力するだけで、
カスタムフローが生成されます。
例）
カスタマーサポートメールを受信する都度、『サポート』というラベルを設定し
この FAQ ドキュメントに基づいて返信の下書きを作成する
【受信トレイ】
【自動作成された下書き】
2. テンプレートの利用
あらかじめ構築されたテンプレートを使用し、
一般的なタスク向けに最小限の設定で利用できます。
3. ゼロからの構築
Workspace アプリ全体で利用可能なスターターを選択し、
ニーズに応じて自身でステップを追加・設定します。
さて、いかがだったでしょうか。
Google Workspace Flows は現在、
アルファ版 Gemini 機能をオンにしているお客様向けに英語で提供されています。
詳細：管理コンソール ＞ 生成AI ＞ Gemini for Google Workspace
ですが、日本語で入力しても動作したので、
正式リリースする際はページ全体が日本語になっているかと思います。
それまではページを日本語翻訳してご使用ください。
ぜひ、皆様も新機能を探索してみてください！