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2019年10月21日

【Apps調査隊】スケジュールの活用について調査せよ。

Apps調査隊の蟹江です。


何気なく連絡したら相手が休みだった、打ち合わせを入れた時間が業務時間外だった…
あとから気づいて気まずい思いをしたことはありませんか?
そんな問題を解決する新機能が実装されましたのでご紹介します。


1.カレンダー

取引先に電話をかけたいけど、向こうの定時いつだっけ?
朝イチで打ち合わせのスケジュールを取りたいけど、相手の朝イチって何時?
この問題、Googleカレンダーユーザなら解決できます。

【業務時間の表示】

 他のユーザーと会議の予定を設定しようとすると、相手の業務時間が表示されます。



【予定作成者向けの警告】

 ゲストの業務時間外に予定を設定しようとすると、通知が表示されます。




【業務時間がデフォルトでオン】

業務時間がデフォルトで表示されます。


2.Gmail ・Hangouts Chat

こちらにも新機能が追加されています。

【不在のユーザーを Gmail や Hangouts Chat で確認】

カレンダーに不在が予定されているとき、下記のように警告メッセージが出るようになりました。




送る前に気づけるので、別の担当さんに連絡することもできますね。



自分の業務時間も設定しておくと、相手が同じように連絡しようとしたときにこの表示になります。
残業抑制のためにもぜひ活用したい機能ですね!!!!!


3.自分も設定する!

自分のカレンダーにも設定しておけば、相手に気を使わせることもありません。
今から一緒に設定しましょう!!!!!!!!!
5分あれば設定できますから!!!!!!

【業務時間を設定する】

カレンダーの設定から業務時間を設定します。




ね?簡単でしょう。

【不在設定をする】



いつものようにカレンダーに予定を入れる画面を出し、2行目を「外出中」へ変更します。
会議の招待を自動で弾いてくれる設定は「既存および新しい会議への招待を自動的に辞退する」にチェックを!!!
メッセージを変更して保存すれば、相手がメッセージを送ろうとすると警告がでますし予定は辞退されます。



これで設定できましたね!!!
今週からおやすみの日を仕事に邪魔されないで過ごせます。

以上、スケジュールの活用についてご紹介しました。