【Apps調査隊】Google Chat のサイレントモードついて調査してみた。

Apps調査隊の阿部です。

2022年もあと数日ですが、いかがお過ごしでしょうか🎍

今回はGoogle Chat で「サイレントモード」にカスタムで期間を

設定できるようになりました!‼

いつものお昼休みに通知をミュートにしたい場合や、

週末は仕事に邪魔されないように、自動的に「サイレントモード」を

設定しておきたいときに便利です。

また、定期的なスケジュールを設定して、

その間ウェブ、Android、iOS での Chat からの通知を停止することもできます。

《通知設定》

1.Google chatの画面で右上にある「アクティブ」をクリックし 「通知を一時的にミュート」を選択

2.１ではチャットの通知のミュート期間が選択でき、

現時刻から選んだ時間までミュートしてくれます。

時間の下に、経過後の時間が表示されるのは嬉しいですね✨

3.２の「指定した時刻」までは現時刻から設定した日時まで

ミュートされます。

4.３では「サイレントモードのスケジュール」を作成できます。

時間や曜日をカスタマイズできます。

作成してチェックしていれば、その時間にサイレントモードを自動的にオンにしてくれます。

いかがでしたか？

通常の昼休みに通知をミュートしたいときや、

デスクから離れている週末に自動的に「サイレント モード」を

設定したいときにとても便利です。

Chat に煩わされることなく集中したいとき、

あるいは完全に仕事から離れたいときにもご活用ください！

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最後になりますが、今年もブログをご覧いただき、ありがとうございました。 来年もたくさんの情報を発信して参りますので、 引き続き宜しくお願い致します。 来年も皆さまにとって良い年になりますように、

どうぞよいお年をお迎えください。🌄

 

【Apps調査隊】Googleスプレッドシートのタイムラインについて調査してみた。

Apps調査隊の阿部です。

今回はGoogleスプレッドシートの新しい機能「タイムライン ビュー」です！

この機能はプロジェクトの状況を追跡・把握できるものです。

タイムラインビューでは

・プロジェクトのタスク

・マーケティング キャンペーン

・スケジュール

・チーム間のコラボレーション

・今後のプラン

などが作成できます！

新しいビジュアルレイヤーには、タスクの開始日と終了日、説明、管理者など、スプレッドシートに保存されているプロジェクトの情報が表示されます。

早速「タイムライン ビュー」を作成してみました！

《1.データーを準備する》

今回は「プロジェクトのタスク」をモチーフにして作成してみました。

◎データー

・＃：数　　　・主担当　　・開始　　　⇒表にする

・カテゴリ　　・状況　　　・終了　　

・todo

◎重要：開始時間と終了時間を必ず作成する

豆知識: [開始日] と [終了日] の場合、DATEVALUE 式を使えば正しい値の型が出力されます。

《2.タイムラインを挿入する》

メニューから、「挿入」＞「タイムライン」を選択します。

《3データの範囲を選択する.》

セルの範囲を選択し、「データ範囲の選択」の欄に指定した範囲が入力されたら

「OK」をクリックします。

《4.タイムラインのシート完成》

新たにタイムラインのシートができます。

最初はかなりシンプルです。

《5.表示内容を設定する》

タイムラインの表示は、右側の設定パネルで設定することができます。

カードタイトルやカードの色などカスタマイズできます。

いかがでしたか？

新たにリリースされたタイムライン✨

かなり簡単に作れます！

これからもっとアップデートされて行くことが期待されます。

ぜひタイムラインを活用してみてください！

【Apps調査隊】Googleのスマートチップについて調査してみた。

 Apps調査隊の阿部です。

今回はGoogleのドキュメントやスプレッドシートで活用できる「スマートチップ」です！

《スマートチップとは》

Google ドキュメントやスプレッドシートに 「@」 を付けることでユーザーやファイル、スケジュールなどを AI が自動サジェストして、 Google Workspace 内のデータを引用するためのリンクを作成できる機能です。

《含められる情報》

・Gmail または Google Workspace のメールアドレスを使用しているユーザー

・その他の Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドのファイル

《使い方~定例会議のアジェンダ~》

使い方の例として、よくある定例会議のアジェンダを作ってみました。

1.パソコンの Google ドキュメントを開きます。

2.ユーザーの情報を埋め込む~参加者を入れる~

最初に「@」と入力します。候補の中から該当するユーザーを選択する。

候補に表示されない場合は、＠の後にユーザーの名前などをアルファベットで打ち込むか、 「ユーザー　>」 を検索し、ユーザーを検索する。

3.Google のファイルのプレビューを埋め込む~議題を記入する~

最初に「@」と入力します。

候補から表示された Google のファイルに該当のものがあればそれを選択。ない場合は 「ファイル候補」 をクリックしてファイルを検索。

4.スケジュールを埋め込む~次回の会議の日付~

最初に「@」と入力します。

「日付」を選択する。

また、ユーザーの名前をクリックするとそのユーザーの勤務地、役職、メールアドレス、1 対 1 で Chat や Meet を実施するためのリンク、カレンダーに予定を入れるためのリンクが表示されます。

《重要 》

スマートチップ内にユーザーの名前リンクを追加しても、そのユーザーが自動的にドキュメントにアクセスできるようになるわけではありません。他のユーザーがアクセスできるようにするには、ドキュメントを共有してください。

いかがでしたか？

効率的にスマートチップを使いこなすことで、一つのファイルからタブを切り替えることなく必要な情報を獲得することが可能になります。

複雑なプロジェクトを遂行する際にはぜひスマートチップを活用してみてください！

【Apps調査隊】Google keepについて調査してみた。

Apps調査隊の阿部です。

今回は「メモアプリの決定版！」と思っている方も多いGoogle keepを紹介します。

ただメモを残すだけでなく、様々な活用方法を使いこなせていただけるように紹介致します！

《機能と基本画面》
まずは使いこなしていくために「どんな機能があるのか」をまとめました。　Google keepに搭載されている代表的な機能とその特徴です。

＊機能＊　　　＊特徴＊
ラベル　　　　：メモをカテゴリーごとに分けられる機能です。
アーカイブ　　：利用頻度が低くなったメモを非表示にする機能です。
色分け（背景）：メモ自体のカラーを変更して、視覚的にメモを分類する機能です。
固定　　　　　：特定のメモを固定して、分かりやすい場所で管理できる機能です。
音声メモ　　　：スマホのマイクから収録したことを記録できる機能です。（⚠PC では出来ません）
手書きメモ　　：指先や専用のペンで手書きのメモを残せる機能です。
チェックリスト：チェックボックスをタップするだけで、テキストに打ち消し線が引ける機能です。
共有　　　　　：作成したメモをほかの人と共有できる機能です。
リマインダー　：メモに通知設定をして、抜け漏れを防ぐ機能です。

そして、Google Keepのメモ画面は下図のようになります。
どこから機能を利用できるのか明示してみました。

《活用例》　

《メモの種類》

Google keepには4種類のメモがあります。

1,テキストメモ

　→一番スタンダードなメモ。タイトルと本文を分けてメモを書くことができます。

2,リストメモ

　→チェックリストにできるメモです。

　　チェックをつけて終わったものは削除していくことができます。

3,図形描画付きメモ

　→手書きでかけるメモです。

　　3種類のペンと28種類の色があります。

4,画像付きメモ

　→画像を選択して下にメモを加えることができます。

　　

《リマインダー》

日時か場所を選択して、メモを通知してくれる機能です。

・日付と時間

　→指定した時間になったら通知してくれます。

　繰り返し機能もあるので毎日だったり、週に1回などもできます。

・場所

　→指定した場所に到着したら、メモを通知してくれます。

　　時間が特に決まっていない買い物での買い物リストが重宝します。

《ショートカット》

Google keepにはショートカット機能があり、19個あります。

使いこなせたら素早く簡単にメモが取れるようになれると思います。

右上の歯車マークから確認もできます。

いかがでしょうか？

気軽に使えて、便利なメモアプリですが、場所による通知など様々な機能が思っていたよりも多くて私自身驚きました‼

皆さんもぜひご活用ください。

アップデート情報はメールマガジンやGoogle公式からご確認下さい。

次回もGoogleについて調査していきます！！ 

【Apps調査隊】Google Meetのアンケート機能を調査してみた。

 Apps調査隊の阿部です。

皆さんGoogle Meetのアンケート機能で、

ついに匿名でも利用できるようになりました！！！

匿名性を利用すると、自由に発言ができたり、気軽に行ってもらえることができます。

会議や説明会、セミナーなどで参加した人にちょっとしたアンケートを取りたいときや、合間で質疑応答が利用できます✨

そこで今回は、アンケート（投票）や質疑応答（Q＆A)の使い方を紹介致します。

《アンケート実施方法》

Meetしている最中に、ぱっとアンケート作成とアンケート収集ができます‼

1.会議中に、右下の「アクティビティ」をクリックします。

2.「アンケート」をクリック

3.「アンケートを開始」をクリック

4.アンケート設定画面になります。

タイトルと選択肢を入力し、最後に「公開」をクリックすると、アンケートがMeet参加者に向けて公開されます。

5.アンケート公開後、参加者には通知がされます。

「新しいアンケートがあります」とメッセージが右下に出ます。

6.アンケート回答があると、リアルタイムで確認が出来ます。

アンケート結果は、参加者に公開することも出来ます。

《Q&Aの実施方法》

1.会議中に、右下の「アクティビティ」をクリックします。

　→＊《アンケート実施方法》1と同じところです＊

2.「Q&A 」をクリック

3.「質問を入力」をクリック

4.質問内容を入力して「登録」をクリック

→質問が投稿されます

《質問を確認する》

1.Meet終了後、エクスポートされた質問が主催者にメールで送信されます

2.スプレッドシートにて一覧で確認出来ます

いかがでしょうか？

今回のアップデートのおかげで、匿名でもアンケートやQ&Aを参加できるようになりました！！！

会議の前のアイスブレイクや会議中でも気軽に質問ができるようになり、参加者から活発に質問を引き出せるようになると思います。

ぜひご活用ください✨

アップデート情報はメールマガジンやGoogle公式からご確認下さい。

次回もGoogleについて調査していきます！！

【Apps調査隊】Google カレンダーで自分の時間の使い方を調査してみた。

Apps調査隊の阿部です。

皆さんGoogleカレンダーを使っていますか？

Googleカレンダーには、時間の分析情報機能があり、

自分の時間の使い方を詳しく把握するための機能です。

そして今回カレンダーの時間の分析情報機能で、

予定に名前の付いた色を割り当てることにより、時間のカテゴリ分けができるようになりました!!

今回はGoogleカレンダーで時間の分析情報機能を、

みなさんがカスタマイズして、簡単に確認できるように紹介します。

《時間の分析情報》

1,左の１「時間の分析情報」をクリック

→「その他の分析情報」をクリックすると右から「時間の内訳」が出てきます

2,「種類別」と「色別」があり、２の筆をクリックすると色にラベルを割り当てられます

→色ごとに時間がわかるようになります

3,「種類別」はミーティングの時間が記録されています

○サイレントモード

集中して自分の時間を押さえたいときに便利です

⚠多用してしまうと、相手が予定を押さえにくくなるので注意

○残り時間

業務時間に基づいて算出されるので、営業時間を設定しておくと便利です

5,会議に割いた時間・会議に参加したユーザー

時間の分析情報をスクロールしていくと、会議とみなされる予定が記録されます

いかがでしょうか？

今回のアップデートのおかげで、何に時間を使ったかが更に詳しく可視化できるようになりました。

自分好みにカスタマイズして見てください！！

アップデート情報はメールマガジンやGoogle公式からご確認下さい。 次回もGoogleについて調査していきます！！

【Apps調査隊】セキュリティ強化について調査せよ第二弾。

Apps調査隊の阿部です。

前回から【セキュリティ強化】について調査しており、

ステップ1〜5のうち1と2を紹介しました。

そして今回は第二弾としてステップ3〜5をご紹介します！

セキュリティを強化して安心して使用していきましょう！！

《ステップ 3: 固有の安全なパスワードを使用する》

複数のサイトで同じパスワードを使用することは危険です。1 つのサイトの

パスワードがハッキングされた場合、そのパスワードを使用して複数のサイトのアカウントにアクセスが出来てしまいます。

・アカウントごとに固有の安全なパスワードを作成してください。

◎パスワードを管理する

パスワード マネージャーを使用すると、安全で固有のパスワードを生成、管理できます。Chrome や他の信頼できるプロバイダから提供されているパスワード マネージャーの使用をご検討ください。

ヒント: Google アカウントに保存されたパスワードについて、漏えいの可能性があるか、脆弱であるか、複数のアカウントで再利用されているかどうかを確認するには、パスワード チェックアップをご利用ください。

✿パスワードチェック

1,Googleアカウント管理に入る

→セキュリティからパスワードチェックを選択

2,パスワードチェックアップに移動

→パスワードを確認をクリック

3,項目を確認して、万全な状態にしましょう

✿ハッカーからパスワードを保護する

Google アカウントのパスワードを Google 以外のサイトで入力した場合に通知されるようにするには、Chrome のパスワード アラートをオンにします。そうすれば、サイトが Google になりすましているかどうかがわかり、パスワードを盗まれた場合は変更することができます。

注: 2 段階認証プロセスを有効にすると、アカウントのセキュリティが

さらに強化されます。

《ステップ 4: アプリやブラウザの不要な拡張機能を削除する》

デバイスにインストールするアプリが増えるにつれ、脆弱性が増す可能性があります。機密情報にアクセスできるデバイスには、重要なアプリやブラウザ拡張機能のみをインストールしてください。デバイスや個人情報を保護するため、不明なアプリや提供元不明のアプリはインストールしないでください。

◎手順の説明:

・Android デバイスでアプリを削除または無効にする

・Chrome での拡張機能のアンインストール

・Chromebook でのアプリや拡張機能のアンインストール

✿拡張機能

1,Chrome を開き、その他のアイコンをクリック

2,その他のツールをクリック

3,拡張機能をクリック

4,不要なものは【削除】を選択する

注: 他のデバイスやブラウザからアプリや拡張機能を削除する方法については、

該当するサポートサイトをご覧ください。

《ステップ 5: 不審なメッセージやコンテンツから保護する》

ハッカーがメールやテキスト メッセージ、電話、ウェブページを利用して、

なんらかの機関、家族、同僚などになりすます可能性があります。

◎不審なリクエストをブロックする

⚠お使いのパスワードは、どのような場合でも教えないでください。

Google がメールやメッセージ、電話でパスワードを尋ねることはありません。

⚠個人情報や金融情報を要求する不審なメール、テキスト、

インスタント メッセージ、ウェブページ、電話などには答えないでください。

⚠信頼できないウェブサイトや送信者からのメール、メッセージ、

ウェブページ、ポップアップなどに含まれるリンクはクリックしないでください。

◎不審なメールをブロックする

Gmail では不審なメールを自動的に特定してアカウントを保護します。

また、下記のヒントを参考にして、不審なメールや疑わしい設定を特定することもできます。

・Gmail のメールが偽物である可能性があるかどうかを確認する

・メールアドレスと送信者名が一致しているかどうかを確認する

・Gmail で不審なメールを受信した場合は迷惑メールやフィッシングとして

報告し、同様のメールを今後 Google で防ぐことができるようにする

・Gmail の設定をチェックして、不審なアクティビティがないことを確認する

ヒント: パソコンで Gmail を使用している場合は、クリックせずにリンクにカーソルを合わせます。左下に表示されるウェブアドレスを見て、予想どおりのアドレスであるかどうかを確認してください。

◎不審なウェブページへのアクセスを避ける

Google Chrome と Google 検索には、不審なコンテンツや望ましくない

ソフトウェアに関する警告が表示されます。

◎アカウントに不審なアクティビティが見つかった場合

手順に沿ってアカウントを保護してください。

いかがでしょうか？

対策をしっかり行って、セキュリティも強化して

安心して使用できるようにしましょう！

アップデート情報はメールマガジンやGoogle公式からご確認下さい。

次回もGoogleについて調査していきます！！