Apps調査隊の髙橋です。
今回テーマにあるようにVaultはどういう機能等があるのか、初見で見た時、
便利だと感じた機能等に触れていきたいと思います。
これからVaultの機能を紹介していく前に、事前にお伝えすると、
こちらの機能はBusiness Plus以上のエディションからご利用頂ける機能になります。
エディションを検討中の方がいらっしゃいましたら、ぜひVaultの機能をお試しください。
では早速、Vaultの機能を見ていきたいと思います。
まず、Vaultを開きますとホーム画面が表示されます。
ホームを見ると、「保持」「案件」「レポート」と表示されます。
初めに、「保持」から見ていきたいと思います。
【保持】
画面を開きますと、下記のように「デフォルトのルール」の画面が表示されます。
では、そもそも、この機能はどういうものなのでしょうか。
この保持の機能としては、法的義務やデータ保全義務、データを永続的に保持ができ、もし記録保持対象のユーザーが削除した場合でも、Vault内に残したままに出来ます。
先程の画像にもありましたように、GmailやGoogle ドライブ等、記録を保持することが出来ます。
例として、Gmailの設定を見ていきたいと思います。
それぞれの保持される対象はアプリによって異なりますが、Gmailの場合は
組織内のユーザーが送受信したメールおよび添付ファイル、送信した情報保護モードのメールが保持の対象になります。
設定はとても簡単で、メッセージを永続的に保持するには、
下記のように「期限なし」を選択して頂ければと思います。
例）
また、期限を設定する場合は「保持期間」をクリックします。
クリックしますと、日数を設定できるので設定後は、下のチェックをどちらか選択して最後に保存で完了です。
【案件】
次に「案件」を見ていきたいと思います。
まず、「案件」とは組織の Google Workspace データの記録保持、検索、書き出しを格納する場所になります。
案件は、作成したユーザーが所有するのですが、そのユーザーの Google Workspace アカウントを削除したとしても、Vault 内の案件は削除されずVault ユーザーは引き続き案件を開いたり、他の Vault ユーザーと共有したりすることができます。
不要になった案件に関しては、残っている記録保持をすべて解除した後、
終了、削除が出来ます。
では初めに「案件」の作成をしていきたいと思います。
「案件」がない場合、必要に応じて下記手順で作成致します。
【作成手順】
1.Vaultのホームに移ります。
2.ホームから「案件」をクリックし、画面を開きます。
3.画面の左上に「作成」とありますので、クリックします。
4.「作成」をクリックしますと、下記のように作成画面が出てくるので、案件名等入れて作成してください。
5.先程作成した「案件」を開き、検索をクリックします。ここでサービスをプルダウンから選択します。（今回はGmailを選択してみます。）
6.選択した後は、下の欄にある調べたいアカウントを記入します。
（エンティティで、「特定のアカウント」を絞ったり、「全てのアカウント」や「組織部門」と調べることが出来ます。）
7.「検索」をかけると検索結果にGmailの情報が表示されます。
【削除されていた場合の表示】
では、実際にメールが削除された場合、どの様に表示されるのか確認していきたいと思います。
先程の方法で検索し、指定したメールアドレスの検索結果を開きます。
検索結果の中に、私が予め検証用で送っていたテストメールがあるので、今回はそれを開いて内容を確認します。
クリックすると、画面右側に表示されるので、青文字で書かれている「詳細を表示」をクリックします。
すると下記画面のように詳細が表示され、削除されていることも確認が出来ます。
この様に、ゴミ箱に入り見れなくなったメール等も、Vaultを使うと見れるようになります。
【レポート】
レポートとは、Vault のユーザーが Vault で行った操作を、
Vault 全体または特定の案件について確認することができます。
どのユーザーが編集したかや、更にどの案件からエクスポート ファイルをダウンロードしたか等も確認が出来ます。
CSVでダウンロードして、スプレッドシート等で閲覧も可能です。
いかがでしたでしょうか、以上がVaultの主な機能になります。
初めてVaultを作成するときなどの参考になれば幸いです。
とても便利な機能なので、ぜひご活用してください。