【Apps調査隊】まとめ！2023年にご紹介した記事について

Apps調査隊の小金澤です。

1月やその付近になると占いや運勢について触れることが多いのですが、

今年は迷いの年と宣告されていました。

振り返れば、自分の中にデータがないのにどちらか選ばなきゃいけないの?!

という状況が昨年以上あり、凄く苦悩した記憶です。

来年はそのときに蓄積したデータを活用し縦横無尽に駆け抜けたいものです。

さて、今回はタイトルにもありますように

2023年にご紹介した記事について振り返る回でございます。

去年の末ぐらいから執筆をさせていただきましたが、

その中で注目を浴びた3つの記事をピックアップいたします。

【Apps調査隊】Google カレンダーの「予約」について調査してみた　第2弾

こちらは Business Starter 以外ご利用者様向けの記事になります。

初回の「【Apps調査隊】Google カレンダーの「予約」について調査してみた」は

Business Starter が対象なので、ご契約されているお客様が多い分、

閲覧数が多いと予想していたのですが、以外にも 第2弾 であり三度、見返しました。

記事の内容は 予約スケジュールを作成できる機能のご紹介です。

日程や受付時間（開始日・終了日）、予約枠などなど

お好みにカスタマイズができます！

Business Starter の方については、

予約不可の日、準備時間（アイドルタイム）、1日あたりの予約件数の上限が設定できない

ということがありますので、使用する際は注意が必要です。

【Business Starter 以外】

【Business Starter 】

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https://www.njccloud.jp/2023/03/appsgoogle-2.html

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【Apps調査隊】Google グループの機能について調査してみた！　第2弾

こちらも 1 と2 に分けてご紹介したのですが、第2弾の方が閲覧数が多かったです。

第1弾 はパンチが弱くなってしまうのでしょうか？

こちらでご紹介した内容は以下4点です。

★　承認済み／保留中

☆　ラベリング

★　共同トレイ

☆　ファイルを添付できるユーザー

これらは、該当グループの［グループ設定］内にてカスタマイズできる機能であり

Google カレンダーの「予約」とは違い、

Google Workspace をご利用のすべてのお客様が使用できるものとなっております。

ちなみに 第1弾 と 第2弾 で紹介していないワザですが、

代表メール（個人アドレス）に届いたメールを複数人に転送させたいという時

Gmail 画面の右上「歯車マーク」から『メール転送と POP/IMAP』を選択し

「転送先アドレスを追加」にグループアドレスを登録すれば

グループに属している方々へメールが届きます！

下記ブログでも転送設定についてご説明しておりますので、

よろしければご参考ください！

 →【Apps調査隊】意外と忘れてる？Gmailの機能について調査せよ。

「承認済み／保留中」ではグループオーナーにのみ

メールが届いたことがわかりますが、

他のメンバーは Google グループへ見に行かないと確認ができません。

ですので、フィルタを作成では作業が追いつかないという時に活用すると

便利かもしれませんね！

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https://www.njccloud.jp/2023/09/appsgoogle-2.html

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【Apps調査隊】Google bard について調査してみた！

最後に ジェネレーティブAI（学習したデータを元にデータや情報を生成する技術）を

活用した Google bard（bard.google.com）についてですが、

2022年冬頃に ChatGTP が大々的に取り上げられ

Google でも Google bard を発表するという流れに盛り上がった記憶です。

質問したことに 9割方 返答をしてくれるため、

ついつい疑わず納得してしまうのですが

試験運用中のサービスであるので回答内容が不正確・不適切な場合があります。

今後も Google bard からの回答を吟味したいところです。

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https://www.njccloud.jp/2023/07/appsgoogle-bard.html

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さて、いかがだったでしょうか。

この1年さまざまな記事を発信させていただきましたが

皆様のお力になれましたでしょうか？

来年も発信して参りますので、引き続きチェックいただけますと幸いです。

どうぞ、体調にお気をつけて よいお年をお迎えください。
来年も Apps調査隊 をよろしくお願いいたします！

【Apps調査隊】2024年サードパーティ アプリ Google のログイン方法改変について

 Apps調査隊の小金澤です。

急に寒くなったと思ったらもう 12月、というのが受け入れられません。

それからブログを書き始めてから 1年が経過しようとしていることについても

驚きと感慨深さが入り混じっております。

今年もあと 3週間ほどですので、

やることリストを消化していく所存です。

さて、10月に Google から

2024 年 9 月 30 日以降、パスワードのみを使用して Google アカウント

および Google Sync にアクセスするサードパーティアプリのサポートを

終了すると発表がありました。

▼発表があった Google Workspace Updates ブログ

https://workspaceupdates-ja.googleblog.com/2023/10/2024-9-30-google-google-sync.html

今回は こちらのサードパーティアプリやら 新しいログイン方法やらの内容を

解説していきたいと思います。

まず、サードパーティ（Third Party）は「第三者」を意味します。

つまり、正規ではない類似したものを指します。

ーーーー　そのほか　ーーーーーーーーーーーーーーーー

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

そのサードパーティアプリ（またはデバイス）ですが

2024年09月30日以降、POPを含め IMAP、SMTP等で

ユーザー名とパスワードを設定し、利用しているアプリは使用できなくなります。

 

なお、ウェブブラウザ上や Google 公式アプリから

直接ログインされている場合は問題ございません。

【イメージ図】

矢印の箇所からログイン

このような対応が取られる理由として、

基本認証を使用するとアカウントが脆弱になり不正使用される可能性が高まるためです。

そこで推奨されている方法としては 2点あります。

①　アプリパスワードをご利用いただくこと

②　OAuth 認証に対応しているアプリケーションへの切り替え

① のアプリパスワードは、

安全性の低いアプリ（LSA；Less Secure App）や

デバイスに Google アカウントへのアクセスを許可する 16 桁のパスコードです。

参照：項目「アプリ パスワードを作成、使用する」
https://support.google.com/accounts/answer/185833?hl=ja

② の OAuth  (オー オース) とは

ユーザーの認証情報を共有することなく、

ユーザーに代わって他のアプリケーションが

リソースにアクセスできるようにするための仕組みです。

2024 年 9月までに対応しなくては、というものでしたが

同年 6 月 15 日 にはもう安全性の低いアプリ（LSA）の設定が削除され、

設定の変更ができなくなりますので、

その月までに対応した方がよろしいかと思います。

それまでバタバタした時期と思われますので

変更対応は大変だと思いますが、何卒よろしくお願いします！

【Apps調査隊】スコアカードとスライサーについて調査してみた！〜 スライサー編 〜

 Apps調査隊の小金澤です。

最近 16タイプ性格診断テストなどの性格診断が流行っているらしく

また SNS で見かけることが増えました。

社内でも自身を動物に例えてくれる性格診断テストをやったのですが、

分類にユニコーンがあったのことは未だに納得できていないです。

さて、今回のスライサー編でございますが

スライサーにあまり触れてこなかった方々へご案内しますと

フィルタ表示と同様、スプレッドシート上ででデータの絞り込みができる機能です。

フィルタとの違いは、より広範囲で表示を変えることができます！

以下手順で設定をしていきます。

①　メニューバー内「データ」を展開し、「スライサーを追加」を選択します。

②　範囲の選択が展開され、抽出したい表を選択します。

③　シート右側にスライサーの詳細設定が表示されます。

　　「データ範囲」下にピックアップする列を選択します。

↓

↓

④　スライサーに視点を戻しまして、

　　「すべて ▼」をピックアップしたいものに変更すると数字が変わります！

　　範囲指定を同じシートにした棒グラフも連動します

【すべて】

【”参” （1/3）を指定】

これで、プレゼンテーションで色々なタブを開く必要性はなくなるうえ

注目してほしい箇所が 1 点のため

聴衆者がどこを見ていいの？！と なることは ありません！

いかがだったでしょうか。

今回のやり方の他に、ピボットテーブルとかけ合わせることや

（グラフのみの場合）複数選択して比較表を作成できたりと使い方によって幅が広がります。

ぜひ皆様もご活用ください！

【Apps調査隊】スコアカードとスライサーについて調査してみた！〜 スコアカード編 〜

 Apps調査隊の小金澤です。

最近、実家においてある私物を整理したのですが

講義内で使用していたテキストの貸借対照表のページだけ

やけに書き込みが少なかったです。

調べてもあまり理解できなかったのでしょうね。

今も理解できているか怪しいです。

ただ、そういったものに必要な Google スプレッドシート について

様々な機能があることを知る機会が ありましたので

ネタ探しも含めてヘルプ記事を見ていたのですが

衝撃的なものがありました。

それがこちらです。

見た瞬間「超かっこいい！」と感動したのでぜひ皆様にも共有したいと

ブログにしたためた次第です。

ヘルプ記事（https://support.google.com/docs/answer/9245556）

▶スライサーを使用してグラフと表をフィルタする

　項目[スライサーの例]

ただ思いの外、紹介が長くなってしまったので

〜 スコアカード編 〜 と 〜 スライサー編 〜 の２つに分けてご紹介していきます。

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まず、元となる表を用意します。

” スコアカード ” は集計表をわかりやすくするグラフなので

そういったものの方がいいです。

次にスコアカードを作成していくのですが、

次のページに作成することをオススメします。

理由は後ほど

メニューバー「挿入」＞「グラフ」を選択するとグラフエディタが現れます。

その内の「グラフの種類」から『スコアカード　グラフ』を選択します。

項目「データ範囲」にある、四分割されている四角をクリックし

範囲を選択していきます。

範囲入力は2パターンありまして

①　クリック

参照するシートに移動し、範囲を選択していきます。

②　候補

「別の範囲を追加」の下に自動で候補が表示されます。

該当があればそちらから選択します。

「OK」をクリックすると、スコアカードが生成されます。

ヘルプ記事みたくかっこよく・見やすくする場合は

「キー値」と「ベースライン値」がカギとなります！

「キー値」は強調したいものを

「ベースライン値」は上記値の比較対象を入れていきます。

また、このままでは何を表したものか分からないため

『設定』横の『カスタマイズ』で文字を入力していきます。

そして完成したのがこちらになります！

カスタマイズできる箇所の色付けやフォント変えをしてみました。

コーヒー飲みながら作業したためコーヒーチックになってしまいました

（ブ■ンディのキャラメルオレが好きです。）

形は選択する箇所がなかったため四角のままですが

移動ができるので好きなところに配置ができます。

さて、スコアカード編は以上となります。

こちらの使い道としては、営業部門のノルマや人事部門の従業員満足度、

経営部門の財務状況など様々な部署で活用できるものと思います。

ぜひ、単体でも活用しがいがあるスコアカードをご活用ください！

【Apps調査隊】Gmail と Google ドライブ の検索演算子について調査してみた！

Apps調査隊の小金澤です！

急に肌寒くなりましたね。

通勤中の社内でも咳やくしゃみをしている方が目立ってきました。

私も寒さに負けないよう生姜チューブを購入しました。

皆様もどうか体調に気をつけてお過ごしください。

さて今回は検索ボックスについてご紹介していきます。

コレ

Gmail や Google ドライブ でよくみる検索ボックスですが、

こちらにキーワードを直接入力したりプルダウンメニューから

細かい条件を選択して利用することができます。

ただし、組み込んでも機能しないものもあるので注意です！

できること①　文字による絞り込み検索（○ Gmail　○ Google ドライブ ）

まずは Gmail での検索方法です。

例えば、ワード「田中太郎」を検索します。

”（ダブルクオテーション）がない場合、「田中」と「田中太郎」に反応します。

【 ” をつけない場合】

一方 ” で囲むと「田中太郎」に反応します。

【 ” をつけた場合】

なお、スペースが入っていても反応してくれます！

Google ドライブの場合は、

Google Chat と同じように検索チップがあるのでそちらを使えば便利ですが

ドキュメント・スプレッドシート内にある単語を検索することができます。

できること②　添付ファイルの検索（○ Gmail　× Google ドライブ ）

「検索オプション」を使用し、

添付ファイル付きのメールを探し当てることはできるのですが

こちらはドキュメントや画像ファイルもヒットしてしまうので

送受信量が多いとすごく大変です。

そこで活躍するのが「has:添付ファイルの種類」です！

添付ファイル全体だと「has:attachment」になりますが

『attachment』を『document』や『spreadsheet』に変更します。

画像ファイルの場合は、ファイル形式（filename:）で検索をします。

ちなみに Google ドライブはファイル形式（filename:）は使用できないため

拡張子のみを入力することをオススメします。

できること③　検索除外（○ Gmail　× Google ドライブ ）

除外したい検索条件に　-　をつけることで簡単に除外することができます。

例として

カレンダーのメール情報は「invite.ics」という添付情報をもっています。

「has:attachment -invite.ics 」と入力すると

これらを除いた添付ファイルを検索することができます。

Google ドライブは　前述 ② と同じく何も起こらなかったです。

さて、いかがだったでしょうか。

他にも検索演算子がありますので、下記に添付させていただきました！

▶ Gmail で使用できる検索演算子

https://support.google.com/mail/answer/7190?hl=ja&sjid=12750053136712472950-AP&authuser=0

▶Google ドライブでファイルを検索する

※項目[Google ドライブの検索オプション]

https://support.google.com/drive/answer/2375114?hl=ja&co=GENIE.Platform%3DDesktop&sjid=12750053136712472950-AP&authuser=0#zippy=

検索条件を組み合わせることにより

目的のファイルがより見つけやすくなりますので

ぜひこれらを活用してみてください！

【Apps調査隊】スプレッドシートの編集について調査してみた！

Apps調査隊の小金澤です。

ブログのネタを探している際、たまたま社内のグループチャットに

スプレッドシートにハイライトを付けることができる拡張機能があるという紹介が

流れてきました。

その記事に反応をしている方が多かったので

普段の業務でスプレッドシートをあまり使用しない身としては

「不便と感じることがあるのだな」とハッとしました。

これを機に色々みてみたら面白そうなのがありましたので

今回はそれを紹介していきます！

セルの幅に収まらないテキストの表示

セル内にテキストが収まらないこと、ありますよね。

そんな時はこちらの機能！

表示形式 ＞ ラッピング 内にある

「はみ出す」「折り返す」「切り詰める」で解決します。

なお、メニューバーにもこちらの機能が格納されています。

はみ出す

　セルから文字が はみ出します。

折り返す

セル内に文字が収まるよう折り返してくれます。

切り詰める

セルの枠の大きさを変えず、外枠の線も消えない方法です。

グループ化

シートの列が徐々に増えていくと一番下の列を確認するのは億劫なとき

列をたたむことができます。

まず、折りたたみたい範囲を指定します。（囲います）

次に『表示』の「グループ化」より[行○〜○ をグループ化] を選択します。 

そうしますと行数の左側に ー が表示されます。

こちらをクリックすると先程指定した行数がキュッとまとまります。

範囲指定をし右クリックをした際に表示される「行○ - ○ を非表示」とは違い、

グループ化は何度も開いたり閉じたりが可能です。

グループを解除したい場合は、ー を右クリックすれば削除項目が出てきます。

なお、列の場合も行と同じ手順でグループ化・グループ化削除が可能です！

ピボットテーブル

続いては、メニュー「挿入」内にある [ピボットテーブル] をご紹介します。

ピボットテーブルとは、

さまざまな視点から膨大なデータの集計や分析ができる機能です。

関数を使うことはありません。

〈膨大なデータ〉

ちなみに ピボット は 旋回軸、中心点、要点を意味する pivot で、

項目を軸としてデータを回転させるように

様々な視点からデータを捉えられるようにする機能から由来しているそうです。

それでは使ってみましょう！

まず範囲を指定し、メニュー「挿入」内 の [ピボットテーブル] をクリックします。

次にピボットテーブルの挿入先の選択肢が表示されますが、

別のシートに保存はできますが、別のスプレッドシートには保存ができないので注意です。

〈　別のスプレッドシートに保存ができない図　〉

なお、[新しいシート] を選択した場合は次ページに作成されます。

あとは、右側にあるエディタから項目を選択して好みにカスタマイズしていきます。

ちなみにエディタを「誤って消してしまった！」「項目を変更したいけど閉じちゃった」

なんていう時は、『総計』の下辺りにカーソルを合わせると [編集] が出てきてくれます。

そちらをクリックすれば事なきを得られます。

表の中の文字も編集することができるので

より見やすくなります！

【Before】

【After】

さて、いかがだったでしょうか。

私自身はスプレッドシートに長く触れて楽しかったです♪

あと、はたから見れば仕事できる風に装えるので気分は良かったです！

業務の中で活用してみるたり、仕事できる風にシートを作成してみてみたりと

いかがでしょうか。

ぜひご利用ください！