【Apps調査隊】Workspace Flows について調査してみた！

Apps調査隊の小金澤です。

師が走る月がとうとう、やってきました。

年末に向けて計画的に仕事、プライベートともに物事を進めていきたいです。

早速ですが、今回ご紹介させていただくのは

Gmail に突如現れた「Google Workspace Flows」です。

こちらはどういった機能なのかといいますと

Gemini の力を活用してワークスペース間のタスクを自動化する AI ウェブアプリです。

プログラミングの知識がなくても

さまざまなアプリやインターネットを横断する複数のアクションを

自動化できるように設計されています。

Flows の主な目的は、日常的な反復タスクの効率化を支援することだそうです。

具体的には

受信メールの自動振り分け、

会議のための準備、顧客へのフォローアップの下書き作成など

自動化するフローを構築できます。

早速、見てみましょう！

フローを構成する3つの主要な要素＞＞＞＞　　

フローは以下の3つの基本的な構成要素を中心に構築されています。

1.  スターター (Starter)

フローを開始するイベントまたはスケジュールです。

例えば特定の人からメールを受信したとき等、希望動作を設定します。

2.  ステップ (Step)

スターターが発動した後、フローが実行するアクションのことです。

メールへの返信、スプレッドシートの更新、Gemini への調査依頼などがあります。

Google Workspace 以外のタスク（例：CRMリードの作成）を

含めることも可能です。

3.  変数 (Variable)

変数とは、スターターやステップからの情報を格納する、

変更可能な項目のこと（プレースホルダー）です。

こちらを使用することで、

ステップで得られた情報を後続のステップに渡すことができ、

ワークフローのカスタマイズが可能になります。

例として、

受信したメッセージから送信者のメールアドレスを自動的に取得し、

その情報をスプレッドシートに追加する際に使用されます。

「Turn on」をクリックすれば、設定完了です。

フローの作成方法と活用＞＞＞＞　　

Flows で作業を自動化するには、主に3つの方法があります。

1.  Geminiによるカスタムフロー

自動化したい内容とタイミングを Gemini に入力するだけで、

カスタムフローが生成されます。

例）

カスタマーサポートメールを受信する都度、『サポート』というラベルを設定し

この FAQ ドキュメントに基づいて返信の下書きを作成する

【受信トレイ】

【自動作成された下書き】

2.  テンプレートの利用

あらかじめ構築されたテンプレートを使用し、

一般的なタスク向けに最小限の設定で利用できます。

3.  ゼロからの構築

Workspace アプリ全体で利用可能なスターターを選択し、

ニーズに応じて自身でステップを追加・設定します。

さて、いかがだったでしょうか。

Google Workspace Flows は現在、

アルファ版 Gemini 機能をオンにしているお客様向けに英語で提供されています。

詳細：管理コンソール ＞ 生成AI ＞ Gemini for Google Workspace

ですが、日本語で入力しても動作したので、

正式リリースする際はページ全体が日本語になっているかと思います。

それまではページを日本語翻訳してご使用ください。

ぜひ、皆様も新機能を探索してみてください！

【Apps調査隊】NotebookLM（Business Starter 利用者用）について再調査してみた！ ~ソース編~

 Apps調査隊の小金澤です。

2025年の終わりが近づいてくるこの時期、

毎年のように年をまたいで対応する案件が現れるので

今から身構えています。

普段いただくお問い合わせは長くても1ヶ月半ほどで対応が完了しますが、

この時期ですと何故か2か月、3か月と長期案件になります。

様々な手段を用いて、早期解決に臨みたいところです。

さて、前回ご紹介した NotebookLM（Business Starter 利用者用）ですが、

今回は NotebookLM に格納する ソース について調査していきます！

まず、NotebookLMオーナーと編集者権限を持つユーザーが

PDF や txt、ドキュメント、スプレッドシート ...

様々な資料をソースとして NotebookLM に加えられます。

ただし、アップロードの場合は

スプレッドシートやスライドはできないので注意です！

「ソース」内に格納された資料は、

閲覧者権限を持っていても原本を確認できます。

画像

ここで気になるのが、

Google ドライブからアップロードされた資料が編集・削除された時かと存じます！

先に申し上げますと、

オーナーや編集者のユーザーに同期するためのボタンが表示されます。

次でそれぞれご紹介していきます。

アップロードされた資料が編集された時

資料内を編集した本人、

かつNotebookLMの権限がオーナーや編集者であった場合に

「同期ボタン」が表示されます。

なお、NotebookLMの権限が閲覧者の方が編集したときは、

こちらは表示されません。

こちらをクリックしますと、変更・修正した内容が NotebookLM 上に反映されます。

裏を返せば、クリックしない限りソースとして加えた日から

内容が変わらず有り続けます。

アップロードされた資料が削除された時

NotebookLM 内にアップロードされた資料は、

原本が削除されてもソースとして残り続けます。

ただし、ソースの中身を確認しようとすると

「ファイルはゴミ箱にあります」とポップアップが表示されます。

《ドキュメントの権限が ”編集者” の場合》

《ドキュメントの権限が ”閲覧者” の場合》

ここでコピー作成を勧められますが、

作成された資料は NotebookLM に追加されません。

コピー作成者のマイドライブ上に「（タイトル）のコピー」と、保存されます。

なお、完全削除された場合でもNotebookLM にソースとして残ります。

ただ、原本を展開することは叶いません。

《Notebook LM 上の表示》

《ドキュメント上の表示》

さて、いかがだったでしょうか。

削除しようと思っていた資料を1年の終わりに近づいてきた今日この頃に片付けたりと

整理整頓の機会が増えてくるのではないでしょうか。

その際に誤って...なんて事になっても NotebookLM に保存しておけば

軽症で済みます！

ぜひ活用してみてください！

【Apps調査隊】NotebookLM（Business Starter 利用者用）について再調査してみた！

 Apps調査隊の小金澤です。

すっかり肌寒い季節になりましたね。

昨年の冬から春へ移行する時に着古したものを捨てたので

冬仕様の服が少し足りない状態です。

ただ、冬服の新作が出始める頃ではあるので

デザイン性も考慮してこれから購入できるのは楽しみではあります。

さて、今回は Business Starter で利用するNotebookLM について

調査していきたいと思います！

作り方については、

【Apps調査隊】情報整理の悩みを解決するツール「NotebookLM」を調査してみた！

で紹介しておりますので併せてご確認ください。

 権限（ロール） 

まず、特徴としては Google ドライブの共有機能と違い、

NotebookLM はオーナー権を譲渡できませんでした。

もし、オーナー（NotebookLM 作成者）のアカウントを消してしまった場合

NotebookLM は残ります。

ただし、右上「共有」をクリックすると、

ずっと「読み込んでいます...」の状態になるため、

ユーザーを途中で追加（他者へ共有）することはできません。

 Studio について 

次に、右側の Studio についてですが

以前はあっさりとした表示で、

少々意味を理解するのに時間がかかったかと思います。

しかしリニューアル後は、

機能を視覚的に理解できるアイコンがついたため

わかりやすくなりました。

フラッシュカード や テスト は、資格研修用にピッタリの機能です。

■フラッシュカード

■テスト

クイズ中に解説がほしいと思ったら

説明ボタンを押すとチャットスペースにソースに記載されている内容と

そのリンクが表示されます。

なお、閲覧者からは Studio を使用できない状態なので

ロールがオーナーや編集者の人が作成してあげましょう！

さて、いかがだったでしょうか。

NotebookLMの中身が前より鮮やかになり、

一見で希望の操作ができやすくなったと思います。

次回は、ソースについて解説していきますので

こちらもご期待ください！

【Apps調査隊】新しくなった予約スケジュールについて調査してみた！

 Apps調査隊の小金澤です。

今年は暑くなるのが早かった分、涼しくなるのも早かったですね。

この小さな秋を逃すまいと、秋限定の新作商品を食したり

昨年やり損ねた都民の日を有効活用してお出かけしたりと

何だか忙しいです。 

 

あと、なんだかんだ有休を消費しきれていないので

秋をめいいっぱい楽しみたいところです。 

さて今回は、8月頃から Google カレンダーに現れた

この予約機能について解説していきたいと思います！

こちらは端的に言うと、

【Apps調査隊】Business Starter で 予約スケジュール が使えるようになりました！

や

 【Apps調査隊】Google カレンダーの「予約」ついて調査してみた

 【Apps調査隊】Google カレンダーの「予約」ついて調査してみた　第2弾

 【Apps調査隊】Google カレンダーの「予約」ついて調査してみた　第3弾

でご紹介させていただいた「予約スケジュール」です。 

 

以前は Google カレンダー内「＋　作成」から

『予約スケジュール』を 選択して作成していましたが

作成や共有までのアクセスが時短になりました！

ちなみにですが、エディションが Business Standard 以上の方は

この予約スケジュールが複数個つくれます！

また、予約スケジュールを作成後に算出されたリンクを 

「共有」から 渡したり、URLを渡したりしていましたが、簡単になりました。

 

なんと！

カーソルを合わせるだけで、リンクがコピーできるようになったのです。

あとは、以前と変わらず枠を自身の都合に合わせて設定していくので、

そちらの操作は不自由なく使えるはずです。

 

さて、いかがだったでしょうか。

昨今、Google の機能は細やかな設定が多くなってきているので、

このアップデートは気楽に使用できるようになる第一歩ではないかと考えてます。

ぜひ、皆様も変更箇所を確認しながら使用してみてください！

【Apps調査隊】Google Keep の場所に基づくリマインダーの変更について

 Apps調査隊 の小金澤です。

Google から2025 年 11 月 7 日以降、Google Keepのリマインダー機能は

Google ToDo リスト（Google Tasks）に統合されることが発表されました。

既存のリマインダー（Google Keep）は、

自動的に Google ToDo リスト アプリ等に移行されます。

そのことについて、今回は解説をしていきます！

まず、移行されたリマインダー（Google Keep）は

以下の 4 つから、タスクとして開くことができます。

・Google カレンダー（calendar.google.com）

・Google ToDo リスト アプリ（tasks.google.com）

・Google アシスタント

・Google Workspace サイドバー

なお発表があった、既存リマインダー（Google Keep）が

Google ToDo リストに統合されるにあたっての大きな変化は、

「場所に基づくリマインダー」になります。

そもそも、Google Keep の「場所に基づくリマインダー」とは

特定の場所に到着した時に通知が来るよう設定する機能となります。

ここで注意することは、

既存リマインダー移行先の Google カレンダーや Google ToDo リスト等に

場所を検知してリマインドする機能はありません。

であるから 11 月 7 日以降 、

場所に基づいてタスクが通知されるリマインダーが作成できなくなります！

※通知はされなくなりますが、

タスクの説明欄にテキストとして変換される予定です。

※イメージ

今後 「場所」機能を活用したい場合、

到着時間を予測してカレンダーやToDoリストのリマインダーを作成する

または、Camvas で作成する

の選択になります。

次に、Google Keep のリマインダーが移行される前に確認すべきことです。

①上限 

ToDo リストに作成できるタスクは 10 万件までです。

Keep のリマインダーの数がタスクの上限を超えている場合、

最も古いリマインダーは ToDo リストに移行されません。

②保留中のタスク 

期限が過去に設定されたままで、

まだ完了としてマークされていない（削除されていない）タスクは、

Google カレンダーの [終日] セクションに表示されます。

また、日時の繰り返しタスクで間隔を示す数字が

1000 より大きい間隔の場合（例：2000日、2000週、2000月、2000年 ）、

すべて 1000日、1000週、1000月、1000年に置き換わります。

さて、いかがだったでしょうか。

四方に散らばっていた機能がまとまるのは、扱いやすくて便利になります。

しかし、一部機能が使用できなくなるのは少々痛いですね。

ぜひ、ブログ記事を参考にお気をつけてご利用ください。

【Apps調査隊】Gemini アプリの機能「Canvas」について調査してみた！

Apps調査隊 の小金澤です。

前回少し説明をさせていただいた Gemini の Canvas について

ご紹介させていただきます！

まず、 Canvas とは

ドキュメント、アプリ、コードを作成したり編集したりできるツールです。

このツールを使って

自動でカロリー計算し、スプレッドシートに算出てくれる

食事記録コードを作ったり

行動シミュレーションゲームを作ったりして楽しかったです。

前々回でお話した Tokyo Chrome Showroom ツアー に参加した際は、

ガイドの方が作成した、端末のカメラと連携させるコードを組み込んだ人検知機能のツールを見せていただき、夜勤業務がある弊社で活用できるのではとワクワクしたのを覚えています。

※ Gemini が生成したイメージです。

では、実際にどのような手順で作成できるのか

お見せしていきます！

Gemini（gemini.google.com）を開き、プロンプト入力枠にある

「Canvas」をクリックします。

次にプロンプト入力枠に指示していきます。

「送信」ボタンを押し、少し待つと Gemini が頑張って作成してくれます。

そうして でき上がったのが下記です。

なお、こちらは プレビュー 画面なので

Web ページ上で起動させるために、その横にあるコードを

メモツールにコピー＆ペーストしていきます。

ただ、この時メモツールにどう保存するのか詳しく書いていなかったので、

上記画面のまま質問をしました。

そして、ちゃんと回答してくれました。

今回は要望をひとつプロンプトで入力しただけですが、

「〇〇機能をつけたい！」「XXXの箇所を■■■に変更したい」など

リクエストをプロンプトで送ると実現してくれます。

ただし、機能的に無理なものは無理と断ります。

さて、いかがだったでしょうか。

「コードが読めるエンジニアは不要になるのでは？」と、

そうお考えになる方もいらっしゃるかもしれません。

ただ、実際に何度か作成して使ってみたところ、今後も人の手は不可欠だと感じました。

Canvas で作成したツールが期待通りの動作をしなかったり、

エラーが出たりした時、

またセキュリティやパフォーマンスの問題を考慮する場面など

コードが複雑になるほど AI ではカバーできない部分が出てくると見ています。

大規模な運用ではまだ不十分ですが、

プログラミング経験のない方でも何かを形にする上では、

非常に役立つツールだと思います。

ぜひ、皆様も試してみてください！

【Apps調査隊】自動メモ作成について調査してみた！〜外部ユーザー編〜

 Apps調査隊の小金澤です。

前回に引き続き、自動メモ作成についてご紹介していきます。

2回連続、Business Standard以上で利用できる機能で

Business Starter の方々はあくびを我慢しているかと存じます。

そんなユーザー様に朗報です。

最後に Business Starter でも利用いただけるヒントがありますので、
ぜひ最後までご一読いただければ嬉しいです。

さて、本題である外部ユーザー（ドメイン外のユーザー）と

Meet をした際の挙動については、それぞれ次のようになります。

主催者：Business Standard以上のユーザー

ゲスト：Business Starter のユーザー

主催がBusiness Standard以上のユーザーのため、

Business Starter ユーザーの画面にも自動メモ生成のボタンと

Gemini 相談ボタンが表示されます。

ただし、Business Starter のユーザーは使用することはできません。

この会議中で作成されたメモは、

カレンダーの Meet だった場合はカレンダーに保存されます。

一方、Meet のリンクで参加をした場合は

主催者の Google ドライブ内のフォルダ「Meet Recordings」に保存され、

手動で共有する必要があります。

主催者：Business Standard以上のユーザー

ゲスト：Google アカウントを持たないユーザー

こちらも上記と同様、

Google アカウントを持たないユーザーの画面にも

2つのボタンが表示されます。

しかしながら、こちらの機能を使用できるのは

Business Standard以上のユーザーのみです。

カレンダーの予定からMeetを行った場合、

予定を送信したときと同じように

メールにて内容が変更された旨が通知され、ここから確認できます。

Meet のリンクで会議に参加した場合は

主催者のフォルダ「Meet Recordings」に保存されるため

共有されるまで中身を確認することはできません。

主催者：Business Starterのユーザー

ゲスト：Business Standard以上のユーザー

Business Starter は Gemini in Google Meet が使用できないため

自動メモ作成のボタンはないです。

ただし、Business Standard以上のユーザー画面内に

Gemini に相談ボタンはありますが機能しません。

結果、Business Standard以上のユーザーが主催であれば

自動メモ生成は使用できます！

なお、メモを停止させるにも

Business Standard以上のユーザーである必要があります。

さて、お待たせしました。

自動メモ作成ができない Business Starter ですが、

Gemini の Canvas を使ってツールを作成すれば、似たようなことができます！

Canvas とは

ドキュメント、アプリ、コードを作成したり編集したりできるツールです。

詳しい内容は、次回のブログで紹介していきますので

ぜひ、本ブログや前回ブログを読み込んで理想図を膨らませください！

【Apps調査隊】自動メモ作成について調査してみた！

Apps調査隊の小金澤です。

 

先日、販売店向けの特別ツアー「Tokyo Chrome Showroom ツアー」に参加してきました！
Google渋谷オフィスにお邪魔し、
社内見学や Chromebook Plus ・ ChromeOS Flex の体験、Geminiデモなど
学びの多いツアーでした。

Google Workspace は日頃から使っていますが、
あまり使用していなかった製品の知識を得られて、とても有意義な時間になりました。

社員食堂でいただいたランチも、写真を撮るのを忘れるほどおいしく、
おかわりまでしてしまいました。

Androidのマスコットキャラとお菓子がコラボした人形

さて、今回ご紹介するのは

Gemini for Google Workspace のひとつである「自動メモ作成」についてです。

 注意 

こちらの機能は Business Standerd からご利用いただけます。

あらかじめご容赦ください。

まず、こちらの機能は Google Meet を起動した際に

好きなタイミングで、手動で開始できます。

並行して字幕を表示してくれます。

会議が終わりましたら、画面右上のペンマークをクリックし

メモを停止させます。

※自動メモの起動時間が短いと

「Gemini がメモを作成していません」と表示されますが

きちんとドキュメントは作成されております。

数分後に Google ドライブの マイドライブ に

フォルダ「Meet Recordings」が自動作成され、

その中に自動メモ（ドキュメント）が保存されます。

なお、停止ボタンを押さなくても

会議を終了するだけで自動的にメモが作られます。

作成されたメモは、

Google カレンダーから Meet を始めた場合は予定内に。

※原本は主催者の Google ドライブに保存されてます。

Google Chat や Google Meet から Meet を始めた場合は

主催者のGoogle ドライブに保存されます。

ただし、こちらは自分以外は閲覧できない状態であるため、

あとで共有する必要があります。

ここで気になるのが、メモが作成するために必要な秒数！

検証した結果、30秒でも話していればメモは作成されます。

ただし、ドキュメントや文字起こしは作成されますが、

内容の要約は情報が足りないとドキュメント内に記載されます。

なお、3分間ほど話したら要約を生成してくれました。

いかがだったでしょうか。

話を聞きながら資料を作るのは難しいと感じる人が多いと思います。

そちらのストレスが、この機能によって軽減されるのではないでしょうか。

また、言った言わないの水掛け論が発生しても

ドキュメント内、2つ目のタブに文字起こしが記録されていますので

見返すことができます。

次回は自動メモ作成機能が外部ユーザーとの Meet 時に

どの様になるかについてご紹介していきます。

お楽しみに！

【Apps調査隊】Gemini in Gmail の文章作成サポートについて調査してみた！

 Apps調査隊の小金澤です。

スーパーなどで、草で編まれた精霊馬が販売される様子を見かけて

久々のお墓参りを計画しています。

ところで最近、生まれ育った地域で精霊馬を見かけたことがない人がいると知り、驚きました。

調べたところ、地域差のほか宗派で作らないところがあるそうです。

それから「しょうりょうウマ」と読むのですね。

きゅうりの馬とナスの牛と言っていたので、全然気にしていなかったです。

ひとつ賢くなった今日この頃です。

さて皆様、

文書作成サポートはお使いいただいておりますでしょうか。

こちらは文字通り、メールの文章作成をサポートしてくれる機能です。

Gemini in Gmail にプロンプトを送信するとメールの文面を作成してくれます。

例えば、取り引き先に進捗状況を伺う際の文面を作成して欲しいとき、

こちらのボタンをクリック後、プロンプトを入力します。

 作成  をクリックし、少し待つと Gemini が生成してくれます。

 挿入  をクリックすると本文枠に文字が入ります。

※ただし、Gemini との会話も入ってしまうので必ず削除してから送信してください！

ちなみにもう一度、文書作成サポートボタンを押すと

選択肢が表示されます。

こちらは、生成した文面を違う言い方、

より良い言い方へ変換したい際に活躍します。

なお、本文枠へ挿入する前にもプルダウンとして表示されます。

こちらは「再作成」がありますので、何回でもリテイクしてくれます。

納得の文面が生成されましたら、

Gemini との会話の削除やカスタマイズ箇所、微調整を行っていただき

完成となります。

なお、「メッセージのブラッシュアップ」内にある

『推敲』をクリックしますと、自身で作成した文章を添削してくれます。

ただし、既存の文章の下に添削してくれた文章が入るため

文面が長いとその分、微調整箇所が長くなるので注意が必要です！

さて、いかがだったでしょうか。

メールの文章ってきちんと適切な表現ができているのか不安に思うことが多々あるかと思います。

けれども、AIサポートによってより良いものへ文章を変換してくれるのは

作業工程が減って他に尽力したいところへパワーを回せることができるのではないでしょうか。

ぜひ、活用してみてください！